Toca dar de alta a tu primer trabajador. ¿La primera vez? ¿O ya lo hiciste en el pasado?
No importa: ya sea la primera vez o la enésima, los pasos son los mismos.
Bueno, casi los mismos: porque si es la primera vez, tienes que hacer un par de gestiones previas.
Y eso es lo que te vamos a explicar en este artículo: los requisitos previos para dar de alta a un trabajador, el alta en la Seguridad Social y tus obligaciones como empleador
Requisitos previos para dar de alta a un trabajador
Debes cumplir dos condiciones para dar de alta a un trabajador:
- Estar dado de alta como empleador
- Que tu trabajador esté afiliado a la Seguridad Social
Darse de alta como empleador en la Seguridad Social
Cuando es la primera vez que vas a dar de alta a un trabajador, tienes que darte de alta como empresario en la Seguridad Social.
Al darte de alta, se te asignará el “código cuenta de cotización”, un código de once dígitos que sirve para controlar que cumples con tus obligaciones con la Seguridad Social como el pago de cotizaciones.
¿Cómo se consigue ese código? A través del modelo TA.6.
Además, tendrás que solicitar un código cuenta de cotización en cada una de las provincias donde ejerzas tu actividad. Y esto se hace con el modelo TA.7.
Cada uno de esos códigos por provincias se vinculan, por cierto, con tu código principal, el que pediste con el modelo TA.6.
La solicitud puede ser telemática, en la sede electrónica de la Seguridad Social o por el sistema red, que te explicaremos más adelante.
También puede ser presencial, en la sede de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima.
Solicitar la afiliación de tu trabajador en la Seguridad Social
Si tu trabajador nunca ha trabajado, es probable que no esté afiliado a la Seguridad Social.
¿Cómo se solicita la afiliación? Hay dos maneras: que lo haga él por su cuenta o que lo hagas tú como empleador.
Si lo haces tú, solo tienes que presentar el Modelo TA.1. El trabajador recibirá un número de afiliación a la Seguridad Social, que será el número que le acompañará siempre.
Igual que el trámite anterior, lo puedes hacer de manera telemática o presencial.
Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social
Ya tienes tu código cuenta de cotización. Y tu empleado está afiliado a la Seguridad Social. Siguiente paso: darlo de alta en la Seguridad Social.
Para ello tienes que tener en cuenta qué documentos necesitas, el plazo para darlo de alta y la forma de hacerlo
Documentos necesarios para dar de alta a un trabajador
Básicamente, necesitas un documento: el modelo TA.2/S. A no ser que uses el sistema red, que te permite hacerlo online.
El modelo TA.2/S es el modelo de alta de trabajadores por cuenta ajena de la Seguridad Social. También sirve para bajas y modificaciones.
La información que necesitas y debes rellenar es la siguiente:
- Tu nombre como autónomo que contrata
- Tu código cuenta cotización
- El número de afiliación a la Seguridad Social del trabajador
- Fecha de nacimiento, DNI o NIE (si es extranjero) y domicilio del trabajador
- Fecha de alta como trabajador
- El código o clave de contrato de trabajo (indica si es un contrato indefinido a tiempo completo, indefinido a tiempo parcial, etcétera)
- Grupo de cotización (hay hasta 11 grupos: ingenieros y licenciados, ingenieros técnicos y peritos, jefes y administrativos de taller, auxiliares administrativos, etcétera).
- Situación del trabajador en el momento del alta (desempleado, autónomo, beneficiario del subsidio de desempleo, etcétera).
- Si es a tiempo parcial, el número de horas (al día, semana, mes, año).
- Firma del trabajador y firma y sello de la empresa
¿El plazo para darlo de alta? Antes del inicio de la actividad (máximo 60 días antes). También puede hacerse el mismo día, pero no después.
El alta puede hacerse de manera presencial, en la sede de la Seguridad Social donde residas o de manera telemática, con el sistema RED.
Cómo dar de alta al trabajador en el sistema RED
El sistema RED es un servicio online que ofrece la Seguridad Social a empresas y autónomos.
Con este servicio, puedes dar de alta a un trabajador. También puedes cursar la baja, hacer modificaciones y gestionar el pago de las cotizaciones.
Como el servicio es online, no dependes de los horarios de atención de la Seguridad Social. Por lo que puedes gestionar el alta de un nuevo trabajador cuando mejor te venga.
Para utilizar este servicio tienes que pedir autorización a la Seguridad Social, en la sede de tu provincia.
Una vez autorizado, podrás acceder al servicio de sistema RED en la página web de la Seguridad Social.
Al entrar en el sistema RED, verás un menú con varias opciones. Selecciona Red Directo Inscripción y Afiliación Real.
De nuevo, te aparecerá otro menú con varias opciones clasificadas por temáticas. Una de ellas es Trámites trabajadores. Y, la primera opción, Altas sucesivas y bajas. Esta es la opción que debes seleccionar.
Ahora ya puedes efectuar el alta.
Se te abrirá un formulario donde tienes que rellenar la misma información que te aparece en el formulario TA.2/S: información sobre el trabajador que se va a dar de alta (nombre y apellidos, domicilio, DNI o NIE, número de la Seguridad Social), tipo de contrato, grupo de cotización, etcétera.
En el formulario tienes que indicar un dato del trabajador que quizá no tengas: el NAF (Número de Afiliación).
Que no cunda el pánico: hay un asistente virtual que con solo introducir los datos del trabajador (nombre y apellidos y DNI o NIE), te dará esa información. Obstáculo superado.
Una vez hayas rellenado todos los campos, clica sobre Continuar.
Si alguna información no es correcta, te aparecerá un mensaje de error. Tendrás que corregir los datos incorrectos para poder continuar.
Si todo está en orden, el alta se producirá al momento. Finalmente, podrás descargarte el informe de resolución del alta en formato PDF.
Al regresar al menú de Inscripción y afiliación online, verás la opción Consultas. Y, dentro de Consultas, te aparecerá Consultar situación afiliado en la empresa.
Ahí podrás acceder a la información del alta y asegurarte de que se ha registrado correctamente.
Y ya está. ¡Ya lo tienes! ✌️
Cuánto cuesta dar de alta a un trabajador
Dar de alta a un trabajador no te cuesta nada.
Nos referimos al trámite: todo lo que te hemos explicado hasta ahora no te va a costar ni un céntimo a la Seguridad Social.
Otra cosa es lo que te cueste el pago de los seguros sociales del trabajador. Pero esto es otro asunto que te explicamos más adelante.
Comunicar el contrato al SEPE
Desde la firma del contrato, tienes un plazo máximo de 10 días hábiles para registrarlo en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE).
Este trámite es obligatorio y lo tienes que hacer a través de Contrat@, la aplicación del SEPE para este tipo de gestiones.
Para acceder necesitas primero pedir autorización. Lo puedes hacer de manera telemática con el DNI electrónico o el certificado digital. O, si lo prefieres, de manera presencial.
Una vez autorizado, accedes a la plataforma y verás un pequeño menú bajo el rótulo “Comunicación de la contratación”.
Tienes que elegir una de las dos primeras opciones: A través de la comunicación de datos o A través del envío de ficheros.
A través de la comunicación de datos
Al elegir esta opción, tienes que rellenar un formulario con los datos más importantes del contrato laboral, que son los siguientes:
- Tipo de contrato: indefinido a tiempo completo, indefinido a tiempo parcial, fijo-discontinuo, etcétera.
- Datos de la empresa: NIF y cuenta de cotización.
- Datos del trabajador: DNI o NIE, nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, muncipio de residencia, número de la Seguridad Social.
- Datos del contrato: fecha de inicio, nivel formativo, ocupación del puesto y municipio y país del centro de trabajo.
Una vez hayas rellenado toda la información que te pide la aplicación, clica sobre Aceptar. Te preguntará qué operación deseas realizar. Entre las distintas opciones, clica sobre Comunicar la copia básica del contrato.
Te aparecerá en la pantalla los datos que has introducido y que has comunicado al SEPE. También te dará opción de descargarte el documento en PDF (“Obtener el documento en formato PDF”).
A través del envío de ficheros
Con esta opción, puedes enviar un documento con los datos de la contratación en lugar de rellenar un formulario.
Ese documento tiene que estar en formato XML. El formato XML se utiliza para el intercambio de datos con la Administración.
Y, para hacerlo correctamente, ha de seguir una determinada estructura. Para conocerla, en Contrat@, una vez hayas elegido la opción A través del envío de ficheros tienes que clicar sobre Ayuda XML.
Verás la opción Última versión y, a continuación, Esquemas XML. Ahí se te indicará la estructura del archivo.
Cada fichero que subas solo puede contener una comunicación. Por ejemplo, los datos del contrato de tu trabajador.
Pues bien, una vez en el menú de A través del envío de ficheros, elige la opción Contrato y, a continuación, podrás subir el fichero XML con los datos del contrato.
Una vez lo hayas subido, clica sobre Aceptar y los datos del contrato ya se habrán enviado. ¡Asunto resuelto!
¿Puede un empleado trabajar sin contrato y con alta en la Seguridad Social?
Aclaremos: el alta de tu trabajador en la Seguridad Social es obligatorio. Y el registro del contrato en el SEPE, también.
Por lo que no es posible tener a un trabajador sin contrato. Otra cosa es que no le hayas dado el contrato por escrito y que solamente lo hayáis apalabrado.
Esa opción —el contrato verbal— es válida, según el artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores. Pero con las siguientes excepciones:
- Los contratos de prácticas y para la formación y el aprendizaje
- Los contratos a tiempo parcial
- Los fijos-discontinuos y de relevo
- Los contratos de obra o servicio determinado
- Los contratos temporales con una duración superior a cuatro semanas
- Los trabajadores que trabajan a distancia
- Los trabajadores que trabajan para empresas españolas en el extranjero
En estos casos que te acabamos de mencionar el contrato tiene que constar por escrito.
Si no consta por escrito, se entiende que el contrato es indefinido a tiempo completo.
Tus obligaciones como empleador
Como autónomo con un trabajador a tu cargo tienes una serie de obligaciones. Entre ellas, el pago de los seguros sociales.
Se trata de unas cuotas de cotización que, como empleador, has de pagar cada mes a la Seguridad Social. Esas cuotas las pagas en concepto de:
- Contingencias comunes. Cubre bajas por accidentes y enfermedades no relacionadas con el trabajo de tu empleado.
- Contingencias profesionales. Cubre las bajas por accidentes o enfermedades desarrolladas en el trabajo.
- Desempleo. Cubre al trabajador en caso de haber perdido el empleo.
- Formación. Cubre actividades de formación y reciclaje profesional.
- Fondo de Garantía Salarial (Fogasa). Cubre los salarios y las indemnizaciones por despido en caso de que la empresa se declare insolvente.
Cuánto se paga de seguros sociales por un trabajador
La cuota se calcula a partir del salario bruto de tu trabajador, que es el salario que habéis pactado antes de aplicar impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social.
Por ejemplo, pongamos que acordáis un salario bruto de 2.500 € mensuales. Pues lo que tendrías que pagar de seguros sociales serían:
- Por contingencias comunes, el 23,60 % de esos 2.500 €: 590 €
- Por contingencias profesionales, varía entre el 1,5 % y el 6,70 %, según el tipo de actividad: entre 37,5 € y 167,5 €
- Por desempleo, el 5,50 % si el contrato es indefinido y 6,70 % si es temporal: 137,5 € y 167,5 € respectivamente
- Por formación, el 0,60 %: 15 €
- Por el Fogasa, el 0,20 %: 5 €
Haciendo cuentas, tendrías que pagar por tu trabajador entre 785 € y 915 € cada mes a la Seguridad Social, dependiendo del tipo de contrato (indefinido o temporal) y el tipo de actividad.
A esto, por cierto, tendrías que sumarle el sueldo bruto para saber cuánto cuesta contratar a un trabajador siendo autónomo.
A modo de resumen
En este artículo te hemos mostrado todo lo que tienes que saber para dar de alta a un trabajador.
Resumiendo:
- Date de alta como empresario en la Seguridad Social para conseguir el código cuenta de cotización (CCC).
- Solicita la afiliación al trabajador en la Seguridad Social (si no está afiliado, claro)
- Dalo de alta como trabajador en la Seguridad Social a través del sistema RED
- Registra el contrato en el SEPE
Y no olvides tus obligaciones como empleador como el pago, cada mes, de los seguros sociales de tu trabajador.
Y eso es todo lo que tienes que saber.
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