Artículo escrito por expertos

Cómo llevar tu libro de ingresos y gastos si eres autónomo

Los autónomos tienen unas “obligaciones formales, contables y registrales”, por decirlo en el lenguaje de Hacienda, que es la que manda en estos asuntos. 

Es decir, que tienen que llevar, porque así lo dice la ley, unos libros de registro de su actividad. 

Estos libros varían un poco según el tipo de autónomo. Y tienen que llevar unos datos obligatorios para que Hacienda los acepte como válidos. 

¿Pero en qué consisten esos libros y cuáles son estos datos obligatorios? 

En este artículo encontrarás todas las respuestas y una solución para cumplir con tus obligaciones de una manera fácil y cómoda 👇

Los libros obligatorios de los autónomos

La contabilidad de la gran mayoría de los autónomos se basa en llevar dos tipos de libros de registro: los libros del IRPF, que es el impuesto por el que los autónomos tributan su actividad.  Y los libros de IVA, el impuesto al que está sujeta la actividad de muchos autónomos. 

Por lo que hace a los libros del IRPF, los libros más comunes son los del régimen de estimación directa simplificada. Y son estos: 

  • Un libro de ingresos
  • Un libro de gastos
  • Un libro de bienes de inversión
  • Un libro de provisiones de fondos y suplidos

Decimos que son los más comunes porque buena parte de los autónomos de nuestro país tributan por este tipo de régimen. 

Luego tenemos los libros de registro de IVA. Estos los tienen que llevar todos los autónomos con una actividad sujeta a IVA. Y son los siguientes: 

  • El libro de facturas emitidas
  • El libro de facturas recibidas
  • El libro de bienes de inversión
  • El libro de operaciones intracomunitarias (este lo puedes ignorar, pues está pensado para determinados autónomos con sociedades mercantiles)

Y ahora te preguntarás: “Vale, ¿pero en qué consisten exactamente estos libros?”. Ahora vamos a ello 🧐

Qué es el libro de ingresos y gastos de los autónomos  (o cómo hacer la contabilidad de un autónomo)

En plural, los libros de ingresos y gastos son documentos contables. Los llamamos libros porque antes eran eso: libros donde anotabas tus ingresos y gastos, la contabilidad básica de un autónomo. 

Pero con el tiempo y la tecnología, por libro se puede entender cualquier tipo de formato, también electrónico o digital, donde guardes toda la información de tu actividad. 

Por ejemplo, puedes llevarlos en un Excel. Y, si quieres complicarte menos la vida, en un programa o software, ya sea de escritorio (instalado en tu ordenador) o en la nube (online, que accedes por internet).

Estos libros no los puedes llevar de cualquier manera. Hacienda exige unos mínimos, es decir, unos datos indispensables para darlos por buenos.

Y esto es lo que vamos a aclarar a continuación.

 

Los libros de ingresos y gastos de los autónomos: datos obligatorios

Estos libros tienen una función. Y es mostrar tu actividad para el cálculo del IRPF. Es decir, para Hacienda. 

Por eso estos libros tienes que llevarlos de manera clara y exacta, ordenados por fechas y en euros

Si te da por llevarlos en físico (o de manera impresa), es importante que no haya tachaduras ni raspaduras que hagan sospechar cosas malas a Hacienda. 

Y si prefieres hacerlo en un software, es importante tener copias de seguridad. Aunque si el software es online, eso ya te lo puedes ahorrar: por lo general, es tu proveedor quien se encarga de hacerlas. 

A continuación, vamos a ver juntos lo que deben llevar cada uno de estos libros de IRPF.   

Libro de ingresos 

Así, a modo de resumen general: en este libro tienes que registrar tus ventas y demás ingresos de tu actividad de manera individual, es decir, ingreso a ingreso.

El libro ha de llevar esta información por cada ingreso: 

  • El año y el trimestre de autoliquidación (por ejemplo, 2022 y tercer trimestre)
  • El tipo de actividad que realizas, es decir, el código, tipo y epígrafe del IAE en el que te diste de alta (por ejemplo, A05 863 para un periodista o A05 731 para un abogado) 
  • Tipo de factura (si es completa, simplificada o rectificativa)
  • La descripción del ingreso 
  • La fecha de emisión de la factura y de las operaciones
  • El número de factura
  • El NIF y nombre de tu cliente
  • El importe total de la factura
  • La base imponible (el importe antes de impuestos)
  • El tipo de retención que has aplicado (15 % o 7 % para nuevos autónomos)
  • El importe retenido

En el caso de que tu actividad esté sujeta a IVA, en estos libros también deberás indicar el tipo impositivo y la cuota de IVA.  

De todas formas, sobre el libro de IVA hablaremos un poco más adelante. Así que, para no confundirte, seguiremos con los libros de IRPF. 

Una imagen de ordenadores en una mesa haciendo el balance de ingresos y gastos

Libro de gastos 

Es parecido al de ingresos: tienes que registrar cada gasto de manera individual y mucha de la información es la misma. 

Los datos específicos por cada gasto son:

  • El gasto deducible, es decir, la cantidad que te deduces de ese gasto
  • La fecha de emisión del gasto y la fecha de operaciones
  • El número y la fecha de la factura
  • El nombre y NIF de tu proveedor
  • El total de la factura
  • La base imponible
  • El tipo de retención (si te han retenido algo)
  • El importe de la retención

Por cierto, que si el gasto consiste en un bien de inversión tienes que indicarlo. Y, como en los ingresos, si tu actividad está sujeta a IVA también debes incluir en el libro de gastos el tipo impositivo y la cuota de IVA.

Libro de bienes de inversión

Los bienes de inversión son compras que haces para el desarrollo de tu actividad y que tienen una duración superior a un año.

Por ejemplo, un escritorio o un ordenador son bienes de inversión. O un coche o una suscripción al software con el que registras tus bienes de inversión. 

Como se trata de un gasto, la información es parecida a la del libro de gastos. Pero no la misma. 

Aquí va lo específico: 

  • El tipo de bien (mobiliario, ordenadores, aplicaciones informáticas, maquinaria, etc.)
  • Descripción del bien (como el tipo y el modelo de ordenador o la marca y matrícula del vehículo)
  • Fecha de inicio de utilización
  • El valor de adquisición
  • El valor amortizable 
  • El método de amortización (para los del régimen en estimación directa simplificada es el lineal) 
  • El porcentaje de amortización
  • Información sobre la amortización (la acumulada al inicio, la cuota resultante, la acumulada al final y la pendiente)
  • Los datos de la factura de compra (número y fecha de emisión, NIF y nombre del proveedor, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA)
  • La fecha y la causa de baja del bien (cuando lo des de baja)

Mucha información sobre la amortización, ¿verdad? Esto se debe a que los bienes de inversión son amortizables, es decir, que generan gastos en tu actividad.  

Y como generan gastos relacionados con tu actividad, te los puedes deducir en tu declaración de la renta.

Libro de provisiones de fondos y suplidos (o libro de registro de actividades profesionales)

Una provisión de fondos es un adelanto que te hace tu cliente para cubrir los gastos de tus servicios. Y un suplido es un gasto que realizas a nombre y cuenta de tu cliente. 

Como no todos los autónomos hacen este tipo de operaciones, el libro de provisiones de fondos y suplidos es menos frecuente. 

Pero cuando se da el caso, este libro tiene que llevar la siguiente información: 

  • El número de factura
  • La fecha de emisión de la factura
  • El tipo de operación (si es una provisión o un suplido)
  • El nombre y NIF de tu cliente
  • El importe pagado

Muuuy importante: las facturas van siempre a nombre de tu cliente, aunque las hayas pagado tú por adelantado (un suplido) o con el dinero del adelanto de tu cliente (una provisión de fondos).

El libro de IVA de los autónomos

Vamos a darte una alegría: el libro de registro de IVA es muy parecido al del IRPF. 

¿Qué quiere decir esto? Que los datos obligatorios son prácticamente los mismos. La poca diferencia: que has de añadir toda la información relativa al IVA. 

Veámoslo libro a libro. 

Libro registro de facturas emitidas

Este libro solo es obligatorio si, por tu actividad, estás obligado a hacer facturas. 

Si este es tu caso, en este libro tienes que detallar toda la información de tus facturas de venta, una a una. 

Como en el libro de ingresos del IRPF, tienes que especificar el año del ejercicio, el periodo (trimestre), el número y la fecha de la factura, los datos de tu cliente (nombre y NIF), la descripción del bien o servicio, etc. 

Lo específico: 

  • El tipo de IVA que has aplicado
  • La cuota de IVA
  • Al régimen de IVA al que perteneces (general, simplificado, criterio de caja, agencias de viaje, bienes usados, recargo de equivalencia)

Y, como te decíamos antes, esta información la puedes llevar en un mismo libro de ingresos. 

Libro registro de facturas recibidas

La misma información que el libro de gastos. Pero añades también: 

  • El tipo de IVA que tu proveedor te ha aplicado
  • La cuota de IVA que has pagado
  • El IVA que te deduces

Si se trata de un bien de inversión también lo debes señalar. Y, como con el libro de facturas emitidas, este también lo puedes llevar junto al libro de gastos del IRPF. 

Libro registro de bienes de inversión de IVA

¿Te acuerdas que antes te explicábamos en qué consistía el libro de bienes de inversión en el IRPF? 

Pues bien, es el mismo libro, por lo que no tienes que llevar dos por separado, uno para el IRPF y otro para el IVA. 

De hecho, es recomendable hacerlo así, como veremos ahora. 

Modelo de libro registro de facturas emitidas y recibidas

Y ahora llegan las buenas noticias. Hablamos en plural, porque son tres. 

Primera: Hacienda permite llevar los libros de registro de IRPF y de IVA de manera conjunta

Así es: no estás obligado a llevarlos por separado, por lo que el libro de ingresos de IRPF y el de facturas emitidas de IVA los puedes agrupar en uno solo. 

Y lo mismo con el de gastos y el de facturas recibidas: dos en uno. 

La segunda buena noticia: Hacienda dispone de plantillas de registro del IRPF y del IVA

Son plantillas en formato de Excel y CSV (el formato universal de las hojas de cálculo), que te puedes descargar en su web y usarlas para llevar tus libros. 

¿La única pega? Que es Excel y Excel nunca ha sido un software amigable para según qué tareas. 

Y aquí llega la tercera buena noticia: hay alternativas más fáciles y accesibles para los autónomos.

Esas alternativas son los programas de facturación y contabilidad online como el de Declarando, que te ofrece eso y mucho más: asesoría fiscal para ahorrar en impuestos. 

Con la plataforma de Declarando no tienes que molestarte en hacer tus libros de IRPF e IVA por tu cuenta: a medida que registras tus ingresos y gastos, ya lo tienes todo guardado con los datos obligatorios desglosados, siguiendo el formato de Hacienda. 

Y ni siquiera hace falta que te lo instales en el ordenador, porque puedes acceder con internet desde cualquier dispositivo. Así te ahorras las copias de seguridad. ¡Nosotros las hacemos por ti!

¿Quieres llevar tus libros de ingresos y gastos de forma más sencilla y automatizada? Solicita ahora una llamada gratuita con uno de nuestros expertos y deja de complicarte la vida con hojas de cálculo y Excels.  

Andrea Torner
Autor:
Andrea Torner
Andrea es asesora fiscalista en Declarando. Se encarga de analizar sentencias y estar a la última en la fiscalidad del autónomo. Cuando no está asesorando, aprovecha para desconectar y reconectar con el mundo a su manera: paseando a su perro Enzo 🐶