La facturación de los autónomos es uno de los temas más importantes para nuestra actividad. Si registras bien tus gastos con factura, tus gastos sin factura y tus ingresos, no sólo mejorará la gestión de tu negocio, también ahorrarás cada año en impuestos.

Tienes que saber muy bien qué gastos son deducibles para autónomos porque determinan la cantidad de impuestos que vamos a tener que pagar trimestre a trimestre. Piensa en esto, de media un autónomo paga 4.000€ al año más en impuestos debido a que no se deduce todos los gastos que podría o a que no los hace correctamente. Por eso yo siempre insisto en lo  importante que es la ayuda de un asesor que nos pueda ayudar con este tema.

Es verdad que el tema de los gastos genera muchas dudas, pero cuando hablamos de las facturas que hacemos a nuestros clientes, los autónomos no solemos tener tantas dudas.

Ahora bien, si en vez de ventas se trata de compras, la cosa se complica. En este tipo de facturas puedes tener diferentes tipos de proveedores y cada uno te puede facturar de una manera. Aquí empiezan los líos, así que déjame que que te hable bien de los gastos con factura y de los gastos sin factura.

La duda más frecuente se encuentra en la deducibilidad de los gastos de los que no tienes factura. Los típicos gastos que no van aparejados a una factura son: la cuota de autónomo (nos llega el recibo al banco, pero no es una factura), las cuotas de colegios profesionales, las cuotas de seguros, algunos gastos de los bancos (algunos sí llevan factura, lo verás en el papelito del recibo del banco).

Por otro lado, existe bastante confusión cuando se trata de tickets o justificantes de pagos de algo. Por ejemplo, los justificantes de transporte, metro, autobús, taxi, etc… Lo ideal es pedirles una factura, pero muchas veces nos resulta imposible, por lo que estos gastos se deben de contabilizar como si no llevaran factura, lo que implica que no te puedes deducir el IVA.

El gasto nos lo podríamos deducir pero el IVA no lo podríamos recuperar por lo que lo sumamos al total del gasto, como si fuera todo base imponible.

Hay otro grupo de gastos que genera confusión, que son las facturas simplificadas. Suelen utilizarse en los restaurantes. Estas, se parecen a los tickets de toda la vida, que ya no existen, y que se reconocen porque suele poner la mención “Factura Simplificada”.

Como su nombre indica, la factura simplificada es más simple y no es necesario indicar tantos datos. Los datos imprescindibles que si debe de contener son los siguientes:

  • Número y fecha de la factura
  • Nombre, DNI y dirección de quien emite la factura
  • Descripción del bien o servicio que vendes o prestas
  • El tipo de IVA aplicado o si lo prefieres utilizar la expresión “IVA Incluido”
  • Importe total de la contraprestación

Finalmente, si no tienes el desglose de una factura, y no sabes qué es la base imponible, la cuota de IVA etc puedes obtenerlo de la siguiente manera:

  • Si la factura sólo lleva IVA: Tienes el total de la factura, lo que has pagado, y supón que son 1210€. Para saber la “base imponible”, debes dividir ese total pagado por 1,21 (si el IVA es del 21%). Así obtenemos una base imponible de 1000€. Puedes comprobar que es correcto haciendo la operación inversa, sacando el 21% de 1000€ y sumándoselo.
  • Si la factura lleva IVA e IRPF: Tienes el total de la factura, sabes que el IVA es el 21% y el IRPF es del 7%. Has pagado 1140€. Para obtener la base dividirías entre 1,14 (esta cifra sale de restarle al 21% de IVA (equivale a 0,21) el 7% de IRPF (equivale a 0,07), y sumarle 1.

Como ves el tema de los gastos con factura y sin factura no es complicado pero yo te recomiendo que uses un programa como Declarando para llevar la contabilidad. En www.declarando.es vas recibiendo alertas y consejos automatizados y personalizados para que no cometas errores a la hora de poner los gastos deducibles que te permite Hacienda. 

Como te decía antes, quizás pagar un software como el nuestro es un poco más caro que hacerlo en tu propia hoja de Excel, pero sin duda con la cantidad de impuestos que te vas a ahorrar al final del año gracias a optimizar tu contabilidad, te aseguro que te va a salir a cuenta. Pruébalo, ¡es gratis!

Gastos Con Factura vs Gastos Sin Factura