Seguro que has oído hablar de los libros contables, pero igual no sabes exactamente qué son. Sigue leyendo que te lo contamos.
Qué son los libros contables obligatorios y voluntarios
Los libros contables son documentos que recogen toda la contabilidad del negocio. La finalidad de los libros es llevar de forma ordenada y cronológica todas las operaciones administrativas como la concesión de ayudas y subvenciones y las mercantiles como las compra-ventas.
Estos libros contables pueden ser de dos tipos: obligatorios o voluntarios.
- Los libros contables obligatorios son aquellos que por ley tienes que presentar ante el Registro Mercantil. Estos libros son: el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales.
- Los libros contables voluntarios, no es obligatorio presentarlos y son: el Libro Mayor y otros auxiliares, como el Libro de caja, el de entradas y salidas de almacén, el Libro de Banco o el Libro auxiliar de vencimientos.
En Declarando los libros contables se generan y presentan automáticamente desde la plataforma según los datos de ingresos y gastos que has ido añadiendo.
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Legalización de libros contables: cómo hacerlos
Tradicionalmente, llamábamos “libro de cuentas” a un cuaderno en el que anotar todos los gastos y cobros del negocio.
Hoy en día, cambiamos el papel y el boli por un documento hecho con el ordenador, por ejemplo, un Excel.
Lo que no cambia es la forma de organizar. Para hacer un libro contable debes dividir tu libro de contabilidad por periodos (ya sea mensualmente o semanalmente) y diferenciar los gastos e ingresos de cada uno de los intervalos.
También tienes que incluir el concepto de los registros que anotes y cuándo se han hecho.
Normalmente, se va organizando por columnas, desglosando el concepto, la cuantía y la fecha (entre otras variables), pero la realidad es que con Excel es fácil cometer un error al mover datos, columnas o incluir facturas.
Nosotros recomendamos llevar la contabilidad en un software especializado justo por estos errores que pueden suponer sanciones en Hacienda.
Como hemos avanzado, una vez los tienes, la ley te exige llevarlos al Registro Mercantil.
Allí pondrán la diligencia en el primer folio de cada libro y en todas las hojas el sello del Registro. Una vez sellada la contabilidad ya no se pueden hacer modificaciones futuras.
Cuánto tiempo se guardan los libros contables
Seis años, este es el tiempo que tienes que tener guardada la documentación de tu negocio, entre ella, los libros contables.
Estos seis años empiezan a contar desde el último asiento contable añadido en estos libros y sí, tienes que guardarlos tú.
Es otra de las razones por las que es buena idea tener los libros contables en la nube. Al tenerlos digitalizados, puedes acceder a ellos en cualquier momento, desde cualquier lugar y no tienes que llevarlos físicamente de aquí para allá durante 6 años.
