Definición de factura electrónica

Te explicamos lo esencial sobre la facturación electrónica en España 

¿Es una factura en PDF una factura electrónica? ¿Sirve cualquier tipo de factura electrónica para la Administración pública? 

La factura electrónica genera muchas confusiones en nuestro país. Y es que a veces no está muy claro lo que se entiende por facturación electrónica. 

A continuación, encontrarás todas las respuestas a estas preguntas y te mostraremos todo lo que debes saber para hacer una factura electrónica con todos los requisitos legales 👇

Qué es la factura electrónica

Así, a modo general, se entiende por factura electrónica cualquier factura que se haga con medios electrónicos o digitales

Por ejemplo, las que emite cualquier software de facturación —como el de Declarando— sería una factura electrónica o digital.

Pero esta definición puede variar según el país. Veamos el ejemplo de España, que es el que más te interesa como autónomo.  

La factura electrónica en España

Fíjate en esta definición: 

“Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”

Ese “Reglamento” es el reglamento de facturación que se aprobó en España en 2012. 

Y ahí se define la factura electrónica, simple y llanamente, como una factura que se emite y se recibe en “formato electrónico” (es decir, a través de un software o programa informático). 

O, para entendernos mejor: como una alternativa a la factura tradicional en papel

Pero, además, la factura electrónica, en España, depende también del consentimiento del destinatario. 

O dicho de otra manera: que tu cliente debe aceptar que le envíes la factura en formato digital y no, por ejemplo, en papel.

De momento, la factura electrónica solo es obligatoria para las operaciones con la Administración pública. El Gobierno, sin embargo, prevé también hacerla obligatoria para las operaciones entre autónomos y empresas entre 2023 y 2024.

 

Tipos de factura electrónica

En España se puede entender la factura electrónica en un sentido amplio, es decir, como cualquier factura en formato digital, que no sea de papel. 

O en un sentido más restringido, que sería una factura realizada con un código informático determinado y que, de momento, solo es obligatoria cuando tu cliente es la Administración pública.  

Por eso podemos hablar de dos tipos de factura electrónica: 

  • La factura electrónica en formato estructurado, que permite la transmisión automatizada de la factura entre el emisor y el destinatario (el cliente) gracias al uso de un determinado código informático (como el XML)
  • La factura electrónica en formato no estructurado, que no permite esa transmisión automatizada y que sería la clásica factura en formato PDF o en cualquier formato de imagen (JPG o PNG)

La primera es el tipo de factura que estás obligado a expedir a cualquier Administración pública. 

Y la segunda, sobre todo en formato PDF, es la más común entre autónomos y empresas. 

Factura electrónica: características

Legibilidad, autenticidad e integridad. Estos son los requisitos que cualquier factura en España debe cumplir para ser válida. 

Y por “cualquier factura” entendemos tanto las de papel como las electrónicas. 

Pero cuando se trata de una factura electrónica, la legibilidad viene determinada por el programa informático que la hace y emite y por el que tu cliente utiliza para leerla. 

Por poner un ejemplo: haces una factura en PDF con un software de facturación como el de Declarando. Tu cliente luego la recibe en su email y usa un software compatible para abrir la factura y leerla. Así de sencillo 😉

La autenticidad y la integridad quiere decir que se pueda identificar fácilmente el emisor de la factura (autenticidad) y asegurar que la factura no puede ser modificada (integridad). 

Esto se puede garantizar con cualquier programa informático. Pero cuando se trata de la factura electrónica en formato estructurado (las que se envían a la Administración pública) se usan sistemas de intercambio de datos como el EDI (el formato XML) o la firma digital con un certificado legalmente reconocido (como el DNI electrónico o el certificado digital). 

Beneficios de la factura electrónica

Hemos pasado rápidamente, sin solución de continuidad, de la sociedad de la información a la sociedad digital. 

En este contexto, la factura electrónica es una expresión más de la importancia de lo digital en nuestra economía y, más concretamente, en la facturación de autónomos y empresas.

Su beneficio más importante, pues, es integrar la gestión de tu negocio en ese proceso. Lo que, por cierto, a la hacienda pública le permitirá un mayor control del fraude fiscal

Pero la facturación electrónica tiene otras ventajas para la actividad de un autónomo

  • Acelera todo el ciclo de facturación (¡también el cobro!)
  • Mejora el servicio al cliente
  • Reduce los errores humanos 
  • Elimina los costes de impresión y envío (un par de clics y tu cliente tiene la factura en su bandeja de correo)
  • Facilita el almacenamiento de facturas (¡adiós a los archivadores en papel!)
  • Mejora la gestión de tu facturación 

Y ahora que ya conoces sus ventajas, echémosle un vistazo a cómo hacer una factura electrónica. 

Cómo hacer una factura electrónica

Una factura electrónica no tiene un contenido especial. Es decir, que su contenido es el mismo que el de cualquier factura. 

Lo que la diferencia es el formato (XML, PDF, etc.), pero no los datos o requisitos mínimos, que son estos: 

  • Número de factura (la serie numérica ha ser correlativa y sin saltos)
  • Fecha de emisión
  • Descripción del producto o servicio
  • Precio unitario
  • Impuestos: el tipo de IVA que aplicas y el tipo de retención de IRPF (si estás obligado)
  • La base imponible (que es el importe antes de aplicar los impuestos)
  • La cuota tributaria (que es el importe en impuestos que añades a la base imponible)
  • El importe final
  • Otros datos obligatorios (en caso de que el servicio o producto estén exentos de IVA o que pertenezcas a un régimen especial fiscal)

Pero para que sea electrónica tienes que asegurarte un servicio de facturación electrónica. Y eso vamos ahora. 

Servicios de facturación electrónica

Nos referimos, claro está, a un programa de facturación electrónica, digital u online. 

Si tienes que hacer facturas a la Administración pública puedes usar el servicio Facturae del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. 

Pero, por su dificultad técnica, solo te lo recomendamos si tienes que facturar a un organismo público y no te queda otra.

Si no es el caso, mejor busca una aplicación de facturación electrónica más amigable, que te permita hacer facturas de manera ágil y fácil, sin complicaciones y sin errores.

En Declarando encontrarás un software de facturación así junto a un servicio de asesoría fiscal online que te ayudará en todo lo que necesites como autónomo.  

La facturación electrónica pasará a ser obligatoria en breve para las operaciones entre autónomos y empresas. ¿Estás ya preparado?

Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros asesores te explicará todas las ventajas de llevar tu facturación electrónica con Declarando.