Cuando contratas los servicios de un profesional, es posible que necesite que le adelantes dinero para asegurar que puede hacer su trabajo. Bien, pues esto es, grosso modo, una provisión de fondos.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la provisión de fondos y cómo gestionar su fiscalidad.
Qué es una provisión de fondos
Una provisión de fondos es un dinero que da por adelantado un autónomo a un profesional o empresa cuando le contrata. Este dinero se entrega o bien para cubrir los gastos que deriven de su servicio o bien por honorarios del profesional.
Algunas de las profesiones que suelen pedir este dinero antes de hacer el servicio son la de abogado, la de asesor, o la de notario. Todas ellas suelen cobrar honorarios a sus clientes.
Y, cuidado, porque una provisión de fondos no es ni un anticipo ni un suplido.
Un anticipo es un dinero que se entrega antes de realizar el servicio pero es parte del cobro final.
En cambio, un gasto suplido es un gasto que como profesional pagas en nombre de tu cliente para poder desarrollar tu actividad.
Por eso, aunque estrechas, tienen diferencias con la provisión de fondos.
Ejemplo de provisión de fondos
Vamos a verlo con un ejemplo que siempre se entiende mejor.
Imagina que necesitas contratar a un abogado durante seis meses.
Lo más normal será que este desglose su presupuesto en dos partes: sus honorarios finales y la provisión de fondos, que suele variar entre el 40 % y el 50 % del total.
Vamos a ver cómo hacerlo.
Cómo se contabiliza la provisión de fondos
A la hora de contabilizar este tipo de provisiones, existen dos posibilidades.
Una es la que cubre los honorarios del profesional y otra es la que cubre los gastos que este tenga que hacer para desarrollar su trabajo.
Vamos a ver los dos casos:
Provisiones de fondos para pagar honorarios
El primero de los casos se da cuando un profesional (como el abogado) reclama una cantidad de dinero para cubrir sus servicios antes de hacerlos. Se trata de una actividad económica, por lo que debes registrarla en la contabilidad como cualquier otro servicio.
¿La diferencia?
Que lo estás pagando por adelantado y tampoco estás pagando el 100 % de ese servicio, sino una parte.
En este caso, necesitaréis una factura que deje constancia de que se ha hecho en tus cuentas.
Será una factura en la que se reflejará el concepto del servicio en sí, además de los datos de siempre, es decir, fecha de emisión, datos de receptor y emisor y los impuestos, si es necesario.
La emisión de esta factura es obligatoria, por lo que tienes que solicitarla al proveedor de servicios. En el ejemplo, se la pedirías al abogado.
Una vez recibas la factura, podrás contabilizarla como gasto y, por tanto, podrás deducirla tal y como sueles deducir este tipo de servicios.
Puedes encontrar más información en nuestra guía especializada en gastos deducibles.
Provisiones de fondos para cubrir gastos
El otro caso con el que nos podemos encontrar es que el profesional contratado reclame una cantidad de dinero por los gastos que ha tenido para poder desarrollar su actividad.
Aquí se dan dos supuestos que vamos a ver con un ejemplo.
Pongamos que tienes una abogada que te ha llevado la parte legal del negocio. Ella ha tenido que firmar unas escrituras en la notaría.
Ha ido a la notaría y ha recogido esas escrituras en tu nombre, pagándolas de su bolsillo (por el momento), pero las facturas están a tu nombre, por tanto para ella como autónoma, esas facturas no son deducibles.
Posteriormente cuando te pase la factura de los honorarios, estos serán con IVA y retención, y añadirá los suplidos (el importe total que pagó en notaría al recoger tus escrituras) a esos suplidos no les añade ni IVA ni nada.
Pero tú tendrás dos facturas: una de la abogada y otra de la notaría, cada una con sus impuestos correspondientes que podrás deducirte
Entonces, como ves, ese tipo de gasto, NO es deducible, porque se considera un gasto suplido que no contiene ni retención, ni ingreso. Esto significa que no podrás desgravar el IVA de este gasto.
¿Te ha quedado claro entonces cómo contabilizar e informar de una provisión de fondos?
Al final, el punto está en conocer qué tipo de provisión es y, así, determinar si puedes o no desgravar el IVA. A partir de ahí, todo debería ir rodado.
Y si no, ya sabes que puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento con nuestro equipo de expertos y ellos te ayudan con el proceso.
