Puede que hasta ahora tu método de hacer facturas se haya basado en plantillas de factura de Word o Excel.
U otras alternativas más imaginativas como Canva o Paint.
Si es así, tenemos que darte una mala noticia: con la factura electrónica obligatoria, ya no podrás usar ni Word ni Excel (ni Canva ni otro software de diseño).
La buena noticia: que puedes implementar gratis la factura electrónica. Y sin esfuerzos.
Así que vamos a explicarte los principales pasos que, como autónomo, debes recorrer para pasar a la factura electrónica obligatoria.
Y sin gastarte ni un céntimo 😊
¿En qué consiste la factura electrónica obligatoria?
Por factura electrónica debes entender una factura que se emite y recibe por medios electrónicos.
Es decir, usando una plataforma o programa de facturación electrónica.
Por ejemplo, una factura en PDF es una factura electrónica. También las que se hacen con Word y Excel.
Pero la factura electrónica que será obligatoria para los autónomos es distinta.
Esta factura deberá emitirse en un “formato estructurado”, una característica que las facturas en Word, Excel o PDF no comparten.
Lo que significa que este tipo de facturas dejarán de ser válidas.
Otro dato importante es que esta nueva regulación de la factura electrónica solo se aplica a las operaciones entre autónomos y empresas.
Es decir, a la facturación B2B (business-to-business).
De hecho, la Agencia Tributaria usa la expresión “factura electrónica B2B” para diferenciarla de la factura electrónica a la Administración pública (la factura B2A, por seguir con los anglicismos).
Por tanto, esta obligación excluye a las facturas que se envían a particulares.
También a las operaciones con autónomos y empresas que no residen en España, como las operaciones intracomunitarias y la importación y exportación de bienes y servicios con países fuera de la órbita de la Unión Europea (UE).
¿A partir de qué fecha será obligatoria la factura electrónica para los autónomos?
La factura electrónica será obligatoria para los autónomos a los 2 años de aprobarse el reglamento de factura electrónica.
Este tendría que haberse aprobado en 2023 según la ley de la factura electrónica, la conocida como ley crea y crece.
Pero no ha sido así, por lo que seguramente se aprobará en 2024.
En otras palabras: que estarás obligado a hacer facturas electrónicas en 2026 🗓️
Cómo prepararte para pasar a la factura electrónica: 3 pasos imprescindibles
Tienes todavía 2 años por delante, sí. Pero te recomendamos ir preparándote.
Aquí tienes 3 primeros pasos que deberás dar para pasar a la factura electrónica sin traumas 😉
1# Conoce lo más básico de la normativa de factura electrónica
No tienes que ser un experto sobre el reglamento de factura electrónica. Pero sí conocer los aspectos más básicos de la normativa:
- Fechas y plazos. 2026 es el año en que la factura electrónica será obligatoria para los autónomos. Pero hay otros plazos y obligaciones de la factura electrónica que debes conocer, como cuándo informar a tus proveedores de los estados de la factura (principalmente, de cuándo has efectuado el pago).
- Los requisitos de la factura electrónica. Para cuando se empiece a aplicar, ya no servirán los formatos de Excel, Word o PDF.
- Nuevas obligaciones. Después de enviar una factura a tu cliente deberás remitir una copia a la Agencia Tributaria por vía electrónica. Además, la factura electrónica exige el consentimiento previo de tu cliente para poder enviarla.
En Declarando hemos preparado una guía de la factura electrónica para autónomos que te ayudará a orientarte por los aspectos más importantes 📕
2# Hazte con un certificado digital para la firma electrónica
Para cuando sea obligatoria la factura electrónica, deberás firmarla con una firma electrónica avanzada.
Para hacerlo, basta con que tengas disponible el certificado digital, un certificado electrónico que se instala en tu navegador y que puedes obtener fácilmente en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
Si instalas el certificado digital ahora, podrás hacer cualquier gestión en la sede electrónica de la Seguridad Social y Hacienda. Y, en general, de toda la Administración pública.
3# Digitaliza tu facturación y contabilidad con un software de factura electrónica
Cuanto antes empieces a digitalizar tu facturación y contabilidad, mejor: antes te familiarizarás con el nuevo sistema de factura electrónica.
La forma más rápida y sencilla de hacerlo es con un programa de facturación electrónica para autónomos.
Esto te quitará muchas preocupaciones, ya que es el software el que deberá aplicar los requisitos técnicos de la factura electrónica.
Y te mantendrá al tanto de todas las novedades sobre la factura electrónica.
Hacerte ahora con un software de factura electrónica, además, te puede salir gratis. A continuación te damos más detalles.
¿Cómo pasar a la factura electrónica gratis?
Hablemos claro: esto de la factura electrónica obligatoria para autónomos y empresas va a ser lo que los argentinos llaman un quilombo.
En castizo: un lío de padre y muy señor mío.
Pero no te preocupes, porque este lío lo va a ser sobre todo para Hacienda.
Y es que exigir a los cerca de 3 millones de autónomos que hay en España que digitalicen sus sistemas de facturación, muchos de ellos basados en plantillas de Excel o Word, no va a ser fácil.
Para facilitarlo, el Gobierno ha lanzado el Kit Digital, una subvención de 2.000 € que puedes invertir en la factura electrónica.
Con el Kit Digital no solo es fácil implementar la factura electrónica, sino que también es gratis.
El importe de la subvención lo puedes invertir en un programa de facturación electrónica.
Y como la subvención solo cubre 1.000 € para la factura electrónica, los 1.000 € restantes los puedes destinar a la adquisición de otras soluciones digitales que fortalezcan tu negocio 🚀
Con Declarando puedes solicitar el Kit Digital gratis e invertirlo en nuestro software, que junto a la factura electrónica también ofrece un pack completo de soluciones digitales que te ayudarán a ahorrar más en impuestos y en tu cuota de autónomo.
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