El diario Expansión ha publicado un reportaje-guía con consejos y recomendaciones que han aportado nuestros expertos y que son de utilidad a la hora de llevar la contabilidad y los impuestos propios de un negocio.
A continuación, te explicamos la sobrecarga de trabajo que supone para un autónomo tener que atender obligaciones contables y fiscales, sin ser un especialista.
Aprender a controlar los gastos aplicables a su actividad y deducirse los gastos adecuadamente son algunas de las claves para que un autónomo conquiste el mercado.
Facturas, proveedores, impuestos y contabilidad: cuatro palabras que los autónomos tienen en la cabeza desde que suben hasta que bajan la persiana.
Por si no fuera poco con llevar el día a día de la compañía, tanto al fontanero y electricista como al emprendedor se le exige ser un experto contable o fiscalista.
Por eso, en muchas ocasiones, los autónomos se ven desbordados por unas tareas que les consumen tiempo, en detrimento de su actividad productiva, y les exigen conocimientos específicos de los que, por lo general, carecen.
Llevar una correcta gestión, cumplir con las obligaciones fiscales y minimizar las posibilidades de error y de sanciones, al tiempo que se ahorra dinero en impuestos, puede ser solo cuestión de método y de disciplina.
En este artículo te damos algunas claves para gestionar correctamente la contabilidad de tu negocio.
Contabilidad
El Código de Comercio te obliga a tener la contabilidad ordenada para seguir cronológicamente todas sus operaciones.
También establece que dicha contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad del empresario.
«Hoy día serán anecdóticos los supuestos en los que el empresario lleve directamente la contabilidad, pero sí que sigue manteniendo la responsabilidad por las consecuencias de una llevanza incorrecta, por lo que es de vital importancia, dada la relevancia de esta obligación, que se lleve una contabilidad ordenada y al día», explica Ana Feria, abogada de Montero Aramburu.
Las normas tributarias imponen la obligación de llevar tu contabilidad tanto a efectos del Impuesto sobre Sociedades como en determinados supuestos en IRPF. Es decir, todo de ámbito tributario.
Gestión de justificantes
Igualmente, a efectos del IVA existe la obligación de llevar los libros registro de este impuesto al día y esto es una obligación que si no cumples puede suponer que te sancionen, apunta Natalia García, letrada del mismo despacho.
En este sentido, es importante destacar que los autónomos disponen ahora de aplicaciones tecnológicas para llevar la contabilidad de su negocio.
Algunas están concebidas específicamente para facilitar la contabilidad y la gestión de impuestos automáticamente, lo que resulta básico para tomar decisiones fiscales y financieras informadas.
La contabilidad de una empresa o un empresario registra las operaciones realizadas por estos, y han de estar soportadas por documentación justificativa de cada una de ellas.
A nadie se le escapa que esto generará un elevado volumen de documentación que, sin duda, debe ser gestionada y ordenada para que pueda constituir un soporte sólido para la contabilidad.
Dichos justificantes de los asientos contables tienen también relevancia a efectos tributarios, y deben cumplir con los requisitos establecidos por la normativa propia de cada impuesto: Impuesto Sobre Sociedades, IRPF, IVA, etcétera.
Una vez a la semana
Es importante que reserves un espacio predeterminado en la agenda dedicado exclusivamente a revisar los gastos que has tenido dentro de tu actividad económica.
Ese espacio de tiempo debe convertirse en una rutina semanal, siempre en un mismo día y a la misma hora. No en vano, ya te he explicado que esta tarea es clave si quieres ahorrar dinero en el pago de impuestos.
De hecho, se calcula que una adecuada deducción de gastos puede reportar un ahorro medio por autónomo de 4.000 € al año.
Así, una forma de revisar los gastos puede ser la de tener a la vista el extracto bancario y repasar uno a uno los pagos realizados para compararlos con la información que has llevado a tu contabilidad.
Facturas
El registro de los ingresos está íntimamente relacionado con la emisión de facturas que, en el caso de los ingresos de una sociedad es uno de los principales justificantes que deben conservar.
La normativa de facturación regula una serie de requisitos de las facturas con gran trascendencia tributaria que la empresa debe tener claro.
Por ejemplo: cuándo se puede emitir una factura simplificada, si la factura debe contener alguna mención específica en el supuesto de no repercutir IVA, si se aplica algún régimen especial, cómo debe ser la descripción de la operación realizada, o cuándo se tiene que emitir una factura de abono y qué menciones debe contener.
Si no cumples con los plazos de emisión de la factura y remisión al destinatario puedes provocar que las cuotas de IVA repercutidas no se ingresen dentro del plazo correspondiente, con la consecuente sanción.
Libros actualizados
Para que no se escape un justificante sin adjuntar a la documentación que llevar al día, es fundamental que tengas a mano los 4 libros de registro oficiales.
Pero la presentación de impuestos trimestrales no es la única obligación fiscal del autónomo con Hacienda.
En relación con este aspecto, la Agencia Tributaria diferencia dos tipos de sujetos: los empresarios obligados a declarar por estimación directa y los profesionales que deben hacerlo por estimación directa simplificada.
Los empresarios no mercantiles en estimación directa normal y todos los empresarios en estimación directa simplificada tienen que presentar 3 libros:
· Libro registro de ventas e ingresos
· Libro registro de compras y gastos
· Libro registro de bienes de inversión
Por su parte, los profesionales en estimación directa, en cualquiera de sus
modalidades presentan 4:
· Libro registro de ingresos
· Libro registro de gastos
· Libro registro de bienes de inversión
· Libro registro de provisiones de fondos y suplido
Recuerda que en caso de ser inspeccionado, no llevar al día la contabilidad, ocultar datos o usar documentos falsos, implica sanciones por parte de Hacienda.
A este respecto, es importante que guardes todos los libros y documentos
durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales. En ese período, Hacienda puede reclamarlos e inspeccionarlos.
Cierres contables periódicos
«Es importante realizar cierres contables parciales de forma periódica a lo largo del ejercicio», asegura García.
Según la abogada, los cierres periódicos no solo permitirán conocer de primera mano tu situación financiera , sino también detectar errores contables, conciliar saldos, evitar la acumulación de tareas y reaccionar ante los impagos.
Nuestra recomendación es que dichos cierres periódicos los realices al menos con una periodicidad equivalente al periodo de liquidación del IVA y de retenciones y pagos a cuenta.
De esta forma podrás verificar que los saldos acumulados en las partidas correspondientes a Hacienda son los correctos y se corresponden con la realidad en la actividad empresarial, evitando desfases y descuadres que podrían derivar en recargos y sanciones.
Asimismo, es bueno que te crees cuentas secundarias diferenciadas para cada tributo, y dentro de cada tributo por cada concepto impositivo, para facilitarte las cosas cuando te toque hacer y presentar los modelos de impuestos.
Calendario fiscal
Toda buena gestión empresarial requiere conocer los plazos marcados por la legislación fiscal. Esta cuestión es vital para evitar cualquier contingencia fiscal.
No obstante, de la misma forma que es importante conocer el calendario fiscal respecto de las obligaciones impositivas, también es imprescindible conocer los derechos a los que tienen acceso los contribuyentes y los plazos para poder ejercitar muchos de dichos derechos.
Existen multitud de regímenes y opciones tributarias, que permiten reducir significativamente el coste fiscal, pero que han de solicitarse con carácter previo al inicio de cada periodo impositivo o en los primeros meses del ejercicio.
Ejemplo de estos derechos tributarios a los que puede optar las empresas, siempre y cuando se anticipen en su ejercicio son los siguientes: régimen de devolución mensual, régimen del criterio de caja, diferimiento del ingreso del IVA a la importación, grupo de IVA, cambio de la modalidad del pago fraccionado del IS, régimen de consolidación fiscal en el IS, aclara Feria.
Claves de tesorería
La tesorería es esa parte fundamental de la gestión de un negocio en la que se organiza todo lo relacionado con lo que llamamos flujo de caja; es decir, con la entrada y salida de dinero.
En esta vertiente, se incluyen desde las tareas más básicas, como efectuar pagos y comprobar cobros, hasta otras más complejas, como la planificación de los flujos de caja futuros.
Una planificación de la tesorería puede ayudarnos a prevenir crisis financieras, preparándonos para afrontar imprevistos o situaciones de baja liquidez sin tener que asumir demasiados riesgos.
Atenernos a tres simples pasos, puede ayudarnos con esta tarea:
1) Calcula cuánto crees que ingresarás en los próximos 3 meses, incluyendo los pedidos cerrados, más una estimación de posibles nuevos pedidos.
2) Anota todos los pagos comprometidos en el mismo periodo, tanto los recurrentes, como los puntuales.
3) Anótalos en un Excel o similar para ver si en algún momento te quedarás sin dinero e, idealmente, actualiza estos cálculos cada mes.
4) Separa las cuentas personales de las profesionales, te permite tener una visión cabal de la tesorería del negocio y llevar una mejor gestión económico-financiera del mismo, al poder identificar fácilmente las anotaciones de salidas y entradas de dinero en la cuenta.
Precios de venta
Es el último proceso de un negocio, aunque sea el primero que se ve, la venta.
Fijar correctamente los precios resulta crucial para la supervivencia de cualquier negocio y, sin embargo, muchos autónomos desconocen los criterios básicos de fijación de precios
1) Fija los precios por costes: suma gastos directos, indirectos, y el precio del trabajo por hora y sobre ese total aplica un margen.
2) Fija los precios por competencia: es decir, establece los precios en comparación a otras empresas del mismo sector.
3) Fija los precios por valor: pon el precio en función del valor monetario o impacto de negocio del producto o servicio para el cliente.
Además de estos criterios, hay que tener en cuenta cuál es la cantidad total de impuestos que pagarás a final de año, concepto conocido como el Impuesto de Beneficios.
Esta es una herramienta imprescindible para que fijes correctamente el precio de tus servicios, ya que así sabes cuánto se quedará Hacienda de su margen y lo puede añadir al precio.
