Seguro que alguna vez te has preguntado qué es el número de factura o para qué sirve exactamente, a continuación te mostramos su significado.
Qué es el número de factura
El número de factura es un código que por ley se le añade a las facturas para poder identificarlas y diferenciarlas de otras.
El número lo eliges tú como emisor de la factura, pero tiene que ser correlativo con el número de la factura anterior, es decir, si empezaste por el 1, la siguiente factura será la número 2 y así sucesivamente.
Esto se traduce en que no puede haber dos facturas del mismo año con el mismo número. Desde que hagas la primera factura del año hasta la última, siempre habrá una continuidad de numeración.
Por ejemplo, si el 15 de enero creaste tu factura n.º 1 y al día siguiente tienes que emitir una nueva factura, tendría que ser la n.º 2, no podría volver a ser la n.º 1. Y tampoco sería posible que creases la n.º 2 con una fecha anterior, sino que la fecha debe ser posterior a la de la última factura emitida, en este caso el 15 de enero.
Esto no significa que sí o sí tengas que empezar la numeración de tus facturas por el 1. Puedes hacerlo por el número del año, o por el que prefieras, pero siempre con correlación.
Será al inicio del año cuando elijas el formato de numeración que te acompañará durante todo el ejercicio fiscal. Y esta decisión no solo afectará a la numeración en sí, sino al formato que la acompaña.
Si has elegido empezar por 2022/0001, por ejemplo, tendrás que seguir todo el año usando la barra inclinada. No podrás cambiar a 2022-0001, 202200001 o cualquier otro formato hasta el siguiente año.
Excepciones a la numeración de factura correlativa
Como siempre pasa, tenemos la excepción que confirma la regla. La emisión de facturas con diferentes series es una posibilidad contemplada dentro del reglamento de facturación, pero en casos puntuales.
Es más, es obligatorio por ley hacerlo en los siguientes casos:
- Facturas emitidas por el destinatario de la operación o por terceros. En estos casos se usa una serie por cada uno de ellos
- Facturas rectificativas
- Facturas puntuales de procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa
- Facturas emitidas por venta de móviles, consolas, ordenadores portátiles y tablets, plata, platino y paladio. En los ordenadores portátiles y tablets solo se aplicará cuando el importe total sea mayor de 10.000 € (sin IVA), o si el destinatario es empresario o profesional revendedor los bienes (sin importe mínimo).
En Declarando el proceso está automatizado para que cada factura ya lleve su numeración correcta sin que tengas que preocuparte por ello.
Recomendación de facturas con series diferentes
Por otro lado, sin ser obligatorio, existen casos en los que es recomendable llevar facturas con series diferentes. Siempre para una mejor gestión del negocio.
El propio reglamento explica que “se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen”. Además, pone los siguientes ejemplos:
- Cuando cuentes con varios establecimientos desde los que operes
- Cuando lleves a cabo operaciones de naturalezas diferentes
- Cuando comercialices diferentes productos o líneas de negocio
Puede ser muy útil que, si cuentas con diferentes establecimientos, por ejemplo, lleves series de facturación distintas para no liarte.
De esta forma, además, puedes llevar un seguimiento de la rentabilidad de cada establecimiento.
Cambios en la referencia de la factura con el nuevo año
No existe una obligación que te haga tener que cambiar la numeración de las facturas al cambiar de año. Simplemente, debes llevar una sucesión correlativa dentro de la misma serie.
De todas formas, Hacienda explica que sí que puedes introducir el año en la numeración. Así, puedes reflejar, dentro de esa combinación, una parte que vaya creciendo a medida que pasa el tiempo y creas nuevas facturas.
Recomendaciones sobre cómo numerar facturas
La Agencia Tributaria explica en su web una serie de consejos para numerar facturas y no cometer errores:
- Recomienda usar mayúsculas y no minúsculas
- Si necesitas un espacio en blanco, avisa que es mejor que sea solo uno
- Explica que se pueden incluir caracteres especiales como el guion medio, el guion bajo, la barra inclinada normal o el punto
- Si la identificación de la factura incluye la serie, recomienda que esté en primer lugar. A continuación, con un espacio en blanco por medio, el número de factura
- Aconseja que el texto vaya ajustado a la izquierda (para que no haya espacios)
En resumen, la numeración en la factura debe ser correlativa quitando algunos casos puntuales.
Son muchos los autónomos que intentan autonumerar facturas en Excel, pero como siempre decimos, es importante el orden y la organización porque de no incluirlas todas puede llevar a error fácilmente.
De ahí que en Declarando hayamos automatizado el proceso para evitar sanciones con Hacienda.
