La base imponible es un concepto fiscal que… en fin, ya lo dice el nombre: impone.
Pero no tanto por su teoría, como por sus consecuencias prácticas: es la base a partir de la cual Hacienda calcula lo que debes pagar en impuestos.
Por lo que un error en su cálculo puede tener implicaciones graves no solo en tu factura, sino también en tus impuestos.
Así que poca broma, porque Hacienda bromea poco cuando de pagar impuestos se trata.
En esta guía te mostraremos varias fórmulas sencillas para calcular la base imponible, empezando por lo más esencial, su definición.
También te mostraremos cómo calcular la base de una factura con Excel, con calculadora descargable gratis.
Por último, encontrarás una recomendación, que es más que una alternativa a una calculadora de Excel.
Es una forma de vida… De vida más fácil para autónomos.
Ahora sí, empecemos por lo más básico: ¿Qué significa base imponible? 👇
¿Qué es la base imponible?
En fiscalidad, la base imponible es el importe sobre el que se calcula un impuesto.
O dicho de otra manera: es el valor de referencia para determinar cuánto debes pagar a Hacienda en impuestos.
Por ejemplo, pongamos que vendes un producto por 300 € antes de impuestos. Esos 300 € son la base imponible.
Es decir, la referencia para calcular impuestos como el IVA del producto.
Pero también será la referencia para calcular lo que debes pagar de IRPF, el impuesto por el que tributa tu actividad.
Aunque es un concepto que se aplica en diferentes aspectos (desde la declaración de la renta a la nómina de un trabajador), en esta breve guía nos centraremos en la base imponible de tus facturas.
Por ser lo que, en tu día a día, te puede traer más de cabeza como autónomo.
¿Qué es la base imponible de una factura?
La base imponible de una factura es su importe bruto.
Es decir, el importe a partir del cual calculas el IVA y la retención de IRPF.
Por ejemplo:
- Si eres diseñador web y prestas un servicio a una empresa por 500 € antes de impuestos, estos 500 € son la base imponible.
- Sobre esta base debes calcular el IVA (por ejemplo, del 21 %) y la retención (del 15 % de IRPF o, si eres nuevo autónomo, del 7 %).
En una factura, la base imponible debes mostrarla claramente diferenciada del IVA, las retenciones y del importe total.
Aquí tienes un ejemplo de factura con la base imponible, el IVA y la retención de IRPF desglosados:
Pero… ¿Cómo calcular la base imponible? 👇
¿Cómo se calcula la base imponible de una factura?
Para el cálculo de la base imponible de una factura necesitas dos cosas:
- Su importe total
- El tipo impositivo
El tipo impositivo es el porcentaje de IVA y de retención de IRPF que se aplica.
Así que vamos a hacer, en primer lugar, un breve repaso 🤓
En España hay 3 tipos de IVA. Su aplicación depende del producto o servicio que vendas:
- El tipo general del 21 % es, como su nombre indica, el que afecta a los bienes y servicios. A no ser que la ley de IVA te diga que debes aplicar uno de los dos siguientes.
- El tipo reducido del 10 %. Afecta al agua, a medicamentos para uso veterinario, a productos alimenticios y bienes de uso agrícola, forestal o ganadero, a algunos productos farmacéuticos, a compra de viviendas y de garajes, obras de rehabilitación y renovación de viviendas, etc.
- El tipo superreducido del 4 %. Solo afecta a los artículos de primera necesidad: alimentos básicos (leche, harina, huevos…), medicamentos para humanos (para uso animal son del 10 %), etcétera.
También hay bienes y servicios exentos de IVA. Son aquellos que cuando vas a venderlos, no tienes que sumar el IVA a la base imponible.
Por lo que hace a la retención del IRPF, existe:
- El tipo general del 15 %
- El tipo reducido del 7 % que solo afecta a nuevos autónomos durante el primer año de actividad y los dos siguientes
No todos los autónomos deben facturar con retenciones, por cierto.
Para más información, consulta el artículo: IRPF de autónomos: ¿7 o 15 %?
Y ahora que ya tienes esto claro, vamos al cálculo de la base imponible de una factura usando una fórmula sencilla.
Fórmula para calcular la base imponible
Aquí tienes 3 fórmulas para calcular la base imponible según:
- La factura solo lleve IVA
- La factura lleve IVA y retención de IRPF
- La factura solo lleve retención
Para el cálculo de la base imponible de una factura con IVA, sigue esta fórmula:
Para una factura con IVA y retención, la fórmula es la siguiente:
Si la factura solo lleva retención, la fórmula es:
Como los tipos se expresan en porcentajes, en la fórmula has de indicarlos así:
- Para el IVA al 21 % = 0,21
- Para el IVA al 10 % = 0,10
- Para el IVA al 4 % = 0,04
- Para el IRPF al 15 % = 0,15
- Para el IRPF al 7 % = 0,07
¿Vemos unos ejemplos? 👀
5 ejemplos de cálculo de base imponible
A partir de la fórmula anterior para calcular la base imponible de una factura, vamos a plantearte 5 ejemplos.
Empezaremos por el más genérico de todos: sacar la base imponible a partir de un total.
E iremos descendiendo en ejemplos más concretos, menos a más complejos.
¡Vamos allá!
1) Cómo calcular la base imponible de un total
Si tienes el total de una factura (con IVA incluido) y quieres sacar la base imponible, sigue estos pasos:
- Identifica el tipo de IVA aplicable
- Divide el total entre 1 más el tipo de IVA
Por ejemplo, una factura con un importe total de 242 € y el IVA al 21 % (0,21).
El cálculo sería así:
- Base imponible = 242 € (total) / (1 + 0,21 de IVA) = 242 € / 1,21 = 200 €
Aquí el “secreto” es tener claro el tipo de IVA que se aplica.
Y si se trata de distintos productos, averiguar si se aplican distintos tipos de IVA.
2) Cómo calcular la base imponible del IVA al 21 %
Cuando sabes el total y el tipo IVA, calcular la base imponible es más fácil: solo tienes que seguir el ejemplo anterior.
Pero pongamos que solo tuvieras la información del IVA, ¿es posible sacar la base imponible?
Veámoslo con un ejemplo:
- Un IVA de 42 €
- Un tipo del 21 %
A partir de aquí, puedes conocer también la base imponible haciendo una simple regla de tres.
Es decir, si el 21 % de la factura son 42 €, el 100 % corresponderá a la base imponible.
Para hallarla, la regla de tres funciona así de sencillo:
- Base imponible = (42 × 100) / 21
- Base imponible = 200 €
Esta misma fórmula la puedes aplicar en el siguiente ejemplo.
Aclarando – Los límites de la regla de 3 para calcularla base imponible
La regla de 3 es un método sencillo de cálculo cuando la factura solo tiene un tipo de IVA.
Pero tiene sus límites: si llevara distintos tipos de IVA, ya no sería útil 😬
3) Cómo calcular la base imponible del IVA al 10 %
La metodología es la misma, pero con un tipo de IVA del 10 % (común en sectores como la hostelería o productos culturales).
Por ejemplo, una factura por un importe total de 110 € con el IVA al 10 %. El cálculo es así:
- Base imponible = 110 € (total) / (1 + 0,10 de IVA) = 100 €
¿Ves qué fácil?
Sigamos con más ejemplos 👇
4) Cómo calcular la base imponible de una factura con retención
Ahora pongamos que tienes una factura con retención y quieres sacar la base imponible.
Nada más fácil aplicando nuestra fórmula:
- Base imponible = Importe total / (1 – tipo de retención)
Por ejemplo, una factura con importe total de 1.000 € y un tipo de retención del 15 %.
El cálculo sería así:
- Base imponible = 1.000 € / (1 – 0,15) = 1.000 € / 0,85 = 1.176,47 €
5) Cómo calcular la base imponible de una factura con IVA y retención
Un ejemplo más realista para muchos autónomos es el de una factura con IVA y retención de IRPF.
Aquí la fórmula se complica un poco más, pero aun así es fácil de aplicar.
Pongamos que tienes una factura por un total de 1.210 €, con el IVA al 21 % y la retención al 7 %:
- Base imponible = 1.210 € (total) / (1 + 0,21 – 0,07) = 1.210 € / 1,14 = 1.061,4 €
Cómo calcular la base imponible en Excel (y una alternativa mejor)
Excel es una herramienta popular para gestionar facturas, y puedes usarla para calcular la base imponible.
Tienes varias fórmulas, cuya aplicación depende de la información que tengas disponible y si hay retenciones.
La situación más habitual es cuando tienes el total de la factura y el tipo de IVA. En este caso, la fórmula de antes:
Base imponible = Importe total / (1 + tipo de IVA)
En Excel, se traduce así:
- =A2/(1+(B2/100)
Para que funcione:
- En A2 pon el importe total
- En B2, el tipo de IVA (21, 10 o 4)
- En C2 pega la fórmula que te hemos indicado para que se calcule automáticamente la base imponible
Con una imagen lo verás más claro:
¿Qué también lleva retención?
Entonces desplaza la base imponible a la columna D e inserta el tipo de retención en la columna C:
En la columna D, añade esta nueva fórmula: =A2/(1+(B2/100) – (C2/100))
Y ya lo tienes. Puede descargarte ahora esta plantilla de cálculo de la base imponible en Excel.
¿Pero por qué no complicarse menos?
Una alternativa mejor a Excel para calcular la base imponible
Aunque Excel es útil para calcular la base imponible de una factura, hay que usarlo con cuidado.
Es fácil equivocarse introduciendo fórmulas, especialmente si haces cálculos más complejos con retenciones y los distintos porcentajes de IVA.
Si lo de facturar va en serio para ti, te aconsejamos olvidarte de Excel y usar un programa de facturación electrónica.
No solo te ahorras cálculos para saber la base imponible de una factura, sino que también evitas errores… que, en facturación, pueden acabar en sanciones 😬
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