El papeleo que tenemos que presentar, es uno de los mayores dolores de cabeza de los autónomos. Se nos piden mil cuentas, pero la realidad es que no nos pueden exigir llevar la contabilidad como una empresa.
En cambio, los libros contables para autónomos sí que se pueden exigir, por eso hay que tenerlos controlados.
A mí me gusta decir que los autónomos tenemos 3 tipos de obligaciones de cara a Hacienda que hay que tener en cuenta:
1ª Obligaciones Económicas: como pagar los impuestos que nos correspondan en función de la actividad que hacemos.
2ª Obligaciones Formales: como presentar el Modelo 037 para darnos de alta como autónomo.
3ª Obligaciones Contables: como tener registrados los ingresos y gastos de nuestra actividad , lo que conocemos como «llevar nuestra contabilidad». Así lo dice el artículo 164 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Tipos de libros
Realmente un autónomo no tiene que llevar una contabilidad como si fuera una sociedad. Según el artículo 62 del Reglamento del IVA, los empresarios o autónomos deberán llevar los siguientes libros contables de registro:
- Libro registro de facturas expedidas
- Libro registro de facturas recibidas
- Libro registro de bienes de inversión
- Libro registro de operaciones intracomunitarias
Los libros son la contabilidad de un autónomo. Es muy importante tenerlos disponibles porque en cualquier momento Hacienda nos los puede pedir.
–El libro registro de facturas expedidas recoge todas las operaciones de venta que hemos hecho en un año. Esto se traduce en tener un listado donde aparecen todas nuestras facturas de venta o de ingresos.
Por lo general, este libro debe de contener la siguiente información: la fecha de la factura, el número de la factura, el nombre y CIF/DNI del cliente, la base imponible, el tipo de IVA, y la cuota de IVA de la operación de venta.
–El libro registro de facturas recibidas recoge las operaciones de compra anuales y que tenemos justificadas con factura. Es decir, cada vez que compramos algo o recibimos un servicio, quien nos atiende debe enviarnos un justificante.
Pues bien, nosotros la reflejaremos en nuestro libro registro de facturas recibidas.
La información que deberá aparecer en este libro es la siguiente: número de la factura, fecha, nombre y CIF/DNI del vendedor, base imponible, tipo de IVA aplicado, y cuota de IVA de la operación de compra.
–El libro registro de bienes de inversión recoge las compras de bienes que se utilizarán como herramientas para trabajar.
Hay bienes que compramos porque los necesitamos para desarrollar nuestra actividad. Por ejemplo: me dedico al marketing y necesito un ordenador, o soy comercial y necesito un coche para desplazarme.
Estos bienes son importantes para nuestro trabajo pero no todos deben reflejarse en el libro registro de bienes de inversión.
Solo deberás hacerlo cuando vayas a utilizarlo como instrumento de trabajo por un periodo de tiempo mínimo de un año.
–El libro registro de operaciones intracomunitarias recoge las ventas o compras europeas que podamos realizar durante un año.
En este libro contable se reflejará la siguiente información:
- El tipo de operación, es decir, si se trata de una venta europea o una compra europea
- La fecha de la operación
- El tipo de bien comprado o vendido, es decir, si se trata de una entrega de bienes o si son servicios lo que se ha vendido o comprado
- El cliente o proveedor europeo con su nombre y su DNI/CIF a efectos de IVA.
Cada actividad requiere un registro
Así pues, dependiendo de la actividad que realizas, la contabilidad de los libros contables de registro variará.
Es decir, será una u otra si se califica como actividad empresarial, profesional o artística y del sistema de tributación que has elegido.
Como sabes, cuando vas a darte de alta de autónomo en Hacienda, una de las cosas que tienes que indicar en el Modelo 037 es el Epígrafe de IAE sobre tu actividad.
Por ejemplo, soy agente comercial con titulación y, por tanto, mi tipo de actividad será profesional y mi epígrafe de IAE el 511 (que es un epígrafe de IAE que se encuentra dentro de la categoría de actividad profesionales).
Pero además, indicas el sistema que vas a utilizar para calcular el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el valor añadido, que son los principales impuestos que pagamos todos los autónomos.
Libro de provisiones de fondos y suplidos
Pues bien, dependiendo de lo anterior, a los libros contables de registro que te he comentado más arriba deberíamos añadir otros. Si tienes una actividad profesional, además, deberás llevar el libro de provisiones de fondos y suplidos.
Estos libros contables no suelen ser habituales, no todos hacemos provisiones de fondos o tenemos suplidos.
Por provisiones de fondos y suplidos me refiero principalmente a gastos que pagamos nosotros pero que son de nuestros clientes. La factura de gastos va a nombre de nuestros clientes, pero la pagamos nosotros
Por tanto, los libros contables de registro es importante tenerlos bien porque le van a permitir a Hacienda comprobar que has declarado correctamente las operaciones de venta y de compra en tus impuestos.
Es más, si no los tienes te puede sancionar. Hacienda te puede pedir los libros no porque haya visto algo incorrecto en tus impuestos o actividad, sino simplemente por controles rutinarios que se realizan de forma aleatoria.
Si te los pide, ten en cuenta que tendrás un plazo de 10 días para aportarlos, y si no los tienes te será muy complicado crearlos y entregarlos sin fallos. Consecuencia de ello, sanción.
¿Tienes dudas sobre los tipos de libros contables?
Mi objetivo con este artículo es que conozcas los tipos de libros contables para autónomos, por si Hacienda, en una de sus revisiones, te los pide. Evitemos sanciones innecesarias.
Si tienes cualquier duda, ¡hazme un comentario!
Y si quieres empezar a ahorrar en impuestos y dedicar menos tiempo a la gestión de tu negocio, tienes que probar Declarando.
