Escribió: 13/12/2019 | Actualizó: 01/06/2021 · Autor: Paula Ginés

Cambiar de gestoría: qué necesitas saber si eres autónomo

Si has llegado hasta aquí posiblemente estés pensando en cambiar de gestoría. Es un paso importante y seguramente estés lleno de dudas.

¿Cuándo es el mejor momento para hacerlo? ¿Qué necesito transferir a la nueva asesoría? ¿Será mucho lío hacerlo?

Tranquilo, en este artículo te cuento paso por paso todo lo que necesitas saber antes de cambiarte de gestoría, pero ya te adelanto que no es complicado.

¿Cuál es el mejor momento para cambiar de gestoría?

Se puede cambiar de gestoría, ya sea online o tradicional en cualquier momento. Pero si tienes oportunidad de planificarlo con tiempo, sin duda el momento perfecto para hacer el cambio es a principios de año. 

¿Por qué estas fechas? Porque la actividad contable y fiscal de los autónomos se produce de forma cíclica en lo que solemos llamar los “ejercicios fiscales”. Cada ejercicio fiscal abarca desde el 1 de enero al 31 de diciembre, es decir, todo un año. 

Eso significa que si te cambias de gestoría a principios de año, entrarás en un ciclo nuevo, comenzando a llevar toda la contabilidad del ese año fiscal ya con tus nuevos gestores. 

Si este momento ya se te ha pasado, tranquilo, también es posible cambiarse en medio de un ejercicio, incluso en medio del trimestre, y más adelante te explico la solución.

Qué necesitas para cambiar de gestoría a principios del año 

Básicamente, necesitas conocer la información que necesitará tu nueva gestoría para poder comenzar a llevar tu contabilidad.

Lo primero es saber si estás obligado a presentar el modelo 347 en Hacienda y si quieres que te lo presente la nueva asesoría o lo presenta tu anterior gestor. 

Si decides presentar este modelo con la nueva asesoría necesitas pasarles un listado de todas las compras y ventas desglosadas por clientes y proveedores del año anterior. 

Además de este listado, tu nueva gestoría también necesitará los siguientes datos del ejercicio fiscal que acabe de terminar. 

  • Los modelos de impuestos presentados en el cuarto trimestre
  • El resumen anual del IVA (Modelo 390)
  • El balance de sumas y saldos 
  • El libro de IVA (registro de facturas de compra y venta)
  • Si aplicas retenciones de IRPF en tus facturas de venta, también necesitarán el libro mayor de las retenciones aplicadas a tus clientes 

Por último, siempre es recomendable tener guardado:

  • Los libros de IVA, por años, desde el inicio de tu actividad económica.
  • Los balances de sumas y saldos desde el inicio de la actividad económica.

Reopilando documentación para cambiar de gestoría:

¿Qué sucede si no tienes localizado alguno de estos documentos? Siempre puedes obtener una copia de los modelos presentados en Hacienda.

Si no tienes el libro contable es necesario que tengas al menos una copia de todas las facturas para saber qué ingresos y qué gastos se han introducido en cada declaracion trimestral

Cambiar de gestoría a mitad de un ejercicio fiscal

Como te adelantábamos, si ya ha pasado el inicio de año o si ya has presentado algún modelo trimestral, también puedes cambiar de gestoría. 

En este caso, la documentación necesaria es la misma que si cambiases de gestoría a principios del año fiscal, pero se añade alguna información sobre tu actividad en el trimestre actual o el ejercicio en curso.

En este caso, necesitarás completar la documentación con:

  • Todos los modelos trimestrales que ya hayas presentado en el ejercicio en curso. 
  • Los ingresos y gastos deducibles declarados otros trimestres. 

Problemas ante el cambio de gestoría (y una solución)

Hay muchos motivos por los que podrías haber dedicido cambiar de gestoría. Si ahora tienes un gestor presencial, quizás quieras pasarte a una gestoría online. Puede que busques una gestoría que pueda asesorarte de una forma más integral (para ahorrar más en la renta, asesoría financiera…).

Pero sea cuál sea el motivo, en el momento del cambio siempre puede presentarse alguna complicación.

¿Las más habituales? Que tu gestor no te facilite la documentación o que tu antigua gestoría haya desaparecido. Parece increíble, pero es habitual cuando hablamos de pequeñas gestorías tradicionales en las que trabajan 1 o 2 gestores. 

Otro factor que hace que el proceso sea más difícil de lo que debería es el desconocimiento de tu situación.

Muchos autónonomos no saben qué declaran ni por qué. Solo saben la cantidad de impuestos que les toca pagar cuando su gestor hace el cálculo unos días antes del cierre del trimestre fiscal. 

Ante todas estas situaciones, el mejor consejo que podemos darte es que adquieras el hábito de una buena organización.

Si llevas tu contabilidad al día, podrás consultar a tus gestores cómo están tus impuestos con anticipación. Esto te ayudará a saber en todo momento cuál es tu situación y facilitirá enormenente la transición.

Si decides cambiarte a Declarando, cuentas con un equipo de asesores fiscales para ayudarte en cada paso del camino.

Además, en la propia plataforma podrás entender de un vistazo el estado de toda tu contabilidad y fiscalidad: qué impuestos has presentado, con qué resultado, cuáles te quedan por presentar, cuánto tienes que pagar en función de los ingresos y gastos que hayas ido registrando, etc. 

Para no volver a pasar por todo esto en el futuro, nuestro consejo es este: cámbiate a una gestoría en la que tengas todo el control en tus manos y una visibilidad total. 

Cambiar de gestoría por mala práxis

Por último, otra situación en la que te podrías encontrar al cambiar de gestoría es que el cambio venga motivado porque has detectado malas prácticas en tu contabilidad por parte de tu antiguo gestor. A raíz de eso, podría haberte llegado un requerimiento o sanción de Hacienda. 

¿Qué puedes hacer en este caso? Si has tenido que pagar una multa, tu anterior gestoría debería asumir la  responsabilidad.

Las asesorías cuentan con un seguro de responsabilidad civil para ello, y deberían de hacerse cargo de la sanción derivada de su mala práctica. Nuestro equipo de asesores expertos en fiscalidad puede ayudarte a resolverlo si te encuentras en esta situación. 

Autor:
Paula Ginés
Redactora especializada en autónomos