Cuando en 2025 y 2026 la factura electrónica sea obligatoria para autónomos y empresas, a los programas de facturación no los reconocerá, por decirlo en palabras de un veterano político español, “ni la madre que los parió”.
Estos softwares deberán cumplir con 2 reglamentos distintos.
Por un lado, la normativa que regula la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre autónomos y empresas.
Por otro, el reglamento de programas de facturación —conocido como “reglamento verifactu”— para evitar el fraude fiscal.
Son dos reglamentos diferentes, pero con una causa común: digitalizar la facturación de los 3 millones de autónomos y los 3,4 millones de empresas de nuestro país.
Y fijar controles que pongan freno a una de las prácticas que más desangran a autónomos y pymes (la morosidad) y a las arcas públicas (el fraude fiscal).
En lo que sigue te explicamos de qué manera serán los programas de facturación.
Y por qué te interesa saber todo esto como autónomo.
Una pista: no cumplir con uno de estos reglamentos puede costarte 50.000 €… como mínimo.
Así que vamos allá 👇
1) Programas de facturación electrónica contra la morosidad y el fraude fiscal
Puesto que por algo hay que empezar, hagámoslo a lo grande.
Los programas de facturación electrónica deberán cumplir dos grandes propósitos: reducir la morosidad y el fraude fiscal en el sector privado.
Así lo destacan las 2 leyes que impulsan este cambio tan radical: la ley crea y crece y la ley antifraude.
La primera —la ley crea y crece— es la que implementa la factura electrónica en las operaciones entre autónomos y empresas.
Según esta ley, la facturación electrónica será la “medida clave” para reducir la morosidad en un sector —el privado o B2B (business-to-business)— donde el plazo medio de pago de las facturas supera el plazo legal de 60 días.
Para esto, la Agencia Tributaria controlará los plazos de pago.
Y aquellas empresas (y autónomos) que los incumplan quedarán excluidas de subvenciones públicas (con importes superiores a los 30.000 €) y afrontarán multas.
La segunda —la ley antifraude— es la que ha impulsado el reglamento verifactu.
Este reglamento exige a los programas de facturación que sus registros de factura no puedan ser alterados sin dejar rastro.
Por ejemplo, eliminar una factura no será posible (en su lugar, se podrá anular, pero esa factura irá a parar a un registro de facturas anuladas al que podrá acceder Hacienda).
Esta ley impone sanciones elevadas a los fabricantes de softwares de facturación que no cumplan con la ley.
Pero también a sus usuarios.
Sí, a ti como autónomo obligado a hacer facturas: si tu software no cumple el reglamento verifactu, la sanción mínima será de 50.000 € por cada ejercicio (año) en que hayas trabajado con ese software ilegal 🥺
Así que toma nota de las siguientes fechas para ir preparándote:
- El 1 de julio de 2025 se empezará a aplicar el reglamento verifactu (el de los 50.000 € de sanción).
- En 2026 la factura electrónica será obligatoria para los autónomos (y un año antes, para empresas que facturen más de 8 millones de euros al año).
2) Ya no generarán facturas electrónicas en PDF
Las facturas electrónicas en formato PDF son las más comunes entre los actuales programas de facturación electrónica (también el de Declarando).
Este formato seguirá siendo válido para los autónomos hasta 2026, cuando se empiece a aplicar el reglamento de factura electrónica.
¿Qué pasará a partir de entonces?
En su lugar, el software que uses deberá hacer facturas electrónicas en formato estructurado.
En formato estructurado significa que deben generarse en un código informático que permita la transmisión automática entre distintas plataformas de facturación electrónica.
No queremos asustarte con tecnicismos, pero más pronto que tarde deberás familiarizarte con formatos como el XML, EDIFACT y Facturae, que es el que se usa actualmente para hacer facturas electrónicas a la Administración pública.
Por cierto: las plantillas de factura de Word y Excel tampoco serán válidas como alternativa a un software de facturación.
Tampoco lo serán las facturas que se hacen con Canva u otros softwares de diseño.
3) El registro de tus facturas no se podrá alterar
Tu programa de facturación deberá garantizar que el registro de tus facturas no se pueda alterar.
Que no se pueda alterar no implica que no puedas modificar o anular una factura.
Eso lo podrás seguir haciendo, pero quedará registrado en tu programa de facturación.
Lo que ya no será posible es eliminar una factura sin más, como si no hubiera pasado nada.
Para esto, tu software deberá implementar un sistema “hash”, algo así como una huella digital de tus facturas.
De esta manera, la Agencia Tributaria, que ejercerá un control prácticamente total en tu facturación, podrá seguir el rastro de tus facturas: desde su creación hasta su última modificación.
4) Los softwares de facturación operarán con firma electrónica avanzada
Otro mecanismo de seguridad imprescindible que incluirá tu software de facturación es la firma electrónica avanzada.
Este es el sistema con el que se firman distintos trámites electrónicos con la Administración pública.
Por ejemplo, cuando presentas tu declaración de la renta en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o cuando te das de alta de autónomo.
Esto te obligará a tener instalado el certificado digital en tu navegador o a usar otro tipo de certificado electrónico válido como el DNI electrónico o la Cl@ve PIN.
Si todavía no los tienes, obtenerlos es una de las primeras cosas que debes hacer para pasar a la factura electrónica.
5) Los programas de facturación llevarán una declaración responsable
¿Cómo saber que tu programa de facturación cumple con la normativa y ahorrarte así los 50.000 € de multa?
Presta atención a este detalle: deberán llevar una declaración responsable.
En esta declaración, deberán asegurar que cumplen con el reglamento de programas de facturación, con el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria y con las especificaciones técnicas.
Los detalles de esta declaración responsable todavía no se conocen. Hacienda los especificará en una orden ministerial.
Por el reglamento verifactu, podemos adelantarte lo siguiente:
- Deberá constar por escrito y de manera visible en el software para que los clientes lo puedan comprobar
- Como cliente podrás solicitar la declaración responsable antes de contratar el programa
Es importante que te fijes en este detalle, porque —recuerda— usar un programa de facturación que no cumpla con el reglamento puede costar una multa (mínima) de 50.000 €.
Para el fabricante del software también habrá multas. Rotundas y cuantiosas: como mínimo, una multa fija de 150.000 €.
6) Los softwares de facturación electrónica incluirán los estados de factura
Hay un nuevo concepto de factura con el que debes empezar a acostumbrarte, porque también te acompañará cuando seas el destinatario (o cliente) de una factura electrónica.
Hablamos de los estados de factura.
Básicamente, se entiende por tales:
- Si una factura ha sido aceptada o rechazada, y en qué fecha
- Si una factura ha sido pagada, y cuándo
Tu cliente estará obligado a comunicarte si acepta la factura (o la rechaza) y cuándo la ha pagado.
Para que esta comunicación fluya sin problemas y de manera automática, los distintos programas de facturas electrónicas estarán interconectados 👇
7) Las distintas plataformas de factura electrónica estarán interconectadas
Con la factura electrónica obligatoria, se funda el sistema español de factura electrónica.
Este sistema estará formado por todas las plataformas de factura electrónica que operan en el mercado, junto a una plataforma pública de la que te hablamos en el siguiente punto.
Este sistema asegurará que el intercambio de facturas entre autónomos y empresas sea posible de manera automática.
Solo así será posible que puedas enviar una factura (electrónica) a tu cliente y que este la reciba automáticamente.
También es la única manera de que tu cliente pueda informarte sobre los distintos estados de la factura.
Y que tú puedas remitir a Hacienda una copia de cada factura que envíes a tus clientes (sí, estarás obligado a enviar una copia 😬).
8) Habrá una solución pública de facturación electrónica
Hacienda creará su propio sistema de facturación electrónica.
Será público y gratuito para todos los autónomos y empresas obligados a hacer facturas electrónicas.
Y estará interconectado con los distintos programas de facturación electrónica privados.
Con este sistema, la Agencia Tributaria controlará que cumples con tus obligaciones de facturación.
Pero sobre todo: supervisará que tus clientes pagan dentro del plazo legal máximo (60 días desde la entrega del producto o la prestación del servicio).
9) No bastará con un simple programa de factura electrónica
Con la solución pública de facturación electrónica, los programas de factura electrónica privados deberán ofrecer un servicio más completo.
La razón es muy sencilla: si como autónomo puedes usar gratis la plataforma pública para hacer tus facturas electrónicas, ¿por qué pagar por un software de factura electrónica? 🤔
En Declarando, por ejemplo, llevamos trabajando desde nuestros orígenes en ofrecer un software que vaya más allá de la mera facturación o contabilidad.
Por eso, Declarando es también un software con asesoría fiscal que ofrece en un mismo paquete un software de impuestos, un sistema de control y gestión de gastos y, por descontado, un programa de contabilida, entre otras funcionalidades.
10) Los softwares de factura electrónica son ya gratis (con el Kit Digital)
¿Te suena el Kit Digital? Muy brevemente: consiste en una subvención pública de 2.000 € para autónomos.
Es una ayuda a fondo perdido (no debes devolverla) y está financiada con fondos europeos.
En la ley crea y crece, se recomienda a autónomos y pymes solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica.
Así, puedes ahorrarte todos los costes asociados a su aplicación.
Y quitarte unas cuantas preocupaciones de encima, ya que es tu agente digitalizador —la empresa encargada de ofrecer el software de facturación electrónica— el responsable de cumplir con las distintas regulaciones.
Aunque el Kit Digital está financiado con fondos europeos, estos, como todo en la vida, tienen un límite: de presupuesto y de tiempo, porque el Kit Digital solo está disponible hasta finales de 2024.
Puedes solicitar el Kit Digital con Declarando sin ningún coste.
Y reservar ahora una consulta gratuita con uno de nuestros mentores fiscales sin ningún compromiso 😀
