Facturar es una de las obligaciones más básicas e importantes de cualquier autónomo.
Tan básica que con las prisas del día a día, las obligaciones, la falta de tiempo… muchas veces se acaba retrasando el momento. Y las facturas se quedan sin emitir o sin enviar.
Pero no puede ser, porque por ley, estás obligado a facturar y a hacerlo en tiempo y forma.
Sí, todas las facturas tienen un plazo de emisión estipulado.
Y a eso vamos.
Cuál es el plazo para emitir una factura
Como ya te hemos adelantado, la ley regula cuándo tienes que emitir tus facturas y establece unos plazos que estás obligado a cumplir.
Estos plazos varían en función de quién sea tu cliente.
Plazo para emitir una factura a clientes particulares
Si quieres facturar a un cliente particular, la emisión y envío de la factura tiene que ser instantánea, es decir, una vez realizas el servicio o vendes el producto tienes que emitir la factura y entregársela al cliente.
Lo mismo pasa con las facturas rectificativas. Este tipo de documentos se deben emitir en el momento en el que descubras el error, siempre y cuando te des cuenta dentro de los cuatro años siguientes a la emisión de la factura original.
Este cambio, por supuesto, tienes que incluirlo en el modelo 303 del trimestre en el que hagas la factura rectificativa.
Plazo para emitir una factura a otros autónomos y empresas
Si por otro lado, facturas a un profesional o a una empresa, el plazo se dilata un poco más para facilitar las tareas administrativas (sobre todo si se trata de una actividad que haces con recurrencia).
En este caso, la ley permite que emitas la factura hasta el día 16 del mes posterior al que se hizo la venta o se prestó el servicio.
Por eso, es importante que lleves una buena organización con las facturas porque es fácil que se te olvide la factura que tenías que entregar.
¡Y por cierto! Con Declarando puedes emitir facturas de forma automatizada y puedes hacer que la aplicación envíe de forma recurrente la factura a un cliente. Esto te evita dolores de cabeza y te ahorra tiempo.
Plazo para enviar la factura
Es importante no confundir el proceso de emitir una factura con el de enviarla, ya que cada uno de ellos conlleva sus propios plazos.
Habíamos dicho que la emisión de una factura a un particular era instantánea y el envío al cliente también.
Además, hemos dicho que la emisión de la factura a un profesional es hasta el 16 del mes posterior a la venta; bien, pues en este caso, el plazo para enviarla es hasta un mes después de su emisión.
Una vez más, esta diferencia entre la fecha de envío a un particular y la de un profesional se debe a la gestión administrativa, que suele ser más complicada en los negocios.
Qué es la fecha de emisión de una factura
Ahora vamos a ver por qué es tan importante emitir a tiempo una factura.
La fecha de emisión de una factura es un dato clave en la expedición de este tipo de documentos, ya que determina cuándo deberán autoliquidarse los impuestos.
Esta fecha de emisión no solo es una obligación abstracta que debes cumplir, sino que tienes que incluirla en la parte superior del documento.
Es más, la fecha de emisión de una factura es tan importante que si una factura no cuenta con esta información no será válida y la AEAT no la aceptará.
Así que, sí o sí, la tienes que incluir.
En conclusión, la fecha de emisión es uno de esos datos obligatorios de la factura (junto a otros) por eso es importante que te asegures de que los datos que estás incluyendo en el documento son los estipulados por ley.
Consecuencias de no cumplir el plazo para emitir una factura
Como toda infracción tributaria, no emitir la factura dentro de los plazos establecidos puede derivar en sanciones económicas.
En este caso, la multa por no cumplir el plazo varía en función de la cantidad de operaciones que no hayas declarado dentro de los plazos de tiempo marcados.
Así, la multa no es una cantidad fija.
Esta sanción viene recogida en el artículo 201 de la Ley 58/2003 General Tributaria.
Cuando no sea posible conocer el importe de las operaciones, la sanción será de 300 € por cada operación sin factura emitida o sin que se haya guardado.
Como hemos dicho, para evitar ser sancionado, es muy importante que lleves la facturación al día y cumplas escrupulosamente con los plazos de emisión y envío de las facturas.
Plazo para reclamar un factura mal emitida
¿Y qué pasa si estás en el otro lado? ¿Qué pasa si hay alguien que no te ha emitido bien la factura?
También tienes un plazo para reclamar esa factura mal emitida.
La reclamación de esta factura emitida fuera de tiempo debes hacerla ante el tribunal que te corresponda por tu domicilio fiscal.
El plazo para poner esta reclamación es de un mes desde el día en que se tuviera que cumplir esta obligación.
El proceso es el siguiente:
- Primero tienes que reclamarla formalmente (para que quede constancia), por ejemplo, con un burofax.
- Si en el plazo de un mes, la otra persona no cumple con la obligación, durante el mes siguiente puedes poner una reclamación económico-administrativa.
- Si el tribunal obliga a expedir la factura y el obligado no cumple el plazo establecido, podrás emitir la factura en la que se documente la operación en nombre y por cuenta del reclamado.
Recuerda que tienes que enviar una copia de la factura a la AEAT y otra al reclamado (tú te quedas con el original).
La duración del procedimiento será de aproximadamente un año, contado desde el momento en el que pones la reclamación.
También es importante que sepas que la reclamación económico administrativa (REA) no es una reclamación judicial, sino un procedimiento sin costes en el que no existen tasas ni tienes por qué contratar un abogado.
Solo si el órgano ante el que interpones la reclamación considera que hay mala fe y la desestima, podrá imponerte el pago de las costas del procedimiento.
Las claves para emitir la factura en plazo
En conclusión, si facturas a un particular, tienes que emitir y enviar la factura ipso facto, en el momento en el que vendes o prestas el servicio.
Si facturas a un profesional tienes 16 días para emitirla y hasta un mes para enviarla.
Además, siempre se debe incluir en la factura la fecha de emisión. Es uno de los datos que es obligatorio añadir por ley.
En caso de no cumplir con el plazo de emisión te enfrentas a una sanción del 2 % de la cantidad de la factura.
Por otro lado, también puedes reclamar una factura que te hayan emitido mal. Primero solicitándola por vía formal y luego ante un tribunal.
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