¿Cuántos años debes conservar las facturas de tu actividad como autónomo?
Pues depende 🤔
Si consultas a la Agencia Tributaria, te responderá que 4 años.
Pero este no es el único plazo, según nuestras leyes.
Como te explicaremos ahora, otras normas también imponen sus plazos.
O, mejor dicho: lo amplían.
Y a eso vamos: a mostrarte esos plazos y otra información imprescindible para guardar tus facturas como toca 😊
¿Cuántos años hay que guardar las facturas? Los 2 plazos
Ser autónomo en España conlleva unas obligaciones con la Administración.
Entre ellas, la de guardar tus facturas.
Existe un plazo, que es el de Hacienda.
Pero no es el único: el Código de Comercio también tiene el suyo.
Así que vayamos uno a uno 🧐
1) El plazo fiscal: ¿Cuántos años hay que guardar las facturas para Hacienda?
Para Hacienda, una factura prescribe cuando lo hacen los impuestos: a los 4 años.
Es decir, fiscalmente, estás obligado a guardar tus facturas durante 4 años, según la Ley General Tributaria (artículo 29) y la Ley del IVA (art. 165).
Esta obligación no solo afecta a las facturas que emites. También a otros documentos como:
- Las facturas recibidas (las de gasto o compras)
- Las copias de las facturas emitidas
- Justificantes contables y recibos
El plazo empieza a contar desde el momento que liquidas (o pagas) el IVA a Hacienda presentando el modelo 303.
Por ejemplo, si presentaste el modelo 303 del primer trimestre el 5 de abril de 2024, debes guardar la factura hasta el 5 de abril de 2028.
2) El plazo de mercantil para guardar facturas
El plazo de Hacienda no es el único válido. Existe otro, que es el del Código de Comercio.
En su artículo 30, afirma:
Sí, los autónomos también cuentan como empresarios (individuales, pero empresarios).
Por lo que debes guardar tus facturas al menos 6 años.
¿Existe un plazo penal para la conservación de las facturas?
Hay quien sostiene que existe un tercer plazo para guardar tus facturas. Este sería el plazo penal.
Según estos expertos, deberías guardar tus facturas hasta 10 años.
Porque así lo dice el Código Penal (artículo 131 sobre la prescripción de delitos y artículos 305 y 305 bis sobre delitos fiscales).
¿Pero es esto cierto?
No, no lo es.
De entrada, no debes guardar tus facturas hasta un máximo de 10 años.
Otra cosa es que te veas envuelto en un procedimiento judicial con Hacienda. Y, claro, durante el tiempo que dure ese proceso, deberás guardar la documentación afectada.
Así que, por resumir, lo recomendable es que guardes tus facturas 6 años.
¿Qué otra documentación debo guardar como autónomo?
Hasta ahora te hemos hablado de conservar facturas.
Pero hay otros documentos que también debes guardar obligatoriamente.
Algunos ya te los hemos citado. Otros no ✍️
- Albaranes
- Justificantes de pago (de facturas, tickets, de la cuota de autónomo, etc.)
- Tus libros de ingresos y gastos (es decir, tu contabilidad de autónomo)
- Declaraciones fiscales (modelo 303, renta, etc.)
- Contratos (de servicios, laborales, etc.)
En general, cualquier documento que tenga que ver con tu actividad debes conservarlo.
Los plazos concretos varían. Por ejemplo, los documentos laborales (como contratos de trabajo o nóminas) solo se deben conservar 3 años.
Pero como autónomo, te interesa tener presente, especialmente, los plazos fiscales y mercantiles: de 4 a 6 años.
Y ahora retomemos las facturas 👇
“Hacienda me pide facturas que no tengo”… ¿O cuáles son las consecuencias de no guardar tus facturas?
¿Te ha pedido Hacienda facturas que no tienes?
Pues bien, para Hacienda:
“Constituye infracción tributaria el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, (…) la de conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos”.
Eso es lo que dice el artículo 201 de la Ley General Tributaria.
Traducido en cifras, no cumplir con tu obligación de guardar tus facturas durante 4 años supone:
- Una multa equivalente al 2 % del importe del conjunto de las operaciones. Vamos, que si esas facturas que no conservas sumaban un importe de 10.000 €, la multa es de 200 € (el 2 % de esos 10.000 €).
- Si no es posible conocer ese importe, la multa es de 300 € por cada operación cuya factura no hayas conservado. Vamos, unos 300 € por factura 😟
¿Cómo debo guardar mis facturas? Las 4 condiciones de Hacienda
Hacienda te permite guardar tus facturas y otros documentos fiscales en cualquier formato
Es decir, en papel o en formato digital.
Las únicas 4 condiciones que te impone es que el formato garantice:
- La autenticidad de su origen (quién ha emitido la factura)
- La integridad de su contenido (que no falte ni se altere su información)
- Su legibilidad (que se pueda leer)
- Que la Agencia Tributaria pueda acceder a ellos “sin demora”
Ese acceso puede ser “electrónico”.
Por lo que te recomendamos llevar un registro digital de tus facturas.
La mejor herramienta para esto es un programa de facturación electrónica, que te permite hacer facturas online y conservarlas en formato digital.
Y si quieres dar un paso más y ahorrar en impuestos al facturar como autónomo, reserva ahora una consulta gratuita con uno de nuestros mentores fiscales 🤗
Para terminar: las 5 dudas más habituales sobre la obligación de guardar facturas
Hay preguntas y dudas que se repiten con frecuencia entre los autónomos.
A continuación hemos seleccionado las 5 más habituales.
Vamos a responderlas 👇
1) “Hacienda me pide facturas de hace 20 años”… ¿Es posible?
Como la misma Hacienda informa, el plazo para conservar una factura es de 4 años.
Cuando se inicia un procedimiento penal en un juzgado, se puede extender ese plazo.
Los procedimientos judiciales luego se pueden alargar, especialmente cuando los pierde Hacienda (hay casos reales de procedimientos que han durado 20 años).
Durante ese tiempo debes conservar tus facturas y otra documentación.
Pero, vamos, de buenas a primeras, es difícil que Hacienda te pida facturas de hace 20 años… 🤔
2) ¿Cuántos años puede revisar Hacienda el IVA de las facturas?
El plazo de Hacienda para revisar el IVA de tus facturas (o declaraciones) es de 4 años.
3) ¿Es obligatorio guardar los tickets de caja?
Los tickets de caja son un documento fiscal y mercantil.
Por lo que sí, es obligatorio guardarlos. Al menos, 6 años (4 años para Hacienda).
4) ¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas en papel?
Las facturas las puedes guardar en papel o en formato electrónico.
El plazo es el mismo (un mínimo de 4 años, para Hacienda).
Lo único importante es que el formato cumpla con las condiciones que te mencionábamos antes: autenticidad del origen, integridad del contenido, legibilidad y acceso a Hacienda “sin demora”.
5) ¿Cuántos años hay que guardar la declaración de la renta?
Al igual que una factura, la declaración de la renta es un documento fiscal.
Por lo que debes guardarla al menos 4 años.
A no ser que Hacienda hallara indicios de delito fiscal. En tal caso, un procedimiento penal judicial extendería el plazo.
