Los autónomos estamos siempre de arriba para abajo: reuniones con proveedores, comidas con clientes…

En definitiva, viajes de distinto tipo, pero que siempre conllevan una serie de gastos, como los de transporte, gasolina o dietas.

Por eso, conocer la deducibilidad de los gastos de viaje —qué gastos te puedes deducir y cómo hacerlo correctamente— es un must para llevar una contabilidad de diez y ahorrar más.

Para que no queden dudas, he escrito este artículo en el que te cuento cómo afectan al IVA y al IRPF los gastos más habituales que tienen los autónomos cuando viajan.

Cuándo los gastos de viaje son deducibles

Lo primero que te tienes que meter en la cabeza es que todos los gastos deducibles necesitan “pruebas”. O como dicen los abogados, tienen que cumplir con una serie de requisitos documentales.

Hacienda lo pone difícil porque quiere evitar que se usen gastos personales como gastos laborables.

Al fin y al cabo, muchas veces es complicado justificar que esa comida con un cliente, no la has hecho con un amigo o que la gasolina es un gasto deducible porque la has usado en el trabajo y no en tu vida privada.

Es por eso, que la Agencia Tributaria presta especial atención a estas facturas y tickets para considerar si un gasto de viaje se puede considerar deducible o no.

Requisitos para que un gasto de viaje sea deducible

La Ley del Impuesto del valor añadido explica que el IVA soportado se puede deducir siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

  • El IVA de los gastos de viaje es deducible siempre que aportes las facturas originales completas (no basta con el billete o ticket).
  • El gasto debe estar vinculado a tu actividad económica de forma directa.
  • El gasto debe estar justificado documentalmente, quedando registrado en la contabilidad.

Por todo esto es muy importante que tengas las facturas bien organizadas e incluso es recomendable guardar emails o posibles pruebas que documenten que hiciste ese viaje por trabajo.

Deducibilidad de los gastos de viaje

Principales gastos de viaje deducibles

Cuando se habla de los gastos deducibles de un viaje se engloban muchos gastos, y cada uno tiene sus propias particularidades y exige distintas formas de deducirlo.

Algunos de los principales gastos deducibles de viajes que debes conocer son los siguientes: 

Gastos de kilometraje 

El kilometraje es uno de esos gastos que como autónomo puedes deducirte de tus viajes de negocios.

Para ello, se ha estipulado un precio de kilometraje pensado para cubrir el desgaste y el consumo que el vehículo pueda tener.

Es importante que sepas que el kilometraje solo es un gasto totalmente deducible  del IRPF si el coche está ligado al 100 % en tu actividad, es decir, si eres taxista, transportista, tienes una autoescuela, eres repartidor, etc.

El resto de actividades no pueden deducirse el gasto de combustible en su IRPF.

Pero atento, porque si no formas parte de ese grupo de autónomos, no podrás deducirte el IRPF, pero sí un porcentaje del IVA. Según la ley del IVA, en ese caso podrás deducirte el 50 % de los gastos asociados al vehículo.

Eso sí, para desgravar este IVA tienes que poder demostrar que necesitas desplazarte para ejercer la actividad, además de justificarlo, con una factura completa.

Aprende más: la guía definitiva sobre el IVA de los autónomos

Gastos que se incluyen dentro del kilometraje

Aunque no implica un cambio en la forma en que contabilizas los gastos, a modo informativo, quizá te interese saber qué gastos entran dentro del precio del kilometraje.

Estos gastos son los siguientes:

  • Gastos de gasolina: la gasolina es un gasto deducible que engloba en torno a un 60 % de los gastos de kilometraje.
  • Gastos del desgaste del coche y averías: en este grupo se incluyen neumáticos que se van desgastando, aceite que se va ensuciando, piezas mecánicas que van fallando y que haya que renovar. Es decir, cualquier elemento mecánico que se vaya consumiendo y que haya que sustituir.
  • Gasto del seguro: el kilometraje también cubre una parte proporcional del precio del seguro del vehículo.
  • Impuestos relacionados con el vehículo: también se tiene en cuenta la parte proporcional de estos gastos como el de matriculación o circulación.

¿Pero cuál es la cantidad estipulada de precio por kilómetro? El precio del kilometraje para los autónomos actualmente está en 0,28 €/km.

Es decir, por cada kilómetro de viaje que hagas te devuelven 0,28 € del kilometraje.

Deducibilidad de los gastos de viaje

Los gastos de restaurantes deducibles o dietas

Para poder deducir un gasto de un restaurante o un bar tiene que estar directamente relacionado con tu actividad profesional.

Si consigues ligar que esa reunión con tu cliente se hizo en un bar o que comiste en un restaurante porque tenías reuniones por la mañana y por la tarde, por ejemplo, sí que puedes deducirte el gasto.

Pero cuidado, porque no serviría un sándwich del supermercado y tampoco vale que pagues con dinero.

Hacienda pide explícitamente que hayas pagado de manera electrónica el restaurante.
Por eso, recuerda siempre pagar con la tarjeta.

En resumen todo tiene que estar bien justificado. No puedes justificar una estancia de vacaciones con tu familia como un gasto laboral. La Agencia Tributaria tiene especial ojo con esto.

Otros gastos deducibles de los viajes

Seguro que se te ocurren otros gastos de tus viajes que puedes deducir si están bien justificados, por ejemplo, los gastos de representación o incluso de vestuario que hayas tenido que comprar específicamente para el viaje.

Además de eso, en muchos casos el desplazarse por cuestiones de trabajo implica tener que quedarse una o varias noches en el lugar donde estás. 

En ese caso y siempre que tengas las facturas completas que documenten tu estancia en ese hotel por razones laborales, sí que podrás deducirte el gasto.

En cuanto a los gastos de vestuario, puedes deducirte el uniforme si tienes que utilizarlo en el trabajo o las botas de seguridad si tienes que usarlas en una obra. Pero recuerda que todo debe estar muy bien justificado.

No vale comprarte un reloj para impresionar a tu cliente. Hacienda no te va a dejar deducirlo.

Plazo máximo para deducir el gasto de un viaje

El gasto de un viaje, como cualquier otro gasto deducible, lo puedes declarar en cualquiera de tus declaraciones siempre que no supere un plazo máximo de cuatro años.

Estos cuatro años comienzan a contar desde el momento en el que te emiten la factura. 

A partir de la emisión, se podrán compensar las facturas atrasadas de los viajes siempre que cumplan con los requisitos comentados y estén dentro de ese plazo. 

Si tienes dudas sobre los gastos deducibles, en Declarando tenemos un asesor de gastos que te muestra si un gasto es deducible en tu caso, las 24 del día.

También puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento con un experto y te ayudará con tu caso en concreto.