El 50 % de los negocios cierran por una mala planificación de su tesorería.
O dicho de una manera más clara: porque se quedan sin dinero en el banco.
Cuando esto ocurre, resulta difícil parar la cascada de deudas con proveedores, Hacienda y la Seguridad Social.
Por suerte, esta cascada la puedes evitar si sigues los consejos que te ofrecemos aquí.
Pero antes debemos aclarar lo más básico.
¿Qué es la gestión de tesorería para un autónomo?
Cuando hablamos de tesorería hablamos de liquidez. Es decir, del dinero disponible que tienes ahora mismo en el banco.
De una manera muy elemental, la gestión de tu tesorería como autónomo se basa en controlar lo que pagas y lo que cobras.
Y con un objetivo claro: que la caja no se quede vacía y puedas afrontar tus obligaciones más inmediatas, como el pago a proveedores, a Hacienda o a la Seguridad Social.
Gestionar tu tesorería incluye, por tanto:
- El cobro de las facturas de tus clientes
- El pago a tus proveedores
- El pago de tus impuestos y de la cuota de autónomos
- El pago a tus bancos, si tienes deudas en forma de préstamos, hipotecas u otro tipo de financiación
Un elemento importante de la gestión de tu tesorería es la previsión de tesorería.
Como el término sugiere, la previsión de tesorería consiste en estimar:
- Cuándo vas a cobrar las facturas de tus clientes
- Cuándo vas a pagar tus compras a proveedores, tus impuestos trimestrales y tu cuota de autónomo
Y aclarado lo más elemental, debemos aclararte algo más.
Tesorería y contabilidad, ¿son lo mismo?
La gestión y control de la tesorería consiste, básicamente, en tus pagos, en tus cobros y en prever cuándo se van a producir.
Pero una cosa son los cobros y pagos, es decir, el dinero que entra y sale. Y otra muy distinta, las facturas a tus clientes y las facturas de tus proveedores.
Las facturas de clientes y proveedores conforman tu contabilidad.
Pero tu contabilidad no refleja fielmente lo que de verdad tienes disponible en tu banco, es decir, tu tesorería.
Si paras a pensarlo bien, es obvio: emites una factura y al emitirla queda registrada en tu contabilidad.
Pero ese dinero no llegará a tu banco hasta pasado 30 o 60 días (en el mejor de los casos).
Y lo mismo ocurre con las facturas de tus proveedores. Puedes tenerlas registradas en tu registro de gastos.
Pero eso no quiere decir que estén pagadas.
La importancia de la gestión de tesorería para un autónomo
Al hilo de lo explicado en el apartado anterior, imagínate esta situación: has emitido una factura a tu principal cliente por valor de 5.000 €, excluyendo el IVA.
Tu contabilidad, por tanto, está eufórica: ¡tienes 5.000 € de ingresos! 🥳
Pero en el banco no tienes nada todavía. Peor: pasa la fecha de vencimiento, y tu cliente aún no te ha pagado.
Por si fuera poco, se acercan los trimestrales, y tienes que adelantar el IVA de esa factura impagada.
Si el IVA de tus servicios es del 21 %, estamos hablando de 1.050 € (el 21 % de 5.000 €) que debes pagar a Hacienda sin haber cobrado todavía la factura.
A esto añádele otras obligaciones a corto plazo, como el pago de la cuota de autónomo mensual, el alquiler o la hipoteca, los suministros como internet, la luz y el agua o los seguros.
Pues bien, esta es la primera razón de por qué es importante saber gestionar tu tesorería: para evitar quedarte sin dinero en el banco.
Que es, tal y como te comentábamos al principio, la principal causa por la que cierra la mayoría de los negocios.
¿Cómo evitar este problema?
6 consejos para llevar el control de tu tesorería
Saber gestionar tu tesorería no solo te alejará de la quiebra.
También evitará que te endeudes con los bancos para cumplir con tus obligaciones a corto plazo como el pago a los proveedores.
Y alejará tus deudas con Hacienda y la Seguridad Social, que aplican recargos e intereses de demora por cualquier retraso.
El quid de un buen control de tu dinero disponible es la previsión. Por parafrasear el refranero: autónomo precavido vale por dos.
Y para ser bien precavido, aquí tienes consejos útiles para autónomos ✍️
1) Prevé tus cobros y pagos de los próximos 3 meses
Como la gestión de la tesorería tiene un objetivo a corto plazo, empieza por hacer una estimación de lo que vas a pagar y lo que vas a cobrar en los próximos 3 meses.
Así que haz una lista de tus ingresos y gastos fijos.
Es decir, de aquellos cobros y pagos que se producirán con seguridad.
Por ejemplo, cobros de clientes habituales, esos que te pagan cada mes. O gastos mensuales como la cuota de autónomo, los suministros de luz, agua y gas, internet y teléfono, el alquiler o suscripciones a softwares de gestión.
También ten en cuenta los pagos con una recurrencia superior a un mes, pero inferior a un año. Por ejemplo, el pago del IVA, que es trimestral.
2) Actualiza tus previsiones cada mes
No es raro que un proyecto o trabajo se retrase. Y que ese retraso suponga que esa factura que ibas a cobrar en noviembre lo acabes cobrando en diciembre o enero.
La lista de tus cobros y pagos puede variar. Por lo que te recomendamos que cada mes la revises.
Tenerla siempre al día te ayudará a adelantarte a cualquier contingencia que pueda perjudicarte, como un cliente que cancela un trabajo o un encargo que se aplaza.
3) Separa tus cuentas profesionales y personales
Uno de los pequeños pecados de los autónomos, especialmente cuando empiezan, es la de usar la misma cuenta personal para llevar su tesorería profesional.
Esto es un error. Entre varios motivos, porque te impide tener una visión general del dinero que produce tu negocio y de lo que entra y sale.
4) Cobra antes a tus clientes
Si los ingresos en tu cuenta bancaria fluyen con regularidad, no hay pagos ni deudas que temer.
Por lo que te aconsejamos que apliques con tus clientes un sistema de cobro que garantice tus ingresos.
Aquí van algunas ideas:
- Cobra por adelantado. Antes de iniciar un trabajo, cóbralo antes, ya sea al 100 % o al 50 %. Por cierto, los cobros por anticipado debes facturarlos siempre, con su IVA e IRPF, si por tu actividad estás obligado a practicar retenciones.
- Envía la factura cuanto antes. No cometas el error de muchos autónomos, que fijan un día a final de mes para enviar todas las facturas. En cuanto hayas completado el servicio a tu cliente, envíale la factura. Ya sabes: antes la tiene, antes la paga.
- Ofrece el pago online en tus facturas. Tus clientes, como cualquier ser humano, son excelentes inventores de excusas para no hacer lo que aborrecen (y a nadie le gusta pagar). Pónselo fácil: aplica una pasarela de pago en tus facturas, de manera que, cuando la reciban, solo deban clicar en un enlace para pagar al momento.
Estos son solo algunas ideas que puedes poner en práctica con relativa facilidad.
Encontrarás más en 6 consejos para cobrar a tus clientes si eres autónomo 💡
5) Haz un seguimiento de tus facturas impagadas
Acumular facturas impagadas es una línea roja que no debes traspasar a toda costa.
Según ATA, la principal asociación de autónomos en España, el 40 % de los autónomos sufre morosidad.
Para evitarlo, no solo aplica los consejos que hemos mencionado en el punto anterior: envía recordatorios a tus clientes.
Por lo que sería un punto a tu favor que tuvieras siempre un listado de tus facturas impagadas, con los datos de contacto del cliente.
Por cierto, aunque la razón esté de tu parte, intenta ser amable. Por tirar de nuevo del refranero: lo cortés no quita lo valiente 😉
6) Crea un fondo de emergencia
¿Podrías aguantar 3 meses sin ingresar un céntimo? ¿Qué gastos deberías afrontar durante ese tiempo para no quebrar?
Plantearse estas preguntas no es fácil, pero como decía Séneca, el famoso filósofo estoico, “espera lo mejor, pero prepárate para lo peor”.
Y lo peor es eso: una caída dramática de tus ingresos 😩
Ya tienes la lista de tus gastos recurrentes (la hiciste en el punto 1). Eso te dará una idea del importe que debería tener tu fondo de emergencia.
Eso sí: cuanto mayor sea ese fondo, mejor.
¿Es necesario Excel para la gestión de tu tesorería?
Lo más rápido y accesible para un autónomo es gestionar sus cobros y pagos con una hoja de Excel (o su versión de Google Drive).
Excel, sin embargo, tiene dos problemas: es fácil cometer errores y da mucho trabajo.
Hablemos de errores: diversos estudios han encontrado errores importantes en el 88 % de las hojas de Excel analizadas 😯
En algunos casos, esos errores se han traducido en pérdidas multimillonarias, como la del banco JPMorgan, que se dejó unos 6 mil millones de dólares por un error en una hoja de cálculo.
Y ahora hablemos de trabajo: gestionar tu tesorería con Excel puede quitarte mucho tiempo.
Tiempo que es dinero que dejas de ingresar en tareas más productivas. O que dejas de disfrutar con tu familia y amigos.
Afortunadamente, hay vida más allá de Excel 👇
Por qué usar un software de gestión de tesorería para autónomos
Controlar tu liquidez no es algo que puedas hacer un día y ya lo tienes para siempre.
La gestión de tu tesorería es un proceso continuo que, además, exige conocimientos y tiempo.
Ya te hemos hablado de Excel: no es fácil coger una hoja de Excel y anotar todos los cobros y pagos previstos en los próximos 3 meses, incluyendo los impuestos.
Lo puedes lograr una vez, pero no es práctico actualizarlo cada mes. Por lo que su información puede dejar de ser fiable.
En su lugar, puedes ahorrar horas de trabajo y dinero con un software que te permita gestionar tu tesorería y todos los aspectos esenciales de tu negocio.
Nos referimos a aspectos como la facturación a tus clientes y proveedores, así como la contabilidad y la presentación de impuestos.
Con el software de Declarando puedes aplicar todos los consejos que te hemos dado sin depender de Excel ni perder tiempo ni horas de trabajo.
Todo está automatizado para que puedas dedicarte a lo que realmente te gusta y con la seguridad de que tu dinero está siempre bajo tu control.
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