¿Tiene una factura proforma el mismo valor fiscal que una factura ordinaria? ¿Y qué la diferencia de un presupuesto?
Como autónomo es importante que sepas distinguir una factura proforma de otros documentos de tu facturación.
A continuación, te aclaramos estas diferencias, te enseñamos cómo hacer una factura proforma y te mostramos un ejemplo sencillo.
Qué es una factura proforma
La RAE define la palabra proforma como una “factura, liquidación o recibo” que justifica una operación antes de que se lleve a cabo.
Es decir, que sería un documento que da cuenta de un servicio o un producto que se va a vender.
Curiosamente, en el reglamento de facturación no se menciona la factura proforma 🤔
¿Quiere decir esto que no tiene validez o que no sirve para nada? Respuesta corta: no.
Pero esto requiere una respuesta larga, que es lo que viene a continuación.
Para qué sirve una factura proforma (y para qué no)
La definición de la RAE ya da una pista: una factura proforma se utiliza para justificar una operación que todavía no se ha efectuado.
Por ejemplo, digamos que acuerdas con un cliente la prestación de un servicio. La factura proforma sería un documento donde detallarías los términos de ese servicio, como el tipo de servicio y el importe a pagar.
Al terminar el trabajo, esa factura proforma sería la base de la factura final con la que cobrarías el servicio.
En el comercio internacional también se utiliza como un documento de aduana (como factura no comercial) donde detallas las características de la mercancía.
Hacienda acepta la factura proforma, en estos casos, como justificante. Pero solo cuando se trata de una venta en consignación, es decir, cuando envías un producto a un intermediario que todavía no ha realizado la venta.
¿Y para qué no sirve? Pues, en principio, para usarla como una factura ordinaria. Por ejemplo, para justificar un pago o el pago anticipado de un servicio.
Y es que una factura proforma no es una factura. A esto vamos ahora.
Diferencia entre una factura y una factura proforma
Una factura es un documento que sirve para justificar la compra o la venta de un bien o servicio.
O dicho de otro manera: la factura sería el documento formal (o válido) que entregarías a tu cliente cuando has prestado el servicio o has entregado el bien.
O con el que justificarías un pago por adelantado o cualquier otro pago (no solo el pago final).
Aunque, como te mostraremos más adelante, existen casos en que una factura proforma puede funcionar como una factura ordinaria.
Pero antes comentemos la diferencia entre una proforma de un presupuesto.
Diferencia entre un presupuesto y una factura proforma
La concreción. Ahí estaría la principal diferencia entre una factura proforma y un presupuesto.
Cuando un cliente se interesa por tus servicios (o tus productos), lo normal es que te solicite un presupuesto. Es decir, un documento donde le detalles cuánto tendría que pagar en caso de contratarte, pero sin acordar nada.
Imagínate ahora que tu cliente ya quiere contratar tus servicios, apalabráis los términos y ahora solo queda ponerse en marcha.
En esta situación, podrías enviarle una factura proforma donde detallarás los términos de ese servicio. La proforma, por tanto, concretaría el servicio sobre el que el presupuesto solo informaba.
La factura proforma y su validez jurídica
Y ahora es cuando la cosa se pone interesante: ¿qué respaldo jurídico tiene el uso de facturas proformas? ¿Son las facturas proforma válidas para Hacienda?
Porque, claro, después de llevar un rato hablando de facturas proforma resulta que no tienen validez para Hacienda, ¿para qué usarlas?
Pues bien, sobre su validez, hablaremos especialmente si la factura proforma es válida para Hacienda, que es lo que realmente te interesa.
¿Y sabes qué ha dicho la Dirección General de Tributos, un organismo consultivo de Hacienda, sobre la proforma?
Resumiendo: que si una factura proforma cumple con los requisitos mínimos de una factura (según el reglamento de facturación) “tendrá la consideración de factura a todos los efectos del impuesto” (V0235-19), aunque no lleve el título de factura proforma 😯
Por lo que, según la DGT (la de Hacienda, no la de tráfico), una factura proforma tendría la misma validez que una factura. Y sí, también serviría como documento para deducirte el IVA y el IRPF (consulta V0992-21).
¿Se puede contabilizar una factura proforma?
Depende. Por todo lo dicho hasta ahora: el documento válido para formalizar la prestación de un servicio o la venta de un producto es la factura. Por lo que es la factura lo que debes contabilizar.
Pero si has usado una factura proforma para cobrar el servicio (o el producto) y la proforma cumple con los requisitos de una factura ordinaria (no importa que lleve por título que es proforma), entonces deberás contabilizarla.
Y está claro por qué: porque la proforma funciona aquí como si fuera una factura ordinaria.
Cómo hacer una factura proforma
Una factura proforma se parece a una factura ordinaria. Pero al ser un documento no regulado por el reglamento de facturación, su contenido es más flexible.
Aun así, estos serían los datos mínimos que debería llevar:
- Fecha de emisión y número (es opcional)
- Fecha de vencimiento (también opcional, por si quieres limitar la validez de la proforma)
- Datos del emisor y del destinatario o cliente (nombre o razón social, NIF y dirección)
- Descripción del servicio o producto (si es un servicio, puedes especificar cuándo se llevaría a cabo)
- Precio unitario del servicio o producto
- Importe total del servicio
- Otros datos importantes (las condiciones y términos de pago, si el servicio está exento de IVA o si aplica algún tipo de régimen fiscal que tu cliente deba saber de cara a la factura ordinaria)
Ahora las dudas: ¿la factura proforma lleva IVA? Pues, mira, al ser una factura proforma no es obligatorio ni necesario. Pero puedes ponerlo, si así lo deseas.
Y ahora la numeración de la factura proforma: tampoco es obligatoria. Pero puedes numerarla si quieres llevar un mejor control y quieres utilizar su número como referencia para tu cliente.
Eso sí: te recomendamos que la numeres siguiendo una serie propia para no confundirla con la serie numérica de las facturas ordinarias.
Factura proforma: ejemplo
Una factura proforma ha de ser clara y concisa para que tu cliente (o potencial cliente) pueda leer fácilmente todos los datos.
A continuación, puedes observar un ejemplo que te servirá de modelo de factura proforma:
Si te fijas, no la hemos numerado ni tampoco hemos desglosado el IVA, pues no es necesario.
Otra cosa es cuando toque hacer la factura final, con la que cobrarás el servicio.
Ahí sí que tendrás que señalar el número y los impuestos (como el IVA o la retención).
Y ahora que ya sabes qué es una factura proforma y para qué sirve, usa el software para hacer facturas y presupuestos de Declarando y no te compliques la vida con cálculos.
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