Uno de los principales problemas que solemos encontrar en nuestra contabilidad autónomos, viene al hacer una factura de venta.

También suele ser difícil interpretar todas las facturas de compra. Todas tienen diferentes estilos, desgloses y aplican una variedad de impuestos.

Hacienda es muy cabezona con el formato que tienen que tener las facturas y algunas son imposibles de entender para autónomos sin formación en fiscalidad. Así que el momento de ir a contabilizarlas como gasto deducible, suele ser un dolor de cabeza.

como calcular la base imponible de una factura

Lo que necesitas saber para calcular la base imponible

El primer interrogante que debemos aclarar antes de saber cómo calcular la base imponible es la definición de este término.

Uno de los conceptos más problemáticos es el concepto de la base imponible. Como norma general, la base imponible de una factura es el total de la factura sin contar los impuestos ni las retenciones.

Por ejemplo, si tú le dices a un cliente particular que le vas a cobrar 300€ por un trabajo, lo que le acabas de dar es la base imponible. A la hora de hacer la factura, a esa base imponible le aplicarás el IVA y las retenciones.

Sin embargo los problemas vienen cuando dices “son 300€ con impuestos incluidos”. Cuando tienes que registrar esa factura tal y como te exige la Agencia Tributaria, ¡tienes que hacer el cálculo de la base imponible! Y esa operación no es la resta más fácil del mundo…

1. Cómo calcular la base imponible de una factura que lleva el IVA y/o el IRPF

Para calcular la base imponible de una factura hay que diferenciar entre aquellas que sólo llevan IVA y las que tienen también IRPF. Vamos a ver un ejemplo de cada una para que lo entiendas mejor…

Factura sólo con IVA

Lo que queremos es obtener la base imponible a partir de un total de una factura, cuando esa factura va sólo con IVA.

Vamos a imaginar que tienes que dar un presupuesto rápido de palabra y le dices al cliente que le vas a cobrar esos 300€ con IVA incluido. Cuando tengas que hacer la factura, necesitarás saber cuál es la base imponible, luego calcular la cantidad de IVA y así hacer el desglose correctamente en la factura de venta que le entregarás a ese cliente una vez terminado tu trabajo.

La operación es tan sencilla como esta: 300€ (total de la factura)/ 1,21 (considerando el régimen más general de 21% de IVA) Así, sabrías que la base imponible es 247,93€, que es la cantidad que realmente vas a cobrar neta por tu trabajo.

Recuerda que el IVA es un impuesto que pertenece a Hacienda, tú simplemente estás siendo el recaudador. Luego cuando llegue el trimestre se lo tienes que pagar presentando el modelo 303 de autoliquidación de IVA.

La factura de venta quedaría así:

  • Base Imponible = 247,93€
  • 21% de IVA = 52,07€
  • Total a cobrar = 300€

Este cálculo tan sencillo te resultará también útil cuando tengas que averiguar la base imponible de una factura de compra, en el caso de que no lo tengas desglosado.

Factura con IVA e IRPF

Para calcular la base imponible de una factura hay que diferenciar entre aquellas que sólo llevan IVA y las que tienen también IRPF.

Recordamos que el IVA  es el valor añadido de un producto.

En cambio la sigla del IRPF hace referencia al impuesto sobre la renta de las personas físicas.

Vamos a ver un ejemplo de cada una para que lo entiendas mejor…

  • X + 0,21 X – 0,15 X = Precio Final

Donde X será la base imponible, que es el único dato que no sabemos. Entonces, si por ejemplo solemos aplicar un 15% de retención y el 21% habitual de IVA, tel cálculo para un precio final de 300€ es el siguiente:

  • La X + (0,21X) – (0,15X) = 300
  • X (1+0,21-0,15) = 300
  • Una X * 1,06=300
  • X = 300/1,06
  • Por último: X = 283,02€

Por tanto, la factura a confeccionar sería:

  • Base Imponible = 283,02€
  • 21% de IVA = + 59,43€
  • 15% de IRPF = -42,45€
  • Total a Cobrar = 300€

2. Cómo saber qué IVA está siendo aplicado en la factura

En España hay 3 tipos de porcentajes de IVA que se aplican según el producto o servicio que estamos vendiendo:

  • Tipo superreducido del 4% que se aplica a los artículos de primera necesidad: alimentos básicos (leche, harina, huevos, etc.), medicamentos para humanos, etc.
  • Reducido del 10% que se aplica al agua, a medicamentos para uso veterinario, a productos alimenticios y bienes de uso agrícola, forestal o ganadero, a algunos productos farmacéuticos, a compra de viviendas y de garajes, obras de rehabilitación y renovación de viviendas, etc.
  • Y, por último, el Tipo General del 21%, que se aplica a todos aquellos bienes y servicios que no entran en las categorías anteriores.
  • En algunos casos, hay bienes o productos que no llevan IVA. Se consideran EXENTOS de IVA y por tanto, cuando vas a venderlos no tienes que aplicar ningún % de IVA a su precio.
CONSEJO: Ayúdate de programas sencillos para tu facturación

Aunque es bueno manejar estos trucos para el día a día, lo mejor es contar con ayuda para llevar las cuentas. Con nuestro programa de facturación para autónomos no tienes que hacer este tipo de cálculos.

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3. Métodos para determinar la base imponible de los autónomos

El método directo normal 

Está enfocado para aquellos que no están bajo la modalidad simplificada u objetiva. 

Se aplica si el importe supera los 600.000 euros anuales de facturación en el año previo para el conjunto de todas sus actividades, o bien se haya renunciado a la modalidad simplificada.

Se basa en usar datos reales registrados principalmente en los libros de contabilidad.

El método directo simplificado

Por su parte, los empresarios y profesionales aplicarán esta modalidad si cumplen una serie de requisitos. 

El modelo no puede aplicarse si la cifra de negocios para el conjunto de actividades es mayor de 600.000 euros.

El método de estimación objetiva (módulos)

Dirigido a los empresarios y las actividades profesionales en las que el impuesto no se calcula por estimación directa (normal o simplificada), sino que se calcula en función de unos índices, parámetros o signos llamados módulos que están establecidos legalmente.

base imponible

En concreto y para 2020 el cálculo de impuestos por módulos se regula en la ley 

Esta forma de operar tiene como contra que pueden llegar a generar cifras alejadas de la muestra real. En otras palabras, lo que se declara viene de la suma de los módulos, índices o signos con independencia del valor real del beneficio o rendimiento.

Es decir, que si por tu actividad resulta que no tienes muchos beneficios o casi ninguno es posible que no te correspondiese pagar impuestos si los calculases por el sistema normal. En cambio, los módulos siempre pagan.

Como ventaja, la gestión administrativa de la actividad es más sencilla puesto que no necesitas tener, a priori, libros registro de ingresos y gastos, ni tener que guardar las facturas.

Las casillas de bienes muebles y capital humano son un par de ejemplos de los módulos que se emplean para generar el coste final.

El método indirecto 

El método de estimación indirecta es un recurso de apoyo, que se usa cuando no se pueden aplicar los vistos anteriormente.

Para usarlo se necesita plasmar en un informe el motivo de tener que recurrir a este método de cálculo de base imponible, también cómo está la contabilidad y, entre otros, los medios escogidos para el cálculo.