Si eres autónomo, seguramente habrás oído hablar de los recibís.
Pero, ¿sabes realmente qué son y por qué son tan importantes para tu negocio?
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los recibís. Esa parte esencial de la contabilidad que garantiza que las transacciones se hagan de forma correcta.
Qué es un recibí
El recibí es la firma del documento que sirve para indicar que se ha recibido un bien, servicio o notificación.
No, no es lo mismo que un recibo, luego veremos la diferencia.
El término recibí es muy amplio y hace referencia a una gran cantidad de instancias, pero centrándonos en la comercial, que es la que nos interesa, se trata de una demostración física (o virtual) de que el cliente ya tiene su compra.
Es importe solicitar el recibí sobre todo en los gastos sin factura porque ante una inspección de Hacienda debes tener justificante de los pagos que has realizado.
A partir de ese momento, tú te desentiendes de la responsabilidad sobre ese bien o servicio y ahora queda a cargo de quien lo recibe.
Ya no tienes responsabilidad ni en el tiempo, ni en la forma, ni en las condiciones.
Es así, porque estas estaban estipuladas cuando se hizo la contratación y el cliente ya ha firmado su satisfacción con lo recibido.
Por otro lado, un recibí, en el área comercial, se usa también en el caso de devoluciones, garantías o reclamaciones. En estos casos, sigue siendo un documento firmado que las acredita.
Diferencia entre recibo y recibí
Aunque suena parecido y puede confundir, el recibo y el recibí no son lo mismo.
Como hemos comentado, un recibí es un documento que se firma para indicar que se ha recibido algo, normalmente un objeto o un dinero. No necesariamente establece ningún compromiso de pago.
Por otro lado, un recibo es un documento que se utiliza para acreditar el pago de una deuda u obligación financiera.
Ahí está la diferencia. El recibí es la confirmación de que algo ha sido recibido y un recibo es un documento que acredita el pago de una deuda u obligación financiera.
Qué debe contener un recibí
Un modelo de recibí clásico es el que contiene, como mínimo, los siguientes apartados:
- Fecha y lugar donde se entrega el bien o servicio
- Nombre, apellidos y DNI del emisor y receptor del recibí (si es una empresa, los datos de la empresa)
- Cantidad de dinero recibida
- Información sobre el producto o servicio adquirido
- Firma de las dos partes
Vamos a ver un modelo de recibí, muy simple para que te hagas una idea de qué contiene. Pero puedes hacer una versión más corporativa del mismo, para que acompañe a tu marca.
Modelo de recibí: plantilla
RECIBÍ
Recibí de D/Dª. __________________________________________(nombre y apellidos de la persona que recibe el bien y paga) con D.N.I _________________el importe de ____________euros en efectivo, en concepto de pago de la factura nº ________________ de fecha _________________. Fdo:_______________________________________________(nombre y apellidos tuyos como proveedor). DNI:____________________ (DNI/CIF del proveedor).
Fecha: _____ /___________ / 2023
Claves al hacer un recibí
Aunque ya hemos comentado el contenido del recibí, también es importante tener en cuenta una serie de cuestiones sobre la gestión de estos documentos:
- Siempre debe haber dos copias y ambas deben ir firmadas por las dos partes.
- Hasta que no recibas el dinero del mismo, no debes firmarlo ni indicar una fecha.
- Es importante ser lo más específico posible con la descripción del producto para evitar problemas futuros.
- Almacena bien los recibís porque Hacienda te los puede pedir hasta 4 años después de hacer la operación.
En conclusión, un recibí es un documento crucial en cualquier transacción comercial exitosa porque sirve como prueba de que se ha entregado el bien o servicio y se ha hecho el pago a cambio.
Si tienes dudas sobre cómo hacerlo ya sabes que en Declarando somos especialistas en la fiscalidad de los autónomos y podemos ayudarte.
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