EL BLOG DE DECLARANDO

Los autónomos estamos obligados a controlar bien las finanzas, sobre todo las del día a día y como la práctica hace al maestro, acabamos por controlar bien los pagos y los cobros.

Pero para que tu negocio vaya redondo, necesitas algo más. Si quieres que tus cuentas estén saneadas y tener bastante dinero para irte de vacaciones con la familia, tienes que convertirte en un buen financiero.

Está claro que los trabajadores por cuenta propia tenemos que lidiar con la incertidumbre. Eso pasa porque:

• No sabemos cuánto vamos a cobrar un mes
• No sabemos el número de clientes nuevos que podemos captar
• No sabemos cuánto vamos a pagar en impuestos, etc. Nos pasamos la vida mirando a final de mes, intentando adivinar qué tal nos van a salir las cosas.

Y esto se debe sobre todo a que no nos planificamos bien y a que no seguimos una serie de normas básicas que nos pueden hacer la vida más fácil.

En este artículo, voy a darte algunos trucos financieros que yo llevo 15 años aplicando en mis empresas. Apunta:

1. Juega con tus clientes en los últimos días del mes

Uno de los trucos financieros que yo siempre recomiendo es jugar el final del último mes de trimestre.

Regla de oro, cobrar todo lo rápido que se puedas y pagar todo lo tarde que te dejen.

Ve mirando lo que te sale a pagar en el trimestre. Si los impuestos suben mucho, quizás te debas plantear retrasar unos días la entrega de un producto o servicio, para que te tribute en el siguiente trimestre.

Así ganas 3 meses de financiación del IVA y del modelo 130 si lo tienes.

2. Utiliza una cuenta bancaria exclusiva para tu actividad

No es obligatorio, pero es muy recomendable. Vas a ser capaz de gestionar mucho mejor tu actividad y no te dejarás ningún gasto por incluir cada trimestre.

Además, si tuvieras una inspección de Hacienda, será mucho más fácil tramitarla sin que hacienda descubra tus intimidades y saque conclusiones incorrectas que pueden acabar en inspecciones más completas.

3. Revisa todos los pagos que haces por el banco

Cada mes te sacas el extracto bancario y revisas uno a uno los pagos comparando con el extracto contable de tus gastos.

La mayoría de veces los autónomos nos dejamos un montón de gastos que pueden ser incluidos en nuestra actividad.

Y eso a final de año nos cuesta una pasta, 4000€ de media. Esta cifra la hemos calculado analizando la situación de cientos de clientes en Declarando.

4. Olvídate del efectivo

Paga todo todo con tarjeta, transferencia o recibo. Este es uno de los trucos financieros que más te ayuda a agilizar procesos, porque es mucho más fácil controlar lo que gastas ya que lo puedes revisar siempre que quieras en tu banco.

Además, en una inspección, todo irá como la seda ya que los pagos en efectivo son super conflictivos.

5. Fotografía los tickets

Hay aplicaciones para poderlos registrar y que no se te olvide luego contabilizarlos. Sueles poder deducir un montón de gastos de dietas y viajes, que luego perdemos en la cartera si no vamos con cuidado.

En el caso de que haya una inspección de Hacienda, nos van a pedir todos los justificantes y podemos tener una buena sanción si no los encontramos.

6. Lleva un presupuesto

Parece una tontería, pero llevar presupuestos ayuda, por más sencillos que sean. Cuando presupuestamos, nos obligamos a pensar y no lanzarnos a la piscina sin planificación ni control.

Pon por escrito tus ventas e ingresos de los próximos meses y cada mes analiza qué ha pasado para tomar medidas.

Los presupuestos sirven para “conducir” la empresa, no para ponerlo en un papel y olvidarse. Y tienen otra función importante, ayudarte a decir basta si ves que mes tras mes pierdes dinero.

7. Planifica tu renta anual

Recuerda, que todas las retenciones de IRPF que vas aplicando en tus facturas, se van acumulando en tu “hucha” de impuestos para pasar cuentas en tu declaración de la renta.

Revisando lo que vas acumulando, y haciendo previsiones, puedes anticipar lo que pagarás de renta. Así de cara a final de año podrás tomar decisiones varias como contratar un plan de pensiones, amortizar hipoteca de vivienda habitual, etc.

Esto son 7 trucos financieros, pero hay muchos más, me los guardo para otro artículo. Lo que me gustaría transmitir, es que un autónomo es un empresario y como tal, debe tener conocimientos básicos de finanzas y no sólo preocuparse de su producto o servicio.

También hay que preocuparse de los números, del dinero.

Con estas recomendaciones, la parte del día a día la tendrás más controlada. Ahora sólo te falta ejercer el control sobre la fiscalidad. Como con eso tampoco queremos que pierdas tiempo es para lo que hemos creado Declarando.

Declarando es la única plataforma exclusiva para autónomos que te ayuda a ahorrar en impuestos cada año.

¿Cómo la hacemos? Ayudándote a optimizar tu contabilidad incluyendo todos los gastos deducibles que te permite la ley.

Además, nuestra obsesión es que pierdas poco tiempo con cosas que no te afectan en tu negocio.

Así que con nuestra plataforma puedes presentar tus impuestos y llevar tu contabilidad muy fácilmente, sin perder tiempo tonto y sin errores fiscales que te puedan costar una pasta. ¿Quieres probarlo? ¡Es gratis!
Échale un vistazo al vídeo:

https://youtu.be/QiV2TqId2y8

Nadie dijo que ser autónomo fuera fácil, al contrario. No solo se trata de levantar una empresa desde cero, sino luego, hacer que se mantenga en el tiempo. 

Para ello es muy importante que sepamos vender nuestros productos y servicios. Y de eso trata el artículo de hoy.

Te vamos a mostrar cómo hacer un presupuesto, añadiendo ejemplos para que veas lo que este incluye. Desde los criterios para fijar los precios hasta los datos básicos que debes incluir. 

Además, también incluiremos algunas recomendaciones extra que creemos importantes después de años de experiencia en el sector. A ese cliente no le quedará otra que aceptar tu presupuesto.

Qué es un presupuesto y para qué sirve

El presupuesto es un documento donde se detalla el servicio que vamos a realizar o el producto que ofrecemos para que nos contraten o compren. 

[destacado]En este documento, pondremos el precio estimado por la operación comercial que ofrecemos pero siempre recordando que debe ser un precio competitivo que haga frente a las ofertas del mercado.[/destacado]

Por eso, otro punto clave al elaborar un presupuesto es la propuesta de valor, que debe quedar claramente reflejada. Y aquí es donde muchos autónomos fallan. 

No debemos centrar el presupuesto solo en el precio, sino que debe quedar claro que conocemos perfectamente la necesidad que tiene el cliente y ofrecemos el mejor producto o servicio posible.

Otros criterios importantes a la hora de realizar el presupuesto son los aspectos técnicos.
[comillas]Debe quedar claro qué vas a entregar, las funciones que cubre tu trabajo, los elementos o materiales que vas a utilizar y el resultado final que vas a presentar.[/comillas]
De este modo nos vamos a evitar exigencias a posteriori y ambas partes vamos a ser totalmente conscientes del proceso.

También es muy buena opción hacer un cronograma del avance del trabajo. Es decir, si en todo momento tu cliente conoce cuánto queda para que reciba el producto o cuándo va a finalizar tu servicio evitáis malentendidos y exigencias.

Por último, no olvidemos poner la fecha de vigencia del presupuesto, es decir, una fecha límite para que decida si contrata tus servicios o se queda tu producto. No puedes dejar que ese periodo sea infinito.

Cómo elaborar un presupuesto: criterios para fijar el precio 

Muchas veces nos surgen dudas sobre cuánto vale nuestro trabajo, sobre cómo fijar el precio del producto o de si gustará o será demasiado caro.

Antes de hacer el presupuesto esto debe estar muy claro, pero tranquilo, hay una serie de pautas que puedes seguir a la hora de decidir el precio que marcar.

Cubrir costes con margen de beneficio

Parece un hecho obvio que si ofrecemos un servicio es para obtener un beneficio a cambio, pero sorprendería la de veces que freelancers han bajado tanto el presupuesto que apenas ganan para un café.

Es cierto que esto dependerá de la estrategia empresarial, pero es importante conocer esos límites.

La clave entonces para cubrir costes y obtener beneficios pasa por analizar previamente los costes fijos y variables, así como el reparto del tiempo de trabajo.

Recuerda incluir en el presupuesto tanto el precio de la mano de obra, como el de los materiales o gastos directamente asociados al trabajo que realizas.

Precio de mercado

Para poder fijar el presupuesto también es importante conocer los precios que se manejan en el mercado.

Por eso es importante conocer por cuánto vende esos productos la competencia y las diferencias que tiene su producto con el tuyo.

Además, es necesario conocer hasta cuánto están dispuestos a pagar los clientes, tanto los máximos como los mínimos. De este modo tendremos una visión amplia.

Promociones o descuentos

Debemos intentar que el cliente quede satisfecho con el presupuesto, por eso, muchas veces, esto pasa por los descuentos o promociones.

Si el cliente siente que estamos pensando en su situación puede ayudar a fidelizarlo, pero cuidado con hacer demasiados descuentos y perder profesionalidad.

Es recomendable que al trazar la estrategia de precios se incluyan las promociones y descuentos.

Precio demasiado bajo o demasiado alto

Muchas veces nos pasa que tratando de hacer atractivo un presupuesto bajamos el precio tanto que nuestros clientes piensan que el trabajo no va a ser bueno o los materiales no son de calidad. Cuidado con eso. 

Por otro lado, tampoco se trata de inflar tanto el precio que crean que nos estamos aprovechando.

Debemos encontrar ese punto intermedio entre ni muy bajo, ni demasiado caro.

Estructura del presupuesto

Un presupuesto debe de ser fiable, detallado, conciso y claro.

Existen muchas formas de elaborarlo y muchas estructuras para hacerlo, pero sea cual sea tu elección, es importante que el cliente sepa en todo momento por lo que está pagando. 

Te recuerdo que en Declarando tenemos una plantilla de presupuesto y solo tienes que rellenar algunos datos.

Pero independientemente de cómo lo redactes, existen una serie de elementos básicos que debes incluir en tu presupuesto:

• Datos del cliente: Estos datos son imprescindibles y deberán constar en tu presupuesto. Deberás reflejar su nombre (particular o empresa), su NIF o DNI y el domicilio.
• Concepto: Este es el momento de reflejar lo que comentábamos al principio. Incluiremos los productos o servicios, las horas de trabajo, los materiales que utilizamos y otros gastos asociados al trabajo como pueden ser licencias.
  Recuerda que aquí debemos incluir el coste de cada unidad y el número de unidades, además, podemos añadir el coste total del grupo de una misma unidad. Cuanto más detallado, mejor.
• Importe: Quizá este sea uno de los dolores de cabeza más comunes, pero es necesario hacerlo así. A la hora de apuntar el importe, este debe aparecer desglosado. Es decir, debemos poner la suma de los conceptos sin IVA (la base imponible), el porcentaje de IVA que se aplica y el importe total de todo. 

[recurso titulo="Aprende más"]Cómo calcular la base imponible de una factura[/recurso]

Si tienes dudas ya sabes que en Declarando estos cálculos están automatizados y no vas a tener que preocuparte por ello.

• Modo de pago: ¿Necesitas que te adelanten algo para el pago de los materiales? ¿Elegís que sea pago fraccionado? ¿El pago se hace antes o después del servicio? Toda esta información del modo de pago es imprescindible en el presupuesto, de este modo no hay imprevistos ni contradicciones.

Por otro lado, aquí podemos incluir el medio por el que se va a realizar el pago ya sea en metálico, transferencia o ingreso.

También podemos incluir otros elementos que aunque no son obligatorios sí que dan mejor aspecto y fiabilidad al presupuesto. Un ejemplo son las condiciones legales, garantías o los plazos de entrega de las diferentes etapas.

Modelo de presupuesto: ejemplo

Somos conscientes de que tener todos estos factores en cuenta es complicado, pero también existen aplicaciones online que te ayudan a elaborar presupuestos en un par de clics. 

Como te comentaba, Declarando es una de ellas. Y para muestra, un vídeo-demo. Te lo dejo por aquí para que conozcas la automatización y veas cómo hacer un presupuesto en pocos pasos y sin calcular nada. 

https://www.youtube.com/watch?v=5aNq-g6nIS0

El teletrabajo ha llegado a nuestras vidas y muchos no estábamos preparados para ello. Nos hemos encontrado con un proceso de adaptación que requiere de herramientas para no morir en el intento.

Tranquilo, en este artículo te traemos una lista de aplicaciones que facilitan el teletrabajo y que van a suponer un antes y un después en tu día a día.

Son herramientas que cubren distintos ámbitos del trabajo como la organización de datos, la calendarización de tareas o la comunicación con tu equipo de forma profesional.

Factores comunes y vitales para todos los trabajos que no podemos dejar en un Drive o Whats App. Sigue leyendo que te las cuento.

Slack o Twist

Durante el teletrabajo es muy importante estar comunicado con tu equipo. Estas dos herramientas son específicas para esto.

Se trata de apps que mediante diferentes canales permiten a la empresa mantener al equipo conectado.

Todos conocen los canales y los temas que se tratan en cada uno de los espacios. Esto permite que se puedan hacer intervenciones en un canal u otro, dependiendo de la información que se necesite o aporte.

Existen diferencias entre ambas aplicaciones, por ejemplo, en Twist, puedes crear temas para dejar fijadas informaciones importantes y que el equipo pueda recurrir a ellas cuando lo necesite.

Por otro lado, Slack te informa de quién está conectado en ese momento. Este es un factor que para algunas empresas resta productividad, puesto que acaba generando sensación de inmediatez en las respuestas, pero dependiendo de tus intereses, puede serte útil.

Trello o Asana

Estas aplicaciones nos facilitan la organización de tareas. Aquí podemos ir apuntando todo lo que tenemos que hacer en diferentes columnas distribuidas por tarjetas.

Tanto en Trello como en Asana mediante tableros compartidos, todo el equipo puede ir añadiendo sus “to do”. De esta forma en todo momento se sabe qué tareas se están haciendo y quién las lleva a cabo.

En cuanto a la diferencia entre ambos es verdad que Asana puedes conectarla con tu calendario personal, incluir deadline e incluso sincronizarla con el correo.

Notion

Se trata de una aplicación bastante completa que tiene múltiples utilidades. A rasgos generales, con Notion vas a poder organizar todo tu trabajo en un único sitio. 

Esta herramienta se puede usar tanto de forma personal como para equipos y te permite tomar notas, escribir documentos, organizar tareas, crear una base de datos, gestionar proyectos y hasta hacer hojas de cálculo, sin necesidad de otro software.

Zoom, Skype o Meet

Sí, seguro que conoces estas apps, sobre todo ahora que se han vuelto un must en esta situación. Pero no podemos dejar de mencionar estas herramientas que nos ayudan tanto a vernos entre nosotros desde nuestras casas.

Se trata de plataformas para hacer videollamadas que facilitan las reuniones de equipo o meets. Es cierto que existen muchas más aplicaciones como Zoom, Skype o Meet con este mismo fin, aquí dejamos solo algunas de las más conocidas.

En cuanto a la elección de una u otra, entre ellas tienen peculiaridades pero en este caso, se trata de ir probando y elegir la que tú prefieras.

Loom

Loom es una de esas aplicaciones que utilizamos para agilizar el trabajo. Se trata de una herramienta que funciona para grabar la pantalla.

Seguro que en algún momento has necesitado enseñar lo que estabas viendo para resolver dudas o mostrar incidencias, por ejemplo. Pues aquí tienes una app fácil e intuitiva.

Tan solo tienes que descargar la extensión en tu navegador y cuando quieras grabar la pantalla aprietas en ella, eliges el formato y listo. Ya puedes enviar tus vídeos.

Estas son solo algunas de las muchas aplicaciones que nos facilitan el teletrabajo en nuestro día a día.

Además, aquí hemos mencionado herramientas que funcionan independientemente del trabajo al que te dediques, pero existen otras muchas especializadas en ámbitos puntuales de algunos empleos online.

Por ejemplo, las que ayudan a gestionar redes sociales o las que se utilizan desde Recursos Humanos para gestionar los datos de los trabajadores. Solo se trata de que pruebes hasta que encuentres las tuyas.

Una nueva realidad ha llegado para gran parte de los españoles. El teletrabajo invade nuestras vidas y nos obliga a compaginar el trabajo desde casa con el cuidado de los pequeños, hacer la comida o atender al perro. 

Y esto no es todo, porque la situación en la que nos encontramos hace que nuestra pareja esté en la misma situación que nosotros, lo que dificulta bastante la conciliación. 

Así que en este artículo hemos pensado hablar sobre algunas de las claves que hemos detectado para conseguir esa deseada conciliación.

1. Tetris de horarios

Parece obvio pero muchas veces no lo es tanto. Una de las primeras claves que debemos llevar a cabo para que la conciliación sea real es sentarnos con nuestra pareja y cuadrar nuestros horarios. 

Muchas veces, las empresas en estas situaciones nos permiten tener un horario más flexible para teletrabajar, adelante, no tengas miedo de exponérselo a tu jefe, seguramente él también tenga que conciliar.

De este modo cuadraremos los horarios para que siempre haya alguien cuidando de que las malezas no se hagan solas.

2. Charla en familia

Otro punto importante es que toda la familia sea consciente de la nueva situación que se está viviendo.

Es necesario que nos sentemos todos y comentemos los horarios que hemos decidido. Que sepan a quién tienen que decirle que van al baño por la mañana y quién les regañará por la tarde.

3. Hay tiempo para todo

Sí, aunque teletrabajamos, tenemos unos horarios y en la medida de lo posible debemos cumplirlos.

Es importante este punto porque de lo contrario parece que no tengamos tiempo para nada y vivamos para trabajar todo el día.

Debemos dejar tiempos para compartir en familia. La hora de la comida juntos, la peli por la noche o el tazón de cereales con el planning del día. Esto nos hará la situación más llevadera.

4. La flexibilidad de un gimnasta

Está claro que no somos robots, que estamos conviviendo en la misma casa y en cualquier momento puede entrar el pequeño a enseñarnos su nueva obra de arte o lo buenas que están las galletas que acaba de hacer.

Por eso no debemos fustigarnos si somos flexibles con los horarios. Podemos ir a la cocina a probar esas galletas recién sacadas del horno, no vaya a ser que uno de los ingredientes sean chinchetas.

Siempre que seamos conscientes de los horarios, seremos conscientes de qué momentos podemos permitirnos tener flexibilidad.

5. Busca tiempo para ti

Este último punto es para que recuerdes que también te mereces tus tiempos. Ten eso en cuenta al organizar los horarios.

Igual es mejor cuando ya están dormidos los pequeños. Pero toma tu tiempo de lectura, Netflix o para tu rutina de ejercicios, esto hará que no termines agobiado de la vida y acabes odiando tu trabajo.

Abogado, arquitecto, diseñador… da igual qué tipo de autónomo seas. Seguro que no te has parado a pensar que solo por el hecho de ser autónomo también tienes una segunda profesión: recaudador del IVA.

Porque sí, los autónomos somos recaudadores de impuestos, especialmente del IVA.

Lo pagamos a nuestros proveedores y nuestros clientes nos lo pagan nosotros. Todo, con la finalidad de entregárselo después a la Agencia Tributaria.

Bien, pues entender esto es crucial para tu contabilidad. Porque nuestros expertos coinciden en que el principal problema que tienen los autónomos con el IVA es este: 

[destacado]Los autónomos nos creemos que el IVA es nuestro, pero no lo es.[/destacado]

Y este error crea un efecto de bola de nieve, porque de aquí se derivan otros problemas, como fijar mal el precio de tus servicios o pagar más IVA del que tendrías que pagar al final de cada trimestre. 

Por eso, en esta guía vamos a contarte todo lo que necesitas saber; desde cómo funciona el IVA de los autónomos, hasta qué tipos de IVA hay, cómo pagarlo y mejor aún: cómo pagar menos IVA en tu liquidación trimestral. 

Qué es el IVA 

Empecemos por lo más básico, la definición del IVA. 

Para eso vamos a acudir directamente a la fuente: la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley del IVA, para los amigos):

“El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava las siguientes operaciones:

1. Las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.
2. Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
3. Las importaciones de bienes.

Ahora vamos a diseccionar esta definición que nos da la Ley del IVA para entenderla mejor. Esto es lo que realmente significa:

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo

Esto significa que: el IVA es un impuesto que no se aplica directamente sobre la renta de las personas. Es decir, se aplica indirectamente sobre el consumo que hacen. Cuanto más consumas, más IVA pagarás. 

Grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales

Esto significa que: el IVA se aplica tanto a los productos que compramos (una televisión, una manzana, un lápiz), como a los servicios que contratamos a una empresa o autónomo (el diseño de una web o las sesiones de un entrenador personal).

Grava las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes

Esto significa que: las operaciones comerciales tanto si se realizan en España como en terceros países, es decir tanto si son operaciones comunitarias o no, pueden estar sujetas a IVA. 

Y qué es el IVA de los autónomos

El IVA es un impuesto especialmente importante para los autónomos, porque nos afecta de dos maneras:

• Por un lado tenemos que añadir el IVA a nuestras facturas para que nuestros clientes lo paguen. A esto se le llama IVA repercutido o IVA devengado. 
• Por otro, nosotros mismos lo pagamos cuando adquirimos productos o servicios necesarios para el desarrollo de nuestra actividad. Y a esto se le llama el IVA soportado.

[recurso titulo="Aprende más"]Diferencias entre IVA soportado y repercutido[/recurso]

Cobramos IVA y pagamos IVA, pero como te explicamos al principio, ninguno de esos IVAs —ni el repercutido ni el soportado— es nuestro.

Todo este lío e intercambio de IVA sucede porque estamos actuando como recaudadores de Hacienda. 

Y por eso, salvo algunas excepciones, estamos obligados a realizar la declaración del IVA, lo que también se conoce como liquidar el IVA. 

Declarar el IVA es como decirle a Hacienda cuánto IVA hemos recogido de nuestros clientes y cuánto IVA hemos entregado a nuestros proveedores. Y después de hablar, llega la acción: abonar la parte de IVA que nos toca. 

Pero, ¿cómo se hace este cálculo? ¿Cuánto IVA tendrás que pagar? ¿Y cuándo y cómo se paga el IVA? 

Cómo se calcula el IVA trimestral

La gran mayoría de autónomos tiene la obligación de presentar el IVA trimestralmente, mediante el famoso modelo 303. 

Si quieres saber cómo se calcula el IVA trimestral y cuánto te va a tocar pagar, no te preocupes porque es muy simple:

1. Revisa tus ingresos trimestrales y calcula cuánto IVA has recogido de tus clientes (IVA repercutido)
2. Revisa tus gastos profesionales y calcula cuánto IVA has pagado en total por ellos (IVA soportado)
3. Resta el IVA de los gastos al IVA de los ingresos. 

Y voilà: IVA calculado. 

Porque la declaración del IVA, al igual que la declaración de la renta, puede salir a pagar o a devolver. 

[tip titulo="Tip de nuestros expertos"]

Cuanto más altos sean tus ingresos, más alto será el IVA repercutido. Esto puede suponer un gran desembolso, pero puedes solicitar un aplazamiento del IVA, fraccionándolo en pagos de entre 2 y 12 plazos. Hacienda te enviará una carta confirmando el aplazamiento e informándote de los plazos exactos en los que tendrás que pagar cada cantidad.[/tip]

Como te decíamos, el IVA puede salir a pagar o a devolver. Eso se conoce como IVA positivo o negativo.

• Si has cobrado más IVA del que has pagado, el cálculo del IVA será positivo. En este caso, te toca pagar. 
• Si has tenido muchos gastos, y has pagado más IVA del que has ingresado, el cálculo del IVA será negativo. En este caso, Hacienda te lo devolverá.

Cuando el IVA es negativo, puedes solicitar una compensación. Así tendrás ese dinero guardado para el siguiente trimestre, y podrás restar ese dinero a la cantidad que te toque pagar. 

Si en los siguientes trimestres el IVA sigue saliendo negativo, irás sumando las cantidades a compensar o devolver.

La devolución del IVA funciona con este sistema de compensación durante los 3 primeros trimestre del año. Sólo podrás solicitar la devolución del dinero si en el último trimestre del año el IVA sigue saliendo a tu favor.

Con estos ejemplos lo verás súper claro.

Ejemplo de IVA a pagar

Marina tiene un despacho de psicología y los servicios que presta a sus clientes llevan un IVA del 21 %. 

Ese 21 % de IVA que Marina añade al precio de sus servicios no es suyo, sino de Hacienda. Cuando llegue el momento, se lo tendrá que entregar. 

Pero Marina compra bienes y servicios necesarios para ejercer su profesión, como una silla de escritorio, un software de facturación, libros de psicología, etc. Por estas compras también paga un 21 % de IVA. 

Cuando llega el final del primer trimestre, Marina mira sus ingresos y gastos esto es lo que ve:

• En el conjunto de facturas emitidas a sus clientes, ha recogido 1.600 € de IVA.
• En el conjunto de gastos deducibles que ha tenido, ha pagado 600 € de IVA.

Resultado del IVA trimestral: Marina tendrá que pagar 1.000 € de IVA. 

¿Cuándo pagará el IVA?: dado que se trata del primer trimestre, Marina tendrá hasta el 30 de abril para presentar el IVA trimestral y pagarlo (a no ser, que haya solicitado un aplazamiento del IVA).

Ejemplo de IVA a devolver 

Seguimos con Marina. Pero esta vez vamos a ver su cálculo del IVA para el segundo trimestre del año. 

Sus ingresos han sido exactamente los mismos, mientras que sus gastos se han disparado. 

Porque además de sus gastos habituales, ha contratado los servicios de un diseñador web y de un consultor de marketing. Y también ha comprado sofás para la consulta y un nuevo ordenador. 

• El IVA repercutido o cobrado se ha mantenido igual: 1.600 €
• El IVA soportado o pagado ha subido a 1.675 €

Resultado del IVA trimestral: a Marina le sale un IVA negativo de 75 € a su favor.

¿Cuándo lo podrá compensar o cuándo se lo devolverán?: se trata del segundo trimestre del año, por lo que Marina podrá utilizar esos 75 € para compensar su siguiente IVA trimestral. 

Los problemas de los autónomos con el IVA

Acabas de ver lo simple que es el cálculo del IVA. Y aún así, es uno de los asuntos que más dolores de cabeza levanta: ¿cómo es posible?

Hay dos razones que explican la eterna enemistad entre los autónomos y el IVA. 

Presta atención porque estos dos problemas pueden llevarte fácilmente a la frustración y afectar negativamente a tu rentabilidad. 

1. No entender la diferencia entre el IVA y la base imponible

¿Recuerdas la principal idea errónea sobre el IVA de la que empezamos hablando? 

«La mayoría de los autónomos nos creemos que el IVA es nuestro... pero no lo es» 

Bien, pues pensar así tiene consecuencias. Y ahí está el verdadero problema: cuando creemos que el IVA es nuestro, cometemos errores a la hora de poner el precio a nuestros servicios. 

Te ponemos un ejemplo:

Si un autónomo quiere cobrar 1.000 € no puede cobrar a su cliente 1.000 €. Tendrá que cobrar 1000 € y 210 € de IVA (el 21 % sobre la base imponible). Es decir, tendrá que cobrar 1.210 €.

Si le cobra un total de 1000 €, cuando llegue el momento de la declaración trimestral, tendrá que pagar el IVA correspondiente y, obviamente, se quedará con menos de 1000 €. 

Y para no cometer este error debes tener claro un único concepto: la base imponible. 

¿Qué es la base imponible del IVA?

En una factura, la base imponible es la cantidad sobre la que se calcula el IVA y los demás impuestos, como el IVA y el IRPF. 

La base imponible responde a una simple pregunta: ¿cuánto quiero ganar con mi producto o servicio? 

Así que la base imponible es el precio que fijas, pero no es el precio que paga el cliente. Para calcular el precio final habrá que añadirle los impuestos: el IVA y el IRPF, según los porcentajes que apliquen en cada caso.  

“Cuando decides cuánto quieres ganar por tu producto o servicio, en realidad estás estableciendo la base imponible. Podríamos decir que ese es el precio real de tu producto o servicio, el valor que tú le asignas” 

[tip titulo="Tip de nuestros expertos"] Recuerda que si vas a aplicar un descuento a tu cliente, el descuento se calcula también sobre la base imponible, antes de aplicar los impuestos. [/tip]

2. No desgravar el IVA

El segundo problema más recurrente con el IVA de los autónomos tiene que ver con los gastos deducibles. 

Y es que el IVA es deducible. La Ley del IVA nos dice que podemos desgravar el IVA de los gastos relacionados con nuestra actividad profesional como autónomos. Por lo tanto, el IVA que hayas pagado se restará del IVA que hayas cobrado a tus clientes. 

Sin embargo, es habitual que los autónomos —incluso los que llevan años siéndolo— no tengan claro qué gastos se pueden deducir. 

Y eso repercute en la cantidad de IVA que van a poder desgravar y en los impuestos que van a tener que pagar. 

¿Qué sucede cuando no sabes qué gastos son deducibles? Que cuando llega el momento de presentar la declaración del IVA, sólo habrás tenido en cuenta los ingresos y te encontrarás con una gran cantidad de IVA repercutido. 

Y eso significa que vas a pagar un dinero que no tendrías por qué pagar. 

Por eso es importantísimo entender los gastos deducibles y desgravar el IVA. Afectará positivamente a tu declaración del IVA y a toda tu contabilidad. 

[tip titulo="Tip de nuestros expertos"] Si utilizas herramientas de asesoría fiscal online como Declarando, puedes ver en cada momento cuánto tendrás que pagar de IVA en la próxima declaración. Con esa información, anticípate al resultado trimestral y asegúrate de que has tenido en cuenta todos los gastos deducibles. [/tip]

Tipos y regímenes de IVA

Ya hemos mencionado que la mayor parte de los autónomos tienen que pagar el IVA. 

Pero no todos pagan lo mismo ni todos están obligados a presentar el IVA trimestral. Y además, existen algunas excepciones en las que no se paga IVA. 

Llegados a este punto, probablemente te estés preguntando:

¿Quién paga el IVA y quién no? ¿Por qué unos pagan menos IVA que otros? ¿Por qué algunos no tienen que presentar la declaración trimestral?

La respuesta rápida es que depende del tipo de actividad. Pero para una respuesta más completa, necesitamos entender los regímenes y los tipos de IVA.

Regímenes de IVA

La Ley del IVA establece distintos regímenes, que no son más que diferentes escenarios en los que se aplican unas reglas u otras, dependiendo de la actividad. 

Los principales regímenes del IVA son el régimen general y el régimen especial de recargo de equivalencia. Y también tenemos actividades exentas de IVA. 

Existen otros regímenes especiales, pero la gran mayoría de los autónomos se encuadra en uno de estos tres casos. Así que vamos a verlos por separado. 

El régimen general del IVA y los tipos de IVA

La mayor parte de las profesiones liberales, como los abogados, asesores, consultores, redactores, psicólogos, diseñadores, etc. están dentro del régimen general. 

Estar en el régimen general significa que tienes que pagar IVA y tienes que liquidarlo en Hacienda, presentando las declaraciones trimestrales. 

Generalmente se aplica el 21 % de IVA, pero dependiendo de la actividad que realicemos, existen otros porcentajes de IVA: son lo que llamamos los distintos tipos de IVA. 

• Tipo general (21 %): desde un televisor de pantalla plana hasta un servicio de coaching empresarial. La mayor parte de los productos y servicios que se compran y se venden, se corresponde con el tipo de IVA general. 
• Tipo reducido (10 %): como por ejemplo los restaurantes o la entrada a bibliotecas, museos y galerías de arte. 
• Tipo superreducido (4 %): como es el caso del pan, los libros y las revistas en general o los medicamentos. 

Para estar seguro de cuál es el tipo de IVA que se aplica a tu actividad, consulta este cuadro oficial de Tipos Impositivos en el IVA de Hacienda. 

El régimen especial del recargo de equivalencia

El régimen especial del recargo de equivalencia se aplica al comercio minorista y establece unas condiciones diferentes para el pago del IVA. 

• Los autónomos que se encuadran en este régimen pagan IVA pero no están obligados a presentar la declaración trimestral del modelo 303. 
• En este régimen no se puede desgravar el IVA de los gastos deducibles.

Ya lo ves, el recargo de equivalencia tienen sus pros y sus contras. Al no presentar las declaraciones trimestrales, tampoco puedes liquidar el IVA de los gastos. 

Es decir, sigues pagándole el IVA a tus proveedores, pero no te lo puedes desgravar. 

Dicho esto, entrar dentro del régimen de recargo de equivalencia no es opcional. No lo decide el autónomo, sino Hacienda y la Ley del IVA. 

Actividades no sujetas o exentas de IVA

También hay actividades que están exentas de IVA. Esto quiere decir que:

• Cuando el autónomo presenta una factura a sus clientes, no tiene que añadir ningún importe adicional en concepto de IVA. 
• No tiene que presentar ningún tipo de declaración del IVA
• No puede desgravar el IVA de sus gastos deducibles

Las actividades exentas de IVA más conocidas son las profesiones sanitarias, como los médicos, y la enseñanza. 

Pero también hay otras como los servicios de mediación prestados a personas físicas en diversas operaciones financieras o las operaciones y prestaciones de servicios relativas a seguros, reaseguros y capitalización.

El IVA intracomunitario

El IVA intracomunitario es un conjunto de reglas que define cómo se comporta el IVA cuando la entrega de bienes o servicios se produce entre dos países miembros de la comunidad. 

La UE actúa como una unidad. Y esto implica que las operaciones intracomunitarias —entre los países de la Unión— están sujetas al IVA. O al menos, en principio. 

Porque el IVA intracomunitario permite que los autónomos no paguen IVA en los bienes o servicios comprados fuera de España a empresas de la UE. 

Es decir, las operaciones intracomunitarias están sujetas al IVA, pero pueden estar exentas. 

Para esto tenemos que cumplir dos requisitos: 

1. Estar dados de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Allí nos proporcionarán nuestro NIF-IVA, también llamado número VAT (Value Added Tax) o número IVA.
2. Que la factura emitida refleje adecuadamente que eres un empresario o autónomo, incluyendo el número VAT. 

Teniendo nuestro número VAT, no sólo no pagaremos IVA en la UE: tampoco tendremos que pagar IVA en nuestras compras en cualquier país del extranjero. 

[destacado]Pero, ¡ojo!: aunque no pagues el  IVA intracomunitario, sí tendrás que declararlo en las casillas correspondientes del modelo 303.[/destacado]

Ten en cuenta que este punto es bastante complejo y daría para toda una guía. Considera lo que acabas de leer como una buena aproximación. Si necesitas más ayuda con el IVA intracomunitario, pide ayuda a nuestros expertos. 

Presentar el IVA trimestral

El modelo 303 para la presentación del IVA en sí no es muy complejo, y se puede hacer de forma presencial en Hacienda o de forma telemática desde su web. 

Pero lo cierto es que hay que saber cómo hacerlo y te encontrarás con conceptos bastante técnicos y específicos, que pueden llegar a ser difíciles de entender. 

Cometer fallos en tu declaración del IVA trimestral si la presentas tú mismo es más habitual de lo que puedas pensar. Y como casi todo lo que tiene que ver con Hacienda, un pequeño error puede desembocar en graves consecuencias, como recargos por retrasos, multas, etc. 

Nuestros expertos siempre recomiendan que la presentación del IVA la haga una persona que entienda del tema. Puede ser una gestoría, un asesor o simplemente una persona que se sienta cómoda manejando temas fiscales. 

Eso no quiere decir que no puedes liquidar el IVA tú mismo. Si lo ves todo claro, ¡adelante! Pero si tienes dudas, no merece la pena arriesgarse. Busca a alguien —profesional o no— que pueda ayudarte. 

[recurso titulo="Aprende más"]Qué pasa si presentas la declaración del IVA fuera de plazo[/recurso]

Llevar la contabilidad del IVA

Además de presentar las declaraciones que te correspondan —del IVA, del IRPF, la renta anual— como autónomo estás obligado a llevar un registro de tu contabilidad. 

Y esto se conoce como los libros de registros, que no son más que unos listados en los que hacemos constar los ingresos y los gastos que hemos tenido. 

En los libros de registros, usando el formato indicado por Hacienda, relacionamos datos de cada operación como los siguientes:

• Nº de factura
• Fecha de factura
• Nombre del cliente
• Base imponible
• Retención de IRPF (si es aplicable)
• IVA (si es aplicable)
• Importe total de la factura

Debes guardar tus libros de registros durante un periodo de al menos 4 años. Aunque hoy en día este proceso tiende a ser cada vez más digital. 

De hecho, muchos autónomos que usan programas de contabilidad online no tienen que preocuparse de este punto en absoluto. 

En Declarando, por ejemplo, los libros de registros se generan automáticamente a medida que vas subiendo tus gastos e ingresos a la plataforma. 

Consejos sobre el IVA para autónomos

A estas alturas de la guía, ya sabes todo lo que tienes que saber sobre el IVA de los autónomos (¡bien hecho!).

Pero antes de terminar, aquí tienes unos últimos consejos de nuestros expertos en fiscalidad y contabilidad que te simplificarán la vida. 

1. Lleva cuentas separadas 

Es más que recomendable que tengas una cuenta bancaria separada para recibir los ingresos de tus facturas como autónomo. De esta manera, todo el IVA se ingresará en esa cuenta y te será más fácil separarlo de tus gastos personales. 

Recuerda que ese dinero no es tuyo y que tendrás que apartarlo para entregarlo a Hacienda después.

2. Extrema la precaución en la declaración del IVA 

Si presentas tú mismo las declaraciones trimestrales del IVA, debes tener máximo cuidado para no cometer errores y respetar los plazos. De lo contrario, puedes esperar multas y sanciones. 

Ya te habíamos adelantado nuestra recomendación: déjate asesorar por un experto o alguien que sepa y presenta la declaración del IVA sólo si tienes todos los conceptos fiscales del autónomo muy claros. 

Pero aunque un asesor o una gestoría presente las declaraciones del IVA por ti, debes seguir siendo precavido con el IVA. Presta especial atención a estos tres puntos:

• Asegúrate de tus facturas incluyan siempre el porcentaje correcto de IVA.
• Revisa bien todos los ingresos y gastos con IVA antes de cada declaración trimestral.
• Si por error emites una factura sin IVA o con un IVA incorrecto, tendrás que emitir una factura rectificativa con el IVA que corresponda. Si en el momento de darte cuenta ya has presentado el IVA, habrá que reflejar el cambio en la siguiente declaración trimestral.

3. Revisa con un experto los gastos deducibles

Si tienes experiencia en el mundo de los autónomos y los gastos deducibles, puede que pienses que este consejo no es para ti. 

De todos modos, nunca está de más comprobar si hay algún gasto que se ha quedado fuera de tu radar (¡psst! La experiencia de nuestros asesores nos dice que probablemente sea así). 

Pero si hace poco que eres autónomo, este punto no es opcional: consultar y revisar los gastos deducibles con un experto en fiscalidad puede suponer una gran diferencia en tu resultado trimestral. 

Si este es tu caso, no te lo pienses dos veces: reserva una llamada gratuita con uno de nuestros asesores expertos e infórmate de qué gastos son deducibles en tu actividad.