Como autónomo seguro que ya sabes lo que son los gastos deducibles, pero igual no sabes qué hacer con los gastos sin factura. 

La facturación de los autónomos es uno de los temas más importantes para nuestra actividad.

Si registras bien tus gastos con factura, tus gastos sin factura y tus ingresos, no sólo mejorará la gestión de tu negocio, también ahorrarás cada año en impuestos si los tratas como gastos deducibles.

Qué son los gastos deducibles sin factura

La Agencia Tributaria necesita que justifiques los gastos deducibles y las deducciones con una factura, pero muchas veces tus gastos van sin factura. 

Al año puedes llegar a pagar 4.000 € más de lo que te toca por no deducirte todos los gastos que podrías, por eso una de las dudas más comunes es ¿cómo registro un gasto sin factura?

Pues para que Hacienda pueda contabilizar tus gastos deducibles sin factura necesitas un documento sustitutivo.

El documento con el que puedes deducir el gasto es un justificante firmado por las partes implicadas.

Muchos autónomos se confunden cuando se trata de tickets o justificantes de pagos. Por ejemplo, los justificantes de transporte público.

Lo ideal es pedirles una factura, pero muchas veces nos resulta imposible, por lo que estos gastos se deben de contabilizar como si no llevaran factura, lo que implica que no te puedes deducir el IVA.

Tipos de gastos deducibles sin factura

Hay muchos tipos de gastos que te puedes deducir y que van sin factura.:

  • La cuota de autónomos 
  • Las cuotas de colegios profesionales
  • Las escrituras públicas
  • Los traspasos y contratos privados
  • Los gastos online y presenciales en otros países
  • Los gastos por empleados
  • Los gastos del banco
  • Las primas de seguros 
  • El impuesto de bienes inmuebles  
  • El impuesto de actividades económicas  

Ten en cuenta que si te equivocas o te retrasas en la presentación de alguno de estos impuestos perderás la oportunidad de poderlo deducir. 

Para que los conozcas un poco más, te los explico a continuación.

Gasto deducible sin factura: cuota de autónomos

Para deducir la cuota de autónomos no tendrás una factura así que necesitarás un cargo bancario o, en su defecto, un impreso del banco.

Te llega el recibo al banco, pero no es una factura.

Gasto deducible sin factura: escrituras públicas

Una escritura pública (también aplicable en contratos mercantiles, es decir, en contratos regulados por el Código de Comercio porque son comerciales), presenta ciertos gastos que son deducibles en la declaración del IRPF.

Gasto deducible sin factura: traspasos y contratos privados

Algunos contratos funcionan como justificantes, es el caso de los contratos de traspaso o de fianza, junto al extracto bancario que justificará el importe.

Gasto deducible sin factura: gastos online y presenciales en otros países

Las facturas en las compras online, sobre todo en países extranjeros, generan dudas a muchos profesionales que realizan sus adquisiciones fuera del país y se ven con problemas para justificar el gasto.

En realidad no es necesario presentar factura en estos casos, sirve con un documento que acredite la compra o bien con un recibo corriente, así como toda la documentación posible relacionada con la compra.

Esto se aplica también a compras físicas que podamos hacer en tiendas del extranjero.

Gasto deducible sin factura: gastos por empleados

Si tienes empleados a tu cargo, sus salarios y seguros sociales que pagas cada mes son deducibles (incluso las pagas extraordinarias) y, obviamente, no requieren factura.

Simplemente necesitarás una copia de la nómina del trabajador firmada por él.

Si prefieres otra alternativa, puedes presentar también los datos bancarios.

Gasto deducible sin factura: gastos del banco

Cualquier gasto relacionado con el banco, como las cuotas de las tarjetas de crédito, las comisiones que se cobran por determinados servicios y cualquier importe dentro de esta categoría, es gasto deducible sin factura.

Con presentar el extracto bancario o justificante de pago de la comisión es suficiente.

Gasto deducible sin factura: las primas de seguros

Otro gasto deducible para el que no necesitas factura es el de las primas de seguros. En estos casos, la documentación requerida es más completa.

Necesitarás un extracto bancario para confirmar el importe a deducir. También documentación como la póliza que acredite que, efectivamente, el seguro está relacionado con tu trabajo.

Ten en cuenta que tanto las multas como los recargos por presentar estos impuestos fuera de plazo son gastos no deducibles.

El mundo de los gastos deducibles es muy amplio y puede que te deje alguna duda concreta sin resolver, pero no te preocupes porque desde Declarando podemos asesorarte en la deducción de tus donaciones de forma particular, dependiendo de tu caso.