Empecemos por una aclaraciĆ³n: vamos a tratar la numeraciĆ³n de las facturas emitidas. Es decir: las facturas que envĆas a tus clientes.
La razĆ³n es muy sencilla: como autĆ³nomo estĆ”s obligado a cumplir unos requisitos legales al hacer facturas.Ā
Y entre esos requisitos se encuentra el nĆŗmero de factura.Ā
El nĆŗmero de factura no lo puedes asignar sin orden ni concierto: hay unas reglas y unas recomendaciones.Ā
Y no cumplir esas reglas o pasar por alto esas recomendaciones tiene consecuencias. AsĆ que mejor hacerlo bien antes de que Hacienda te explique en quĆ© consistenā¦ š¬
Pero dejĆ©monos de misterios: a continuaciĆ³n, te mostramos todo lo que debes saber sobre la numeraciĆ³n de tus facturas.Ā
1) El nĆŗmero de factura: ĀæquĆ© es?
Aunque Hacienda no define el nĆŗmero de factura por ningĆŗn lado, podemos entenderlo asĆ: es el cĆ³digo Ćŗnico de registro de una factura.Ā
Esto quiere decir, bĆ”sicamente, dos cosas:Ā
- Que el nĆŗmero de una factura puede estar formado por nĆŗmeros, letras y otros caracteres (por ejemplo, el guion ā-ā o la barra inclinada ā/ā)
- Que ese nĆŗmero no lo puedes asignar a otra factura
ĀæY es obligatoria la numeraciĆ³n de las facturas? SĆ, lo es. Y en el siguiente apartado te lo explicamos con mĆ”s detalle.Ā
2) QuĆ© dice el reglamento de facturaciĆ³n sobre la numeraciĆ³n de facturas
En EspaƱa existen unas normas de facturaciĆ³n. Esas normas se recogen en el reglamento de facturaciĆ³n aprobado en 2012.Ā
ĀæY quĆ© dice ese reglamento sobre el nĆŗmero de las facturas? Toma nota, que te lo resumimos:Ā
- Todas tus facturas deben ir numeradas, tanto las facturas completas como las facturas simplificadas.
- La serie de una factura ha de ser correlativa (en el siguiente apartado te lo explicamos con mƔs detalle).
- Las facturas rectificativas siguen una serie propia, es decir: no puedes mezclarlas con la serie de las facturas ordinarias de venta.
- Si tienes mĆ”s de una actividad, las facturas de cada actividad pueden seguir una numeraciĆ³n aparte.
- TambiƩn puedes hacer series distintas si facturas desde diferentes establecimientos (una serie numƩrica por establecimiento).
ĀæCĆ³mo te has quedado? Tranqui, que vamos a seguir profundizando y resolviendo dudas.
3) La numeraciĆ³n correlativa y su significado
Seguramente, te habrĆ” llamado la atenciĆ³n eso de que la serie numĆ©rica debe ser correlativa.Ā
Por serie o nĆŗmeros correlativos se entiende que la numeraciĆ³n ha de ser sucesiva. Es decir: 1, 2, 3, 4, 5, etc.Ā
Esto implica que no puede haber saltos. Esto es: que en la serie de tus facturas se pase de la factura nĆŗmero dos a la factura nĆŗmero cuatro.Ā
Porque si es asĆ, la Agencia Tributaria se preguntarĆ”: ĀædĆ³nde estĆ” la factura nĆŗmero tres? ĀæQuĆ© me estĆ”s escondiendo?Ā
Vamos, que sospecharĆ” quĆ© no estĆ”s declarando todos tus ingresos.Ā
4) CĆ³mo numerar facturas con ejemplos
El reglamento de facturaciĆ³n fija las normas. Pero no indica cĆ³mo numerar las facturas.Ā
La Agencia Tributaria, por su parte, hace las siguientes recomendaciones:Ā
- Puedes combinar caracteres alfanumĆ©ricos, es decir, nĆŗmeros (del 0 al 9) y letras (de la A a la Z).
- Puedes usar caracteres especiales. Por ejemplo: el guion (ā-ā), el guion bajo (ā_ā), la barra inclinada normal (ā/ā) o el punto (ā.ā).
- No uses letras en minĆŗscula (a, b, c, etc.). Mejor mayĆŗsculas: A, B, C, etc.Ā
- Solo usa un espacio en blanco por nĆŗmero de factura. Por ejemplo, si tienes varias actividades y las distingues con una letra, puedes dejar un espacio entre la letra y el nĆŗmero de la factura. Pero solo un espacio en todo el nĆŗmero.Ā
- No empieces nunca el nĆŗmero de factura con un espacio en blanco (ajusta el texto a la izquierda)
Por cierto, no importa que uses un guion o guion bajo para separar la numeraciĆ³n, pero usa siempre el mismo formato.
Con ejemplos lo verĆ”s mejor.Ā
Ejemplo de numeraciĆ³n de facturas
Vamos a mostrarte ahora distintos ejemplos de nĆŗmero de factura segĆŗn diferentes circunstancias: al cambiar el aƱo, por actividad o establecimiento o al hacer una rectificativa.Ā
Ejemplo de nĆŗmero de factura por aƱo
En Declarando te recomendamos empezar la serie numĆ©rica de tus facturas con el aƱo fiscal (el natural, para los autĆ³nomos) en curso.Ā
De esta manera, podrĆ”s identificar mejor las facturas y no liarte con las de otros aƱos.Ā
Por ejemplo:Ā
- 2023-00001
- 23-00001Ā
Ejemplo de nĆŗmero de factura por actividad o establecimiento
ĀæTienes mĆ”s de una actividad? ĀæO facturas desde distintos establecimientos?Ā
En ambos casos, te recomendamos usar una letra para identificar tu actividad o establecimiento. Por ejemplo:
- A2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento A
- B2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento B
- C2023-00001, para las facturas de la actividad o establecimiento C
Y asĆ, para no mezclar.Ā
No te recomendamos usar la letra āRā, por los ejemplos que te mostramos a continuaciĆ³n.Ā Ā
Ejemplo de nĆŗmero de factura rectificativa
Como te explicĆ”bamos antes, las facturas rectificativas deben llevar una serie numĆ©rica aparte, para que no se confunda con la serie de las facturas de venta.Ā
Lo normal es indicar la serie con el prefijo āRā o āREā.
Ejemplos:Ā
- RE2023-00001
- R2023-00001
Y ahora sigamos resolviendo dudas š”Ā
5) ĀæHay que cambiar la numeraciĆ³n de las facturas con el cambio de aƱo?
Es aconsejable cambiar la numeraciĆ³n de las facturas de un aƱo a otro. Pero no es obligatorio.Ā
Si en Declarando te lo recomendamos, es por estas razones:
- Claridad. EvitarƔs confusiones con facturas de otros aƱos.
- Obligaciones contables. TendrĆ”s las facturas mejor ordenadas por aƱo fiscal, por lo que podrĆ”s organizar mejor tus libros contables (los de ingresos y gastos). AdemĆ”s, en el libro de facturas expedidas es obligatoria la numeraciĆ³n, es decir, que debe indicar el nĆŗmero de cada factura de venta.
- Requerimientos de Hacienda. PodrĆ”s localizar mejor las facturas que te pueda pedir la Agencia Tributaria.Ā
Como ves, sobran las razones para cambiar la numeraciĆ³n de facturas al empezar el aƱo.Ā
Lo que no puedes hacer, por ejemplo, es cambiar la serie numƩrica cada mes o cada trimestre, despuƩs de presentar tus declaraciones fiscales.
Y si quieres cambiar el formato de tu serie numĆ©rica, al empezar el aƱo es un buen momento para hacerlo.Ā Ā
6) ĀæQuĆ© hacer si tengo dos facturas con el mismo nĆŗmero o me he equivocado en la numeraciĆ³n?Ā
Le puede pasar a cualquiera: un nĆŗmero duplicado, un salto en la numeraciĆ³n, has hecho series numĆ©ricas por clientes (no estĆ” permitido), etcĆ©tera.
Pues bien, la respuesta a todos estos problemas se llama factura rectificativa.
Ya ha salido por aquĆ antes: las rectificativas deben llevar una numeraciĆ³n propia.Ā
Pero no te habĆamos explicado para quĆ© servĆan. Pues bien: una factura rectificativa, como su nombre indica, sirve para rectificar o corregir, entre otras cosas, una factura con errores en su contenido.Ā
Ejemplo de contenido de una factura: su numeraciĆ³n.Ā
Para hacer una factura rectificativa por un error en la numeraciĆ³n, ten en cuenta esto:Ā
- Debes indicar que es una factura rectificativa
- Has de seƱalar el motivo de la rectificaciĆ³n: por ejemplo, āerror en la numeraciĆ³n de la factura nĆŗmero Xā.Ā
- Debes anotar la fecha de emisiĆ³n y el nĆŗmero de la factura que rectificas
Por lo demĆ”s, la factura rectificativa es como una rĆ©plica de la factura a rectificar.Ā
Es decir: que debe llevar los mismos contenidos, pero con las particularidades que te acabamos de mostrar.
7) Evita los errores en la numeraciĆ³n de tus facturas con un programa de facturaciĆ³n
Los errores en la numeraciĆ³n son muy comunes entre los autĆ³nomos. Sobre todo cuando se abandonan (y nunca mejor dicho) a soluciones simples como plantillas de facturas en Excel y Word.Ā
Los saltos en la numeraciĆ³n, facturas distintas con el mismo nĆŗmero o usar la misma serie numĆ©rica del aƱo anterior estĆ”n a la orden del dĆa.Ā
Y con Excel y Word no hay manera de combatirlos. MĆ”s bien al contrario: equivocarse es muuuy habitual.Ā
Es por esto que en Declarando recomendamos el uso de un generador de facturas online o un software (y aquĆ te hablamos de los mejores programas de facturaciĆ³n).Ā
Y ahora mĆ”s que nunca, porque ahora, con la obligatoriedad de la factura electrĆ³nica, Hacienda controlarĆ” mĆ”s tu facturaciĆ³n.Ā
Por lo que serĆ” importante ser muy cuidadoso con la normativa para evitar errores o negligencias.Ā
En Declarando disponemos de una plataforma para hacer facturas. La numeraciĆ³n no es ninguna preocupaciĆ³n: la serie estĆ” automatizada para que no puedas cometer errores.Ā
Aunque Declarando es eso y mucho mĆ”s: tambiĆ©n es un software con asesorĆa fiscal online especializada en autĆ³nomos.Ā
Nuestro fuerte es que los autĆ³nomos ahorren en impuestos todo lo que la ley permite. Y esto tiene una cifra media de 4.000 ā¬ al aƱo.Ā
SĆ, 4.000 ā¬ al aƱo, de media, es lo que te puedes evitar en impuestos con Declarando.Ā
ĀæQuieres cumplir con Hacienda y ahorrar a la vez en impuestos? Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros expertos te resolverĆ” todas tus dudas.Ā