Artículo escrito por expertos
Escribió: 15/09/2022 | Actualizó: 15/09/2022 · Autor: Mónica Serra

¿Facturas impagadas? Esto es lo que debes hacer si un cliente no te paga una factura

Una factura sin cobrar es una piedra en el zapato. Y, con el tiempo, puede ser un pedrote para el funcionamiento de tu negocio. 

La Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) afirma que uno de cada tres autónomos sufren morosidad

Es decir, que no cobran las facturas en el plazo acordado con su cliente o dentro del legalmente estipulado.  

Algunos estudios estiman que el plazo medio de pago de una factura en el sector privado es de 72 días. De 41 cuando el cliente son las administraciones públicas. 

Esos son unos dos meses y medio para cobrar si tu cliente es una empresa o un profesional. ¡Ahí es nada!

Pues bien, vamos a ponernos ahora manos a la obra. 

Vamos a mostrarte qué hacer cuando un cliente no te paga la factura 💪

¿Qué es una factura impagada?

No toda factura sin cobrar es una factura impagada. Por lo que aclaremos primero a qué nos referimos con facturas impagadas.  

Una factura se considera impagada cuando se ha superado el plazo acordado con tu cliente o el plazo estipulado por ley

Por ley, el plazo máximo es de 30 días naturales a partir de la fecha de recepción de la mercancía o de prestación del servicio. 

Con tu cliente puedes acordar un plazo más amplio. Pero este no puede superar los 60 días naturales. Y sí, contando a partir de la fecha de recepción del bien o de prestación del servicio. 

Toda esta información está recogida en el artículo 33 de la Ley 11/2013. Ahí también encontrarás lo siguiente. Toma nota ✍️

  • Tu cliente tiene que recibir la factura en un plazo máximo de 15 días naturales desde el momento de recepción de la mercancía o de la prestación del servicio.
  • Si el plazo de pago va a superar los 30 días naturales (y nunca más de 60), lo tienes que acordar antes con tu cliente. No puede ser una decisión unilateral. 
  • Si con tu cliente has acordado un plazo de verificación o comprobación de la mercancía o el servicio, el plazo de pago no podrá superar los 60 días naturales desde la recepción o prestación del servicio (la ley permite 30 días naturales de verificación y 30 días naturales más para el pago). 

Resumiendo: plazo máximo, 30 días naturales. Ampliable, por acuerdo, hasta un máximo de 60 días naturales. Siempre contando a partir de la fecha en que tú has prestado el servicio o tu cliente ha recibido la mercancía.

Cuándo prescribe una factura impagada

Una factura sin cobrar tiene fecha de caducidad. Los límites de esa fecha los fija la ley. 

En concreto, el Código Civil, en su artículo 1964, establece una fecha de prescripción de 5 años para todas las deudas entre profesionales y empresas (menos para las hipotecarias, que son de 20 años). 

Es decir, que pasado ese tiempo (5 años), la deuda ha prescrito y ya no podrás reclamarla a tu cliente 🤨

Así es: el plazo máximo para reclamar una factura impagada es el plazo de su prescripción

Pero para que la factura impagada prescriba, no solo tiene que haber pasado el tiempo. También se deben dar las siguientes condiciones: 

  • Que no hayas reclamado formalmente la deuda a tu cliente, ya sea de manera no judicial o judicial
  • Que tu cliente no reconozca la deuda, es decir, que te tiene que pagar la factura

Lo primero depende de ti. Y hacerlo, es decir, reclamar formalmente la deuda, siempre jugará a tu favor. 

¿Por qué? Porque al hacerlo —al reclamarla— el plazo de prescripción se interrumpe. Y, por tanto, se alarga. 

Pero para ello has de hacerlo por vía judicial o no judicial. Esta última, por ejemplo, puede consistir en enviar un burofax a tu cliente o un requerimiento notarial. 

Estas formalidades analógicas —el burofax o la vía notarial— te pueden parecer antiguallas en un mundo dominado por internet. 

Pero son las formas más eficaces para demostrar que la deuda se ha reclamado. 

La segunda condición —que tu cliente no reconozca la deuda— ya no es cosa tuya. Aunque algo puedes influir, como lograr que tu cliente te pida más tiempo para pagarte la factura. 

Una acción así ya lleva implícito el reconocimiento de la deuda. 

Cómo reclamar una factura impagada

Empecemos por los plazos. ¡No nos vayamos a precipitar!

Puedes reclamar la factura impagada una vez se ha cumplido el plazo máximo que has acordado con tu cliente para pagarla

O el plazo máximo legal. 

Y ahora viene el cómo. 

Aquí se recomienda una mezcla de formalidad y cortesía.

Formalidad porque tienes que tener presente en todo momento los plazos de prescripción de la factura y la manera de interrumpirlos de manera legal (y, por tanto, alargarlos). 

Cortesía porque las cosas se consiguen mejor cuando se piden bien. Y porque es tu cliente y te interesa mantenerlo. 

El resultado de esta combinación te ofrece dos vías para reclamar: la amistosa y la judicial

Reclamar una factura impagada de manera amistosa

Todo empieza con un correo o una llamada. ¿Y si a tu cliente se le ha traspapelado la factura? 

Puede que esté pasando una mala racha y se le haya olvidado. O que el de contabilidad esté de vacaciones o de baja y el sustituto no dé abasto.  

¡Pueden ser tantas cosas! Y de hecho, esta circunstancia, es muy habitual. 

Así que, de entrada, no pienses mal. Mejor llama o escribe y sal de dudas. 

Con tono amable, eso sí, que de malas las cosas no salen bien. 

Si primero llamas, después de colgar, un email de recordatorio es una buena opción. Que las palabras, por teléfono, se olvidan pronto. 

Y si primero envías un email, una llamada para asegurarte de que lo ha recibido, tampoco está de más.

Adjunta en el email la factura impagada. Indica el número de cuenta bancaria y el importe. Pónselo fácil. Y recuerda el tono: amable, siempre amable.   

No esperes una respuesta rápida. No esperes tener el dinero en tu cuenta al día siguiente. 

Date unos días. Una semana está bien. Pasado ese tiempo, vuelve a la carga (llamada, email, llamada, email). 

Si has agotado este proceso y la factura sigue impagada, baraja otras opciones. Por ejemplo, puedes negociar pagos a plazos o, si tu cliente pasa por una mala racha, puedes renegociar la deuda

La insistencia y el tiempo que te quieras dar en este estadio amistoso depende de la relación que tengas o quieras tener con tu cliente. 

¿Que es un cliente con el que tienes una relación comercial regular? Paciencia y continúa insistiendo. 

¿Que ya no quieres saber nada de este cliente? Pasemos a la siguiente vía. 

Reclamar una factura impagada por vía judicial 

Esto ya son palabras mayores. 

Has agotado la vía amistosa, la paciencia se ha agotado y lo único que quieres saber del cliente es cuándo te va a pagar y adiós, muy buenas. 

La vía judicial impresiona. Se suele identificar, por sus plazos, con la eternidad. Ya sabes: la justicia tiene sus tiempos. Y está claro que no es el tiempo de los negocios. 

Pero: hay una vía exprés. Exprés incluso para los tiempos que se da la justicia.

Esa vía se llama procedimiento monitorio

El procedimiento monitorio por impago de facturas

Es un proceso judicial pensado para reclamar el impago de una deuda de manera rápida

Está regulado por la Ley de enjuiciamiento civil, artículos 812 – 818. Y tiene estas ventajas: 

  • Tu cliente tiene 20 días para pagar la factura o presentar alegaciones (si se opusiera o quisiera ganar tiempo)
  • No necesitas un abogado (siempre que el importe reclamado no supere los 2.000 euros)
  • De entrada, no interviene un juez: lo gestiona  el letrado de la administración de justicia del juzgado. 

Sobre este último punto: si tu cliente es un particular, entonces sí que interviene el juez para asegurarse de que no hay cláusulas abusivas por tu parte. 

Para interponer el requerimiento, necesitas un documento que atestigüe que existe una deuda. Ese documento es la factura impagada. 

Y para iniciarlo, estos son los 2 pasos que debes seguir

  1. Haz la petición en el juzgado de primera instancia de la localidad donde reside tu cliente. 

Para esta petición, el juzgado dispone de formularios. Deberás indicar tus datos de contacto y los de tu cliente (nombres y apellidos, NIF, domicilio, teléfono e email), así como una breve explicación de cómo se originó la deuda y el importe que reclamas.

  1. El procurador del juzgado, si lo ve todo correcto (la documentación —la factura impagada— es imprescindible), dará curso a tu petición, contactará con tu cliente y le dará un plazo de 20 días para pagar la factura o presentar alegaciones

Y aquí pueden pasar dos cosas: 

  • Tu cliente paga y aquí paz y después gloria.
  • Tu cliente no paga y se hace el loco, es decir, no da noticias, no responde al requerimiento: el juzgado da por terminado el proceso y obliga a tu cliente a pagar. 
  • Tu cliente ha dado noticias y no quiere pagar

En este último caso, ya entrarías en una vía judicial más larga, de tiempo estimable difícil de calcular. 

Para profundizar sobre la vía judicial, el Consejo General del Poder Judicial ha elaborado una guía práctica sobre el procedimiento monitorio que te puede ser muy útil. 

Una calculadora y facturas para calcular las facturas impagadas

Duda: ¿Hay que declarar el IVA de las facturas no cobradas?

Mientras tratas de cobrar tu factura, tus obligaciones fiscales siguen su curso.

En otras palabras: sí, tienes que declarar el IVA de la factura impagada 😭

Solo los autónomos que pertenecen al régimen especial de criterio de caja pagan el IVA a Hacienda cuando han cobrado la factura. 

Pero estos son una minoría. La gran mayoría de autónomos tributa por el régimen general de IVA, es decir, que pagan el IVA de sus facturas con independencia de que estén pagadas o no. 

Eso quiere decir que tendrás que pagar el IVA en el trimestre correspondiente con el modelo 303

Por trimestre correspondiente se entiende el trimestre en que has emitido la factura. Por ejemplo, si lo has hecho con fecha de agosto, tendrás que declararla en octubre, en la declaración del tercer trimestre. 

La buena noticia: que puedes recuperar el IVA 🥳 

Cómo recuperar el IVA de una factura impagada

Sí, el IVA de una factura impagada lo puedes recuperar. 

Pero Hacienda pone unos requisitos, unos tiempos y un procedimiento. 

Lo requisitos: 

  • Que hayan pasado seis meses desde la emisión de la factura impagada (un año en caso de grandes empresas)
  • Que haya registro en tu contabilidad de que la factura no ha sido pagada
  • Que tu cliente sea un profesional, empresario o particular 
  • Que la hayas reclamado por vía judicial o mediante notario

¿Cumples estos requisitos? Ahora vienen los tiempos y el procedimiento:

  • Tienes tres meses para emitir una factura rectificativa una vez pasado los seis meses desde la emisión de la factura original
  • Tienes un mes para enviar la factura rectificativa a Hacienda (en la sede electrónica, en la sección «Contenido relacionado» de tu área personal)
  • También tendrás que enviar una copia de la reclamación judicial o notarial en tu área personal de la sede electrónica, en la subsección de “Aportar documentación complementaria”.

Y un último apunte: la factura rectificativa tendrás que declararla en el modelo 303 del trimestre en que la emites.

  

Cómo hacer una factura rectificativa para recuperar el IVA

Llegado a este punto te preguntarás: vale, y cómo hago una factura rectificativa 📄

Pues bien, existe un truco para hacerla rápido y sin errores. Toma nota: 

  • Copia la factura original, la que no te han pagado
  • Cópiala
  • Donde pone Factura, escribe Factura rectificativa
  • Añade una breve explicación de por qué la vas a rectificar la factura impagada (por ejemplo: “por incobro de la deuda”)
  • Anota el número de la factura impagada con su fecha de emisión
  • El importe lo puedes dejar en positivo o ponerlo en negativo, no importa

El resto de la factura es idéntico: tienen que constar tu datos fiscales y los de tu cliente (nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal), la fecha de emisión de la factura rectificativa y un número con una serie propia (las factura rectificativas siguen su propia serie numérica). 

Y ya está.  

3 consejos para que las facturas impagadas no arruinen tu negocio

Más vale prevenir que curar, dice el refrán. 

Y como esto de las facturas impagadas están a la orden del día (lamentablemente) y es una patata caliente que a nadie gusta, más vale cubrirse bien las espaldas.

A continuación te damos unos consejos sencillos que te ayudarán a disminuir el impacto de las facturas impagadas sobre tu negocio o, incluso, evitarlas 🧐

Ofrece descuentos por pronto pago

Un descuento incentiva el pago de las facturas. 

Y eso es el descuento por pronto pago. Un descuento que ofreces a tu cliente si te paga la factura dentro de un plazo breve.

Lo normal —lo que hacen muchos autónomos y empresas— es ofrecer descuentos del 2 % o 3 % sobre el importe total si el cliente paga, por ejemplo, en 10 días. 

Estos términos —el porcentaje y el plazo— puedes adaptarlos a las capacidades de tu negocio. 

Contrata un seguro de crédito 

Es una manera eficaz de proteger tu negocio en caso de riesgo de impago. También es una manera de asegurar su solvencia económica.  

La aseguradora puede indemnizarte si tu cliente no paga la factura dentro del plazo fijado. 

Ten en cuenta que cada aseguradora tiene sus términos y condiciones. Por ejemplo, solo cubre una cantidad límite. Y para indemnizarte, antes debe haber agotado otras vías para recuperar el dinero (suelen prestar servicio de recobro, es decir, que contactan con tu cliente y hacen lo posible para que pague la factura). 

También prestan servicios de información financiera sobre tus clientes.

Factoring 

En castellano: financiamiento de cuentas por cobrar. Factoring (en inglés) para abreviar.

En lenguaje contable, las cuentas por cobrar son las deudas de tus clientes. Por ejemplo, una factura impagada. 

Pues bien, el factoring consiste en que una entidad aseguradora te adelante el pago de la factura de tu cliente

Ojo, eso no lo hace en nombre de tu cliente. Lo hace porque has contratado ese seguro y el cliente —su cliente— aquí eres tú.

Es una opción recomendable y es un servicio que suelen prestar las mismas aseguradoras que ofrecen los seguros de crédito. 

Por lo que tienes dos por el precio de uno. 

Consejo final: un programa de contabilidad para controlar tus facturas impagadas 

A ningún autónomo le gusta tener facturas sin cobrar. Pero, por desgracia, ese riesgo está siempre ahí. Y puede aumentar en momentos de vacas flacas, cuando la economía afloja. 

¿Quieres tener un mejor control del estado de pago de tus facturas? Prueba con un programa de contabilidad y conoce en todo momento qué facturas tienes pagadas y cuáles por pagar. 

Más control, menos riesgos 🤗

Mónica Serra
Autor:
Mónica Serra
Mónica lidera el equipo jurídico de Declarando, la asesoría fiscal que ya ha ayudado a más de 100.000 autónomos. Disfruta usando sus conocimientos fiscales para ayudar al máximo a la comunidad autónoma, haciendo deporte y leyendo un buen libro en la playa.