Escribió: 30/09/2021 | Actualizó: 30/09/2021 · Autor: Vicente Solsona

12 + 1 maneras de ser más productivo si eres autónomo

En 2025 los autónomos seremos la mitad de la población activa española. Una cifra alucinante pero que no me sorprende teniendo en cuenta las ventajas de la vida freelance.

Eres tu propio jefe, decides tus horarios, puedes seleccionar a tus clientes y nadie —salvo tú— fija los límites de tu desarrollo profesional.

Ya, como todas las cosas, tiene su parte negativa. Y la principal es que parece que en vez de trabajar 40 horas a la semana, trabajas 24 horas al día.

Incluso cuando no estás sentado delante del ordenador, tienes esa sensación de estar trabajando. Porque ya puedes estar en el gimnasio o dando un paseo, que tu mente no desconecta.

Así que la mayoría nos hacemos autónomos para «ser nuestros propios jefes» y terminamos viviendo una vida dominada por el trabajo y con menos libertad.

Qué ironía, ¿verdad?

Si tus semanas terminan dándote cuenta de que no has conseguido todo lo que querías, probablemente ha llegado el momento de replantearte tu forma de trabajar.

Porque no, no tienes que trabajar 24 horas al día para ser autónomo y ganar un buen sueldo. Sólo necesitas que tus horas cundan más. Y eso pasa por aumentar tu productividad.

A lo largo de los años he investigado y aplicado todo tipo de técnicas y trucos para sacar más trabajo en menos tiempo. En esta guía te doy 12 consejos sencillos, pero con el potencial de mejorar enormemente tu situación.

1. Créate un horario de trabajo

Cuando le digo esto a un freelance, normalmente me responde que «los autónomos no tenemos horarios». Y justo ese comentario es el principal rival de la productividad.

Porque los humanos procrastinamos (y lo sabes): cuando vamos a la universidad, terminamos el trabajo la última noche. Si tenemos que ir al dentista, esperamos a que nos duela brutalmente la muela. Y lo mismo pasa en el trabajo.

«El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para que se termine».

— Cyril Parkinson

Esto quiere decir que el número de horas que vas a emplear para hacer una tarea depende del número de horas que tengas disponibles, y es lo que hoy se conoce como la Ley de Parkinson.

De ahí la importancia de definir bien tus horas de trabajo; porque si vives sin horarios, tu jornada va a ser interminable.

Si limitas tu día a una rutina digamos de 9 a 5, te acostumbrarás a tenerlo todo terminado a las 5. Si te sientas en tu mesa con la idea de «me iré cuando termine», te irás a las 11 de la noche y no por eso tu trabajo será mejor.

Al contrario; si no te pones límites te será imposible conciliar tu vida laboral con la personal. Y así, no se puede ser feliz siendo autónomo.

2. Utiliza el calendario

Mi consejo es que organices el trabajo para una semana, aunque obviamente puedes poner cosas en tu agenda a medio o largo plazo.

Hay gente que prefiere organizarse el lunes a primera hora y hay gente que prefiere marcharse el viernes con la cabeza despejada después de haber planificado todo el trabajo de la semana.

Organízate cómo quieras, pero el lunes deberías tener organizadas las tareas semanales y no deberías hacer nada que no esté en tu calendario. Eso sí, deja huecos libres por si salen urgencias o imprevistos —porque de hecho, siempre salen—.

Calendario para mejorar la productividad de los autónomos

El objetivo de todo esto es muy simple, pero potente: tener muy claro qué vas a hacer y cuándo.

Si tienes empleados o compartes tareas con otros autónomos, todos podrán ver en tu calendario cuándo vas a hacer el trabajo. Y si tus coworkers adoptan este mismo hábito, todos sabréis en cualquier momento cuándo tenéis algún hueco en común disponible.

Esto evita los habituales correos de “¿te iría bien hablar sobre [insertar tema], por ejemplo el [insertar día de la semana]?”.

Con tu calendario (y el suyo) disponible para todo el mundo reducirás considerablemente el ruido de esos correos que, reconozcámoslo, no aportan absolutamente nada.

3. Bloquea tiempo para una tarea

Acabamos de ver que tienes que poner las tareas en el calendario. Pero cuando llegue el momento de hacerlas, tienes que bloquear el tiempo necesario para completarlas.

Lo primero es decidir cuánto tiempo le vas a dedicar, y aquí debes recordar a Parkinson.

Si marcas 6 horas para escribir un post, tardarás 6 en escribirlo, aunque puedas hacerlo en 4. Las 2 horas restantes lo volverás a leer, te entrará dudas y harás cambios que probablemente no sean necesarios.

Como profesional que eres, tienes la capacidad de valorar el número de horas que necesita un trabajo. Y esa capacidad mejorará con el tiempo, a medida que le prestes atención y ajustes tus tiempos tarea tras tarea, probando y corrigiendo.

Y tan importantes como los tiempos de trabajo son los tiempos de descanso. Si el trabajo va a durar más de 1 hora, plantéate hacer un descanso de 10 minutos para recargar las pilas, sobre todo si tienes un trabajo de ordenador.

4. Concéntrate en LA tarea

Una vez que hayas bloqueado el tiempo para una tarea y te pongas con ella, mira el reloj y conciénciate de que los próximos X minutos no vas a hacer nada más.

No vas a abrir el correo, no vas a contestar ese WhatsApp, ni a retwittear, mencionar o darle like a nada. Simplemente vas a concentrarte en terminar tu tarea.

Esto que parece sencillo resulta más complicado de lo que parece, porque siempre solemos hacer varias cosas a la vez; y la multitarea es una grandísima enemiga de la productividad.

Un truco para centrarte en una tarea es escuchar algo durante ese tiempo, como una lista de Spotify que dure más o menos lo mismo. Otra opción es usar una herramienta como Noisli, con sonidos relajantes y repetitivos que aumentan tu concentración.

Después del tiempo programado de trabajo, respeta tu descanso. Respira, haz estiramientos, aprovecha para dar un mini paseo o prepárate un buen café. Pero no te pongas a contestar emails, descansa de verdad.

5. Revisa las tareas a primera hora

Tal y como te sientes en tu mesa a primera hora, revisa las tareas del día. Elige las más importantes y, si aún no lo has hecho, bloquea tiempo para ellas en tu agenda.

Ordénalas por prioridad, de las más a las menos importantes. Y digo «las más importantes», porque has de saber seleccionar y centrar tu jornada en las que generen mayor beneficio.

Autónomo revisando sus tareas a primera hora de la mañana para mejorar su productividad

Al final, todas las tareas se pueden separar en 2 categorías,

  1. Importante
  2. No importante

Las importantes son las que tienen un efecto determinante en tu negocio. Es lo que se llama el principio de Pareto: «El 80 % de las causas vienen del 20 % de los efectos»

Dedicar más tiempo a las tareas que producen más resultados puede hacer milagros.

Otra cosa que te recomiendo es que el viernes repases todo lo que has hecho. Así puedes mirar la semana en retrospectiva, ver lo productivo que has sido y valorar qué puntos puedes mejorar la semana siguiente.

Además, esto también te servirá para crear una lista nueva de tareas a partir de las que no hayas podido completar.

6. Agrupa tareas similares

Cuando repites una misma tarea hasta que te sientes cómodo con ella, de repente todo fluye y sale mejor. Como que coges carrerilla.

Esto es lógico, porque a tu cerebro le cuesta esfuerzo pasar de un tipo de tarea a otra y necesita un tiempo para concentrarse, adaptarse al contexto y entrar en la nueva tarea al 100 %.

Ahí entra en juego la planificación de tareas en bloque, que consiste en reagrupar tareas similares, tratándolas como elementos dentro de una categoría.

Por ejemplo, en vez de contestar a un correo, contesta todo hasta dejar tu bandeja a «0»; y cuando te pongas a escribir, redacta todo lo que tengas por delante hasta que tu cabeza diga basta.

Esto lo aprendí de Tony Robbins, uno de los reyes de la productividad. Si te interesa el tema, te dejo este vídeo en el que explica cómo agrupar tareas similares para hacerlas todas de una vez.

7. Haz primero lo que menos te guste

Diversos estudios demuestran que hacer las cosas que no nos gustan primero aumenta considerablemente nuestra productividad.

Es de cajón, si cuando estás cansado tienes sobre la mesa algo que te apasiona, lo vas a coger con ganas igualmente. ¿Acaso un forofo del fútbol no se va al estadio después de trabajar? Aunque esté agotado, se va contento con su bufanda.

8. No hagas multitarea

El cerebro es menos productivo si hace 2 tareas a la vez, simplemente porque esta es la manera en la que estamos programados.

Pero si encima de la mesa tenemos un teléfono, una tableta y un ordenador, todos encendidos, brillando y sonando cada 5 minutos, ¿quién va a ser productivo?

Ya es complicado conseguir centrarse en una única cosa si sólo usamos un ordenador, imagínate con múltiples dispositivos.

Además, un estudio de la Universidad de Londres dice que la gente que hace multitarea rinde mucho menos porque tienen problemas para distinguir qué es relevante y qué no.

En otras palabras, acabas malgastando tiempo en tareas que no aportan valor a tu negocio, en vez de hacer eso que te permitirá estar en casa a la hora de cenar con los deberes hechos.

9. Limita el correo

Uno de los principales fallos que cometemos los autónomos es tener siempre el correo abierto y mirarlo compulsivamente a lo largo de nuestra jornada laboral.

Mi consejo es que leas el correo un máximo de dos veces al día, y si es sólo una, mejor.

Concentra las respuestas de tus correos a última hora de la tarde, cuando tus clientes ya no estén trabajando. Este es un consejo super simple, pero que te evitará entrar en cadenas interminables de correos.

Si necesitas abrirlo más veces, recuerda cerrarlo siempre después; lo peor que te puede pasar es que te entre en pantalla un nuevo correo en medio de una tarea.

La curiosidad te obligará a abrirlo y ese segundo de distracción hará que pierdas el hilo y que necesites unos minutos extra para volver a concentrarte. Y eso va en contra del objetivo: terminar las tareas programadas en el tiempo previsto.

10. Limita las reuniones y el teléfono

No hay nada que consuma más tiempo y que genere menos valor que las llamadas de teléfono y las reuniones innecesarias.

En España tenemos una obsesión con coger el teléfono; parece que si no hablamos, no estamos trabajando. Y qué decir de las reuniones, si no tienes 10 al día es que no eres importante.

Si lo que quieres es tener tiempo libre sin que se resientan tus ingresos, empieza por distinguir qué cosas aportan valor a tu negocio. Y créeme, ni las reuniones ni las llamadas van a estar en el top 5.

autónomos manteniendo una reunión

Estos son mis mejores consejos para evitar al máximo estos 2 consumidores de tiempo:

  • Utiliza el buzón de voz: tu tiempo es tan importante como el de la persona que te llama, ¿por qué atenderle cuando a ella le vaya bien? Deja que salte el buzón y ya llamarás cuando te tomes un descanso.
  • Fija un rato de llamadas al día: igual que con el correo, en 30 minutos al día puedes hacer todas las llamadas. Te sientas en un lugar relajado y vas al grano, nada de cháchara, lo que nos lleva al siguiente punto.
  • Ve el grano: empieza las llamadas con un “te llamo rápidamente porque estoy en medio de una reunión…”. No es que quieras dártelas de importante, simplemente quieres transmitir que no tienes tiempo que perder.
  • Prepara las reuniones: tienes que tener marcados los objetivos de lo que quieres hablar y de lo que quieres obtener. Nada de charla libre ni de “pensar” mientras se está reunido. Haz un acta del día y luego cuando estés relajadamente sentado en tu sillón, te pones con esas cosas que se han hablado.
  • Marca reuniones cortas: envía convocatorias con franjas temporales ajustadas e intenta respetarlas. Es mejor quedarse corto (si es necesario, ya alargarás) que pasarse de largo, porque si marcas una hora entera, ¿sabes cuánto va a durar la reunión? Exacto: maldito bendito Parkinson.

11. Mejora tu lugar de trabajo

Si quieres ser productivo, tienes que trabajar en un sitio que te ayude a concentrarte en tu trabajo y a evitar las distracciones. Aquí van algunos consejos que te ayudarán en tu casa u oficina:

  • Usa una luz “triste”: dicen los científicos que si la luz es muy viva te desconcentras más
  • Compra una planta: está demostrado que el verde ayuda a ser más productivo, y los cactus absorben la radiación electromagnética del ordenador
  • Utiliza auriculares: bloquean el ruido y permiten centrarte en lo que estás haciendo
    Sube la temperatura: ambientes de trabajo cálidos aumentan hasta un 25% tu productividad
    Cómprate un reloj de mesa: es fundamental para ver cuánto tiempo nos queda para completar la tarea
  • Usa un juguete anti-estrés: una de esas pelotas de goma bastará, algo para manejar cuando el estrés te esté comiendo y necesites relajarte entre tarea y tarea

12. Utiliza la tecnología

Hasta ahora te he dado consejos de productividad básicos, relacionados con la forma de planificar y enfrentarte al trabajo. Pero ahora quiero subrayar la importancia de la tecnología para conseguirlo.

Hay aplicaciones que me han cambiado la vida porque me han ayudado a ser más eficiente y mucho más productivo. Estas son mis favoritas:

  • Evernote: perfecta para escribir todas las tareas que tienes que hacer desde tu móvil, tablet u ordenador. Es el espacio perfecto para ir anotándolas según van surgiendo. Desde aquí las puedes pasar a tu agenda y asignarles un tiempo determinado cuando te pongas a ello.
  • Trello: es una de las mejores herramientas de productividad porque te permite crear un espacio de trabajo para cada cosa diferente que haces de manera habitual. Dentro de lo que ellos llaman “tableros” puedes ir creando tarjetas para cada una de las tareas y organizarlas en distintas columnas. Puedes organizar tus tareas por su estado (el clásico to do, work in progress, done). O también lo puedes organizar por clientes. De este modo tienes una representación visual de lo que tienes que hacer que te permite organizarte mejor la agenda.
  • Headspace: esta app te ayuda a relajarte y te la aconsejo para mejorar tu concentración. Parece una tontería, pero dedicar 10 minutos a respirar con los ojos cerrados en mitad de una jornada laboral incrementa drásticamente tu productividad.

13. Bloquea tiempo para el ocio

Cuando planifiques la semana, piensa qué cosas quieres hacer con tu pareja, la familia, los amigos, o a solas. Porque igual que tus tareas laborales van al calendario, también debes hacerle un hueco a las actividades de ocio y bienestar.

Esos huecos para disfrutar y cuidar de ti y de los tuyos deben estar bien bloqueados en tu agenda y no deberías cambiarlos bajo ninguna circunstancia. Comprométete a respetarlos como cualquier otra tarea, o mejor, como una tarea fundamental.

¿Al principio va a ser complicado? Seguro. Siempre salen imprevistos que te cambian los planes, pero los autónomos tenemos que ser implacables con el tiempo de desconexión.

Autónomo desconectando del trabajo y leyendo un libro

Nadie más que tú puede ocuparse de tener una vida equilibrada, sana, productiva y feliz.

Medita, haz deporte, pasea, cocina, o léete un buen libro con una copita de [insertar esa bebida que te llena de paz y/o felicidad]. Haz lo que quieras, pero todos necesitamos tiempo para desconectar.

Tu agenda debe contener un poquito de me time, por productividad y por salud mental (que van super unidas al final).

Bonus: controla tus finanzas

Los autónomos somos contables a tiempo parcial. Pero lejos de ser una maldición, el control de tus finanzas es una llave maestra que te abre las puertas del ahorro y de la productividad.

Y es que, aunque cueste creerlo, ser autónomo tiene ventajas fiscales muy interesantes con respecto al trabajo asalariado.

El problema de la contabilidad es que normalmente es un proceso tedioso y que consume tiempo sin aportar valor. Además, llevada de forma manual en un Excel, puede dar lugar a errores y líos con Hacienda.

Pero con herramientas como Declarando puedes poner tu negocio en piloto automático, cuidar de tu dinero y ganar en tranquilidad sabiendo que todo está bien.

Con nuestro plan gratuito puedes llevar tu contabilidad y presentar el modelo 303 y el modelo 130, de por vida. Además, tienes planes de pago que te ayudan a ahorrar y a aumentar tu productividad .

Y créeme, merece la pena invertir en un asesoramiento fiscal, laboral y financiero top si eso va a suponer un buen ahorro anual (nuestros clientes ahorran de media 4.000 euros al año).

Unas últimas palabras

Siguiendo estos consejos, tu día a día va a cambiar: verás que puedes cerrar la persiana a tu hora, con la sensación de haber completado todas las tareas que de verdad importan.

Recuerda siempre que en los negocios la ley de Pareto se aplica a la perfección — el 20 % de las tareas generan el 80 % de los resultados— así que la clave está en identificar esas tareas y acometerlas de forma resolutiva.

Una vez cumplidas, el tiempo que queda va a aportar poco a nuestra facturación, así que no pasa nada si nos vamos a la playa a disfrutar 🙂

Créeme, recuperar las riendas de tu negocio y despejar tiempo para ti y los tuyos es posible. Este tiene que ser tu objetivo a corto plazo: mantener la facturación y los clientes, y mejorar tu calidad de vida gracias a la productividad.

Autor:
Vicente Solsona
Fundador y CMO