Artículo escrito por expertos

10 tipos de facturas que debes conocer como autónomo

10 tipos de factura, sí. Una locura, ¿verdad? 

Pues bien, te vamos a adelantar un secreto: básicamente, solo tienes que conocer dos tipos. Y el resto es solo añadir una cosa por allí u otra por allá. 

Pero, claro, has de saber qué cosa toca en cada caso, por eso de estar en paz con Hacienda. 

Y eso es lo que te vamos a explicar en este artículo: los distintos tipos de facturas que debes conocer cuando eres autónomo y sus peculiaridades. 

¿Te apuntas a este safari de la facturación en España? 🙋

La factura en España: qué es y para qué sirve

Lo primero, una definición de factura:

Una factura es un documento mercantil que justifica la compra o venta de un producto o servicio.

En España están obligados a hacer facturas los autónomos y empresas cuando el cliente es otro autónomo o empresa.

Por ejemplo, un periodista freelance que escribe artículos y reportajes para un periódico o un asesor fiscal para autónomos y empresas deben emitir facturas por sus servicios. 

También debes hacer facturas en los siguientes casos: 

  • Porque así te lo exija tu cliente por fines fiscales 
  • Para exportaciones de productos exentas de IVA (menos cuando se hace en tiendas libres de impuestos)
  • Para entregas intracomunitarias de productos (es decir, a otro país de la Unión Europea) exentas de IVA
  • Cuando tu cliente sea la Administración pública

La factura es importante porque es la base de tus obligaciones fiscales con Hacienda: 

Además, Hacienda te obliga a conservar las facturas un mínimo de 4 años. Y esto incluye también las facturas de compras. 

Y dicho esto, veamos qué es lo que Hacienda considera una factura válida. 

Facturas válidas para Hacienda

En España tenemos un reglamento de facturas (o de facturación). Esa normativa sería algo así como la Biblia de las facturas en nuestro país. Por lo que, lo que no encuentres ahí sobre las facturas, es como si no existiera. 

¿Y qué dice ese reglamento tan sagrado? Entre muchas cosas, que básicamente existen dos tipos de facturas en España: la completa y la simplificada

Un momento: ¿pero no habíamos dicho que había hasta 10 tipos de facturas? 

Y así es: pero el resto emana de estos dos tipos básicos. A continuación pasamos a explicártelas todas.  

Factura completa

Es la factura por antonomasia. También conocida como factura ordinaria, factura comercial o, simplemente, factura. 

Es la que, en principio, tiene que emitir cualquier autónomo que está obligado a hacer facturas. 

Y para que sea válida ha de cumplir un contenido mínimo

  • Número de factura (la serie ha de ser correlativa y no puede tener saltos)
  • La fecha de emisión
  • Los datos identificativos de quien hace la factura y del cliente (nombre o razón social, NIF y dirección)
  • La descripción del servicio o de los productos (aquí se incluye el precio por unidad antes de impuestos)
  • La fecha de las operaciones (pero solo cuando no coinciden con la fecha de emisión de la factura)
  • El tipo de IVA y de retención de IRPF
  • El importe de IVA y de retención que se aplica (la cuota tributaria)
  • La base imponible (el importe final antes de impuestos)
  • El importe total

Factura simplificada o ticket

De entrada, una breve aclaración: el reglamento de facturación aprobado en 2012 dice textualmente que la factura simplificada “sustituye” el ticket (o tique)

Es decir, que el ticket ya pasó a mejor vida, aunque todavía te lo den en algunos restaurantes o tiendas. 

Hacienda hace un poco la vista gorda porque lo importante no es el nombre, sino el contenido. 

Y el contenido de una factura simplificada, como te mostramos ahora, es una versión reducida de la factura completa:

  • El número de factura
  • La fecha de emisión
  • Los datos de quien la emite
  • La descripción del producto o servicio
  • El tipo de IVA que se aplica
  • El importe total

Si te fijas, en una factura simplificada no hay que poner el nombre del cliente ni tampoco desglosar el importe de IVA (con poner “IVA incluido” es suficiente). 

Y esto es lo que la diferencia de una factura completa. 

Esto y los requisitos para poder emitirla: que el importe total no supere los 400 € (incluido el IVA) de manera genérica o los 3.000 € (también con IVA incluido) en algunas actividades como la venta al por menor, la restauración y la hostelería o el transporte de personas.  

Ah, por cierto: la factura simplificada también se puede emitir cuando tienes que hacer una factura rectificativa, que es el tipo de factura que pasamos a explicarte a continuación.

Factura rectificativa

Está pensada, básicamente, para corregir una factura ya emitida, ya sea simplificada o completa. 

Por corregir Hacienda entiende subsanar un dato incorrecto de la factura (el nombre del cliente, por ejemplo), un mal cálculo del IVA o cualquier modificación que afecte a la base imponible de la factura (como una devolución o un descuento). 

También la puedes utilizar para recuperar el IVA de una factura impagada, pero antes debe haber pasado seis meses del impago (y haberlo reclamado a tu cliente mediante requerimiento notarial) o que tu cliente se haya declarado en concurso de acreedores. 

En cualquiera de estos casos, una factura rectificativa debe contener los datos de cualquier factura, pero con dos singularidades: 

  • Debes indicar los datos de la factura que rectificas (número y fecha de emisión)
  • Debes especificar el motivo de la rectificación (una devolución, por ejemplo, o un error en los datos del cliente)

Diferentes tipos de facturas

Factura electrónica

Es una factura (completa o simplificada) en formato electrónico o digital. Por ejemplo, una factura en PDF que emites con un software (como el de Declarando). 

Hay dos tipos de factura electrónica: la factura en formato estructurado y la factura en formato no estructurado

La de formato estructurado se llama así porque se genera en un formato electrónico que permite la transmisión automática entre quien emite la factura y quien la recibe. 

La más común es la factura en formato XML y es la que, de momento, es obligatorio emitir cuando tu cliente es la Administración pública (ayuntamientos, gobiernos autonómicos y, en general, cualquier organismo o entidad pública). 

Pero, ojo, esto no afecta a autónomos. Sino a empresas como las sociedades anónimas o las sociedades de responsabilidad limitada.

También decimos “de momento” porque el plan es hacerla obligatoria, en un futuro próximo todavía por concretar, en las operaciones entre autónomos y empresarios. 

Mientras tanto, si tu cliente es un autónomo o una empresa privada puedes hacer una factura en formato no estructurado (en formato PDF), que se llama así porque tú la emites con un software y tu cliente la lee con otro software. 

Factura recapitulativa

También se conoce de manera informal como factura resumen y se llama así porque te permite facturar, en una misma factura, operaciones en fechas diferentes con un mismo cliente

El reglamento de facturación dice que esas operaciones han de tener lugar en el mismo mes natural y que debes emitirla: 

  • El último día (a más tardar) de ese mismo mes cuando tu cliente es un particular
  • Hasta el día 16 del mes siguiente si tu cliente es otro autónomo o empresa

Factura proforma

Se la conoce también como factura informativa o factura no comercial.

Está pensada para concretar una operación con un cliente antes de llevarla a cabo. 

Puedes usarla como base o borrador de la factura final, lo que quiere decir: que puedes emitirla con los contenidos de una factura ordinaria. 

También es común en el comercio internacional como un documento de aduana para detallar las características de la mercancía.  

Una curiosidad: el reglamento de facturación no la menciona. ¿Quiere decir eso que no es válida? 

Pues depende: un organismo público vinculado a Hacienda, la Dirección General de Tributos (DGT), dice que si la factura proforma cumple con los requisitos mínimos de una factura, para Hacienda es como si fuera una factura, aunque se titule “factura proforma” (consulta V0235-19).

Aprende más:Factura proforma
 

Duplicado de factura

Hacienda solo permite la emisión de un original por cada factura que hagas. Pero hay casos en que una factura original en papel se extravía o que debes enviar la misma factura a diferentes destinatarios. 

Pues bien, en estas situaciones, puedes hacer un duplicado para sustituir la factura original. Al hacerlo, solo has de tener en cuenta que en el duplicado tiene que aparecer la expresión “duplicado”.

Aprovechamos para recordarte que si usas un software o programa de facturación no hace falta que vayas haciendo duplicados si tu cliente ha perdido la original. Con volver a enviarla desde el programa es suficiente. 

Factura por el destinatario o por un tercero

Es una factura ordinaria, pero con una particularidad: quien la emite es el cliente o un tercero (un intermediario). De ahí lo de factura por el destinatario o por un tercero. 

Por lo demás, Hacienda impone unas condiciones cuando se trata de una factura por el destinatario: 

  • Debe existir un acuerdo previo que autorice al cliente a emitir la factura por parte del autónomo o empresa que haya realizado la operación
  • Este autónomo o empresa deberá autorizar la facturación por el destinatario por cada factura (aunque haya un acuerdo general previo)
  • El cliente deberá emitir una copia de la factura al autónomo o empresa que haya efectuado la operación
  • La factura se expide a nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado la operación, aunque la confeccione y emita el cliente o un intermediario. 

El autónomo o empresa de la operación será el responsable último de que se cumplan todas estas obligaciones, tanto cuando la factura la haga el cliente como cuando la haga un intermediario. 

Factura intracomunitaria

Cuando tienes clientes o proveedores de otro país de la Unión Europea (UE), en la factura se aplica lo que se conoce como IVA intracomunitario

El IVA intracomunitario es un conjunto de reglas relativas a la aplicación del IVA en operaciones con otros países de la UE. Y para aplicarlo has de tener en cuenta el tipo de operación (servicio o producto) y el tipo de cliente (autónomo / empresa o particular).

Por ejemplo, si vendes productos o servicios a otro autónomo o empresa intracomunitario no debes aplicar el IVA en la factura, siempre y cuando las dos partes estéis inscritas en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)

Cuando vendes a un particular la regla cambia: debes aplicar el IVA español. Y en el caso de superar los 10.000 euros en el año anterior o durante el año en curso tendrás que darte de alta en ventanilla única y aplicar el conocido como régimen de la unión, lo que supone que tendrás que aplicar el IVA del país europeo de destino.

Por lo demás, una factura intracomunitaria ha de cumplir los contenidos de una factura ordinaria o completa. La factura simplificada, por cierto, no tiene validez en este tipo de transacciones.

Factura extracomunitaria

Parecida a la anterior, pero aplicada a las operaciones con clientes o proveedores que residen en un país que no pertenece a la UE

Si vendes productos o servicios, la factura irá sin IVA y tendrás que hacerla como una factura ordinaria.

Si eres tú el comprador, cuando se trata de un producto has de pagar el IVA en el punto de importación (en la aduana) y si es un servicio tienes que pagar el IVA español. 

En el caso de los servicios, la factura va sin IVA, pero: sí pagas el IVA en tu declaración trimestral (el modelo 303), mediante una figura que se conoce como inversión del sujeto pasivo.

Ahora que ya conoces los tipos de facturas…

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Mónica Serra
Autor:
Mónica Serra
Mónica lidera el equipo jurídico de Declarando, la asesoría fiscal que ya ha ayudado a más de 100.000 autónomos. Disfruta usando sus conocimientos fiscales para ayudar al máximo a la comunidad autónoma, haciendo deporte y leyendo un buen libro en la playa.