¿Aún facturas en Excel?
Si es así, llegan noticias, y no son malas: en poco tiempo, hacer facturas con Excel será cosa del pasado.
Con la nueva factura electrónica obligatoria, esta opción aparentemente cómoda y económica dejará de ser válida.
Pero esto, más que un problema, te reportará grandes beneficios: cobrarás antes tus facturas, perderás menos tiempo facturando y te ahorrarás todos los errores de Excel.
Hay más buenas noticias: en 2025 puedes adaptarte a la nueva normativa fácilmente y sin gastar un euro.
En este artículo te explicamos por qué Excel dejará de ser una opción, cómo te beneficiará y qué opciones tienes 😊
¿Es legal facturar en Excel?
Sí, hoy por hoy, facturar en Excel es legal.
La factura en formato Excel es, técnicamente, una factura electrónica o digital.
Por la simple razón de que se “expide y recibe en formato electrónico”, según el Reglamento de facturación.
Otro tema son sus inconvenientes, tanto legales como de gestión.
Por ejemplo, uno de los requisitos legales de una factura es que se garantice que no haya sido modificada (lo que se conoce como “integridad”).
Y esto no siempre se puede asegurar con Excel.
Por lo que no es raro que Hacienda tuerza el gesto cuando te pide las facturas y tú se las envías en ese formato… 😬
Como facturar con Excel es el pan de cada día de muchos autónomos y pymes, y no es fácil cambiar esta costumbre, Hacienda se ha sacado un nuevo as de la manga.
Ese as se llama factura electrónica obligatoria B2B.
¿Por qué la factura electrónica en Excel no será legal?
En un futuro muy próximo, entre 2026 y 2027, se aplicará la factura electrónica obligatoria en el B2B.
Es decir, la obligación de facturar electrónicamente en las compras y ventas entre autónomos y empresas (por eso lo de B2B: business to business).
Estarás obligado a usar un formato de factura electrónica específico, llamado “estructurado”.
Para serte más claros y menos técnicos: Excel no servirá.
Pero tampoco otros formatos muy usados hoy en día, como las facturas en Word o en PDF.
La razón, más o menos técnica, es esta: Excel no puede asegurar la integridad de una factura, así como su autenticidad (quién es el emisor), de la misma manera que una factura electrónica estructurada.
Antes de darte algo más de detalles sobre esto último, debemos aclararte que Excel no será ilegal del todo.
En algunas situaciones, fuera del ámbito B2B, podrás seguir usando una hoja de Excel para facturar.
No sin riesgos, por cierto 🤔
¿Cuándo seguirá siendo legal hacer una factura con Excel?
En el B2B, ten esto claro: Excel, nunca más.
Es decir, que las facturas en Excel ya no serán legales cuando se aplique el reglamento de factura electrónica.
Pero hay vida más allá del B2B, como sabe cualquier autónomo que factura a particulares: y es que una factura en Excel seguirá siendo legal cuando tu cliente sea un particular.
Pero deberás cumplir unas condiciones, lamentablemente confusas, para no cruzar la línea entre lo legal y lo ilegal.
Esas condiciones las pone Verifactu, el reglamento que regulará los programas de facturación y contabilidad en España a partir de julio de 2025.
Esta normativa solo afectará a los programas de facturación en España.
Y, claro, Excel es una hoja de cálculo, aunque ofrezca plantillas de factura.
Sin embargo, Hacienda lo ve de otro modo. Así lo explica en su web:
- De entrada, depende del uso que le des a la hoja de cálculo (esto también sirve para las plantillas de factura de Word).
- Si lo usas para introducir facturas e imprimirlas, se considera facturación manual. Por lo que no le afecta el reglamento Verifactu y puedes usar Excel.
- Pero si lo usas como sistema de conservación de facturas y procesamiento de datos (por ejemplo, cálculo de impuestos), entonces Excel ya pasa a ser un programa de facturación y se le aplica Verifactu.
Es un lío, no te vamos a engañar.
Y Hacienda no lo pone fácil con sus explicaciones.
Así que, frente a las dudas, te recomendamos usar un software que cumpla Verifactu. Y dejar Excel para otra clase de tareas.
Para saber si un software o programa de facturación cumple Verifactu, debes pedir al proveedor que te muestre la declaración responsable.
En esa declaración, debe constar que el software cumple el reglamento Verifactu. Y debe mostrarse de forma clara y visible en el mismo software.
Esa declaración es tu salvoconducto ante Hacienda. Porque usar un software de facturación que no cumpla Verifactu conlleva una multa mínima de 50.000 € 😯
¿Qué formato de factura electrónica alternativo a Excel será válido?
Retomemos el hilo de la factura electrónica obligatoria en el B2B.
Hablemos del formato, de forma amena y lo menos técnicamente posible:
- Solo será válido un formato electrónico estructurado
- Por ejemplo, Facturae, que es el formato que se usa para facturar electrónicamente a la Administración pública
- Pero también otros formatos como XML (que es el de Facturae), EDIFACT o UBL
Estos formatos tienen una cosa en común: que automatizan el envío y recepción de la factura.
Así, tu cliente no tiene que descargarla en Excel (o Word o PDF) y picarla después a mano.
Directamente, sin mediar picoteos en el teclado, la tendrá en su software de factura electrónica.
Pero esto, la automatización, es solo una de las múltiples ventajas que tendrá para ti. ¿Profundizamos?
Las ventajas de la factura electrónica vs. Excel
Cuando el Gobierno impulsó la ley de la factura electrónica (o ley crea y crece), justificó sus bondades, entre otras cosas, porque ayudaría a reducir la morosidad.
Es decir, que la obligación de facturar electrónicamente te ayudará a cobrar las facturas antes del plazo legal máximo (60 días).
¿Y cómo? Pues estableciendo un mayor control de los pagos por parte de Hacienda.
Por ejemplo, obligando a tu cliente a informarte de cuándo te ha pagado la factura y recopilando esa información para luego pasar factura —y nunca mejor dicho— si paga tarde.
Faltan detalles, porque el reglamento aún no está aprobado.
Pero el borrador de Hacienda ya da algunas pistas: quien pague tarde a sus proveedores no tendrá acceso a subvenciones públicas.
¿Te parece poca ventaja cobrar antes tus facturas, cuando con Excel es un descontrol? Pues veamos más 👀
Otros beneficios de facturar electrónicamente (sin Excel)
La factura electrónica obligatoria supondrá una mayor automatización.
Esto ya te lo habíamos mencionado. Lo que no te habíamos dicho era que automatizar significa también reducir los errores a la mínima expresión.
Excel es una fuente constante de errores.
Que se lo digan, si no, al banco JP Morgan: un error en una celda de un Excel de contabilidad le costó unos 6.000 millones de dólares. ¡Ahí es nada!
Y si piensas que eso es un caso puntual, toma nota de esta cifra que recogía la consultora Cassotis: el 88 % de las hojas de Excel de las empresas contiene errores.
Los errores en facturación tienen un coste: se llama sanción fiscal 🥺
El coste varía según el tipo de error y cómo afecte a los importes de la factura.
Por ponerte un ejemplo sencillo: una factura con defectos (es decir, errores) puede costarte el 1 % del importe de esa factura, según el artículo 201 de la Ley General Tributaria.
Y si ese defecto supone pagar menos a Hacienda en impuestos (por un mal cálculo o un porcentaje equivocado): el importe no declarado más una sanción del 50 % (como mínimo) de ese mismo importe.
Por resumir:
Otros 3 beneficios de la factura electrónica frente a Excel:
- Almacenamiento seguro. Cuenta entre tus obligaciones la de conservar tus facturas un mínimo de 4 años.
- Mejor servicio a tus clientes. Al automatizar la facturación y ocasionarle menos problemas (por cometer menos errores en tus facturas).
- Cumplimiento de tus obligaciones. Facilitará que cumplas con tus obligaciones con Hacienda, como la de presentar tus impuestos o llevar un registro de tu contabilidad (ingresos y gastos).
Comparativa: Factura electrónica B2B vs. Factura en Excel
| Factura electrónica B2B | Factura en Excel | |
| Legalidad en el B2B | Obligatoria y 100 % legal | No será válida en el B2B a partir de 2026 y 2027 |
| Automatización | Envío y recepción automáticos | Requiere introducción manual |
| Reducción de errores | Minimiza errores humanos y de cálculo | Elevado riesgo de errores |
| Cobro de facturas | Mayor control de pagos y reducción de morosidad | Descontrol en el seguimiento de pagos |
| Cumplimiento normativo | Facilita el cumplimiento con Hacienda (Verifactu, ley crea y crece) | Puede generar problemas en inspecciones |
| Almacenamiento seguro | Garantiza la integridad y conservación de las facturas | Riesgo de pérdida o modificación accidental |
| Accesibilidad | Disponible desde cualquier dispositivo con conexión | Depende del almacenamiento local (en ordenador o portátil) |
| Gestión del tiempo | Reduce el tiempo dedicado a facturación | Requiere más tiempo por procesos manuales |
| Posibilidad de sanciones | Menos riesgo, ya que cumple con la normativa | Puede implicar sanciones por errores e incumplimientos |
Como ves, dejar de usar Excel para facturar supondrá grandes ventajas para un autónomo.
Especialmente ahora, que tienes varias opciones para implementar la factura electrónica sin invertir nada.
Cómo pasar de Excel a la factura electrónica (por 0 €, solo en 2025)
De entrada, la aplicación de la factura electrónica puede parecerte un nuevo problema en el horizonte.
Nuevos costes, nuevas normativas, más obligaciones… ¡Como si no tuvieras suficientes como autónomo!
Hasta cierto punto, es verdad: supondrá todo eso. Y puede que otras cosas más 😒
Por eso, para hacerte la transición más fácil, menos burocráticamente dolorosa y con menos costes, el Gobierno se ha sacado otro as: el Kit Digital.
¿Te suena?
Por si acaso: es una subvención pública de 3.000 €, financiada con fondos europeos, que puedes invertir en digitalizar tu negocio. Y sin tener que devolverla.
La ley crea y crece recomienda invertir esta subvención en la factura electrónica.
Por eso de “adaptarse y contar con el apoyo necesario”, ya que “el proceso de digitalización de la factura puede conllevar un mayor esfuerzo para las empresas de menor tamaño”.
Y razón no le falta a la ley, ¿verdad?
Al invertir el Kit Digital en un programa de facturación electrónica:
- Cumplirás con las nuevas obligaciones derivadas del reglamento de factura electrónica y Verifactu (hacer facturas en el formato correcto, llevar un registro contable con los nuevos requisitos de Hacienda, etc.).
- Recibirás asesoramiento de expertos para que la transición sea lo más cómoda posible, sin complicaciones.
- No deberás estudiar las nuevas normativas: esos mismos expertos te las traducirán a tu idioma, en lo esencial, para que puedas dedicarte a lo que de verdad te importa.
Solo hay un pero: el plazo límite para solicitar el Kit Digital es el 31 de octubre de 2025.
Si antes no se acaban los fondos (y la demanda es alta).
Para asegurarte tu Kit, y aplicar la factura electrónica sin coste alguno, tienes dos opciones: solicitarlo por tu cuenta, enfrentándote a solas con la Administración pública.
O hacerlo, también sin coste alguno, con un experto, que te ahorrará el mal trago de pasar por toda esa burocracia 😀
