Abogado, arquitecto, diseñador… da igual qué tipo de autónomo seas. Probablemente no te hayas parado a pensar que sólo por el hecho de ser eso —autónomo— también tienes una segunda profesión: recaudador de Hacienda. 

Como lo oyes, los autónomos somos recaudadores de impuestos, especialmente del IVA. 

Pagamos IVA a nuestros proveedores. Nuestros clientes nos pagan IVA a nosotros. Y todo, con la única finalidad de entregárselo después a la Agencia Tributaria. 

Entender esto es crucial para tu contabilidad. Porque nuestros expertos coinciden en que el principal problema del IVA de los autónomos es este: 

Los autónomos creemos que el IVA es nuestro, pero no lo es. 

Y este error es como una bola de nieve. De aquí se derivan otros problemas, como fijar mal el precio para nuestros servicios o pagar más IVA del que tendríamos que pagar. 

Por eso en esta guía vamos a contarte todo lo que necesitas saber sobre el IVA de los autónomos, desde qué es el IVA y qué tipos de IVA hay, hasta cómo pagarlo (y mejor aún: cómo pagar menos IVA en tu liquidación trimestral).

Qué es el IVA 

Empecemos por lo más básico, la definición del IVA. 

Para eso vamos a acudir directamente a la fuente: la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley del IVA, para los amigos):

“El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava las siguientes operaciones:

  1. a) Las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.
  2. b) Las adquisiciones intracomunitarias de bienes.
  3. c) Las importaciones de bienes.”

Ahora vamos a diseccionar esta definición que nos da la Ley del IVA para entenderla mejor. Esto es lo que realmente significa:

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo

Qué significa: el IVA es un impuesto que no se aplica directamente sobre la renta de las personas. Es decir, se aplica indirectamente sobre el consumo que hacen. Cuanto más consumas, más IVA pagarás. 

→ Grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales

Qué significa: el IVA se aplica tanto a los productos que compramos (una televisión, una manzana, un lápiz), como a los servicios que contratamos a una empresa o autónomo (el diseño de una web o las sesiones de un entrenador personal).

→ Grava las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes

Qué significa: que tienes que tener en cuenta que tanto si son operaciones que se realizan en España como en terceros países (comunitarios o no) pueden estar sujetas a IVA. 

El IVA de los autónomos

El IVA es un impuesto especialmente importante para los autónomos, porque nos afecta de dos maneras:

  • Por un lado tenemos que añadir el IVA a nuestras facturas para que nuestros clientes lo paguen. A esto se le llama IVA repercutido o IVA devengado
  • Por otro, nosotros mismos lo pagamos cuando adquirimos productos o servicios necesarios para el desarrollo de nuestra actividad. Y a esto se le llama IVA soportado.

Es decir, cobramos IVA y pagamos IVA. Pero como te explicamos al principio, ninguno de esos IVAs —ni el repercutido ni el soportado— es nuestro. Todo este lío e intercambio de IVA sucede porque estamos actuando como recaudadores de Hacienda. 

Y por eso, salvo algunas excepciones, estamos obligados a realizar la declaración del IVA, lo que también se conoce como liquidar el IVA

Declarar el IVA es como decirle a Hacienda cuánto IVA hemos recogido de nuestros clientes y cuánto IVA hemos entregado a nuestros proveedores. Y después de hablar, llega la acción: abonar la parte de IVA que nos toca. 

Pero, ¿cómo se hace este cálculo? ¿Cuánto IVA tendrás que pagar? ¿Y cuándo y cómo se paga el IVA? 

Cómo calcular el IVA de los autónomos

La gran mayoría de autónomos tiene la obligación de presentar el IVA trimestralmente, mediante el famoso modelo 303

El proceso para calcular el IVA que tendrás que pagar al final del trimestre es, en realidad, muy simple. 

  1. Revisa tus ingresos trimestrales y calcula cuánto IVA has recogido de tus clientes (IVA repercutido)
  2. Revisa tus gastos profesionales y calcula cuánto IVA has pagado en total por ellos (IVA soportado)
  3. Resta el IVA de los gastos al IVA de los ingresos. 

Y voilà: IVA calculado. 

IVA de los autónomos
 

Ese resultado será la cantidad que tendrás que ingresar a Hacienda o la que Hacienda te tendrá que devolver a ti. 

Porque la declaración del IVA, al igual que la declaración de la renta, puede salir a pagar o a devolver. 

Tip de nuestros expertos: cuanto más altos sean tus ingresos, más alto será el IVA repercutido. Esto puede suponer un gran desembolso, pero puedes solicitar un aplazamiento del IVA, fraccionándolo en pagos de entre 2 y 12 plazos. Hacienda te enviará una carta confirmando el aplazamiento e informándote de los plazos exactos en los que tendrás que pagar cada cantidad. 

¿Qué es el IVA negativo?

Como te decíamos, el IVA puede salir a pagar o a devolver. Eso se conoce como IVA positivo o negativo. 

  • Si has cobrado más IVA del que has pagado, el cálculo del IVA será positivo. En este caso, te toca pagar. 
  • Si has tenido muchos gastos, y has pagado más IVA del que has ingresado, el cálculo del IVA será negativo. En este caso, Hacienda te lo devolverá.

Cuando el IVA es negativo, puedes solicitar una compensación. Así tendrás ese dinero guardado para el siguiente trimestre, y podrás restar ese dinero a la cantidad que te toque pagar. 

Si en los siguientes trimestres el IVA sigue saliendo negativo, irás sumando las cantidades a compensar o devolver.

La devolución del IVA funciona con este sistema de compensación durante los 3 primeros trimestre del año. Sólo podrás solicitar la devolución del dinero si en el último trimestre del año el IVA sigue saliendo a tu favor.

Con estos ejemplos lo verás súper claro.

Ejemplo de IVA a pagar

Marina tiene un despacho de psicología y los servicios que presta a sus clientes llevan un IVA del 21%. 

Ese 21% de IVA que Marina añade al precio de sus servicios no es suyo, sino de Hacienda. Cuando llegue el momento, se lo tendrá que entregar. 

Pero Marina compra bienes y servicios necesarios para ejercer su profesión, como una silla de escritorio, un software de facturación, libros de psicología, etc. Por estas compras también paga un 21% de IVA. 

Cuando llega el final del primer trimestre, Marina mira sus ingresos y gastos esto es lo que ve:

  • En el conjunto de facturas emitidas a sus clientes, ha recogido 1.600€ de IVA.
  • En el conjunto de gastos deducibles que ha tenido, ha pagado 600€ de IVA.

Resultado del IVA trimestral: Marina tendrá que pagar 1.000€ de IVA. 

¿Cuándo pagará el IVA?: dado que se trata del primer trimestre, Marina tendrá hasta el 30 de abril para presentar el IVA trimestral y pagarlo (a no ser, que haya solicitado un aplazamiento del IVA).

Ejemplo de IVA a devolver 

Seguimos con Marina. Pero esta vez vamos a ver su cálculo del IVA para el segundo trimestre del año. 

Sus ingresos han sido exactamente los mismos, mientras que sus gastos se han disparado. 

Porque además de sus gastos habituales, ha contratado los servicios de un diseñador web y de un consultor de marketing. Y también ha comprado sofás para la consulta y un nuevo ordenador. 

  • El IVA repercutido o cobrado se ha mantenido igual: 1.600€
  • El IVA soportado o pagado ha subido a 1.675€

Resultado del IVA trimestral: a Marina le sale un IVA negativo de 75€ a su favor.

¿Cuándo lo podrá compensar o cuándo se lo devolverán?: se trata del segundo trimestre del año, por lo que Marina podrá utilizar esos 75€ para compensar su siguiente IVA trimestral. 

Los problemas de los autónomos con el IVA

Acabas de ver lo simple que es el cálculo del IVA. Y aún así, es uno de los asuntos que más dolores de cabeza levanta: ¿cómo es posible?

Hay dos razones que explican la eterna enemistad entre los autónomos y el IVA. 

Presta atención porque estos dos problemas pueden llevarte fácilmente a la frustración y afectar negativamente a tu rentabilidad. 

1. No entender la diferencia entre el IVA y la base imponible

¿Recuerdas la principal idea errónea sobre el IVA de la que empezamos hablando? 

«La mayoría de los autónomos nos creemos que el IVA es nuestro… pero no lo es» 

Bien, pues pensar así tiene consecuencias. Y ahí está el verdadero problema: cuando creemos que el IVA es nuestro, cometemos errores a la hora de poner el precio a nuestros servicios. 

Te ponemos un ejemplo:

Si un autónomo quiere cobrar 1.000€ no puede cobrar a su cliente 1.000€. Tendrá que cobrar 1000€ y 210€ de IVA (el 21% sobre la base imponible). Es decir, tendrá que cobrar 1.210€.

Si le cobra un total de 1000€, cuando llegue el momento de la declaración trimestral, tendrá que pagar el IVA correspondiente y, obviamente, se quedará con menos de 1000€. 

Y para no cometer este error debes tener claro un único concepto: la base imponible. 

¿Qué es la base imponible del IVA?

En una factura, la base imponible es la cantidad sobre la que se calcula el IVA y los demás impuestos, como el IVA y el IRPF. 

La base imponible responde a una simple pregunta: ¿cuánto quiero ganar con mi producto o servicio? 

Así que la base imponible es el precio que fijas, pero no es el precio que paga el cliente. Para calcular el precio final habrá que añadirle los impuestos: el IVA y el IRPF, según los porcentajes que apliquen en cada caso.  

“Cuando decides cuánto quieres ganar por tu producto o servicio, en realidad estás estableciendo la base imponible. Podríamos decir que ese es el precio real de tu producto o servicio, el valor que tú le asignas” 

— Marta Zaragoza, abogada fiscal y CEO de Declarando

Tip de nuestros expertos: recuerda que si vas a aplicar un descuento a tu cliente, el descuento se calcula también sobre la base imponible, antes de aplicar los impuestos. 

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2. No desgravar el IVA

El segundo problema más recurrente con el IVA de los autónomos tiene que ver con los gastos deducibles

Y es que el IVA es deducible. La Ley del IVA nos dice que podemos desgravar el IVA de los gastos relacionados con nuestra actividad profesional como autónomos. Por lo tanto, el IVA que hayas pagado se restará del IVA que hayas cobrado a tus clientes. 

Sin embargo, es habitual que los autónomos —incluso los que llevan años siéndolo— no tengan claro qué gastos se pueden deducir. 

Y eso repercute en la cantidad de IVA que van a poder desgravar y en los impuestos que van a tener que pagar. 

¿Qué sucede cuando no sabes qué gastos son deducibles? Que cuando llega el momento de presentar la declaración del IVA, sólo habrás tenido en cuenta los ingresos y te encontrarás con una gran cantidad de IVA repercutido. 

Y eso significa que vas a pagar un dinero que no tendrías por qué pagar. 

Por eso es importantísimo entender los gastos deducibles y desgravar el IVA. Afectará positivamente a tu declaración del IVA y a toda tu contabilidad. 

Tip de nuestros expertos: si utilizas herramientas de asesoría fiscal online como Declarando, puedes ver en cada momento cuánto tendrás que pagar de IVA en la próxima declaración. Con esa información, anticípate al resultado trimestral y asegúrate de que has tenido en cuenta todos los gastos deducibles.


Los diferentes tipos y regímenes de IVA

Ya hemos mencionado que la mayor parte de los autónomos tienen que pagar el IVA. 

Pero no todos pagan lo mismo ni todos están obligados a presentar el IVA trimestral. Y además, existen algunas excepciones en las que no se paga IVA. 

Llegados a este punto, probablemente te estés preguntando:

¿Quién paga el IVA y quién no? 

¿Por qué unos pagan menos IVA que otros? 

¿Por qué algunos no tienen que presentar la declaración trimestral?

La respuesta rápida es que depende del tipo de actividad. Para una respuesta más completa, necesitamos entender los regímenes y los tipos de IVA.

Regímenes de IVA

La Ley del IVA establece distintos regímenes, que no son más que diferentes escenarios en los que se aplican unas reglas u otras, dependiendo de la actividad. 

Los principales regímenes del IVA son el régimen general y el régimen especial de recargo de equivalencia. Y también tenemos actividades exentas de IVA. 

Existen otros regímenes especiales, pero la gran mayoría de los autónomos se encuadra en uno de estos tres casos. Así que vamos a verlos por separado. 

El régimen general del IVA y los tipos de IVA

La mayor parte de las profesiones liberales, como los abogados, asesores, consultores, redactores, psicólogos, diseñadores, etc. están dentro del régimen general. 

Estar en el régimen general significa que tienes que pagar IVA y tienes que liquidarlo en Hacienda, presentando las declaraciones trimestrales. 

Generalmente se aplica el 21% de IVA, pero dependiendo de la actividad que realicemos, existen otros porcentajes de IVA: son lo que llamamos los distintos tipos de IVA. 

  • Tipo general (21%): desde un televisor de pantalla plana hasta un servicio de coaching empresarial. La mayor parte de los productos y servicios que se compran y se venden, se corresponde con el tipo de IVA general. 
  • Tipo reducido (10%): como por ejemplo los restaurantes o la entrada a bibliotecas, museos y galerías de arte. 
  • Tipo superreducido (4%): como es el caso del pan, los libros y las revistas en general o los medicamentos. 

Para estar seguro de cuál es el tipo de IVA que se aplica a tu actividad, consulta este cuadro oficial de Tipos Impositivos en el IVA de Hacienda

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El régimen especial del recargo de equivalencia

El régimen especial del recargo de equivalencia se aplica al comercio minorista y establece unas condiciones diferentes para el pago del IVA. 

  • Los autónomos que se encuadran en este régimen pagan IVA pero no están obligados a presentar la declaración trimestral del modelo 303. 
  • En este régimen no se puede desgravar el IVA de los gastos deducibles.

Ya lo ves, el recargo de equivalencia tienen sus pros y sus contras. Al no presentar las declaraciones trimestrales, tampoco puedes liquidar el IVA de los gastos. 

Es decir, sigues pagándole el IVA a tus proveedores, pero no te lo puedes desgravar. 

Dicho esto, entrar dentro del régimen de recargo de equivalencia no es opcional. No lo decide el autónomo, sino Hacienda y la Ley del IVA. 

Actividades no sujetas o exentas de IVA

Hay actividades que están exentas de IVA. Esto quiere decir que:

  • Cuando el autónomo presenta una factura a sus clientes, no tiene que añadir ningún importe adicional en concepto de IVA. 
  • No tiene que presentar ningún tipo de declaración del IVA
  • No puede desgravar el IVA de sus gastos deducibles

Las actividades exentas de IVA más conocidas son las profesiones sanitarias, como los médicos, y la enseñanza. 

Pero también hay otras como los servicios de mediación prestados a personas físicas en diversas operaciones financieras o las operaciones y prestaciones de servicios relativas a seguros, reaseguros y capitalización.

El IVA intracomunitario

El llamado IVA intracomunitario es un conjunto de reglas que define cómo se comporta el IVA cuando la entrega de bienes o servicios se produce entre dos países miembros de la comunidad. 

La UE actúa como una unidad. Y esto implica que las operaciones intracomunitarias —entre los países de la Unión— están sujetas al IVA. O al menos, en principio. 

Porque el IVA intracomunitario permite que los autónomos no paguen IVA en los bienes o servicios comprados fuera de España a empresas de la UE. 

Es decir, las operaciones intracomunitarias están sujetas al IVA, pero pueden estar exentas. 

Para esto tenemos que cumplir dos requisitos: 

  1. Estar dados de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios). Allí nos proporcionarán nuestro NIF-IVA, también llamado número VAT (Value Added Tax) o número IVA.
  2. Que la factura emitida refleje adecuadamente que eres un empresario o autónomo, incluyendo el número VAT. 

Teniendo nuestro número VAT, no sólo no pagaremos IVA en la UE: tampoco tendremos que pagar IVA en nuestras compras en cualquier país del extranjero. 

Pero, ¡ojo al dato! Y esto es importante: aunque no pagues el  IVA intracomunitario, sí tendrás que declararlo en las casillas correspondientes del modelo 303.

Ten en cuenta que este punto es bastante complejo y daría para toda una guía. Considera lo que acabas de leer como una buena aproximación. Si necesitas más ayuda con el IVA intracomunitario, pide ayuda a nuestros expertos. 

Presentar el IVA trimestral

El modelo 303 para la presentación del IVA en sí no es muy complejo, y se puede hacer de forma presencial en Hacienda o de forma telemática desde su web. 

Pero lo cierto es que hay que saber cómo hacerlo y te encontrarás con conceptos bastante técnicos y específicos, que pueden llegar a ser difíciles de entender. 

Cometer fallos en la declaración del IVA si la presentas tú mismo es más habitual de lo que puedas pensar. Y como casi todo lo que tiene que ver con Hacienda, un pequeño error puede desembocar en graves consecuencias, como recargos por retrasos, multas, etc. 

Nuestros expertos siempre recomiendan que la presentación del IVA la haga una persona que entienda del tema. Puede ser una gestoría, un asesor o simplemente una persona que se sienta cómoda manejando temas fiscales. 

Eso no quiere decir que no puedes liquidar el IVA tú mismo. Si lo ves todo claro, ¡adelante! Pero si tienes dudas, no merece la pena arriesgarse. Busca a alguien —profesional o no— que pueda ayudarte. 

LLevar la contabilidad del IVA

Además de presentar las declaraciones que te correspondan —del IVA, del IRPF, la renta anual— como autónomo estás obligado a llevar un registro de tu contabilidad. 

Y esto se conoce como los libros de registros, que no son más que unos listados en los que hacemos constar los ingresos y los gastos que hemos tenido. 

En los libros de registros, usando el formato indicado por Hacienda, relacionamos datos de cada operación como los siguientes:

  • Nº de factura
  • Fecha de factura
  • Nombre del cliente
  • Base imponible
  • Retención (si es aplicable)
  • IVA (si es aplicable)
  • Importe total de la factura

Debes guardar tus libros de registros durante un periodo de al menos 4 años. Aunque hoy en día este proceso tiende a ser cada vez más digital. 

De hecho, muchos autónomos que usan programas de contabilidad online no tienen que preocuparse de este punto en absoluto. 

En Declarando, por ejemplo, los libros de registros se generan automáticamente a medida que vas subiendo tus gastos e ingresos a la plataforma. 

Últimos consejos sobre el IVA

A estas alturas de la guía, ya sabes todo lo que tienes que saber sobre el IVA de los autónomos (¡bien hecho!).

Pero antes de terminar, aquí tienes unos últimos consejos de nuestros expertos en fiscalidad y contabilidad que te simplificarán la vida. 

1. Lleva cuentas separadas 

Es más que recomendable que tengas una cuenta bancaria separada para recibir los ingresos de tus facturas como autónomo. De esta manera, todo el IVA se ingresará en esa cuenta y te será más fácil separarlo de tus gastos personales. 

Recuerda que ese dinero no es tuyo y que tendrás que apartarlo para entregarlo a Hacienda después.

2. Extrema la precaución en la declaración del IVA 

Si presentas tú mismo las declaraciones trimestrales del IVA, debes tener máximo cuidado para no cometer errores y respetar los plazos. De lo contrario, puedes esperar multas y sanciones. 

Ya te habíamos adelantado nuestra recomendación: déjate asesorar por un experto o alguien que sepa y presenta la declaración del IVA sólo si tienes todos los conceptos fiscales del autónomo muy claros. 

Pero aunque un asesor o una gestoría presente las declaraciones del IVA por ti, debes seguir siendo precavido con el IVA. Presta especial atención a estos tres puntos:

  • Asegúrate de tus facturas incluyan siempre el porcentaje correcto de IVA.
  • Revisa bien todos los ingresos y gastos con IVA antes de cada declaración trimestral.
  • Si por error emites una factura sin IVA o con un IVA incorrecto, tendrás que emitir una factura rectificativa con el IVA que corresponda. Si en el momento de darte cuenta ya has presentado el IVA, habrá que reflejar el cambio en la siguiente declaración trimestral.

3. Revisa con un experto los gastos deducibles

Si tienes experiencia en el mundo de los autónomos y los gastos deducibles, puede que pienses que este consejo no es para ti. 

De todos modos, nunca está de más comprobar si hay algún gasto que se ha quedado fuera de tu radar (¡psst! La experiencia de nuestros asesores nos dice que probablemente sea así). 

Pero si hace poco que eres autónomo, este punto no es opcional: consultar y revisar los gastos deducibles con un experto en fiscalidad puede suponer una gran diferencia en tu resultado trimestral. 

Si este es tu caso, no te lo pienses dos veces: infórmate bien y consulta ya con un asesor o un experto en fiscalidad del autónomo qué gastos son deducibles en tu actividad.