Artículo escrito por expertos

Cómo hacer un presupuesto

Seguro que esta frase te es familiar: “Quería pedirte presupuesto para…”. 

Es una buena noticia: un cliente (o potencial cliente) tiene interés en tus servicios. ¡Esta es la tuya! 😊

Un presupuesto puede ser la ocasión de cerrar una operación y de abrir una nueva relación duradera con un cliente. 

Así que en este artículo vamos a enseñarte todo lo que tienes que saber para hacer un presupuesto top

No nos entretengamos más y empecemos, que el cliente está esperando 👇

Qué es un presupuesto y para qué sirve

Hay diferentes tipos de presupuestos. Pero aquí solo nos vamos a referir a uno: el documento que envías a un cliente detallando el precio y las condiciones de tus servicios

Su finalidad es esencialmente informativa y comercial: le comunicas a tu cliente lo que le costaría contratar tus servicios. 

Pero también es algo más que eso: un presupuesto puede ser también una carta de presentación a un cliente

Y no solo a un nuevo cliente. Los clientes ya existentes merecen igual (o más) mimo y esfuerzo que los nuevos.  

Ten presente lo siguiente: cuando un cliente (potencial o no) te pide presupuesto, es probable que también se lo haya pedido a otros profesionales. Es decir, a tus competidores. 

Y en un mercado competitivo la mejor forma de destacar, como ya habrás oído varias veces, es diferenciándote. 

Y no solo en el precio que detallas en el presupuesto. Sino en el valor añadido que le ofreces. Ya lo advertía el poeta Antonio Machado: solo el necio confunde valor y precio. 

Por lo que un presupuesto debes enfocarlo también como una oportunidad de presentar una propuesta de valor que te diferencie de tus competidores. Más adelante, volveremos sobre esto 💡

Requisitos y componentes de un presupuesto

Y ahora vayamos al documento en sí del presupuesto: es decir, las partes de un presupuesto. 

Por lo general, se toma como modelo de presupuesto los contenidos mínimos de una factura. Aunque con algunos añadidos que te iremos mostrando a continuación: 

  • Tus datos fiscales: nombre y apellidos (o razón social), NIF y dirección
  • Tu información de contacto: email y teléfono
  • Datos de tu cliente: nombre y apellidos (o razón social), NIF, dirección e información de contacto
  • Descripción del servicio solicitado, lo más desglosado posible por precio
  • Importe final, antes y después de impuestos
  • Impuestos: debes indicar el tipo de IVA que aplicas y la retención de IRPF 
  • Fecha del comienzo y fin del servicio
  • Periodo de validez del presupuesto
  • Condiciones de pago: por transferencia o tarjeta, si existe cobro anticipado (o parcialmente anticipado) o se paga a 30 días (lo máximo por ley son 60)

En algunas actividades se suele añadir también el periodo de garantía del servicio o algunos costes para efectuarlo. Por ejemplo, los gastos de kilometraje o dietas o el precio de los materiales en los presupuestos de obras o reparaciones. 

Es importante que el presupuesto cumpla estos requisitos (y algunos específicos de tu sector) por una razón muy sencilla: su validez. ¿Pero qué validez tiene un presupuesto?

Validez de un presupuesto

De entrada, un presupuesto solo tiene un valor informativo, es decir, que enviar un presupuesto no vincula a nadie desde un punto de vista legal. 

Pero una vez aceptado, la cosa cambia. Por tu lado, como autónomo prestador del servicio, estarías obligado a cumplir tu parte del contrato. Y tu cliente, la suya, claro. 

En otras palabras: el presupuesto sería como un contrato mercantil, por lo que quedas obligado y, por tanto, tu cliente te puede reclamar el incumplimiento (y viceversa). 

¿Y tiene validez fiscal y contable

De entrada, no. Veamos: al acabar el trabajo o al cobrar un anticipo, lo correcto es facturarlo con una factura (valga la redundancia)

Pero: si el presupuesto cumple con los contenidos mínimos de una factura (según el reglamento de facturación), se puede aplicar el dictamen vinculante que la Dirección General de Tributos (DGT) emitió sobre la factura proforma.

Brevemente: la DGT estimó, en la consulta V0235-19, que una factura proforma, si cumple con los requisitos mínimos de una factura, “tendrá la consideración de factura a todos los efectos del impuesto”, aunque tenga un título distinto al de “factura”. 

Esto, trasladado al caso de un presupuesto, quiere decir que este tiene valor fiscal si cumple con esos requisitos (número, fecha de emisión, descripción de las operaciones, IVA, etc.), aunque en el documento ponga que es un presupuesto. 

Aun así, como usar documentos con distinto nombre puede confundir (a tu cliente, pero sobre todo a ti), te recomendamos usar una factura cuando vayas a cobrar una operación o un anticipo

Una mano en un ratón de ordenador para ver cómo hacer un presupuesto

Criterios para fijar el precio en tu presupuesto

Hay autónomos que ya parten de unas tarifas prefijadas. Por lo que el presupuesto se convierte, en este sentido, en un corta y pega. 

Pero hay otros (o los mismos, según la situación) que adaptan el presupuesto al cliente y a la naturaleza del servicio. 

Y luego están aquellos que acaban de empezar, se están enfrentando a nuevos retos y las dudas afloran: ¿cuánto vale mi trabajo? ¿Qué precio fijar? ¿Será demasiado caro? ¿Demasiado barato? ¡Socooorro! 😱

Tranquilo: vamos a comentarte ahora una serie de claves para decidir qué precio poner. 

Cubrir costes con margen de beneficio

Parece obvio: si ofrecemos un servicio es para obtener un beneficio a cambio. 

Pero te sorprendería la cantidad de veces que muchos autónomos han bajado el precio en su presupuesto que apenas les da para pagar la cuota de autónomo (lo del alquiler ya lo dejamos para la sección de ingreso mínimo vital). 

Es importante fijar unos límites. 

Así que para cubrir costes y obtener beneficios te recomendamos analizar los costes fijos y variables y el reparto del tiempo de trabajo.

Y si tu servicio implica el uso de materiales, desplazamientos o dietas, recuerda  incluirlos en el presupuesto.

Precio de mercado

¿Cuáles son las tarifas de tus competidores? La respuesta a esta pregunta implicar conocer tu mercado.  

También supone analizar las diferencias entre lo que ofrece tu competencia y lo que tú ofreces. Así como también lo que tus clientes están dispuestos a pagar. 

Eso te dará una visión amplia y no caer en los vicios que ahora te comentamos.

Precio demasiado bajo o demasiado alto

Es la tentación de los autónomos que empiezan o que se quieren abrir paso en el mercado: tirar los precios. 

Es decir, ofrecer un precio por debajo —o muuuuy por debajo— de sus competidores. 

¡Cuidado con eso! Porque puede transmitir a tu cliente un mensaje que nada te favorece: puede pensar que el trabajo no va a ser bueno o que el servicio es de baja calidad.

Y ahora el otro extremo: no infles tus precios de modo que tu presupuesto se convierta en una invitación para que tu cliente se vaya a la competencia. 

¡Ni Don Juan ni Juanillo!, como se dice en Andalucía. Debes encontrar ese punto medio, que es donde Aristóteles decía que se encontraba la virtud. Y, podríamos añadir, unos precios fijados con justicia ⚖️

Promociones o descuentos

Es una estrategia muy útil para fidelizar clientes. Y puede ser la puntilla que haga que tu cliente se decante por ti, y no por tus competidores.  

Con un descuento, además, el cliente puede sentirse valorado y distinguido. ¿Y a quién no le gusta sentirse especial?  

Pero cuidado: porque ofrecer descuentos o promociones es también un arma de doble filo. 

Y no solo porque pueda reducir tus márgenes de beneficio, sino también porque puede devaluar tus servicios a ojos de tu cliente. 

Resumiendo: existen varios factores que debes considerar para fijar el precio en tus presupuestos. 

Pero, recordando los versos de Machado, también te recomendamos tener en cuenta el valor que tu servicio o producto.

Es decir, presentar tu propuesta de valor.

La propuesta de valor

Una propuesta de valor consiste en resaltar los beneficios únicos que tus clientes no van a encontrar en tus competidores. Es decir, en destacar aquello que te diferencia

Por mirar a los grandes: Amazon te ofrece precios bajos y tiempos rápidos de entrega (incluyendo el fin de semana) y una plataforma tan fácil de usar que te permite comprar a golpe de clic. 

O Apple: productos de alta calidad, experiencia de usuario intuitiva y una amplia gama de productos y servicios integrados (y, algunos, exclusivos). 

¿Y qué relación tiene la propuesta de valor con tu presupuesto? Es así de simple: la propuesta de valor es un elemento importante para justificar el precio y las condiciones de tu servicio. 

Es decir: es un factor que puede persuadir a tu cliente de aceptar tu presupuesto

Tu propuesta de valor le ofrecerá una visión completa de tus servicios. 

Y para reforzarla, puede ir acompañada de muestras sobre tu trabajo y testimonios u opiniones de clientes (es la conocida como “prueba social” del psicólogo Robert Cialdini, es decir, la tendencia a dejarse llevar por la opinión y decisiones de los demás).

Ejemplos de presupuesto

Pasemos de la teoría a la práctica. Veamos algunos ejemplos de presupuesto. 

Estos ejemplos los hemos generado con Declarando, que te permite hacer presupuestos,  convertirlos en factura y registrarlos en tu contabilidad (¡y hasta rellenar tus modelos de impuestos automáticamente!). 

Presupuesto para una campaña publicitaria

Pongamos que una fundación importante te ha pedido presupuesto para una campaña publicitaria. 

A continuación te mostramos un ejemplo de presupuesto que también podría ser útil para campañas de marketing.

Un ejemplo de presupuesto

Si te fijas, hemos detallado cada uno de los servicios y lo hemos acompañado por el precio unitario antes de aplicar el IVA y la retención de IRPF del 7 % para nuevos autónomos.  

Recuerda que cuando el cliente es una empresa (en este ejemplo, una fundación), el IVA y la retención no son una información tan importante porque:

  • El IVA se lo puede deducir
  • La retención es sobre un impuesto que recae sobre ti, no sobre la empresa

Aun así, reflejarlos al final del presupuesto es útil si de ahí vas a generar luego la factura. 

Presupuesto para diseño gráfico

La misma fundación está interesada en tus servicios de diseñador gráfico y te ha pedido presupuesto. 

Este sería un ejemplo: 

Otro ejemplo de presupuesto

Como en el anterior, te recomendamos desglosar tu trabajo y el precio de cada uno de tus servicios (¡nunca presentes únicamente el global!).

El IVA y la retención de IRPF los mostramos al final, con la intención, de nuevo, de aprovechar este presupuesto para hacer la factura. 

Presupuesto para una página web

La creación de páginas web es un servicio muy demandado por autónomos y nuevas empresas. Y más ahora que en España los autónomos podemos solicitar el Kit Digital, ¡una ayuda por valor de 2.000 €!

Ejemplo de presupuesto

Como antes: hemos detallado todo el servicio y su precio antes de impuestos. 

Al final mostramos el importe final desglosado: la base imponible (el importe antes de aplicar el IVA y la retención de IRPF), el tipo de IVA y retención que aplicamos, la cantidad que sumamos de cada uno de los impuestos y el importe final. 

Ten presente que son solo ejemplos y que los precios pueden variar según los factores que te hemos explicado antes. 

Y que para hacerlo más profesional y convincente, te recomendamos acompañar tu presupuesto con una propuesta de valor

Programa para hacer presupuestos vs. Plantillas de presupuesto de Excel y Word

En internet existen plantillas de presupuestos para dar y prestar. Sobre todo en formato para Excel y Word. 

Son soluciones prácticas para aquel que hace un encargo puntual. Pero para un autónomo, estas soluciones son solo parches a corto plazo que, además, pueden dar una imagen de poca profesionalidad. 

Los ejemplos de presupuestos que te hemos mostrado en el apartado anterior los hemos generado con el software de facturación electrónica de Declarando.

Nuestros modelos cumplen los requisitos que debes tener en cuenta para enviar presupuestos a tus clientes.

Y, como te comentábamos antes, puedes usarlos de base para generar la factura con un solo clic, sin necesidad de crearla desde cero (¡como con Excel o Word!). 

Además, gracias a sus posibilidades de diseño (puedes poner, por ejemplo, el logo de tu negocio) le darás una barniz potente de profesionalidad.

Y eso siempre será un plus a ojos de tu cliente. 

Pero Declarando te permite eso y mucho más.

También te permite llevar el control de gastos, presentar tus impuestos, planificar y simular tu renta, para que sepas en todo momento lo que vas a pagar a Hacienda como autónomo y poder tomar decisiones en base a cálculos fundados en tu facturación.

También hemos desarrollado un módulo de asesoramiento financiero que te indica el nivel de riesgo que puede tener tu negocio en función de tus operaciones con clientes (cuánto te compran, con qué frecuencia te compran y cuántos te tienen que pagar). 

Y el ahorro: en Declarando nos hemos especializado en que los autónomos ahorren en impuestos lo máximo que la ley les permite. Estamos hablando, de media, ¡de 4.000 € al año! 

¿Te interesa saber más? Solicita ahora una consulta gratuita y uno de nuestros asesores te explicará todo lo que Declarando puede hacer por ti. Y es mucho 🤗

Javier Vivas
Autor:
Javier Vivas
Javier es periodista y redactor de contenidos. Lleva más de 7 años escribiendo sobre autónomos (facturación, impuestos, contabilidad, etc.). Le encanta leer, mantenerse informado y esas cosas. Cuando no está escribiendo o pateándose toda Palma con su hijo a cuestas, devora libros y revistas de todo tipo y sobre cualquier tema... ¡su curiosidad es infinita!