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ArtĆ­culo escrito por expertos

La numeraciĆ³n de facturas: 7 cosas que debes saber

Empecemos por una aclaraciĆ³n: vamos a tratar la numeraciĆ³n de las facturas emitidas. Es decir: las facturas que envĆ­as a tus clientes.

La razĆ³n es muy sencilla: como autĆ³nomo estĆ”s obligado a cumplir unos requisitos legales al hacer facturas.Ā 

Y entre esos requisitos se encuentra el nĆŗmero de factura.Ā 

El nĆŗmero de factura no lo puedes asignar sin orden ni concierto: hay unas reglas y unas recomendaciones.Ā 

Y no cumplir esas reglas o pasar por alto esas recomendaciones tiene consecuencias. AsĆ­ que mejor hacerlo bien antes de que Hacienda te explique en quĆ© consistenā€¦ šŸ˜¬

Pero dejĆ©monos de misterios: a continuaciĆ³n, te mostramos todo lo que debes saber sobre la numeraciĆ³n de tus facturas.Ā 

1) El nĆŗmero de factura: ĀæquĆ© es?

Aunque Hacienda no define el nĆŗmero de factura por ningĆŗn lado, podemos entenderlo asĆ­: es el cĆ³digo Ćŗnico de registro de una factura.Ā 

Esto quiere decir, bĆ”sicamente, dos cosas:Ā 

  • Que el nĆŗmero de una factura puede estar formado por nĆŗmeros, letras y otros caracteres (por ejemplo, el guion ā€œ-ā€ o la barra inclinada ā€œ/ā€)
  • Que ese nĆŗmero no lo puedes asignar a otra factura

ĀæY es obligatoria la numeraciĆ³n de las facturas? SĆ­, lo es. Y en el siguiente apartado te lo explicamos con mĆ”s detalle.Ā 

2) QuĆ© dice el reglamento de facturaciĆ³n sobre la numeraciĆ³n de facturas

En EspaƱa existen unas normas de facturaciĆ³n. Esas normas se recogen en el reglamento de facturaciĆ³n aprobado en 2012.Ā 

ĀæY quĆ© dice ese reglamento sobre el nĆŗmero de las facturas? Toma nota, que te lo resumimos:Ā 

  • Todas tus facturas deben ir numeradas, tanto las facturas completas como las facturas simplificadas.
  • La serie de una factura ha de ser correlativa (en el siguiente apartado te lo explicamos con mĆ”s detalle).
  • Las facturas rectificativas siguen una serie propia, es decir: no puedes mezclarlas con la serie de las facturas ordinarias de venta.
  • Si tienes mĆ”s de una actividad, las facturas de cada actividad pueden seguir una numeraciĆ³n aparte.
  • TambiĆ©n puedes hacer series distintas si facturas desde diferentes establecimientos (una serie numĆ©rica por establecimiento).

ĀæCĆ³mo te has quedado? Tranqui, que vamos a seguir profundizando y resolviendo dudas.

3) La numeraciĆ³n correlativa y su significado

Seguramente, te habrĆ” llamado la atenciĆ³n eso de que la serie numĆ©rica debe ser correlativa.Ā 

Por serie o nĆŗmeros correlativos se entiende que la numeraciĆ³n ha de ser sucesiva. Es decir: 1, 2, 3, 4, 5, etc.Ā 

Esto implica que no puede haber saltos. Esto es: que en la serie de tus facturas se pase de la factura nĆŗmero dos a la factura nĆŗmero cuatro.Ā 

Porque si es asĆ­, la Agencia Tributaria se preguntarĆ”: ĀædĆ³nde estĆ” la factura nĆŗmero tres? ĀæQuĆ© me estĆ”s escondiendo?Ā 

Vamos, que sospecharĆ” quĆ© no estĆ”s declarando todos tus ingresos.Ā 

4) CĆ³mo numerar facturas con ejemplos

El reglamento de facturaciĆ³n fija las normas. Pero no indica cĆ³mo numerar las facturas.Ā 

La Agencia Tributaria, por su parte, hace las siguientes recomendaciones:Ā 

  • Puedes combinar caracteres alfanumĆ©ricos, es decir, nĆŗmeros (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z).
  • Puedes usar caracteres especiales. Por ejemplo: el guion (ā€œ-ā€), el guion bajo (ā€œ_ā€), la barra inclinada normal (ā€œ/ā€) o el punto (ā€œ.ā€).
  • No uses letras en minĆŗscula (a, b, c, etc.). Mejor mayĆŗsculas: A, B, C, etc.Ā 
  • Solo usa un espacio en blanco por nĆŗmero de factura. Por ejemplo, si tienes varias actividades y las distingues con una letra, puedes dejar un espacio entre la letra y el nĆŗmero de la factura. Pero solo un espacio en todo el nĆŗmero.Ā 
  • No empieces nunca el nĆŗmero de factura con un espacio en blanco (ajusta el texto a la izquierda)

Por cierto, no importa que uses un guion o guion bajo para separar la numeraciĆ³n, pero usa siempre el mismo formato.

Con ejemplos lo verĆ”s mejor.Ā 

Ejemplo de numeraciĆ³n de facturas

Vamos a mostrarte ahora distintos ejemplos de nĆŗmero de factura segĆŗn diferentes circunstancias: al cambiar el aƱo, por actividad o establecimiento o al hacer una rectificativa.Ā 

Ejemplo de nĆŗmero de factura por aƱo

En Declarando te recomendamos empezar la serie numĆ©rica de tus facturas con el aƱo fiscal (el natural, para los autĆ³nomos) en curso.Ā 

De esta manera, podrĆ”s identificar mejor las facturas y no liarte con las de otros aƱos.Ā 

Por ejemplo:Ā 

  • 2023-00001
  • 23-00001Ā 

Ejemplo de nĆŗmero de factura por actividad o establecimiento

ĀæTienes mĆ”s de una actividad? ĀæO facturas desde distintos establecimientos?Ā 

En ambos casos, te recomendamos usar una letra para identificar tu actividad o establecimiento. Por ejemplo:

  • A2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento A
  • B2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento B
  • C2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento C

Y asĆ­, para no mezclar.Ā 

No te recomendamos usar la letra ā€œRā€, por los ejemplos que te mostramos a continuaciĆ³n.Ā Ā 

Ejemplo de nĆŗmero de factura rectificativa

Como te explicĆ”bamos antes, las facturas rectificativas deben llevar una serie numĆ©rica aparte, para que no se confunda con la serie de las facturas de venta.Ā 

Lo normal es indicar la serie con el prefijo ā€œRā€ o ā€œREā€.

Ejemplos:Ā 

  • RE2023-00001
  • R2023-00001

Y ahora sigamos resolviendo dudas šŸ’”Ā 

Dos personas mirando la numeraciĆ³n de las facturas

5) ĀæHay que cambiar la numeraciĆ³n de las facturas con el cambio de aƱo?

Es aconsejable cambiar la numeraciĆ³n de las facturas de un aƱo a otro. Pero no es obligatorio.Ā 

Si en Declarando te lo recomendamos, es por estas razones:

  • Claridad. EvitarĆ”s confusiones con facturas de otros aƱos.
  • Obligaciones contables. TendrĆ”s las facturas mejor ordenadas por aƱo fiscal, por lo que podrĆ”s organizar mejor tus libros contables (los de ingresos y gastos). AdemĆ”s, en el libro de facturas expedidas es obligatoria la numeraciĆ³n, es decir, que debe indicar el nĆŗmero de cada factura de venta.
  • Requerimientos de Hacienda. PodrĆ”s localizar mejor las facturas que te pueda pedir la Agencia Tributaria.Ā 

Como ves, sobran las razones para cambiar la numeraciĆ³n de facturas al empezar el aƱo.Ā 

Lo que no puedes hacer, por ejemplo, es cambiar la serie numƩrica cada mes o cada trimestre, despuƩs de presentar tus declaraciones fiscales.

Y si quieres cambiar el formato de tu serie numĆ©rica, al empezar el aƱo es un buen momento para hacerlo.Ā Ā 

6) ĀæQuĆ© hacer si tengo dos facturas con el mismo nĆŗmero o me he equivocado en la numeraciĆ³n?Ā 

Le puede pasar a cualquiera: un nĆŗmero duplicado, un salto en la numeraciĆ³n, has hecho series numĆ©ricas por clientes (no estĆ” permitido), etcĆ©tera.

Pues bien, la respuesta a todos estos problemas se llama factura rectificativa.

Ya ha salido por aquĆ­ antes: las rectificativas deben llevar una numeraciĆ³n propia.Ā 

Pero no te habĆ­amos explicado para quĆ© servĆ­an. Pues bien: una factura rectificativa, como su nombre indica, sirve para rectificar o corregir, entre otras cosas, una factura con errores en su contenido.Ā 

Ejemplo de contenido de una factura: su numeraciĆ³n.Ā 

Para hacer una factura rectificativa por un error en la numeraciĆ³n, ten en cuenta esto:Ā 

  • Debes indicar que es una factura rectificativa
  • Has de seƱalar el motivo de la rectificaciĆ³n: por ejemplo, ā€œerror en la numeraciĆ³n de la factura nĆŗmero Xā€.Ā 
  • Debes anotar la fecha de emisiĆ³n y el nĆŗmero de la factura que rectificas

Por lo demĆ”s, la factura rectificativa es como una rĆ©plica de la factura a rectificar.Ā 

Es decir: que debe llevar los mismos contenidos, pero con las particularidades que te acabamos de mostrar.

Aprende mƔsFactura rectificativa

7) Evita los errores en la numeraciĆ³n de tus facturas con un programa de facturaciĆ³n

Los errores en la numeraciĆ³n son muy comunes entre los autĆ³nomos. Sobre todo cuando se abandonan (y nunca mejor dicho) a soluciones simples como plantillas de facturas en Excel y Word.Ā 

Los saltos en la numeraciĆ³n, facturas distintas con el mismo nĆŗmero o usar la misma serie numĆ©rica del aƱo anterior estĆ”n a la orden del dĆ­a.Ā 

Y con Excel y Word no hay manera de combatirlos. MĆ”s bien al contrario: equivocarse es muuuy habitual.Ā 

Es por esto que en Declarando recomendamos el uso de un generador de facturas online o un software (y aquĆ­ te hablamos de los mejores programas de facturaciĆ³n).Ā 

Y ahora mĆ”s que nunca, porque ahora, con la obligatoriedad de la factura electrĆ³nica, Hacienda controlarĆ” mĆ”s tu facturaciĆ³n.Ā 

Por lo que serĆ” importante ser muy cuidadoso con la normativa para evitar errores o negligencias.Ā 

En Declarando disponemos de una plataforma para hacer facturas. La numeraciĆ³n no es ninguna preocupaciĆ³n: la serie estĆ” automatizada para que no puedas cometer errores.Ā 

Aunque Declarando es eso y mucho mĆ”s: tambiĆ©n es un software con asesorĆ­a fiscal online especializada en autĆ³nomos.Ā 

Nuestro fuerte es que los autĆ³nomos ahorren en impuestos todo lo que la ley permite. Y esto tiene una cifra media de 4.000 ā‚¬ al aƱo.Ā 

SĆ­, 4.000 ā‚¬ al aƱo, de media, es lo que te puedes evitar en impuestos con Declarando.Ā 

ĀæQuieres cumplir con Hacienda y ahorrar a la vez en impuestos? Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros expertos te resolverĆ” todas tus dudas.Ā 

Javier Vivas
Autor:
Javier Vivas
Javier es periodista y redactor de contenidos. Lleva mĆ”s de 7 aƱos escribiendo sobre autĆ³nomos (facturaciĆ³n, impuestos, contabilidad, etc.). Le encanta leer, mantenerse informado y esas cosas. Cuando no estĆ” escribiendo o pateĆ”ndose toda Palma con su hijo a cuestas, devora libros y revistas de todo tipo y sobre cualquier tema... Ā”su curiosidad es infinita!