Empecemos por una aclaración: vamos a tratar la numeración de las facturas emitidas. Es decir: las facturas que envías a tus clientes.
La razón es muy sencilla: como autónomo estás obligado a cumplir unos requisitos legales al hacer facturas.
Y entre esos requisitos se encuentra el número de factura.
El número de factura no lo puedes asignar sin orden ni concierto: hay unas reglas y unas recomendaciones.
Y no cumplir esas reglas o pasar por alto esas recomendaciones tiene consecuencias. Así que mejor hacerlo bien antes de que Hacienda te explique en qué consisten… 😬
Pero dejémonos de misterios: a continuación, te mostramos todo lo que debes saber sobre la numeración de tus facturas.
1) El número de factura: ¿qué es?
Aunque Hacienda no define el número de factura por ningún lado, podemos entenderlo así: es el código único de registro de una factura.
Esto quiere decir, básicamente, dos cosas:
- Que el número de una factura puede estar formado por números, letras y otros caracteres (por ejemplo, el guion “-” o la barra inclinada “/”)
- Que ese número no lo puedes asignar a otra factura
¿Y es obligatoria la numeración de las facturas? Sí, lo es. Y en el siguiente apartado te lo explicamos con más detalle.
2) Qué dice el reglamento de facturación sobre la numeración de facturas
En España existen unas normas de facturación. Esas normas se recogen en el reglamento de facturación aprobado en 2012.
¿Y qué dice ese reglamento sobre el número de las facturas? Toma nota, que te lo resumimos:
- Todas tus facturas deben ir numeradas, tanto las facturas completas como las facturas simplificadas.
- La serie de una factura ha de ser correlativa (en el siguiente apartado te lo explicamos con más detalle).
- Las facturas rectificativas siguen una serie propia, es decir: no puedes mezclarlas con la serie de las facturas ordinarias de venta.
- Si tienes más de una actividad, las facturas de cada actividad pueden seguir una numeración aparte.
- También puedes hacer series distintas si facturas desde diferentes establecimientos (una serie numérica por establecimiento).
¿Cómo te has quedado? Tranqui, que vamos a seguir profundizando y resolviendo dudas.
3) La numeración correlativa y su significado
Seguramente, te habrá llamado la atención eso de que la serie numérica debe ser correlativa.
Por serie o números correlativos se entiende que la numeración ha de ser sucesiva. Es decir: 1, 2, 3, 4, 5, etc.
Esto implica que no puede haber saltos. Esto es: que en la serie de tus facturas se pase de la factura número dos a la factura número cuatro.
Porque si es así, la Agencia Tributaria se preguntará: ¿dónde está la factura número tres? ¿Qué me estás escondiendo?
Vamos, que sospechará qué no estás declarando todos tus ingresos.
4) Cómo numerar facturas con ejemplos
El reglamento de facturación fija las normas. Pero no indica cómo numerar las facturas.
La Agencia Tributaria, por su parte, hace las siguientes recomendaciones:
- Puedes combinar caracteres alfanuméricos, es decir, números (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z).
- Puedes usar caracteres especiales. Por ejemplo: el guion (“-”), el guion bajo (“_”), la barra inclinada normal (“/”) o el punto (“.”).
- No uses letras en minúscula (a, b, c, etc.). Mejor mayúsculas: A, B, C, etc.
- Solo usa un espacio en blanco por número de factura. Por ejemplo, si tienes varias actividades y las distingues con una letra, puedes dejar un espacio entre la letra y el número de la factura. Pero solo un espacio en todo el número.
- No empieces nunca el número de factura con un espacio en blanco (ajusta el texto a la izquierda)
Por cierto, no importa que uses un guion o guion bajo para separar la numeración, pero usa siempre el mismo formato.
Con ejemplos lo verás mejor.
Ejemplo de numeración de facturas
Vamos a mostrarte ahora distintos ejemplos de número de factura según diferentes circunstancias: al cambiar el año, por actividad o establecimiento o al hacer una rectificativa.
Ejemplo de número de factura por año
En Declarando te recomendamos empezar la serie numérica de tus facturas con el año fiscal (el natural, para los autónomos) en curso.
De esta manera, podrás identificar mejor las facturas y no liarte con las de otros años.
Por ejemplo:
- 2023-00001
- 23-00001
Ejemplo de número de factura por actividad o establecimiento
¿Tienes más de una actividad? ¿O facturas desde distintos establecimientos?
En ambos casos, te recomendamos usar una letra para identificar tu actividad o establecimiento. Por ejemplo:
- A2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento A
- B2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento B
- C2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento C
Y así, para no mezclar.
No te recomendamos usar la letra “R”, por los ejemplos que te mostramos a continuación.
Ejemplo de número de factura rectificativa
Como te explicábamos antes, las facturas rectificativas deben llevar una serie numérica aparte, para que no se confunda con la serie de las facturas de venta.
Lo normal es indicar la serie con el prefijo “R” o “RE”.
Ejemplos:
- RE2023-00001
- R2023-00001
Y ahora sigamos resolviendo dudas 💡
5) ¿Hay que cambiar la numeración de las facturas con el cambio de año?
Es aconsejable cambiar la numeración de las facturas de un año a otro. Pero no es obligatorio.
Si en Declarando te lo recomendamos, es por estas razones:
- Claridad. Evitarás confusiones con facturas de otros años.
- Obligaciones contables. Tendrás las facturas mejor ordenadas por año fiscal, por lo que podrás organizar mejor tus libros contables (los de ingresos y gastos). Además, en el libro de facturas expedidas es obligatoria la numeración, es decir, que debe indicar el número de cada factura de venta.
- Requerimientos de Hacienda. Podrás localizar mejor las facturas que te pueda pedir la Agencia Tributaria.
Como ves, sobran las razones para cambiar la numeración de facturas al empezar el año.
Lo que no puedes hacer, por ejemplo, es cambiar la serie numérica cada mes o cada trimestre, después de presentar tus declaraciones fiscales.
Y si quieres cambiar el formato de tu serie numérica, al empezar el año es un buen momento para hacerlo.
6) ¿Qué hacer si tengo dos facturas con el mismo número o me he equivocado en la numeración?
Le puede pasar a cualquiera: un número duplicado, un salto en la numeración, has hecho series numéricas por clientes (no está permitido), etcétera.
Pues bien, la respuesta a todos estos problemas se llama factura rectificativa.
Ya ha salido por aquí antes: las rectificativas deben llevar una numeración propia.
Pero no te habíamos explicado para qué servían. Pues bien: una factura rectificativa, como su nombre indica, sirve para rectificar o corregir, entre otras cosas, una factura con errores en su contenido.
Ejemplo de contenido de una factura: su numeración.
Para hacer una factura rectificativa por un error en la numeración, ten en cuenta esto:
- Debes indicar que es una factura rectificativa
- Has de señalar el motivo de la rectificación: por ejemplo, “error en la numeración de la factura número X”.
- Debes anotar la fecha de emisión y el número de la factura que rectificas
Por lo demás, la factura rectificativa es como una réplica de la factura a rectificar.
Es decir: que debe llevar los mismos contenidos, pero con las particularidades que te acabamos de mostrar.
7) Evita los errores en la numeración de tus facturas con un programa de facturación
Los errores en la numeración son muy comunes entre los autónomos. Sobre todo cuando se abandonan (y nunca mejor dicho) a soluciones simples como plantillas de facturas en Excel y Word.
Los saltos en la numeración, facturas distintas con el mismo número o usar la misma serie numérica del año anterior están a la orden del día.
Y con Excel y Word no hay manera de combatirlos. Más bien al contrario: equivocarse es muuuy habitual.
Es por esto que en Declarando recomendamos el uso de un programa de facturación electrónica.
Y ahora más que nunca, porque ahora, con la obligatoriedad de la factura electrónica, Hacienda controlará más tu facturación.
Por lo que será importante ser muy cuidadoso con la normativa para evitar errores o negligencias.
En Declarando disponemos de una plataforma para hacer facturas. La numeración no es ninguna preocupación: la serie está automatizada para que no puedas cometer errores.
Aunque Declarando es eso y mucho más: también es un software con asesoría fiscal online especializada en autónomos.
Nuestro fuerte es que los autónomos ahorren en impuestos todo lo que la ley permite. Y esto tiene una cifra media de 4.000 € al año.
Sí, 4.000 € al año, de media, es lo que te puedes evitar en impuestos con Declarando.
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