Artículo escrito por expertos

Contabilidad para autónomos: qué necesitas saber (antes de hacerte autónomo)

La palabra “contabilidad” impone respeto. Lo primero que le viene a uno a la cabeza son conceptos raros (el debe y el haber, asientos, etc.), cálculos complejos y reglas que parecen escritas en alfabeto cirílico o en chino, que lo mismo da. 

Pues bien, afortunadamente, la cosa no es para tanto. Sobre todo, cuando eres autónomo y por ley te puedes permitir llevar una contabilidad sencilla.

En este artículo te vamos a explicar todo lo que tienes que saber sobre la contabilidad de un autónomo: 

  • Si estás obligado a llevar la contabilidad
  • Qué tipo de contabilidad tienes que llevar
  • La contabilidad fiscal de los autónomos y su importancia
  • La contabilidad de los gastos deducibles
  • La mejor manera de llevar la contabilidad

Y otras cuestiones que irán apareciendo sobre la marcha y que, a continuación, te explicamos

¿Los autónomos están obligados a llevar la contabilidad?

Respuesta rápida: sí, los autónomos están obligados a llevar la contabilidad

La pregunta es: ¿qué tipo de contabilidad? 

Si hablamos de una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad, que son las dos normas de referencia para las empresas en España, la respuesta es: depende. 

Y si hablamos de libros de registro —como los llama Hacienda—, que son documentos donde anotas los ingresos y gastos de tu actividad, el cómo lo hagas también depende. 

Depende, en todos los casos, de dos factores

  • La actividad que realices (empresarial o profesional)
  • Y el régimen tributario de IRPF al que pertenezcas para calcular el rendimiento (los beneficios) de tu actividad

A partir de aquí, Hacienda distingue cuatro tipos según la manera de llevar la contabilidad: 

  • Actividades empresariales de carácter mercantil en estimación directa normal
  • Actividades empresariales no mercantiles en estimación directa normal y actividades empresariales (mercantiles o no) en simplificada
  • Actividades profesionales en estimación directa (normal o simplificada)
  • Actividades empresariales en estimación objetiva (también conocida como sistema de módulos)

¿Agobiado por tanta terminología? Tranqui, que a continuación te lo aclaramos

Los libros de contabilidad obligatorios para los autónomos

Todos los autónomos. Todos. Sin importar el tipo de actividad. Ni el régimen en que tributen. Todos deben llevar sus libros de registro con claridad y exactitud, por orden cronológico y en euros. 

Hacienda permite llevarlos a la vieja usanza, es decir, impresos. Pero asegúrate entonces de que no haya tachaduras ni raspaduras. 

También permite llevarlos en un software, ya sea de escritorio (instalado en tu ordenador) u online (en internet), que te permite acceder desde cualquier dispositivo y no depender de un ordenador en concreto. 

Si lo haces con un software, asegúrate de que la información está bien protegida y de hacer copias de seguridad si lo tienes instalado en tu ordenador. 

Aunque si usas uno online, puedes ahorrarte las copias de seguridad: tu proveedor se encarga de hacerlas por ti. Y, además, te ahorras las actualizaciones y los costes de mantenimiento.

Dicho esto: los libros de contabilidad obligatorios dependen de si te encuadras en uno de los cuatro tipos que te hemos citado antes. 

Para simplificar, vamos a clasificar la contabilidad de los autónomos según los tres regímenes fiscales: el de estimación directa normal, el de estimación directa simplificada y el de estimación objetiva (módulos)

No te preocupes ahora por estos términos tan rebuscados, ya que a continuación te los explicamos.

La contabilidad de los autónomos en estimación directa normal

Esto solo es para autónomos que facturan más de 600.000 € al año.

Se llama así —estimación directa normal— por el modo en que se calcula el rendimiento de tu actividad de cara al pago del IRPF (el impuesto por el que tributan los autónomos). 

Por rendimiento se entiende el beneficio de tu actividad. Y este se calcula de manera fácil: ingresos – gastos. 

Y ahora va la contabilidad. 

Según el tipo de actividad (empresarial mercantil o no mercantil y profesional), tienes que llevar un tipo de contabilidad u otra: 

Actividades empresariales mercantiles

Empecemos por entender qué es eso de una actividad empresarial mercantil. O, mejor dicho, lo que no es. 

Para Hacienda, una actividad empresarial no mercantil es una actividad agrícola, ganadera o de artesanía. El resto (actividades industriales, comerciales, de servicios) son mercantiles. 

Si te fijas, hablamos también de actividad empresarial, aunque se trate de un autónomo. Esto es así porque son autónomos que ejercen su actividad en el seno de una organización (una empresa, para entendernos) como puede ser una tienda, un taller o un restaurante.

Pues bien, estos autónomos que ejercen una actividad empresarial mercantil y facturan más de 600.000 euros al año, tienen que llevar una contabilidad que se ajuste al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad

Es una contabilidad más compleja, que incluye elementos como el libro diario y el libro de inventario y cuentas anuales. 

Nos llevaría un artículo entero explicártelo todo. Así que para resumir mucho, muchísimo: 

El libro diario es donde registras diariamente todas las operaciones de tu actividad, Es decir, ventas, compras, inversiones, contrataciones, etc. 

El libro de inventario y cuentas anuales es donde registras el balance inicial de tu actividad y, cada trimestre, el balance de sumas y saldos (lo que debes a tus proveedores y lo que tus clientes te deben).  

Actividades empresariales no mercantiles

Estos autónomos (como ganaderos, agricultores o artesanos) tienen que llevar una contabilidad más sencilla. Se resume así: 

  • Un libro para registrar sus ventas e ingresos
  • Un libro para registrar sus compras y gastos
  • Un libro para registrar los bienes de inversión, que son aquellos que usas cada día para tu actividad, con una antigüedad superior a un año (por ejemplo, el ordenador o móvil de trabajo con el que lees este artículo). 

Estos autónomos pueden llevar una contabilidad más compleja, como la que indica el Código de Comercio. Pero es voluntario. 

Actividades profesionales 

Abogados, dentistas, notarios, arquitectos, diseñadores, programadores, consultores, dietistas, masajistas, periodistas… Todos estos son ejemplos de actividades profesionales. 

Se consideran así porque el autónomo ejerce su actividad de manera individual, directa y personal.  

Pues bien, estos autónomos deben cumplir con estas obligaciones contables (sin importar, por cierto, en qué régimen de IRPF estén):

  • Llevar un libro de registro de ingresos 
  • Lleva un libro de registro de gastos 
  • Llevar un libro de registro de bienes de inversión
  • Llevar un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, que son gastos de tus clientes que primero pagas tú y luego te reembolsan (como la tasa judicial que paga un abogado)

La contabilidad en el régimen simplificado de autónomos

El régimen de estimación directa simplificada es parecido al normal, es decir, el que te hemos explicado en el apartado anterior. 

La diferencia es que solo lo puedes elegir si facturas menos de 600.000 € al año

El cálculo del rendimiento (o beneficio) de tu actividad para pagar el IRPF es igual (ingresos menos gastos). 

Según el tipo de actividad (empresarial o profesional), tu contabilidad varía. Pero poco. 

En general, estos son los libros que tienes que llevar: 

  • Un libro de registro de ingresos y ventas
  • Un libro de registro de gastos y compras
  • Un libro de registro de bienes de inversión. 

Y si ejerces una actividad profesional en simplificada debes añadir un cuarto libro: el de registro de provisiones de fondos y suplidos. 

La contabilidad de los autónomos en el sistema de módulos

Estos autónomos ejercen una actividad empresarial. Pero, por el tipo de actividad (ganadería, agricultura, hostelería, restauración, panaderías, comercios minoristas, etc.), Hacienda los encuadra en un sistema tributario diferente y que llama de estimación objetiva. 

Este régimen recibe ese nombre porque el rendimiento de la actividad se calcula a partir de unos parámetros objetivos que el Gobierno aprueba cada año por orden ministerial

Para formar parte de él, además de ejercer una de las actividades que menciona la orden, no puedes sobrepasar los siguientes límites de rendimientos íntegros (ingresos sin descontar gastos) anuales: 

  • 250.000 € si ejerces una actividad agrícola, ganadera o forestal 
  • 150.000 € para el resto de actividades (en 2022 se mantiene en 250.000 €)
  • 75.000 € en operaciones en las que debes emitir factura (125.000 € en 2022)

Además, tus compras no pueden superar los 250.000 € anuales (del año anterior), sin contar el IVA ni la compra de inmovilizado.

¿Cumples estos requisitos? Entonces, tus obligaciones contables consisten en: 

  • Llevar un libro de registro de bienes de inversión (solo si te deduces las amortizaciones)
  • Un libro de registro de ventas e ingresos
  • Un registro de las facturas emitidas (numeradas por fechas y ordenadas por trimestres)
  • Un registro de facturas recibidas y otros justificantes de compra
  • Un registro de los justificantes de los módulos aplicados

La contabilidad fiscal de los autónomos y su importancia

Contabilidad e impuestos son dos conceptos íntimamente relacionados. Sobre todo para Hacienda. 

Y para los autónomos, claro. Todos, sin excepción, tienen que tributar su actividad por el IRPF. Y casi todos tienen la obligación de ingresar el IVA de los servicios o productos que venden a Hacienda. 

Decimos casi todos porque hay autónomos que ejercen actividades exentas de IVA

Pues bien, la contabilidad fiscal es la base para preparar tus declaraciones fiscales. Y aún más: es una herramienta para saber qué parte de tus ingresos se va a pagar impuestos y qué parte de tus gastos te puedes deducir. 

Esto último —la deducción de gastos— es importante. Importante tanto para el IVA como para el IRPF. Y, sobre todo, para ti y tu negocio. Pues en saber deducir bien los gastos de tu actividad está la clave de un buen ahorro.

Lo vemos a continuación. 

Un autónomo con su contabilidad

La contabilidad del IVA de los autónomos

Antes de nada: ¿tu actividad está exenta de IVA? Porque si es así, puedes saltarte esta parte y pasar a la siguiente. 

¿Qué está sujeta a IVA? Entonces atiende a esto: el IVA tiene que aparecer registrado en los siguientes libros: 

  • El libro de registro de las facturas de venta 
  • E libro de registro de facturas de compra
  • El libro de registro de bienes de inversión
  • El libro de registro de operaciones intracomunitarias

En estos documentos debes dejar claro la siguiente información sobre el IVA de tu actividad: 

  • El importe total del IVA de las ventas, el tipo de IVA aplicado y la base imponible (el importe antes de impuestos). 
  • El importe total del IVA de las compras, el tipo de IVA aplicado y la base imponible.

Que registres bien el IVA de tus ventas es muy importante para Hacienda. Pero para ti es más importante todavía que registres bien el IVA de tus compras. 

¿Por qué? Porque ese IVA te lo puedes deducir. Y, como te decíamos antes, es una medida de ahorro para ti. 

La contabilidad del IRPF de los autónomos

Hay autónomos que aplican retenciones de IRPF en sus facturas. O se los aplican sus proveedores. 

Y luego hay autónomos, que son todos los autónomos, que tienen que tributar su actividad por el IRPF. 

Pues bien, el IRPF debe quedar siempre registrado en los siguientes libros: 

  • Libros de ventas e ingresos
  • Libros de compras y gastos
  • Libros de bienes de inversión

Ahí deben quedar bien reflejados los importes retenidos así como el tipo de retención aplicada. 

Y, como en el IVA, es importante que seas meticuloso en el registro de tus gastos. Porque es así como vas a marcar la diferencia en tu negocio por lo que hace a ahorro fiscal. 

Piensa que el IRPF grava los beneficios de tu actividad. Y estos beneficios son el resultado de tus ingresos y gastos. 

Por lo que al registrar bien tus gastos —todos los gastos de tu actividad— el beneficio que declares a Hacienda será menor y, por tanto, pagarás menos IRPF.

La contabilidad de la Seguridad Social de los autónomos

Todos tus gastos de la Seguridad Social tienes que contabilizarlos. No solo por llevar una contabilidad que refleja a las claras las cuentas de tu negocio. 

Esto está bien, claro. Pero está aún mejor esto otro: porque esos gastos te los puedes deducir. 

¿Cuáles son estos gastos? Básicamente, dos: la cuota de autónomo y la nómina de los empleados (si tienes empleados). 

Contabilizar el pago de la cuota de autónomos

Como autónomo tienes que pagar una cuota regular (mensual) a la Seguridad Social. 

Es una cuota fija, que se calcula a partir de la base de cotización que hayas elegido al darte de alta. 

Pues bien, esa cuota que pagas cada mes (294 euros si cotizas por la base mínima; 60 si tienes tarifa plana), es un gasto deducible. 

Y es por ello que debes contabilizarlo —registrarlo— en tus libros de gastos.

Contabilizar la nómina de los trabajadores 

¿Tienes trabajadores a tu cargo? ¿O vas a contratar a un trabajador? Pues bien, las cotizaciones que pagas en su nómina son deducibles como gasto. 

También otras cosas, como las pagas extraordinarias y las retribuciones flexibles. 

Resumiendo: regístralo todo en tu libro de gastos para poder deducírtelo después. 

Llevar la contabilidad de los autónomos en Excel: ¿una buena idea?

Excel es una herramienta muy completa para hacer cálculos. Pero también es muy compleja. 

Puede hacer las delicias de un contable familiarizado con el software. Pero para un autónomo más preocupado por la parte productiva de su negocio, Excel es una herramienta que da más quebraderos de cabeza que alegrías. 

Requiere buen conocimiento del software, planificación y saber mucha contabilidad (porque el software ese conocimiento no te lo va a dar).

Por lo que aquí respondemos con un claro no: no, Excel no es una herramienta amigable para que un autónomo lleve su contabilidad. 

Eso no implica que puedas prescindir de Excel. Pero solo como registro de tu contabilidad de cara a una inspección.   

De hecho, para ese fin (una inspección), la Agencia Tributaria dispone de unos formatos de libros de registro para el IVA y el IRPF en Excel o CSV (el dominio universal de las hojas de cálculo).

3 consejos para llevar una contabilidad sencilla siendo autónomo

Habrás oído de todo. Y todo muy sensato: que si registra con disciplina todas tus facturas, que guardes bien cada documento relativo a tus gastos (facturas, tickets, etc.), que estés al tanto de las novedades contables y fiscales, etcétera.

Hasta te habrás encontrado a gente que te ofrece cursos sobre cómo llevar una contabilidad fácil como autónomo. Y todo por el módico precio de XXX euros. 

Pues bien, nosotros solo te vamos a ofrecer tres consejos. Tres. Que, en verdad, podemos resumir en uno. Ese uno es el tercer consejo. 

1) Usa un programa de contabilidad para autónomos

Un software de facturación y contabilidad es la alternativa ideal a Excel. Ideal e inteligente, si lo que buscas es complicarte menos la vida. 

Y, a poder ser, en la nube. Es decir, un programa de contabilidad online, porque eso te hará depender menos de un único dispositivo (un ordenador) y será más seguro. 

Al estar en la nube podrás acceder desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo. Solo necesitarás una conexión a internet (y el dispositivo a mano). 

¿Qué beneficios te aportará un programa de contabilidad para autónomos? 

Al menos, estos: 

  • Ahorro de tiempo, al disfrutar de una contabilidad automatizada (emisión de facturas recurrentes o periódicas y registro de gastos). 
  • Ahorro fiscal, al poder llevar un registro exhaustivo de todos tus gastos. 
  • Control en tiempo real de tu negocio. Sabes en todo momento lo que llevas gastado e ingresado y lo que se te va a pagar impuestos. 
  • Toma de decisiones basadas en información real, al saber en todo momento cómo van las cuentas de tu negocio y saber lo que vas a pagar a Hacienda.

2) Contrata a una asesoría fiscal online para autónomos

Es difícil prescindir de una asesoría o gestoría en España cuando eres autónomo. Y eso lo sabe cualquier autónomo. 

Pero sí puedes prescindir de una asesoría fiscal tradicional. Hablamos de asesorías de esas que no disponen de herramientas de facturación y contabilidad para ti y que te hacen llevar en bolsas de la compra tus facturas y tickets de gastos al final del trimestre, cuando toca presentar las declaraciones fiscales. 

Por suerte, hay alternativas más avanzadas y accesibles, como las de una asesoría fiscal online. Sin límites geográficos, todo por internet y digitalizado, y que te soluciona en tiempo real todos tus problemas contables y fiscales. 

3) Trabaja con una asesoría fiscal online con programa de contabilidad para autónomos

¿Recuerdas que te decíamos que estos consejos se podían resumir en uno solo? Pues es este: la combinación de asesoría fiscal online con programa de contabilidad (también online).

Aquí se dan de la mano lo mejor de los dos mundos: un software de gestión para autónomos que no quieren complicarse la vida con la contabilidad de su negocio y una asesoría fiscal online que te ayuda a ahorrar en impuestos (y, si se da el caso, afrontar una inspección de Hacienda). 

Además, con Declarando tendrás al alcance de un clic los libros de contabilidad en el formato que te pide Hacienda. 

Así la contabilidad es fácil de verdad. Y hasta provechosa. Pues, como autónomo, te puedes dedicar con provecho a lo que te interesa, que es hacer crecer a tu negocio. 

¿Buscas una solución completa que combine asesoría y programa de contabilidad? Solicita ahora una llamada gratuita con Declarando, una asesoría fiscal online con programa contable, que ayuda a los autónomos a ahorrar con sus impuestos.

Mónica Serra
Autor:
Mónica Serra
Mónica lidera el equipo jurídico de Declarando, la asesoría fiscal que ya ha ayudado a más de 100.000 autónomos. Disfruta usando sus conocimientos fiscales para ayudar al máximo a la comunidad autónoma, haciendo deporte y leyendo un buen libro en la playa.