Un autónomo tiene que llevar una contabilidad. Más o menos sencilla, pero una contabilidad.
El balance de situación es un documento contable obligatorio para empresas con forma jurídica (sociedad limitada, sociedad anónima). Pero para la mayoría de los autónomos es voluntario y hasta innecesario.
Aun así, creemos que está bien que tengas algunos rudimentos básicos sobre uno de los documentos contables por excelencia.
Y no solo por aquello de que el saber nunca ocupa lugar. Sino también porque quién sabe si, en un futuro, como autónomo que decide crear una sociedad, no te queda otra.
¿Le echamos un vistazo juntos? ¡Venga, vamos allá!
Qué es el balance de situación y para qué sirve
Una empresa tiene que hacer inversiones para su actividad. Por ejemplo, comprar un local, un ordenador, móvil, coche o contratar empleados.
Esas inversiones tiene que financiarlas de alguna manera, ya sea mediante créditos o préstamos de terceros (un banco), una ayuda pública o con dinero de los socios.
También vende productos o servicios y, al venderlos, sus clientes contraen deudas. Al menos, hasta que pagan. Pero hasta que no pagan es dinero que la empresa no tiene y que, por tanto, no puede usar.
Imagínate ahora que a todo ese proceso tan dinámico le hicieras una foto. Esa foto reflejaría la situación financiera del negocio.
Pues bien, en esa foto consiste, simplificando muy muy mucho, el balance de situación: una instantánea —o un reflejo— de lo que tiene, lo que debe y lo que deben a una empresa.
Y su utilidad no es otra que mostrar todo su patrimonio y sus deudas en un momento dado. Sería, por utilizar otra metáfora, una radiografía que te muestra la salud financiera de tu negocio.
Y es importante porque:
- Te ayuda a tomar decisiones importantes de futuro como hacer una inversión o contratar a un trabajador en base a la realidad financiera de tu negocio (deudas, dinero disponible, etcétera).
- Te permite analizar la evolución de tu actividad, por ejemplo, al comparar el balance de este año con el del año anterior
- Te ayuda a analizar inversiones o decisiones pasadas (¿estuviste acertado? ¿qué tendrías que haber mejorado?)
Resumiendo: el balance de situación es una herramienta importante para controlar las finanzas de un negocio antes de que ellas te controlen 😉
Tipos de balance de situación
El balance de situación es un informe contable y forma parte de lo que se conoce como las cuentas anuales de un negocio.
¿Las cuentas anuales? Sí, esos documentos contables como el balance, la cuenta de resultados o la memoria contable que las empresas deben presentar en el Registro Mercantil cada año.
El balance de situación, también conocido como balance general o balance contable, se puede dividir en cuatro grandes tipos:
- El balance de situación inicial
- El balance de situación final
- El balance de situación abreviado (o balance simplificado)
- El balance de situación detallado u ordinario
El balance inicial refleja el inicio del ejercicio económico. Es decir, con qué patrimonio financiero (lo que tienes y debes) cuentas al arrancar el año.
El balance de situación final, como te imaginarás, es el balance que un negocio presenta al cerrar el ejercicio. Vamos, que te muestra lo que te queda, lo que te deben y lo que sigues debiendo.
El balance de situación abreviado, como indica el nombre, es un formato resumido del balance. Lo pueden presentar pymes que tienen un volumen de negocio más modesto.
El balance ordinario es el propio de empresas con más músculo financiero (más de 8 millones de facturación anual). En estructura es igual que el resto (luego pasamos a explicártela), pero hay que ser más detallista por lo que hace a cada una de sus partes.
¿Los autónomos deben hacer y presentar el balance de situación?
Ahora te preguntarás qué tiene que ver esto con los autónomos. O si, como autónomo, tienes que hacer el balance de situación y presentarlo en el Registro Mercantil de tu municipio.
La respuesta directa es un no. O un depende, si nos ponemos quisquillosos.
Por obligación, el balance de situación lo deben hacer y presentar las sociedades mercantiles, ya que tienen que llevar una contabilidad ajustada al Código de Comercio.
Esto no quiere decir que, voluntariamente, no puedas hacerlo. Aunque nosotros no te lo recomendamos.
Como autónomo, tu contabilidad es más fácil. Se basa, prácticamente, en registrar tus ingresos y gastos. Y poco más.
Esto no quiere decir que no tengas que ser riguroso con lo que anotas pero hay otras formas más sencillas de controlar tu actividad sin usar una herramienta tan compleja como un balance de situación. Y es por ello que, en su momento, creamos el software de Declarando: para gestionar tu contabilidad y finanzas de forma más fácil.
Y, a partir de ahí, poder declararlos directamente en Hacienda, sin preocupaciones ni problemas. Y, encima, ahorrando en gastos que te puedes deducir y que, hasta conocernos, no sabías.
Pero sigamos con esto del balance, que ahora es cuando se pone interesante.
Balance de situación: estructura
Aunque contabilidad rime con complejidad, la estructura del balance de situación es muy simple.
Básicamente, se divide en tres partes, reguladas en el Plan General Contable (PGC) de 2007:
- El activo
- El pasivo
- El patrimonio neto
En lenguaje contable se las conoce como masas patrimoniales, porque cada una indica una parte del patrimonio de un negocio.
A continuación te las explicamos una a una.
El activo
Son los recursos que permiten el funcionamiento de tu negocio.
Recursos en un sentido financiero: por ejemplo, bienes como un vehículo o un móvil o materias primas para fabricar un producto. O derechos, como el dinero que te deben tus clientes.
Cuando hablamos del activo, distinguimos dos tipos:
- El activo no corriente. Está formado por aquellos recursos que tu negocio necesita para funcionar a largo plazo (más de un año). Por ejemplo, el mobiliario de tu oficina, el ordenador o un coche. Tradicionalmente, se le llamaba inmovilizado o activo no circulante.
- El activo corriente (o circulante). Son recursos que necesitas para tu actividad a corto plazo (menos de un año). Se subdivide en existencias (los productos que vendes o las materias primas que compras para fabricar tus productos), el disponible (el dinero, como el del banco, que tienes disponible para usar en cualquier momento) y el realizable (dinero que tendrás disponible a corto plazo, como las deudas de tus clientes).
El pasivo
Son deudas y obligaciones con terceros que te ayudan a financiar los activos (o recursos) de tu negocio.
Esos terceros pueden ser bancos, Hacienda o tus proveedores. Y las deudas y las obligaciones ya te imaginarás en qué consisten: préstamos y créditos (a bancos), impuestos (a Hacienda) y los pagos pendientes a tus proveedores.
El pasivo, al igual que el activo, se divide en dos partes:
- El pasivo no corriente. Son deudas y obligaciones a largo plazo (superior a un año) como préstamos o créditos a bancos.
- El pasivo corriente. Como el no corriente, pero a corto plazo. Por ejemplo, créditos a bancos con un vencimiento por debajo de un año o las trimestrales que pagas a Hacienda (el IVA a través del modelo 303 o los pagos fraccionados del IRPF).
Antes de la reforma del PGC de 2007, el pasivo incluía el patrimonio neto, que es lo que, a continuación, vamos a explicarte.
El patrimonio neto
El activo de tu actividad no solo se financia con el dinero de terceros (el pasivo). También usas fondos propios, es decir, dinero que pones junto a tus socios.
Y eso es lo que se conoce como patrimonio neto.
Aquí entra el capital social (son las aportaciones de los socios), las reservas (que son los beneficios acumulados de años anteriores) y el beneficio del ejercicio actual.
Resumiendo: el activo, el pasivo y el patrimonio neto son los tres componentes esenciales del balance de situación y es lo principal que tienes que tener en cuenta para hacerlo.
¿Pero cómo se hace?
Cómo hacer un balance de situación
El balance de situación tienes que imaginártelo como una hoja. A un lado (el izquierdo), pones los activos y, al otro, el patrimonio neto y el pasivo. Más o menos así:
¿Y por qué así?
Por un principio básico: el balance tiene que cuadrar, lo que quiere decir que el activo debe ser igual a la suma del patrimonio neto y el pasivo.
O dicho de otra manera: el activo, que es el conjunto de recursos que tiene tu negocio, está financiado por el patrimonio neto (tus fondos propios) y el pasivo (tus deudas y obligaciones con terceros).
Y una forma de representarlo para evocar este principio es ponerlos en ese orden.
Segundo principio: ¿cómo ordenar cada parte del activo, el pasivo y el patrimonio neto dentro de este esquema?
Fíjate ahora en esta tabla (es sencilla):
El activo se ordena según la facilidad para convertirlo en dinero en efectivo. Es lo que se llama liquidez.
¿Qué es más fácil convertir en dinero? Pues de menos a más fácil, que es como se ordena: primero, el activo no corriente y, segundo, el corriente.
Vamos, que es menos fácil convertir en dinero el mobiliario que adorna tu oficina o tu ordenador que los productos a la venta (las existencias) o tus servicios.
Por el flanco derecho (patrimonio neto y pasivo) según su “exigibilidad”, es decir, según lo rápido que te lo exijan tus deudores.
El patrimonio neto, en este sentido, se le conoce también como el no exigible y por eso lo ponemos en la cúspide. Y es que, claro, ¿cómo vas a exigir a tus socios y a ti mismo la devolución del dinero que habéis puesto?
Luego viene el pasivo, que aquí sí debe ordenarse de menos a más exigible. Es decir, primero, el pasivo no corriente (préstamos y créditos que debes devolver a largo plazo) y, después, el pasivo corriente como el pago a proveedores o el pago del IVA trimestral.
Una vez tienes en cuenta estos dos principios, ya puedes hacer el balance de situación.
¿Un ejemplo? Puedes consultar un ejemplo de balance en este vídeo didáctico del profesor de Economía Financiera Xavier Puig de la Universidad Pompeu Fabra.
Cómo analizar un balance de situación
El balance de situación se ha de entender como un todo interrelacionado.
¿Qué quiere decir esto? Que para interpretarlo tienes que tener en cuenta cómo se relacionan sus distintas partes: el activo con el pasivo, el pasivo y el patrimonio neto con el activo y así.
De esta interrelación puedes hacer las siguientes lecturas importantes sobre la salud financiera de tu negocio:
- La relación entre el activo corriente y el pasivo corriente. Cuando el activo es superior al pasivo es señal de buena salud. Quiere decir que tienes capacidad suficiente para hacer frente a tus deudas a corto plazo. De aquí se extrae lo que los expertos contables llaman el fondo de maniobra.
- La relación entre el patrimonio neto y el pasivo no corriente (a largo plazo). Cuanto mayor sea el primero, mejor, porque significa que tu negocio depende menos de las deudas con terceros. De ahí que sea más importante que generes el suficiente dinero para poder pagar las cuotas de los préstamos.
Y luego están los ratios financieros, que también te dan idea sobre:
- La liquidez de tu negocio, es decir, la capacidad de pagar tus deudas a corto plazo con dinero disponible en ese mismo momento (divides el activo corriente por el pasivo corriente).
- Tu endeudamiento o, mejor dicho, la relación que existe entre la financiación externa (pasivo) y la financiación propia (patrimonio neto).
- Tu autonomía financiera, o dicho de otra manera: tu dependencia de la financiación externa y que extraes de la relación entre el patrimonio neto (tus fondos propios) y el pasivo (la financiación de terceros).
Como puedes ver, el balance de situación es una mina de información sobre la salud de las finanzas de un negocio.
Pero para que sea útil, es importante que compares el balance de distintos momentos, ya que, hacerlo de manera aislada, tiene poco sentido: no te da una perspectiva de cómo ha evolucionado tu negocio.
Tampoco tiene mucho sentido complicarte con un balance si eres autónomo, por muy obligado que estés a llevar una contabilidad.
Pero lo que sí tiene sentido es que tu contabilidad sea lo más llevadera posible. Vamos, que el registro de tus ingresos y gastos no se convierta en un suplicio.
El software de Declarando te ayuda a que tus obligaciones contables dejen de ser una preocupación y hasta una molestia que entorpezcan el desarrollo de tu negocio.
Pero, además, Declarando te ayuda a controlar mejor tu negocio gracias a su módulo de finanzas.
Con este módulo, podrás controlar:
- Cuántos clientes tienes y su recurrencia
- Cuántos te deben dinero
- Cuál es la proporción de gastos fijos y gastos variables
Y lo mejor, lo que hace a Declarando superior a cualquier balance (con el que solo puedes analizar el pasado): podrás acertar en las previsiones de cuánto dinero tendrás en el banco.
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