¿Es una factura en PDF una factura electrónica? ¿Sirve cualquier tipo de factura electrónica para la Administración pública? ¿Y cómo beneficia la factura electrónica a los autónomos?
La factura electrónica genera muchas confusiones en nuestro país. Y es que a veces no está muy claro lo que se entiende por facturación electrónica.
Además, en los últimos años han surgido nuevas leyes que afectarán en un futuro próximo a los autónomos y la manera de facturar a sus clientes.
Por lo que tendrás que ir preparándote.
A continuación, te mostraremos todo lo que debes saber sobre la factura electrónica y los autónomos: qué requisitos legales debes cumplir, cómo hacerla y todos los cambios que se avecinan 👇
Factura electrónica: ¿qué es?
Así, a modo general, se entiende por factura electrónica cualquier factura que se haga con medios electrónicos o digitales.
Por ejemplo, las que emite cualquier software de facturación —como el de Declarando— sería una factura electrónica o digital.
Aunque esta definición puede variar según el país, dentro de la Unión Europea (UE) existen unos criterios comunes.
Existe una directiva que obliga desde 2020 al uso de la factura electrónica en los tratos comerciales con la Administración pública.
Y por lo que hace a su uso en el sector privado, todos los países están estudiando implementarla en los próximos años.
El país europeo pionero ha sido Italia, que desde 2019 obliga a autónomos y empresas a usar la factura electrónica para cualquier tipo de transacción.
Veamos el caso de España, que es el que más te interesa como autónomo.
La factura electrónica en España
Fíjate en esta definición:
Ese “Reglamento” es el reglamento de facturación que se aprobó en España en 2012.
Ahí se define la factura electrónica, simple y llanamente, como una factura que se emite y se recibe en “formato electrónico”, es decir, a través de un software o programa informático.
O, para entendernos mejor: como una alternativa a la factura tradicional en papel.
Pero, además, la factura electrónica, depende también del consentimiento del destinatario.
O dicho de otra manera: que tu cliente debe aceptar que le envíes la factura en formato digital y no, por ejemplo, en papel.
De momento, la factura electrónica solo es obligatoria para las operaciones con la Administración pública. El Gobierno, sin embargo, planea hacerla obligatoria para las operaciones entre autónomos y empresas entre 2024 y 2025.
La ley crea y crece y la factura electrónica
Así es: el Gobierno prepara implementar la factura electrónica en el sector privado para los años 2024 y 2025.
Esto quiere decir que, a partir de esas fechas, los autónomos y las empresas deberán emitir facturas electrónicas en su actividad.
O dicho con otras palabras: ya no podrán usar facturas en papel.
La ley crea y crece establece esta obligación y deja un margen de tiempo al Gobierno para aprobar un nuevo reglamento de facturación electrónica.
Según esta ley, la factura electrónica será obligatoria para los autónomos a los dos años de aprobarse el nuevo reglamento.
2023 es el año que fija la ley para su aprobación, por lo que cuenta que, para 2025, los autónomos deberán facturar sus servicios de manera electrónica.
La factura electrónica y la ley antifraude
Dicen que no hay dos sin tres, por lo que a la ley crea y crece y su correspondiente reglamento de facturación electrónica se suma una ley más: la ley antifraude.
¿Qué relación tiene con la factura electrónica? Esta ley regula los programas informáticos de facturación y contabilidad.
Es decir, aquellos software que usas para hacer facturas electrónicas.
A esta ley le acompañará un nuevo reglamento sobre programas de facturación para su aplicación. El reglamento está todavía por aprobar, pero ya podemos adelantarte lo siguiente:
- Se acabó Excel y Word para hacer facturas, ya que su formato no cumple con una de las exigencias de la ley: que una factura sea inmodificable después de emitirse, es decir, que no puedas alterar su contenido.
- Habrá multas para los usuarios de programas de facturación que no estén homologados. La normativa deberá especificarlo, pero ya podemos avanzarte que los programas deberán mostrar una declaración responsable asegurando que cumplen la ley (habrá multas para los que no la cumplan).
- Los software de doble uso (los que permiten una doble contabilidad: la legal y la B, de ilegal) estarán prohibidos. De hecho, ya lo están, pero cuando se apruebe la normativa, Hacienda intensificará su control. Y sí, con multas de hasta 50.000 € para el usuario 😱
Tipos de factura electrónica
Al margen de estas leyes, hoy en día en España se puede entender la factura electrónica en un sentido amplio, es decir, como cualquier factura en formato digital, que no sea de papel.
O en un sentido más restringido, que sería una factura realizada con un código informático determinado y que, de momento, solo es obligatoria cuando tu cliente es la Administración pública.
Por eso podemos hablar de dos tipos de factura electrónica:
- La factura electrónica en formato estructurado, que permite la transmisión automatizada de la factura entre el emisor y el destinatario (el cliente) gracias al uso de un determinado código informático (como el XML)
- La factura electrónica en formato no estructurado, que no permite esa transmisión automatizada y que sería la clásica factura en formato PDF o en cualquier formato de imagen (JPG o PNG)
La primera es el tipo de factura que estás obligado a expedir a cualquier Administración pública. Aunque, si eres autónomo, estás exento todavía (solo es obligatorio para las empresas).
Y la segunda, sobre todo en formato PDF, es la más común entre autónomos y empresas.
Factura electrónica: características
Legibilidad, autenticidad e integridad. Estos son los requisitos que cualquier factura en España debe cumplir para ser válida.
Y por “cualquier factura” entendemos tanto las de papel como las electrónicas.
Pero cuando se trata de una factura electrónica, la legibilidad viene determinada por el programa informático que la hace y emite y por el que tu cliente utiliza para leerla.
Por poner un ejemplo: haces una factura en PDF con un software de facturación como el de Declarando. Tu cliente luego la recibe en su email y usa un software compatible para abrir la factura y leerla. Así de sencillo 😉
La autenticidad y la integridad quiere decir que se pueda identificar fácilmente el emisor de la factura (autenticidad) y asegurar que la factura no puede ser modificada (integridad).
Esto se puede garantizar con cualquier programa informático.
Pero cuando se trata de la factura electrónica en formato estructurado (las que se envían a la Administración pública) se usan sistemas de intercambio de datos como el EDI (el formato XML) o la firma digital con un certificado legalmente reconocido (como el DNI electrónico o el certificado digital).
Beneficios de la factura electrónica para los autónomos
Hemos pasado rápidamente, sin solución de continuidad, de la sociedad de la información a la sociedad digital.
En este contexto, la factura electrónica es una expresión más de la importancia de lo digital en nuestra economía y, más concretamente, en la facturación de autónomos y empresas.
Su beneficio más importante, pues, es integrar la gestión de tu negocio en ese proceso. Lo que, por cierto, a la hacienda pública le permitirá un mayor control del fraude fiscal, tal y como prevé la ley antifraude.
Pero la facturación electrónica tiene otras ventajas para la actividad de un autónomo:
- Acelera todo el ciclo de facturación (¡también el cobro!)
- Mejora el servicio al cliente
- Reduce los errores humanos
- Elimina los costes de impresión y envío (un par de clics y tu cliente tiene la factura en su bandeja de correo)
- Facilita el almacenamiento de facturas (¡adiós a los archivadores en papel!)
- Mejora la gestión de tu facturación
Y ahora que ya conoces sus ventajas, echémosle un vistazo a cómo hacer una factura electrónica.
Cómo hacer una factura electrónica
Una factura electrónica no tiene un contenido especial. Es decir, que su contenido es el mismo que el de cualquier factura.
Lo que la diferencia es el formato (XML, PDF, etc.), pero no los datos o requisitos mínimos, que son estos:
- Número de factura (la serie numérica ha de ser correlativa y sin saltos)
- Fecha de emisión
- Descripción del producto o servicio
- Precio unitario
- Impuestos: el tipo de IVA que aplicas y el tipo de retención de IRPF (si estás obligado)
- La base imponible (que es el importe antes de aplicar los impuestos)
- La cuota tributaria (que es el importe en impuestos que añades a la base imponible)
- El importe final
- Otros datos obligatorios (en caso de que el servicio o producto estén exentos de IVA o que pertenezcas a un régimen fiscal especial)
Pero para que sea electrónica tienes que asegurarte un servicio de facturación electrónica. Y eso vamos ahora.
Servicios de facturación electrónica para autónomos
Nos referimos, claro está, a un programa de facturación electrónica, digital u online.
Si tienes que hacer facturas a la Administración pública, puedes usar el servicio Facturae del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.
Pero, por su dificultad técnica, solo te lo recomendamos si tienes que facturar a un organismo público y no te queda otra.
Aunque recuerda: como autónomo no estás obligado todavía a emitir facturas electrónicas a la Administración pública.
Por lo que mejor busca una aplicación de facturación electrónica más amigable, que te permita hacer facturas de manera ágil y fácil, sin complicaciones y sin errores.
En Declarando encontrarás un software de facturación así junto a un servicio de asesoría fiscal online que te ayudará en todo lo que necesites como autónomo.
Además, te allanará el camino para cuando la factura electrónica sea obligatoria para los autónomos: es pronto, sí, pero cuanto antes estés preparado, menos sorpresas (o menos multas) de última ahora.
En 2023 los autónomos tienen disponible la ayuda del Kit Digital, que te permite, entre otras cosas, invertir 1.000 € a fondo perdido (no debes devolverlo) para contratar un servicio de facturación electrónica.
Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros asesores te explicará todas las ventajas de llevar tu facturación electrónica con Declarando y cómo beneficiarte del Kit Digital.
