2025. Este es el año en que, con total seguridad, estarás obligado a hacer facturas electrónicas.
2025 está a la vuelta de la esquina. Y no es una exageración.
Para entonces deberás estar preparado, es decir, deberás tener instalada la facturación electrónica.
Y para prepararte, el Gobierno ha puesto en marcha una ayuda: el Kit Digital.
El Kit Digital tiene fecha de caducidad, por lo que deberás aprovecharlo antes de que se acabe. Y se acabará antes de 2025.
A continuación, te explicamos todo lo que debes saber sobre el Kit Digital y la factura electrónica, cómo solicitarlo y cómo invertirlo.
1) Qué es el Kit Digital y la factura electrónica
El Kit Digital, también conocido oficialmente como Programa Digital Toolkit, es una subvención pública que puso en marcha el Gobierno en 2022.
El objetivo: que autónomos y empresas digitalicen sus negocios.
Para los autónomos, consiste en una ayuda por valor de 2.000 € a fondo perdido, es decir, que no debes devolverla.
Esta subvención la puedes invertir en distintas soluciones digitales, entre las que destaca la facturación electrónica.
La factura electrónica (o factura digital u online) es aquella que se emite y recibe por medios electrónicos. Por ejemplo, a través de un programa de facturas.
Debe cumplir los mismos requisitos que una factura ordinaria (número de factura, fecha de emisión, datos fiscales del emisor y el receptor, etc.) y otras particularidades que te explicamos a continuación.
2) La factura electrónica en España
La factura electrónica es una vieja conocida para todas aquellas empresas que trabajan con la Administración pública.
Y es que para facturar sus servicios o productos a cualquier administración (ya sea estatal, autonómica o local), las empresas deben hacerlo mediante una factura electrónica.
Pero no una factura digital cualquiera: debe seguir un determinado formato conocido como facturae (una factura en PDF, por ejemplo, no es válida).
Los autónomos, en cambio, no están obligados. Aunque esto cambiará dentro de poco.
Esto y, en general, la manera de facturar su actividad. Y es que para 2024 y 2025 la facturación electrónica será obligatoria también para el sector privado.
Esto quiere decir que, para entonces, todos los autónomos y empresas deberán emitir facturas electrónicas en un determinado formato (todavía por especificar en 2023), según la ley crea y crece.
3) La facturación electrónica y los autónomos
El Gobierno trabaja en un nuevo reglamento de facturación electrónica. Este reglamento detallará los aspectos técnicos de la factura electrónica.
Y, en cuanto se apruebe, entrará en vigor para los autónomos al cabo de dos años.
Según la ley crea y crece, este reglamento debería estar aprobado, como muy tarde, en 2023. Por lo que, en 2025 la factura electrónica será obligatoria para los autónomos.
En paralelo, el Gobierno trabaja en otro reglamento sobre programas de facturación electrónica.
Este reglamento establecerá los requisitos legales que deberán cumplir los programas de facturación que usan autónomos y empresas.
Y la idea es que se empiece a aplicar en 2024.
Mientras tanto, el Gobierno recomienda que los autónomos aprovechen el Kit Digital para sufragar los costes de digitalizar sus sistemas de facturación.
Y es que, aunque todos estos nuevos reglamentos no se empezarán a aplicar hasta 2024 y 2025, el Kit Digital tiene fecha de caducidad: la convocatoria se cerrará en octubre de 2023 🧐
Ahora te contamos cómo puedes aprovecharla.
4) Cómo usar el Kit Digital para la factura electrónica
El Gobierno permite que los autónomos puedan dedicar hasta 1.000 € del Kit Digital en implementar una solución informática de facturación electrónica, es decir, en un programa de facturación.
Por lo que, si lo solicitas, te quedarían otros 1.000 € para invertirlos en otra solución digital como la gestión de clientes o en business intelligence y analítica, entre otras.
Y ahora el quid de la cuestión (y nunca mejor dicho): ¿cómo solicitarlo?
A través de Acelera Pyme, una plataforma creada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Para tramitarlo deberás rellenar un formulario y hacer un test de maduración digital, que te permitirá conocer el grado de digitalización de tu negocio.
La ayuda se concede por orden de llegada, por lo que se recomienda no demorarse.
El trámite, en su conjunto, parece sencillo. Aun así, como en toda ayuda pública, debes cumplir unas formalidades en la solicitud.
Un pequeño error u omisión puede enviarte de nuevo a la casilla de salida, es decir, a empezar de cero con todo el papeleo. O, incluso, a perder la oportunidad.
Es por este motivo que el Gobierno habilitó el papel del representante voluntario, un agente (una empresa) al que le autorizas para que haga todos los trámites en tu nombre.
Al final te daremos más detalles y pistas sobre cómo tramitarlo correctamente. Antes queremos darte una información importante sobre la facturación electrónica.
5) Cómo elegir un programa de facturación electrónica
Pongamos que ya has solicitado el Kit Digital. Te han concedido los 2.000 € o estás a la espera de que te los concedan. ¿Cómo elegir la aplicación de facturación electrónica adecuada?
De entrada, evita cualquier programa de doble uso, es decir, aquel que te permita llevar una contabilidad B (no legal).
La ley antifraude ya los prohíbe y hay multas tanto para quien los produzca o comercialice como para quien los use. Y la multa no es moco de pavo: ¡50.000 €! 😱
A falta de que se apruebe el nuevo reglamento, podemos adelantarte que el software de facturación:
- No deberá permitir la eliminación o alteración de facturas u otro apunte contable (como los gastos) sin dejar rastro
- Deberá contener un registro de facturación con todos los datos de las facturas emitidas y también de las anuladas
- Las facturas que emita deberán cumplir con la normativa de facturación vigente aprobada en 2012
- Deberá contener un registro de eventos con información sobre el uso que haces del programa (como cuándo accedes y cuándo sales)
- Deberá facilitar la transmisión de datos a Hacienda, que podrá solicitártelos en cualquier momento
Son muchas las especificaciones técnicas que deberán cumplir estos programas. Pero la prueba del algodón para ti, como usuario y autónomo, será la siguiente: deberán llevar una declaración responsable.
Esa declaración responsable deberá constar por escrito y estar visible en el momento de la compra.
En esa declaración, el productor deberá asegurar que cumple con la Ley General Tributaria y el nuevo reglamento sobre los sistemas informáticos de facturación.
Como cliente, tendrás derecho a solicitarla antes de la compra y en cualquier momento (por ejemplo, si hay una actualización en el software).
Si hemos hablado en futuro en estas últimas líneas es porque toda esta regulación, como te explicábamos al comienzo, todavía no ha entrado en vigor.
Pero lo que sí que está ya en vigor, y vivo y coleando es el Kit Digital.
6) Cómo elegir un representante voluntario para invertir el Kit Digital en la facturación electrónica
Solicitar una ayuda pública exige tiempo y conocer sus formalidades. Y un pequeño error en la solicitud puede echar al traste esta posibilidad única de digitalizar tu facturación sin ningún coste.
El representante voluntario es, por tanto, una figura imprescindible para que la solicitud llegue a buen puerto.
¿Pero cuál elegir? Es importante que el representante voluntario esté familiarizado con la ayuda.
Pero también es importante que sepa asesorarte, porque este bono digital es de 2.000 € para los autónomos y si lo inviertes en facturación electrónica (1.000 € máximo) podrás dedicar otros 1.000 € en otra solución.
Otro elemento esencial es que el representante también sea agente digitalizador, es decir, que pueda proveerte de alguna de las soluciones en las que puedes invertir el Kit Digital.
De esta manera, sabrá asesorarte mejor: tanto para solicitarlo (que ya se encargará él) como para saber en qué destinar esa ayuda.
Por qué elegir Declarando como representante voluntario del Kit Digital y como agente digitalizador
Declarando es una asesoría fiscal online inscrita como representante voluntario y agente digitalizador.
Esto quiere decir que nos encargamos de solicitar por ti el Kit Digital. Y de manera gratuita.
Pero también te asesoramos sobre qué solución digital es la más importante para tu negocio y, además, te ofrecemos soluciones digitales propias, entre ellas, de facturación electrónica.
Pero no solo de facturación electrónica: con el Kit Digital queremos maximizar el impacto de esta ayuda sobre tu negocio.
Y es que tienes muchos retos que afrontar como autónomo, empezando por este año 2023.
El más inmediato y novedoso: el nuevo sistema de cotización de los autónomos, ya en vigor, y que te obliga a llevar una previsión de tus ingresos reales (el rendimiento neto) para el pago de la cuota mensual de autónomo.
Y no menos inmediato, pero siempre vigente: la presentación trimestral de tus impuestos.
En Declarando te proponemos varias soluciones en una: asesoría fiscal y un software que te permite prever lo que vas a ingresar y que te automatiza procesos que quitan mucho tiempo como la presentación de impuestos o la contabilidad.
Y la facturación electrónica, claro: que si bien no será obligatoria hasta 2025, es importante que la tengas a punto para 2024, que será cuando entre en vigor la nueva regulación sobre programas de facturación.
Resumiendo: te proponemos un pack de soluciones a corto y largo plazo, ahorrar con el Kit Digital en gastos fijos durante todo el 2023 y llegar a 2024 con todo los deberes hechos.
Ya hemos solicitado miles de ayudas para autónomos como tú. ¡Solicita ahora una llamada gratuita con uno de nuestros asesores y no pierdas esta oportunidad única de implantar la facturación electrónica antes de que sea tarde!
