Una de las preguntas que más he escuchado de nuevos autónomos es, ¿tenemos que llevar la contabilidad? Como ya resulta muy recurrente, voy a contarte en este artículo todo lo relativo a las obligaciones contables de los autónomos para que no tengas ninguna duda y no cometas errores que puedan conllevar una sanción económica. 

Como autónomo debes de saber que tienes una serie de obligaciones contables con Hacienda que tienes que cumplir, además de la liquidación de impuestos. De entre estas obligaciones la que más te puede afectar en tu día a día es la de llevar los libros contables. Ésta es una manera de documentar y justificar los ingresos y los gastos que tienes en tu actividad. Si eres un autónomo que desarrollas una actividad empresarial o profesional, Hacienda te exige que lo hagas mediante unos libros, que llamamos “libros registro”. 

Antes de entrar al grano, te aviso de que llevar la contabilidad por cuenta en una hoja de Excel es realmente peligroso. En general se cometen muchos fallos que pueden acarrear sanciones en caso de inspección; y lo que es peor si no usas un programa de contabilidad como Declarando, no aprenderás a deducirte los gastos correctamente. Y esto es algo muy importante ya que de media un autónomo paga 4.000€ al año más en impuestos debido a que no se deduce todos los gastos que podría o a que no los hace correctamente. Por eso es tan importante contar con la ayuda de un asesor que nos pueda ayudar con este tema, cuando lo hacemos directamente por nuestra cuenta en la página de Hacienda, nos arriesgamos a pagar más.

Soy Autónomo: ¿Tengo que llevar contabilidad?

Principalmente los tres libros registro que debes de tener son: Libro registro de ventas e ingresos, Libro registro de compras y gastos y Libro registro de bienes de inversión. No obstante, si eres de los que compra o vende fuera de España a un cliente o proveedor situado en un país de la Unión Europea, entonces tendrás que añadir un cuarto libro que será el Libro Registro de Operaciones Intracomunitarias. 

Brevemente te explico como tienes que cumplimentar cada uno de ellos:

1.- Libro registro de ventas e ingresos

En el libro registro de ventas e ingresos incluirás todas las facturas que has entregado a tus clientes por la venta de tus productos o la prestación de tus servicios. Debes de anotar todas tus operaciones comerciales tanto si llevan IVA como si no, es decir, da igual el tipo de IVA que tenga cada operación. Se tienen que incluir todas las facturas que has emitido a tus clientes. 

En este libro debes de recordar que tus facturas tienen que estar anotadas una a una y por orden. Las facturas de ventas e ingresos se registran ordenadas por número de factura y por su fecha, por ejemplo:  la factura 1/2016 de fecha 1-1-2016, la factura 2/2016 de fecha 2-2-2016. Estará mal confeccionado el libro si por lo que sea tienen una factura por ejemplo de fecha 3-3-2016 con el número 3 está registrado antes que la factura número 2 de fecha 2-2-2016. 

Es muy importante que el libro registro de ventas e ingresos esté confeccionado correctamente y que no existan huecos en el numero de las facturas, pues de lo contrario si Hacienda te pidiese ver este libro te sancionaría por pensar que no has declarado todos tus ingresos, al no tener registradas todas tus facturas de venta o ingresos 

2.- Libro registro de compras y gastos

En este libro anotarás todas las facturas de las compras y de los gastos satisfechos en el desarrollo de tu actividad. Lo normal es separar aquellas compras y gastos de los que tienes facturas, de aquellos otros que los tienes justificados con un recibo o cualquier otro documento, por ejemplo, las cuotas de autónomos, el recibo del préstamo de la furgoneta o las comisiones que pagas al banco.

Para confeccionar este libro sólo necesitarás anotar las compras y los gastos tal cual están reflejados en el documento que los justifica, es decir, indicarás la fecha de la factura, el mismo número de factura que ha utilizado tu proveedor en la factura. No tienes que inventarte nada, simplemente copia lo que pone en la factura o en el documento que justifica ese gasto. 

3.- Libro registro de bienes de inversión

En este libro incluirás las compras de aquellos bienes que deben ser considerados bienes de  inversión para tu actividad, por ejemplo, la furgoneta que te has comprado, el mobiliario de oficina o la maquina de coser. También debes de saber identificar que tipo de bienes son los llamados “bienes de inversión”  y saber que todos ellos tienen que aparecer anotados en su propio libro registro. Se introducen igual que un gasto o compra normal, es decir, tienes que anotarlos tal cual los datos de su factura. 

4.- Libro registro de operaciones intracomunitarias 

Por último, en el libro registro de operaciones intracomunitarias anotarás las operaciones de venta y de compra que hayas podido realizar con clientes o proveedores situados en cualquier país de la Unión Europea. Las normas para introducir este tipo de operaciones son las mismas que las comentadas para el libro registro de ventas e ingresos y para el libro registro de compras y gastos. 

Llegados a este punto en el que ya sabes que tienes que confeccionar tus libros registro, el siguiente paso es saber como hacerlos, en papel, utilizando un excel, digitales. Sé que muchos autónomos utilizáis hojas excel para ir anotando vuestras operaciones. Si tú eres uno de ellos, mi consejo es que dejes de utilizar el excel y te pases a los libros digitales por varios motivos. Es demasiado fácil borrar una fila, o un dato, para adecuar el contenido del libro a los declarado en tus impuestos…

  1. Solemos utilizar una única tabla para todos los gastos, mezclando los que llevan IVA de los que no. Como es un poco lío saber las diferencias entre lo que afecta al IVA y al IRPF,  acabamos duplicando gastos, o dejándonos algunos por incluir.

  2. No seguimos las normas de correlación de facturas, provocando cuando Hacienda nos revisa el IVA (impuesto más revisado), una sanción por cada salto en la correlación de las facturas. Considera que has escondido facturas.

  3. Solemos indicar los datos básicos de los proveedores, pero Excel no es capaz de detectar erratas en los CIF o DNI, produciendo duplicidades que producen errores en impuestos como el 347 

  4. Hacienda no suele admitirte el formato excel para confeccionar tus libros registro y te puede sancionar por ello. 

En Declarando.es tenemos la solución a tus problemas pues si utilizas nuestra plataforma para introducir tus ingresos, tus gastos podrás, además de presentar tus impuestos de una forma fácil, sencilla y sin errores, podrás disponer de tus libros registro digital. Con esta plataforma puedes contabilizar tus gastos con la ayuda de un asesor fiscal virtual (es como si tuvieras un abogado fiscalista sentado en la mesa de al lado) y presentar tus modelos en la Agencia Tributaria de forma gratuita