Con la inminente aprobación del reglamento de la factura electrónica, son muchas las dudas entre los autónomos.
Y aunque la factura electrónica en sí no es ninguna novedad, sí lo serán los nuevos requisitos que deberás cumplir a partir de 2026.
Mientras tanto, toca prepararse.
Y para que llegues bien preparado, vamos a mostrarte cómo hacer una factura electrónica si eres autónomo.
Pero antes, hagamos algunas aclaraciones.
¿Qué se entiende por factura electrónica (para autónomos)?
La factura electrónica es aquella factura que se emite por medios electrónicos. Por ejemplo, a través de un programa de facturación electrónica.
Y eso es lo que principalmente la diferencia de una factura de papel.
Pero hay dos tipos de factura electrónica:
- La factura electrónica de formato no estructurado. Por ejemplo, una factura emitida en PDF o con Word y Excel.
- La factura electrónica de formato estructurado. Generado con un código informático que permite la transmisión automatizada de la factura entre el emisor y el destinatario (por ejemplo, XML o Facturae).
Esta última es obligatoria para aquellas empresas que facturan a la Administración pública.
Un autónomo, sin embargo, no está obligado a emitir facturas con formato estructurado. Por lo que una factura electrónica en PDF es suficiente.
Aunque esto cambiará a partir de 2026, cuando se aplique el reglamento de factura electrónica para los autónomos.
Para estar al día, sigue nuestras novedades sobre la factura electrónica.
Requisitos y validez para emitir una factura electrónica
Sin importar el formato, una factura electrónica debe cumplir los mismos requisitos esenciales de una factura legal.
¿A qué nos referimos con requisitos esenciales? Para empezar, a los contenidos de una factura:
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Datos del emisor y del destinatario (o cliente)
- Descripción del producto o servicio
- Impuestos: el tipo de IVA que aplicas y el tipo de retención de IRPF (si estás obligado)
- Base imponible (el importe antes de aplicar los impuestos)
- Cuota tributaria (el importe en impuestos que añades a la base imponible)
- Importe final
Junto a los contenidos de la factura, existen otros requisitos igual de esenciales, pero algo más técnicos.
Esto son la legibilidad (que se pueda leer), la autenticidad de su origen (que muestre quién la emite) y la integridad del contenido (que no se haya modificado).
Son requisitos más técnicos porque en la factura electrónica el responsable de garantizar su cumplimiento es tu software de facturación electrónica.
De hecho, el software es tan importante en la factura electrónica que para mostrarte cómo hacerla, vamos a basarnos en el programa de facturación electrónica para autónomos de Declarando.
Aunque podría ser cualquier otro que emitiera facturas electrónicas.
Y ahora vayamos paso a paso.
Cómo se hace una factura electrónica paso a paso
Si es la primera vez que vas a hacer una factura, sea electrónica o no, el procedimiento no es ningún misterio: se trata de hacer una factura normal y corriente.
Lo único que cambia es el formato, sobre el cual no debes preocuparte porque se genera automáticamente.
Pero hay determinados aspectos que no siempre se pueden automatizar. Al menos, no al 100 %.
Como, por ejemplo, la fecha de operaciones (el tiempo que dura un servicio) o la fecha de emisión, que siempre pueden variar.
Así que vamos a mostrarte elemento a elemento cómo se hace una factura.
Para visualizar mejor el proceso, usaremos imágenes del programa de facturación de Declarando 💡
El número de la factura electrónica y la fecha de emisión
Por lo general, los softwares de facturación electrónica tienen automatizada la numeración de las facturas.
Aun así, debes saber que:
- La serie numérica debe ser correlativa. Esto significa que debe seguir una secuencia lineal ascendente y no puede haber saltos. Por ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, etc.
- Las facturas rectificativas (que sirven para anular o modificar una factura) tienen una serie propia.
En Declarando, por ejemplo, la serie se automatiza con el año fiscal delante:
La fecha de emisión se refiere al día, mes y año en que enviaste la factura al cliente.
Cuando tu cliente es otro autónomo o empresario, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para emitirla.
Por lo que la fecha de emisión no tiene por qué coincidir con la fecha en que entregaste el producto o prestaste el servicio.
Datos fiscales del emisor y del cliente
Es lo que Hacienda llama datos identificativos del emisor y el receptor de la factura. Que quiere decir:
- Tus datos fiscales como autónomo: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal (suele coincidir con el de residencia).
- Los datos fiscales del destinatario (tu cliente): nombre y apellidos (si es autónomo) o razón social (si es una empresa), NIF y domicilio fiscal.
La razón social, por cierto, no debes confundirla con el nombre comercial.
Para evitarlo, te recomendamos preguntar a tu cliente por la razón social o, simplemente, por los datos de facturación.
Con la factura electrónica esto es más importante que nunca, porque Hacienda tendrá un mayor control del flujo de facturación entre autónomos y empresas.
Y nunca es agradable recibir un requerimiento de Hacienda porque confundiste la razón social con el nombre comercial de tu cliente 😬
Descripción del producto o servicio
Para Hacienda es esencial que describas bien tu producto o servicio: es la manera que tiene de comprobar que aplicas el IVA adecuado.
Esa descripción, además, debe ser específica.
De lo contrario, tienes doble trabajo asegurado: cuando tu cliente se la quiera deducir, es posible que Hacienda, si la comprueba, no acepte la deducción por no especificar el tipo de servicio (o producto).
Lo que implica (por eso lo del doble trabajo) que tu cliente te exigirá que la modifiques.
Por ejemplo, si prestas servicios de consultoría en marketing, no basta con escribir “servicios de consultoría”.
Debes ser más concreto y preciso: “Servicios de consultoría en marketing digital. Del 1 al 29 de febrero de 2024”.
Si te fijas, hemos incluido la fecha del servicio porque así lo obliga el reglamento de facturas.
Es decir, debes indicar la fecha de operaciones.
Pero solo cuando esta no coincide con la fecha de emisión de la factura.
Por último, en la descripción también debes especificar el número de unidades y el precio por unidad, tal y como puedes observar en esta imagen del software de factura electrónica de Declarando:
En nuestro ejemplo solo aparece una línea de facturación, pero pueden ser más si ofreces más de un servicio o distintos productos.
Los impuestos: IVA y retención de IRPF
Esta es la parte de la factura electrónica que más apasiona a Hacienda, porque explica su principal razón de ser: la recaudación de impuestos.
Así que vayamos por partes, porque estas pueden ser dos: el IVA y la retención.
El IVA de la factura
Del IVA debes indicar el tipo de IVA de tus productos o servicio, así como el importe (o cuota tributaria):
- Tipo de IVA. Puede ser el general del 21 %, el reducido del 10 % o el superreducido del 4 %. Y hasta junio de 2024, para algunos productos existe el 0 % y el 5 % de IVA.
- Cuota tributaria. Esta se calcula aplicando el tipo de IVA correspondiente a la base imponible (que es el importe de tus servicios antes de impuestos).
Con el software de factura electrónica de Declarando el IVA se calcula automáticamente:
Al igual que la retención de IRPF que te explicamos a continuación.
La retención de IRPF en la factura
No todos los autónomos deben aplicar la retención de IRPF en sus facturas.
Pero si facturas a otros autónomos y empresas y ejerces una actividad profesional o artística, entonces sí.
En tales casos, al igual que con el IVA, debes señalar:
- El tipo de retención. El general es del 15 %. Pero si eres nuevo como autónomo puedes aplicar el 7 % durante el primer año y los dos siguientes.
- La cuota tributaria. Es el importe de la retención. Y se calcula aplicando el tipo de retención (15 % o 7 %) a la base imponible.
La retención, a diferencia del IVA, se resta de la base imponible.
Pero esto es un cálculo automatizado si usas un programa de facturación electrónica como el de Declarando:
El importe total (desglosado)
Para terminar, en la factura electrónica debe aparecer el importe total que debe pagar tu cliente.
Ese importe total debe aparecer desglosado de la siguiente manera:
- El importe total sin IVA (ni retención de IRPF)
- El importe total que vas a cobrar (incluyendo el IVA y el IRPF)
Con una imagen no hará falta añadir más palabras:
Otros datos adicionales obligatorios
En algunas situaciones, Hacienda también obliga a mencionar información extra.
Es el caso de aquellos autónomos que:
- Ejercen una actividad exenta de IVA, según el artículo 20 de la ley de IVA. En tal caso debes indicarlo en la factura. Por ejemplo, así: “Factura exenta de IVA. Art. 20 – Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido”.
- Pertenecen a un régimen especial de IVA como el de recargo de equivalencia o de criterio de caja
- Si la factura la emite el cliente debe señalar la expresión “facturación por el destinatario”.
- Cuando el sujeto pasivo del impuesto es el cliente, debe anotarse la fórmula “inversión del sujeto pasivo”.
Cómo firmar una factura electrónica
La firma electrónica todavía no es obligatoria para los autónomos que emiten facturas.
Pero lo será cuando se aplique a los autónomos el reglamento de la factura electrónica, allá en 2026.
Para entonces, tu software de facturación electrónica deberá tener esa opción integrada, ya que será un requisito obligatorio para poder operar como tal.
Para poder firmar electrónicamente tus facturas, por cierto, necesitarás un certificado digital o el DNI electrónico.
Mientras tanto, no tienes que preocuparte (tampoco después 😉).
Y hablando de factura electrónica y software, ¿ya estás preparado?
Preparándote para la factura electrónica con el Kit Digital
En 2026, como autónomo deberás pasar a la factura electrónica.
Esto te obliga a trabajar (obviamente) con un programa de facturación electrónica.
Para facilitarte la transición, el Gobierno ha ideado el Kit Digital, una subvención pública financiada con fondos europeos.
Puedes solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica.
La ventaja de esta subvención es que es a fondo perdido: no debes devolverla.
La desventaja (por así decirlo) es que solo tienes hasta final de este año 2024 para solicitarla.
O hasta que los fondos se acaben, porque hay un límite presupuestado.
Otra ventaja, por cierto, es que puedes solicitarla sin preocuparte por los trámites con la Administración.
Y sin ningún coste para ti si lo haces con Declarando.
¿Quieres más información? Solo tienes que reservar ahora una consulta gratuita y uno de nuestros mentores fiscales te despejará todas tus dudas 🤗
