¿Qué autónomo no ha cometido un error en su facturación? ¡Que tire la primera piedra! Porque Hacienda no le permitirá tirar la factura.
Y es que si te equivocas en una factura tienes que corregirla, pero nunca eliminarla ni tirarla a la basura.
Así que, para que no tengas problemas con Hacienda, vamos a explicarte qué es una factura rectificativa, cuándo tienes que hacerla y cómo.
Al final te mostramos algunos ejemplos para tenerlos de referencia.
Qué es una factura rectificativa
Una factura rectificativa es una factura que corrige (rectifica) otra que ya has enviado.
Su estructura y sus contenidos son parecidos a los de la factura rectificada (la original), pero su finalidad es otra.
Por ejemplo, una devolución, un error en la factura original o una factura impagada.
A veces se confunde con otros documentos como la factura de abono o la nota de crédito. ¿Pero son lo mismo? ¿En qué se diferencian?
¿Factura rectificativa o abono?
En España el reglamento de facturación de 2012 introdujo la factura rectificativa como documento legal para corregir facturas.
¿Y sabes qué? En ese reglamento no hay ninguna mención a la factura de abono. Ni tampoco a la nota de crédito, el término más común a nivel internacional (credit note, en inglés) 🤔
Esto quiere decir que siempre que quieras abonar una cantidad a un cliente tendrás que emitir una factura rectificativa en lugar de una factura de abono.
Tipos de facturas rectificativas
El reglamento de facturación no distingue entre distintos tipos de facturas rectificativas. Pero es común hablar de dos tipos: la factura rectificativa por sustitución y la factura rectificativa por diferencias.
Esta diferencia solo es importante si declaras el IVA a través del Suministro Inmediato de IVA (SII), un sistema de liquidación del IVA que solo atañe a empresas que facturan más de 6 millones de euros anuales.
Como este no es el caso de los autónomos, no hace falta que te preocupes por estos subtipos. Con saber cuándo y cómo debes hacer una factura rectificativa es suficiente.
Y a eso es a lo que vamos ahora 🙂
Cuándo hacer una factura rectificativa
Así, a modo general, tienes que emitir una factura rectificativa siempre que debas corregir una factura ya emitida.
Pero esta afirmación de trazo grueso tenemos que detallarla un poco, porque hay casos muy concretos en que no es necesario.
¿Cuándo lo es? En las siguientes circunstancias:
- Cuando la factura original no cumpla los contenidos obligatorios de una factura, ya sea completa o simplificada (por ejemplo que falte la fecha de emisión, los datos del cliente o el tipo de IVA que aplicas)
- Cuando tengas que modificar la base imponible del IVA de la factura por devoluciones, descuentos, cambios en los precios o impagos
- Cuando hayas calculado mal el IVA de una factura
- Para recuperar el IVA de una factura impagada
En la práctica, los casos más habituales para emitir facturas rectificativas son los de cambiar datos de una factura emitida (un error en el nombre del cliente), corregir errores en algún concepto o aplicar el tipo de IVA equivocado.
¿Y en qué casos no es necesario hacer una factura rectificativa?
Por ejemplo, cuando se trata de una devolución de mercancías con un cliente habitual. Si luego vas a realizar otra operación con el mismo cliente, puedes restar esa devolución en la nueva factura y ahorrarte la rectificativa.
¿Y el plazo para emitirla? En seguida que tengas constancia del error. Pero, como máximo, tendrás cuatro años desde el devengo (el pago) del impuesto (el IVA).
Un dato más: puedes rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa.
Y otra cosa no menos importante: siempre debes conservar la factura original.
Cómo hacer una factura rectificativa
Empecemos por las particularidades de una factura rectificativa:
- Tienes que señalar que se trata de una factura rectificativa (para que no se confunda con una ordinaria).
- Has de indicar el motivo de la rectificación (por ejemplo, errores en los datos identificativos del cliente o modificación de la base imponible del IVA por devolución).
- Debes señalar los datos de la factura que rectificas (el número y la fecha).
- La numeración de la factura rectificativa es diferente a la de las facturas ordinarias, es decir, que tiene su propia serie numérica (la puedes especificar con una R delante del número). Y esa serie ha de ser correlativa y sin saltos.
Dicho esto, el resto de contenidos coincide con los contenidos generales de una factura, que dependerán de si la factura es completa o simplificada.
Si es completa, los contenidos obligatorios son:
- Número de factura y fecha de emisión
- Datos del emisor y del cliente (nombre o razón social, NIF y dirección fiscal)
- Descripción del producto o servicio
- La fecha de las operaciones (solo cuando no coincida con la fecha de emisión)
- Tipo de IVA a aplicar
- Importe de IVA (o cuota tributaria)
- Tipo de retención e importe
- Otros datos de situaciones más específicas (como la facturación por el destinatario, la inversión del sujeto pasivo o pertenecer a un régimen especial de IVA como el de criterio de caja o el de agencias de viaje)
Si es una simplificada, no hay que poner los datos del cliente ni el importe de IVA desglosado (sirve indicar “IVA incluido”), aunque sí mostrar el tipo que aplicas.
Si lo que rectificas es el importe final, el tipo de IVA o el importe de IVA (la cuota tributaria), tienes dos formas de hacer la factura rectificativa:
- Indicando únicamente los importes afectados, sin mostrar, por tanto, los que están bien
- Indicando todos los conceptos, tantos los correctos como los equivocados
En el siguiente ejemplo lo verás mejor.
Factura rectificativa: ejemplo
Pongamos que has enviado una factura a tu cliente y uno de los importes estaba equivocado.
Esta es la factura original con el artículo equivocado:
El artículo de muestra A indica un importe de 100 €. ¡Pero su importe es de 80 €! Y, claro, hay que rectificarlo.
Pues bien, tendrías dos maneras de hacer la factura rectificativa. En la primera, solo señalas el importe equivocado:
Si te fijas, no aparece el artículo de muestra B y se indica, en Notas, los datos identificativos de la factura rectificada (número y fecha) y el motivo de la rectificación.
La segunda manera la harías señalando todos los importes:
Aquí, como ya puedes ver, aparece la factura rectificativa con los dos artículos, el equivocado corregido (el artículo de muestra A) y el que estaba correcto. La diferencia de lo abonado por el cliente debe reintegrarse.
Y ahora que ya sabes lo esencial sobre las facturas rectificativas, empieza a llevar tu facturación de autónomo con Declarando de una manera fácil y sin complicaciones.
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