Factura electrónica: guía definitiva

La factura electrónica será obligatoria en 2026 para los autónomos. Pero es ahora, que puedes implementarla sin ningún coste con el Kit Digital, cuando debes empezar a adaptarte.

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La factura electrónica ha sido hasta ahora una realidad ajena a los autónomos. 

Sonaba —y todavía suena— como cosa de la Administración pública y empresas que trabajan para ella. 

Pero esto se va a cambiar. Y muy pronto. 

Va a cambiar si eres autónomo y tus clientes también son autónomos o empresas.

También va a cambiar —y se va a acabar— la forma más popular de hacer facturas entre autónomos: las plantillas de factura de Word y Excel. 

Ni siquiera se va a salvar el PDF. 

Pero tranquilo (y tranquila). Porque esto no va a ocurrir de la noche a la mañana. 

Existen unos plazos y unas herramientas que te harán la transición más fácil, e incluso sin costarte un céntimo gracias a la subvención del Kit Digital.  

Y también tienes esta guía pensada para que como autónomo afrontes la llegada de la factura electrónica con confianza y tranquilidad 😀

¿Qué es la factura electrónica?

Hay dos maneras de entender la factura electrónica, también conocida como e-factura (o efactura). 

La primera, genérica, es la que recoge el Reglamento de facturación en España:

“La factura electrónica es aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico”.

Es genérica porque por “formato electrónico” se entiende, según la Agencia Tributaria en su Manual de actividades económicas, una factura generada en formato PDF, DOC (como el de Word) o XML. 

Y añade: “Que reemplaza al documento en papel, y conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad”.

La segunda manera es más restringida, porque excluye los formatos electrónicos más populares entre autónomos y empresas como el PDF, Excel o Word

Y solo acepta las facturas electrónicas de un formato muy específico (conocido como “formato estructurado”), como el XML, que es el que se usa para hacer facturas electrónicas a la Administración pública

El nuevo reglamento de facturación electrónica que te afectará como autónomo se refiere a este último tipo de factura. 

Y ahora hablemos un poco de normas. No sufras, seremos breves 😉

¿Qué es el reglamento de factura electrónica?

Hasta ahora, la factura electrónica era sinónimo de facturar a la Administración pública. 

Y solo era obligatoria en determinadas operaciones (por encima de los 5.000 €) y para las empresas. 

Los autónomos, por ejemplo, estaban exentos.

Pero con la aprobación en 2022 de la ley de creación y crecimiento de empresas (la  ley crea y crece), se ha decidido ir más allá y extender el uso obligatorio de la factura electrónica al sector privado.

Es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas privadas.

O por decirlo en términos anglosajones: al B2B (Business to Business). Por lo que en adelante también nos referiremos a esta factura como factura electrónica B2B

Ilustración de factura electrónica B2B

De la “ley crea y crece” surge el nuevo reglamento de factura electrónica con un doble objetivo: 

  • Digitalizar las relaciones B2B con todo lo que eso conlleva (como la reducción de costes en las operaciones y mayor transparencia)
  • Reducir la morosidad en las operaciones entre autónomos y empresas

Esto último —lo de la morosidad— es sin duda lo que más te importa como autónomo. Y su principal beneficio. 

Beneficios de la factura electrónica para los autónomos

La digitalización de la gestión de tu negocio siempre es una ventaja. 

Ataja los errores humanos, facilita el almacenamiento de tus facturas y acelera el ciclo de facturación dentro de un contexto —el B2B— caracterizado por ciclos largos de compraventa. 

Autónoma creando una factura electrónica y enviándola

Pero más allá de estas ventajas, el principal beneficio de la factura electrónica para ti es que pone coto a la morosidad

Y esto hay que destacarlo: 

“El principal beneficio de la factura electrónica es que reduce la morosidad”

Como sabrás, los que más sufren la morosidad de sus clientes son los autónomos y las pymes (por este orden). 

Con la implantación de la factura electrónica, la Administración pública controlará si se cumplen los plazos de pago en el sector privado (60 días máximo desde la entrega o prestación del producto o servicio). 

Y lo hará de la siguiente manera: 

  • Las empresas morosas quedarán excluidas de cualquier subvención pública que supere los 30.000 €. 
  • La Administración pública penalizará a aquellas empresas con contratos públicos que no paguen a sus suministradores y subcontratistas —muchos de ellos autónomos— dentro del plazo legal.

Resumiendo: la factura electrónica también será una oportunidad para que los autónomos cobren a tiempo.

¿Cuándo es la factura electrónica obligatoria para los autónomos?

El nuevo reglamento de facturación electrónica todavía no se ha aprobado. Aunque es predecible que el Gobierno lo haga este año 2024.

De hecho, el Gobierno ya va con retraso: la “ley crea y crece” le daba de margen hasta abril de 2023. 

Y mira en qué fechas estamos y la casa todavía sin barrer… 

Dicho esto, a partir de su aprobación, los plazos para implantar la factura electrónica serán los siguientes: 

  • 1 año para empresas que facturan más de 8 millones de euros anuales
  • 2 años para autónomos y empresas que facturan menos de 8 millones de euros al año 

Como autónomo, por tanto, la factura electrónica será obligatoria, con toda seguridad, en 2026

Y ahora algunas aclaraciones sobre su obligatoriedad. 

Algunas aclaraciones sobre la obligatoriedad de la factura electrónica para los autónomos

Esta nueva regulación de la factura electrónica solo te afecta si eres autónomo y facturas a clientes que son empresas o autónomos.

Su obligación, por tanto, no afecta a la facturación a particulares

Tampoco cuando facturas a empresas o autónomos que no residen en España. 

Por lo que este reglamento no se aplica:

¿Cuáles son los requisitos de la factura electrónica?

Según el borrador del reglamento de facturación electrónica, la factura electrónica deberá cumplir con unos requisitos específicos

  • Tener un formato estructurado como el XML, UBL, FACTURAE, EDIFACT. Las facturas en PDF, Word o Excel, no tienen formato estructurado, no serán válidas.
  • Tener un código único por factura que identifique el NIF del emisor; el número y la serie de la factura y su fecha de emisión.

Junto a estos requisitos específicos, la factura electrónica deberá cumplir con los requisitos de autenticidad e integridad que debe cumplir cualquier factura. 

Para entendernos: 

  • Autenticidad se refiere al origen de la factura: se debe identificar claramente quién es el emisor.
  • Integridad alude al contenido: se debe garantizar que la factura no ha sido modificada. 

Para asegurar que estos requisitos se cumplen, tu programa de facturación electrónica deberá usar uno de los siguientes métodos: una firma electrónica avanzada , un intercambio de datos electrónicos (EDI) u otra forma validada por la Agencia Tributaria. 

En este sentido, los programas de factura electrónica cobran una gran importancia, porque la normativa les obliga a cumplir con unos requisitos técnicos. 

Pero antes de seguir hablando de estos programas, hay otras obligaciones que debes conocer. 

Tablet que muestra los requisitos y formatos admitidos de la factura electrónica

Otras obligaciones de la factura electrónica que debes conocer como autónomo

Según el borrador del nuevo reglamento de factura electrónica, como autónomo deberás cumplir con otras obligaciones. 

Como emisor de la factura electrónica:

  • Tendrás que enviar una copia de esta a la Agencia Tributaria a través de una solución pública de facturación electrónica (está todavía por desarrollar).
  • Tus clientes podrán solicitar una copia de las facturas en un plazo de 4 años desde la fecha de emisión. Y sin que eso suponga ningún coste para ellos.

Como receptor de la factura —es decir, como cliente— deberás comunicar los distintos estados de la factura a tu proveedor. Esto significa informar:

  • Si aceptas o rechazas la factura (y su fecha de aceptación o rechazo)
  • Cuando hayas hecho el pago efectivo de la factura (con la fecha) 

Además, no podrás obligar a tu proveedor a usar un software de facturación electrónica en particular.

Y ahora hablemos de los programas para hacer facturas electrónicas. 

El papel de los programas de factura electrónica

Contar con un programa de factura electrónica será esencial. 

Es algo obvio: la factura electrónica es una factura generada por medios informáticos.

Esto debes verlo como una ventaja, ya que son estos programas de facturación electrónica los que deberán cumplir con los requisitos técnicos

Además, estos softwares deberán garantizar la interconexión e interoperabilidad con otros softwares de facturación electrónica.

Es decir, que deberán facilitar el envío y la recepción de la factura electrónica sin que tengas que usar el mismo programa de factura electrónica que tus clientes y proveedores. 

De hecho, deberán garantizar toda la comunicación exigida por el reglamento, incluido el envío de las copias de tus facturas a la Agencia Tributaria en el formato adecuado. 

En este sentido, la reglamentación de la factura electrónica dibuja el siguiente panorama: 

  • Se creará un sistema español de factura electrónica. Este estará formado por todos los programas de facturación electrónica de proveedores privados y la solución pública de facturación electrónica.
  • Habrá una solución pública de facturación electrónica para aquellos autónomos y empresas que no quieran usar un software privado de facturación. 
  • Esta solución pública la gestionará la Agencia Tributaria y será gratuita.

Hablamos en futuro porque esta información todavía forma parte del borrador del nuevo reglamento. 

Y porque la Agencia Tributaria todavía no ha desarrollado el nuevo software público de facturación electrónica.

¿Y qué relación tiene la factura electrónica con el reglamento de los programas de facturación?

En paralelo a esta normativa de la factura electrónica, ha aparecido otro reglamento que también te incumbe: el que regula los programas de facturación, conocido como «reglamento verifactu».

Es un reglamento distinto, con un objetivo también diferente: acabar con los software de doble uso

Es decir, los softwares que permiten la conocida como “contabilidad B” (el fraude fiscal, vamos).  

Es un reglamento que deberán cumplir todas las empresas que producen y comercializan programas de facturación (como Declarando). 

Y va más allá de la factura electrónica B2B —la que te comentamos en esta guía—, porque también afecta a tu facturación con clientes particulares, intracomunitarios y de fuera de la UE.   

Por lo que hace a la factura electrónica B2B, la novedad son las sanciones: 50.000 € por cada ejercicio fiscal (es decir, cada año) que hayas facturado con un software ilegal 🥺

Autónoma contenta porque ha conseguido la factura electrónica gratuita con el kit digital

El Kit Digital y la factura electrónica: una oportunidad única (y gratuita)

Para que la implantación de la factura electrónica entre los autónomos sea efectiva, el Gobierno ha ideado una subvención pública

Se llama Kit Digital y puede que a estas alturas ya hayas oído hablar de ella 😉

Y si no, te la resumimos brevemente: se trata de una subvención de 2.000 € que los autónomos pueden invertir en digitalizar su negocio. 

El Kit Digital lo puedes destinar a un programa de facturación electrónica para autónomos. Y sin que eso suponga para ti ningún esfuerzo económico.

De hecho, en la “ley crea y crece” se recomienda solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica

Y nosotros —ni nadie— somos quienes para decir lo contrario…  

2026 puede parecerte una fecha muy lejana, pero ten en cuenta que la subvención del Kit Digital solo está disponible hasta finales de 2024

Los fondos, además, están limitados y se distribuyen por orden de solicitud. 

Por lo que es ahora o nunca tu oportunidad para solicitarlo

Y mejor que sea ahora, ¿verdad? 💡

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Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

La implantación de la factura electrónica supone muchos cambios y novedades. 

Por lo que es normal que tengas dudas todavía.

A continuación, te aclaramos las más frecuentes 👇

¿Podré seguir usando plantillas de factura de Excel y Word?

Las plantillas de factura de Excel y Word tienen los días contados. 

Esto se debe a dos motivos. 

En primer lugar, no tienen un formato electrónico estructurado. Por lo que no serán válidas en las operaciones entre autónomos y empresas. 

Es decir, que no servirán como factura electrónica. 

En segundo lugar, tampoco serán válidas para el resto de operaciones, ya que, según el nuevo reglamento de programas de facturación, las facturas deberán llevar un código QR. 

Y ni Word ni Excel pueden generarlo.  

¿Cuál es la diferencia entre factura y factura electrónica?

La factura electrónica es una factura, con la particularidad de que se emite por medios electrónicos (por ejemplo, con un programa de facturación). 

Se contrapone, técnicamente, a la factura de papel. 

¿Y la diferencia entre factura digital y electrónica?

Factura digital y factura electrónica significan lo mismo. 

Simplemente, en la legislación española se ha preferido usar el término de factura electrónica. 

¿Es lo mismo Facturae y la factura electrónica?

Facturae es un formato de factura electrónica estructurada. 

También es el nombre del programa de facturación electrónica que la Administración dispuso para sus proveedores. 

Cuando se implante el reglamento de la factura electrónica B2B, Facturae será uno de los formatos válidos para emitir facturas. 

Y puede que el único válido en que se podrá remitir la copia de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria. 

Aunque esto último no es definitivo: hay que esperar, todavía, a que se apruebe el reglamento. 

¿La factura electrónica pone fin a la factura en papel?

No. La factura en papel seguirá existiendo y seguirá siendo válida. 

El nuevo reglamento de factura electrónica solo afecta a la facturación B2B (entre autónomos y empresas). 

Por lo que si tienes clientes particulares, podrás emitir las facturas en papel.

Eso sí: deberás llevar un registro electrónico de tu facturación.  

¿Puedo solicitar el Kit Digital con Declarando para la factura electrónica?

Sí, en Declarando nos encargamos de todo: de solicitarlo por ti y de implementar tu solución de factura electrónica. 

Y gratis: no cobramos por este servicio.

¿Quieres saber más sobre la factura electrónica y el Kit Digital? No se hable más y reserva ahora una consulta gratuita con uno de nuestros mentores fiscales 😀

Marta Zaragozá
Autor:
Marta Zaragozá
Marta es CEO de Declarando, la asesoría fiscal que ya ha ayudado a más de 100.000 autónomos a ahorrar 50 millones de euros. Adicta al derecho financiero y tributario, la tarta de queso, la natación y Juego de Tronos.
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