La factura electrónica es “una medida clave para poder atajar de manera eficaz la morosidad en las operaciones comerciales”.
La cita proviene de la ley de creación y crecimiento de empresas, también conocida como “ley crea y crece”.
Esta es la ley por la cual la factura electrónica será obligatoria para autónomos y empresas en 2025 y 2026.
Pero la factura electrónica tiene otros beneficios igual de interesantes.
Por ejemplo, “es una medida para digitalizar las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil”, según la ley antes citada.
¿Pero qué quiere decir todo esto? ¿Qué supondrá en la práctica para los autónomos?
Antes de responder a estas preguntas y entrar en detalles sobre los beneficios de la factura electrónica, pongamos un poco de contexto 📖
¿En qué consiste la factura electrónica que beneficiará a los autónomos?
En el otoño de 2022 se aprobó la ley crea y crece que antes te mencionábamos.
Esta ley ponía fecha al uso obligatorio de la factura electrónica en el sector privado.
Es decir, a las operaciones entre autónomos y empresas.
La ley fija unos plazos desde la aprobación del reglamento de factura electrónica (todavía no está aprobado):
- 1 año para las empresas que facturan más de 8 millones anuales
- 2 años para autónomos y empresas que facturan menos de 8 millones anuales
Lo más probable es que la normativa se apruebe este 2024. Por lo que la factura electrónica será obligatoria para los autónomos a partir de 2026.
Esta normativa confluirá con otra conocida como reglamento verifactu, que obligará a los softwares de facturación a cumplir unos requisitos técnicos (aparte de los de la factura electrónica).
Verifactu se aplicará un año antes, el 1 de julio de 2025.
Y ahora que ya tenemos algo de contexto, hablemos de sus beneficios.
Las 8 ventajas de la factura electrónica para los autónomos
Es posible que la entrada en vigor de la factura electrónica obligatoria te genere inquietud.
Una nueva regulación con nuevas obligaciones, más control de Hacienda… Sin embargo, también tiene sus ventajas.
Es más, sus beneficios superan cualquier inconveniente.
Veámoslos 👇
1) Reducción de la morosidad
Como te citábamos antes, la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre autónomos y empresas se considera una medida clave para reducir la morosidad.
O cobrar antes, vamos.
Por ley, el plazo máximo para pagar una factura son 60 días desde la fecha de entrega del bien o de prestación del servicio.
Las prácticas, desafortunadamente, son otras: el último informe de la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad indica que el plazo medio en cobrar una factura en el sector privado es de 67 días.
Y que son las grandes empresas las que más tardan en pagar.
Por el contrario, los autónomos y las microempresas pagan antes. También son los que más facturas impagadas acumulan 😔
¿Y cómo va a lograr la factura electrónica reducir esos plazos?
Por un lado, Hacienda creará una solución de facturación electrónica pública con la que controlará los plazos de pago de las facturas.
Por el otro, los clientes deberán informar de la fecha de pago de la factura a sus proveedores.
Esa información quedará grabada en la factura electrónica, de manera que Hacienda tendrá constancia de cuándo se pagó.
Además, el Gobierno creará el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que recogerá todos esos datos y promoverá las buenas prácticas de pago entre las empresas más morosas.
Para que este control sea eficaz, habrá sanciones para las empresas que no cumplan los plazos legales de pago:
- No podrán acceder a subvenciones públicas con importes superiores a los 30.000 €
- Si tienen un contrato público con la Administración y retrasan los pagos a sus subcontratistas o proveedores, deberán afrontar multas de entre el 5 % y el 50 % del precio del contrato
2) Control de la facturación de principio a fin
La trazabilidad de tu facturación es otro de los aspectos más beneficiosos para ti.
Desde la emisión de la factura hasta su pago, tendrás bajo control todo el proceso de facturación.
Tu cliente estará obligado a informarte de los distintos estados de la factura.
En concreto, deberá comunicarte si acepta o rechaza la factura (y en qué fecha) y si la ha pagado (y cuándo).
Esta obligación, sin embargo, se aplicará en distintos plazos a los autónomos y empresas que facturen menos de 6.010.121,04 € al año:
- Para las empresas: 36 meses (3 años) desde la fecha de aprobación del reglamento de factura electrónica
- Para los autónomos: 48 meses (4 años), también desde que se apruebe esta normativa
Para las empresas que facturen por encima de los 6.010.121,04 € anuales no habrá moratorias: desde el primer día en que la factura electrónica sea obligatoria, deberán informar de los distintos estados de las facturas a sus proveedores.
3) Menos tiempo haciendo facturas (y más para tu negocio)
La idea de digitalizar tu facturación es que dediques menos tiempo a hacer facturas (electrónicas).
Esta es una de las grandes ventajas de trabajar con un programa de facturación electrónica: que automatizas un proceso que quita tiempo.
Un tiempo que podrías dedicar a tareas más productivas 📈
O, al menos, menos repetitivas y aburridas.
En Declarando hemos estimado que un software de facturas y contabilidad puede automatizar hasta el 80 % de las tareas contables que se hacen a mano.
Nos referimos, claro está, a aquellos ingresos y gastos más habituales.
Pero también a la confección de una nueva factura. Por ejemplo, no hace falta picar los datos de un mismo cliente y te puedes ahorrar los cálculos de los distintos importes e impuestos.
4) Menos errores (y menos sanciones)
Un error en una factura puede equivaler a una sanción de Hacienda.
Un IVA mal calculado o una retención mal aplicada significan unos ingresos mal declarados.
Y eso a Hacienda no le gusta.
Omitir datos esenciales en una factura también puede costarte una sanción.
Con la factura electrónica, los distintos softwares deberán cumplir requisitos técnicos muy estrictos.
Y eso reducirá los errores y, por tanto, sanciones.
5) Unas obligaciones de facturación (y fiscales) más fáciles de cumplir
La factura electrónica facilitará que cumplas con tus obligaciones de facturación.
Entre estas obligaciones destacan:
- Hacer facturas por la venta de tus servicios y productos
- Emitir facturas que cumplan los requisitos legales (número, fecha de emisión, datos del emisor y del destinatario, descripción del servicio o producto, etc.).
- Enviar la factura dentro del plazo legal (antes del día 16 del mes siguiente, cuando el destinatario es un autónomo o empresa)
- Conservar las facturas un mínimo de 4 años
- Llevar un registro de tus ingresos y gastos
- Emitir una factura rectificativa cuando te hayas equivocado
- Presentar el IVA y otras declaraciones trimestrales y anuales
Los softwares de factura electrónica deberán integrar estas obligaciones.
6) Mayor facilidad para deducir un gasto
Para que un gasto sea deducible necesitas justificarlo con una factura.
De entrada, Hacienda no la pide en tus declaraciones fiscales. Pero sí cuando hace comprobaciones.
Con la factura electrónica obligatoria, Hacienda tendrá un control casi absoluto del flujo de facturación entre autónomos y empresas, ya que estos deberán remitir copias de sus facturas al sistema público de facturación.
De esta manera, seguir el rastro de una factura de gasto será más fácil para Hacienda y los requerimientos para comprobar deducciones serán menos necesarios.
7) Mejor servicio de los actuales programas de facturación electrónica
La factura electrónica supondrá una mejora de los distintos programas de facturación que hoy se ofrecen en el mercado.
Y no sólo porque los nuevos requisitos técnicos elevarán sus estándares de calidad y seguridad.
Sino porque les saldrá un competidor público gratuito: la futura solución pública de facturación electrónica podrá ser usada como software de facturas por cualquier autónomo y empresa.
Esto obligará a los actuales softwares de facturación a ofrecer un servicio más completo y competitivo.
Por ejemplo, Declarando no solo es un programa de facturación electrónica para autónomos, sino también un software para presentar y ahorrar en impuestos, un eficaz simulador de la renta y de la cuota de autónomos.
Y hasta un asistente financiero virtual que te ayuda a planificar tus finanzas y a evitar los problemas de liquidez.
8) Su implantación es gratis con el Kit Digital
Pese a todos estos beneficios, el paso a la factura electrónica supondrá un desafío para los cerca de 3 millones de autónomos que hay en España.
Muchos de ellos todavía trabajan con plantillas de factura de Word o Excel. O usan softwares de diseño como Canva.
Ninguno de estos sistemas serán válidos como factura electrónica, ya que no cumplen los requisitos técnicos.
Así que para facilitar la adaptación a esta nueva regulación, la ley crea y crece recomienda solicitar el Kit Digital.
¿Qué es el Kit Digital? Se trata de una subvención a fondo perdido de 3.000 € para autónomos, que puedes invertir en un programa de facturación electrónica.
Solicitar el Kit Digital para implantar la factura electrónica te ahorrará costes y preocupaciones.
Con Declarando puedes hacerlo gratis de la mano de expertos fiscales en autónomos.
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