10 diferencias clave entre gestoría online y presencial

Cuando eres autónomo, la lista de cosas en las que pensar es interminable: desde tu situación financiera, hasta la comunicación con clientes, pasando por el marketing o el networking, y sin olvidarnos de la contabilidad. 

Sí, la vida del autónomo es como una montaña rusa laboral que nunca para. 

A veces disfrutas y te diviertes, haces lo que te gusta. Y a veces toca ponerse con las tareas pesadas, como emitir facturas, contabilizar gastos, o calcular cuánto vas a pagar en la próxima declaración trimestral. 

Aquí es donde entra en juego un buen asesor fiscal. 

Porque lo que todo autónomo quiere es que alguien le ayude a ahorrar tiempo, energía, dudas y dinero. Vamos, a AHORRAR con mayúsculas. 

Hasta hace poco, todas estas gestiones se hacían de forma manual. Pero la tecnología lo ha cambiado todo, y seguramente te hayas planteado qué te conviene más: ¿un gestor de toda la vida o una gestoría online? 

Por eso vamos a explicarte las principales diferencias entre estas dos opciones, para que decidas cuál es la mejor en tu caso y para que sepas exactamente qué esperar. 

Si eres autónomo y te interesa mejorar tu productividad y, sobre todo, tu resultado fiscal, sigue leyendo. Pero, muy especialmente, no te pierdas ni una palabra de este artículo si…

• Hace poco que eres autónomo y aún no has dado el paso de contratar un servicio de gestoría fiscal
• Trabajas con una gestoría presencial y estás valorando los pros y los contras de una gestoría online

Abróchate el cinturón, autónomo, ¡y vamos allá!

Diferencia #1: facturación

A nadie le gusta perder el tiempo haciendo facturas. Pero un autónomo que no factura es un autónomo que no cobra.  

Y esa es la razón por la que emitir facturas nos gusta tanto y a la vez tan poco a todos los profesionales freelance. De ahí la popularidad de las herramientas que agilizan el proceso de facturación.

Cuando trabajas con una asesoría presencial, lo habitual es que hagas tus facturas con un Word o con un Excel, porque ir a su oficina para que te ayuden a crear cada factura es poco realista y aún menos productivo. 

Las facturas en Word y en Excel son igualmente correctas, sí. Pero tardarás más en crearlas y tendrás que poner un extra de atención para no cometer ningún error. 

Un simple error en el IRPF o el IVA de tus facturas es suficiente para que Hacienda te imponga una sanción. Y piensa que un autónomo, por cuidadoso que sea, siempre puede cometer un error manual. 

Te puede interesarProgramas de facturación gratis y de pago: una comparativa

Diferencia #2: documentación

Habitualmente, las asesorías presenciales no están digitalizadas. Esto significa que no cuentan con herramientas para agilizar la comunicación y el intercambio de documentos con sus clientes. 

A un gestor tradicional los documentos se los entregas en mano o por correo electrónico. Y con algunas gestorías también podrás comunicarte para resolver tus dudas fiscales por WhatsApp.

Si escoges la alternativa online, subirás todos los documentos a una plataforma, para que todo sea 100% digital. Pero —y esto es muy importante— también tendrás un equipo de asesores fiscales detrás. 

Al no tener que llevar tu documentación personal de un sitio a otro, te ahorras desplazamientos innecesarios. Y sobre todo, tus documentos estarán organizados, seguros y actualizados. Listos en cualquier momento que el asesor o tú los necesitéis. 

Diferencia #3: consultoría de gastos

La clave para pagar pagar menos impuestos está en los gastos deducibles. Y sin embargo, el autónomo medio no sabe exactamente qué gastos se puede deducir y termina pagando 4.000€ de más… cada año.

De locos, ¿o no? 

Las asesorías presenciales dedican una gran cantidad de tiempo a registrar facturas y a presentar impuestos. Y al no tener esas tareas básicas automatizadas, no pueden centrarse en otras que aportan más valor, como la asesoría de gastos deducibles.

Y ahí, como autónomo, te encuentras en una disyuntiva: nadie podrá llevar mejor que tú el control de lo que gastas. Pero aprender por tu cuenta tiene sus riesgos, porque las leyes del IVA o del IRPF son extremadamente complejas.

Con un asesor fiscal online, evitas esos riesgos. Y a la vez, aprendes qué gastos puedes deducirte y cuáles no. Desde el minuto uno.

Es como una solución intermedia, en la que la propia herramienta te va haciendo preguntas y te propone gastos deducibles según sea tu situación. 

Imagina que tienes montado un despacho de arquitectura en casa. El asesor online te pediría información, buscaría gastos relacionados con tu actividad y… ¡voilá!, te recomendaría que incluyeses todos los aplicables a tu caso particular. 

Diferencia #4: ahorro fiscal

Si alguna vez has ido a comprar una bombilla led, es muy probable que te hayan asegurado un ahorro de 75€ en tu factura anual de la luz, o un consumo un 85% menor que con una bombilla tradicional. 

¿Quién no querría tener un equivalente a las bombillas led en ahorro fiscal?

Aunque un gestor presencial, con recursos limitados, no puede comprometerse a decirte algo así, un asesor online sí puede estimar una cantidad precisa de ahorro anual. 

En Declarando podemos hacerlo, por la tecnología, y porque valoramos el ahorro tanto como tú. Y por eso garantizamos cifras personalizadas tras realizar un análisis inicial.

Diferencia #5: detección de errores

Los asesores fiscales online cuentan con un sistema de alerta para detectar incoherencias en tu contabilidad. Por ejemplo, si un mes no registrases un gasto —hasta entonces habitual—, recibirías una alerta para confirmar si se trata de un error. 

Y no es de extrañar, porque los errores ocasionales aquí y allá forman parte de la vida del autónomo, tanto como pagar las cuotas de la seguridad social. 

Piensa sólo en los gastos: ¿cuántas veces te has dejado un gasto olvidado? ¿Alguna vez has contabilizado un gasto que en realidad no podías deducir?

Los errores censales también son frecuentes, sobre todo porque los gestores no ven tus facturas hasta los últimos días del trimestre. Y eso significa que no pueden avisarte a tiempo cuando un pequeño cambio te obliga a realizar una modificación censal. 

Algo tan sencillo como contratar publicidad o dejar de trabajar en casa y alquilar un local puede hacer que tengas que presentar un nuevo modelo. Son pequeños despistes, pero Hacienda te puede penalizar. 

Diferencia #6: control sobre tu negocio

Si quieres saber en qué punto está tu negocio, necesitas tener control sobre tu contabilidad en todo momento. Sobre todo, por dos  motivos. 

Primero porque las facturas de ingresos siempre las tienes que hacer tú. Aquí el gestor no te puede ayudar.

Y después porque un gestor registra las facturas de gastos y las suma para calcular los impuestos al final de cada trimestre. Pero mientras tanto, no tendrás visibilidad ni sabrás cuánto te tocará pagar. 

Normalmente, un gestor tampoco te explicará con todo lujo de detalles cómo se calcula un modelo de impuestos, por miedo a perder un cliente. 

¿Conclusión? Si quieres tener más control y visibilidad sobre tu negocio, es mejor  que te encargues de estas tareas tú mismo. 

Además, con un poco de ayuda tampoco será demasiado trabajo. Un autónomo tiene de media 12 facturas de gastos al mes, y en una herramienta como Declarando, esto lo puedes registrar en unos pocos minutos.

Diferencia #7: planificación de la renta

Imagina esta situación: llega el momento de presentar la declaración de la renta y el resultado te sale a pagar. Llamas a tu asesor y le preguntas si no hay nada que puedas hacer. 

Y resulta que podrías haber hecho una aportación mayor a tu plan de pensiones —quizás una aportación a un plan personal y otra a un plan de pensiones colectivo— o podrías haber adelantado una inversión.

Podrías haber hecho muchas cosas, pero ya es demasiado tarde.

Y da igual que tengas un gran gestor. Seguramente no podrá hacer una simulación de tu renta meses antes o cuando tú la necesites, porque eso supone horas de trabajo y rehacer la estimación con cada pequeño cambio. 

De forma manual es inviable, pero la tecnología puede darte visibilidad en tiempo real, para que sepas lo que vas a pagar en todo momento. 

¿Te entra un ingreso importante? Puedes ir al simulador y ver qué impacto va a tener eso en tu declaración. 

Esta es la clave para optimizar tu renta, porque tener la información por adelantado te permite tomar mejores decisiones. Decisiones informadas, y sobre todo, decisiones a tiempo.

Diferencia #8: especialización 

Más del 80% de las gestorías tiene como máximo dos empleados. 

Y esto tiene sus pros y sus contras. Porque por un lado, facilita una relación cercana entre cliente y gestor. Pero, por otro, impone limitaciones, como la falta de especialización. 

Cuando se tiene poco personal, es imposible especializarse en ciertas materias y, en estos casos, las empresas suelen tener prioridad. No es nada personal contra los autónomos: es cuestión de rentabilidad. 

Una gestoría media no puede permitirse un equipo especializado en autónomos. Y eso significa que te asesorarán con consejos que podrían ser muy útiles para una empresa, pero no tanto para un profesional freelance. 

Diferencia #9: asesoría legal

Contabilizar gastos, o calcular impuestos puede parecer pesado. Pero estas tareas no son nada comparadas con la gran pesadilla de todo autónomo: una inspección fiscal. 

Una inspección fiscal o tributaria es un proceso en el que Hacienda revisa toda tu contabilidad de los últimos 4 años. Y cuando decimos todo, es todo: IVA, ingresos, gastos, cuentas… 

Después de pedirte explicaciones de todas las operaciones económicas que has realizado en el marco de tu actividad en esos años, se redacta un Acta que refleja cualquier posible infracción.

Y la consecuencia más habitual de todo este proceso es que —lo adivinaste— otra vez te toca pagar. 

Puedes contrarrestar los argumentos que te da el inspector cuando, por ejemplo, quiere quitarte gastos porque considera que no son deducibles. 

Pero al ser un proceso administrativo, no sólo tienes que tener conocimientos fiscales, sino que también tienes que dominar la parte legal: requisitos, plazos, formalidades., etc. Por eso es más fácil que un abogado pueda ayudarte en esta situación. 

Aquí sucede lo mismo que en el punto anterior: la mayoría de gestorías no tienen un departamento jurídico que pueda asesorarte correctamente, porque no tienen recursos o la formación legal necesaria para enfrentarse a una inspección.

Una asesoría online, al tener todas las tareas fundamentales automatizadas, puede ofrecer más fácilmente este tipo de asesoría legal. 

En Declarando, por ejemplo, lo primero que hacemos es revisar el proceso (si hay motivos legales suficientes, cuál es el plazo, etc.). Y finalmente revisamos toda la información del cliente para poder enfrentarnos con calma a la inspección.

Diferencia #10: proactividad

Cada tres meses, unos días antes de que termine el plazo para presentar la declaración trimestral, se repite esta escena en la vida de los autónomos. 

Suena el teléfono o abren un email… y contienen la respiración un segundo, mientras descubren cuánto IVA y/o IRPF van a pagar. 

El momento de tensión no te lo quita nadie. Pero hay cosas que sí se pueden evitar. La información no tiene por qué llegar a última hora, cuando ya no se puede hacer nada. Ni es necesario pasarse días nervioso porque la llamada no llega. 

Y aquí entra en juego la proactividad, la última gran diferencia entre la gestoría fiscal presencial y la online.

Un asesor online tiene herramientas para aconsejarte de forma personalizada, aunque tú no hayas pedido nada.

Al estar conectado con tus cuentas, sabe qué facturas has cobrado y cuál es tu situación económica real. ¿Es ajustada? Te propondrá ideas, como pedir un aplazamiento de la declaración trimestral.

Lo más bonito de todo es que este proceso nunca para. El asesor online seguirá analizando, y a medida que se produzcan cambios o novedades, te irá informando. 

En resumen, es como tener sentado a tu lado —24 horas al día y 365 días al año— a un incansable asesor fiscal.

→ ¿Estás preparado para dar el salto a la asesoría online? Comprueba por ti mismo todas las diferencias de las que habla este post creando tu cuenta gratuita.