Artículo escrito por expertos
Escribió: 20/09/2022 | Actualizó: 20/09/2022 · Autor: Marta Zaragozá

Gastos de gasolina de los autónomos: 3 claves para deducirlos bien

Empecemos con dos afirmaciones sorprendentes: 

  • Te puedes deducir los gastos de la gasolina
  • No te puedes deducir los gastos de la gasolina

¿Cómo? ¿Que se nos ha ido la cabeza? 🤯

No, no se nos ha ido. Porque los gastos de la gasolina son deducibles fiscalmente, sí. Pero depende de tu actividad y de que sepas cómo deducírtelos y cuándo. 

A continuación te lo aclaramos, para que no te estalle la cabeza.

Qué me puedo deducir de los gastos de gasolina cuando soy autónomo

Cuando hablamos de gastos deducibles nos estamos refiriendo a dos cosas. O a dos impuestos: el IVA y el IRPF

Se trata de los dos impuestos que afectan a un autónomo: 

  • El IRPF, porque un autónomo es una persona física (una sociedad limitada, por ejemplo, tributa por el impuesto de sociedades)
  • El IVA, porque su actividad, por norma general, está sujeta a IVA. 

Sí, hay autónomos que ejercen actividades exentas de IVA. Si este es tu caso, no te puedes deducir el IVA de tus gastos (de ningún tipo de gasto).

Pero este es otro asunto, que si te interesa, puedes leer en nuestro artículo: Qué pasa si mi actividad está exenta de IVA

Volvamos al principio: el IVA y el IRPF. ¿Qué se puede deducir de estos impuestos de la gasolina?

El IVA de la gasolina es deducible para los autónomos

Como autónomos te puedes desgravar el IVA de la gasolina. Pero no siempre el 100 %. 

Te puedes deducir el 50 % de la gasolina cuando no utilizas el vehículo exclusivamente para tu actividad.

El vehículo no tiene que ser necesariamente de tu propiedad, por cierto. Una reciente consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (V2519-21) aclaraba que el vehículo también podía ser alquilado. 

Lo importante: que lo estés usando para tu actividad y que lo puedas demostrar. Más adelante te damos más detalles 😉

También te puedes desgravar el 100 % del IVA de la gasolina. Pero únicamente cuando el vehículo se utiliza para las siguientes actividades:

  • El transporte de mercancías, si el vehículo es mixto, que es aquel tipo de vehículo que sirve tanto para el transporte de mercancías como para el de personas
  • El transporte de viajeros
  • La enseñanza de conductores o pilotos
  • La realización de pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas
  • Agentes comerciales o representantes
  • Servicios de vigilancia

Si te fijas, se trata de actividades donde el uso del vehículo es imprescindible. Y esa es la razón por la que Hacienda permite que recuperes todo el IVA del combustible.

Por cierto: tienes hasta 4 años para desgravar el IVA de tus gastos. Pero, un consejo: no te esperes 4 años para recuperarlo y aprovecha el trimestre en que realizaste el gasto.

¿Puedo deducirme los gastos de gasolina en el IRPF?

Sí. Y todo, al 100 %. Pero solo si te dedicas a las siguientes actividades

  • Transporte de viajeros (taxistas, transportistas)
  • Transporte de mercancías (incluye a repartidores y mensajeros)
  • Formación de conductores
  • Agentes comerciales colegiados, dados de alta en el epígrafe 511 del Impuesto de Actividades Económicas o IAE

Los gastos de IRPF no pueden esperar hasta 4 años para desgravarse. Has de hacerlo en el año en que tuvieron lugar.

3 claves para deducirte los gastos de gasolina si eres autónomo

Hablemos de requisitos. De cuándo te puedes deducir el IVA de los gastos de la gasolina. Y de cómo. Porque esta es la parte más complicada. 

Hasta ahora te hemos explicado que te puedes deducir el 50 % o 100 % del IVA o el 100 % en el IRPF. Pero que eso depende de tu actividad. 

Y es que Hacienda puede mirar estos aspectos con lupa. Así que estas son las tres claves para poder deducirte los gastos de gasolina correctamente: 

  • Que el uso del combustible sea imprescindible para el desarrollo de tu actividad
  • Que el gasto esté justificado 
  • Que lo tengas contabilizado

Vayamos punto por punto. 

  1. ¿Están los gastos de gasolina relacionados con tu actividad de autónomo?

Esta es la primera pregunta que te debes hacer. Porque solo el gasto de gasolina que uses para tu actividad es deducible

En el caso del IRPF la respuesta es relativamente sencilla. Recuerda que solo te puedes deducir todo el gasto de combustible si te dedicas a una de las actividades que te hemos mencionado antes.

¿Que te dedicas al transporte de viajeros o de mercancías? No hay que darle muchas vueltas: está claro que el gasto de combustible está relacionado con tu actividad. 

Otra cosa es el IVA. Sobre todo si solo puedes deducirte el 50 %. 

Para deducirte el 100 % ocurre algo parecido con el IRPF: está claro que si te dedicas a actividades de transporte o de servicio de vigilancia (por ejemplo) necesitas el combustible. Ya nos dirás, si no, cómo va a desplazarse el vehículo 🤔

Pero para deducirte el 50 % puede que ya no esté tan claro. Es decir: para Hacienda puede que no esté tan claro que necesites el vehículo para poder realizar tu actividad (que este necesite combustible para desplazarse está fuera de duda). 

La Dirección General de Tributos (DGT) tiene algunas consultas vinculantes al respecto. No las vamos a repasar todas porque no queremos aburrirte. 

Pero en una muy reciente, de noviembre de 2021 (V2519-21), decía lo siguiente (agárrate por el lenguaje):

las cuotas soportadas por la adquisición de combustible [es decir, el IVA que has pagado] serán deducibles siempre que su consumo se afecte al desarrollo de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo y en la medida en que vaya a utilizarse previsiblemente en el desarrollo de dicha actividad económica

Vamos, que puedes deducir el 50 % del IVA si el uso de la gasolina es necesario para llevar a cabo tu actividad. 

En principio, según nos aclaran nuestros expertos fiscales, no tiene que haber ningún problema con Hacienda. 

Siempre y cuando todo encaje por la actividad que realizas y haya correlación con los ingresos (que no gastes una barbaridad de combustible en comparación con lo que ingresas). 

Aunque tampoco te podemos garantizar —nadie puede hacerlo— que te vayas a librar de una comprobación de Hacienda.

En cualquier caso, si lo tienes todo bien documentado y cuentas con una asesoría fiscal que te ayude a responder ante Hacienda, pues dormir tranquilo 😊

A continuación, te explicamos qué quiere decir tenerlo todo bien documentado. 

Un autónomo poniendo gasolina que luego apuntará como gastos en gasolina

  1. Justifica los gastos de gasolina

De modo genérico, para justificar un gasto deducible necesitas la factura. Eso también vale para la gasolina. 

En la factura debe constar los contenidos obligatorios según el Reglamento de facturación: 

  • Número de factura
  • Fecha de emisión
  • Información del proveedor (nombre o razón social, NIF y dirección fiscal)
  • Tu información como autónomo (nombre, NIF y dirección fiscal)
  • Descripción del bien o servicio adquirido
  • Precio del bien o servicio adquirido antes de impuestos (base imponible)
  • Porcentaje de IVA aplicado 

No hace falta que conste la matrícula del vehículo en la factura, aunque tampoco es una información que esté de más. 

¿Y con esto ya está todo demostrado? ¡Ojalá! Con esto ha demostrado que tienes un gasto de gasolina. 

Pero hay que estar bien preparado por si Hacienda le da por comprobarlo. 

Para demostrar que el vehículo lo has usado para tu actividad, te vendrá bien reunir otras pruebas. 

Aquí van unas recomendaciones: 

  • Relación de desplazamientos correspondientes a operaciones cerradas 
  • Cálculo del kilometraje (los kilómetros recorridos)
  • Anotación detallada de todas las actividades que han precisado desplazamientos 
  • Presupuestos aceptados
  • Agenda de visitas
  • Listado de clientes donde figure la localidad donde residen
  • Recibo del pago con tarjeta

Cuantas más pruebas demuestren que el vehículo lo has utilizado para tu actividad, mejor que mejor. 

  1. Contabiliza el gasto de gasolina

La gasolina que consumas en relación a tu actividad la tienes que registrar en tu contabilidad

Eso si te la quieres deducir, claro. 

Si usas el software de Declarando, la plataforma te indicará cómo debes hacerlo. Empezando por un análisis para saber si puedes deducirte la gasolina o no según tu actividad y otros parámetros (factura a tu nombre, vehículo propio, etcétera). 

La importancia de ahorrar más y bien con tus gastos deducibles en gasolina

En este artículo hemos hecho hincapié en las tres claves básicas para que puedas deducirte correctamente los gastos de combustible. 

¿Y esto por qué es taaan importante? Por dos motivos: 

  • Para ahorrar todo lo posible deduciéndote los gastos del IVA y el IRPF
  • Y para ahorrarte sustos y dinero en sanciones de Hacienda por habértelos deducido mal

¿Sabías que los autónomos, de media, pueden ahorrar hasta 4.000 € en gastos deducibles? 

En Declarando lo sabemos bien: porque esa es la cifra que logramos que nuestros autónomos se ahorren cada año. 

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Marta Zaragozá
Autor:
Marta Zaragozá
Marta es CEO de Declarando, la asesoría fiscal que ya ha ayudado a más de 100.000 autónomos a ahorrar 50 millones de euros. Adicta al derecho financiero y tributario, la tarta de queso, la natación y Juego de Tronos.