¿Qué significa la fecha de emisión de una factura?
Existe cierta confusión en este concepto tan aparentemente sencillo.
Hacienda, con su lenguaje retorcidamente técnico, tampoco ayuda.
¿Qué lo diferencia de la fecha de operación? ¿Es lo mismo la fecha de factura y la fecha de expedición?
Y lo más importante: ¿cómo influye en el pago del IVA de una factura?
¡Vamos a verlo!
¿Qué es la fecha de emisión de una factura?
La fecha de emisión (o fecha de expedición) de una factura indica el día, mes y año en que se hizo y envió la factura.
No otra cosa significa emitir (o expedir), según el Diccionario panhispánico del español jurídico: “Dar curso o salida a un documento o una orden.” O, también, “enviar” o “remitir”.
La fecha de emisión es uno de los contenidos obligatorios de una factura, según el Reglamento de facturación.
Por lo que una factura sin fecha de emisión no es posible ni legal.
Hasta aquí, todo claro, ¿verdad?
La cosa se complica un poco cuando la fecha de emisión se junta con otros términos como “factura electrónica”, “fecha de factura”, “fecha de operación”, “fecha de entrega” o “contabilidad”.
Y si a esto le sumamos el IVA, ¡bienvenido a la ceremonia de la confusión! 🥳
Vamos a aclararte todas estas dudas. Pero antes, un ejemplo.
Ejemplo de fecha de emisión de una factura
He aquí un ejemplo de fecha de emisión o expedición de una factura, generado con el programa de facturación electrónica para autónomos de Declarando:
La fecha de emisión suele ir en la parte superior, junto al número de la factura, otro de los datos obligatorios.
Y esto es todo.
O casi todo: como te decíamos, a veces la fecha de emisión se confunde cuando se une a otros términos. Vamos a verlo.
¿Cuál es la fecha de emisión de una factura electrónica?
La factura electrónica es, en primer lugar, una factura. Por lo que se le aplica la misma normativa.
Por lo general, cuando usas un programa de facturación electrónica, la fecha de emisión de la factura electrónica se asigna, por defecto, a la fecha de generación.
Es decir, con el día, mes y año en que generaste la factura electrónica en el software.
Esto no siempre es lo ideal, si no respetas el plazo de emisión que establece Hacienda. ¿Lo vemos?
¿Cuál es el plazo para emitir una factura?
El plazo para emitir la factura depende del tipo de cliente:
- Cuando es un particular, debes emitir la factura al momento de prestar el servicio o entregar el producto
- Cuando es un autónomo o empresa, tienes de plazo máximo hasta el día 15 (incluido) del siguiente mes
Por ejemplo, si eres un fontanero autónomo y reparas las tuberías de la casa de un particular, debes emitir la factura al terminar el servicio.
En cambio, si prestas ese mismo servicio a una empresa, tienes de plazo hasta el 15 (incluido) del siguiente mes.
El contador para emitir una factura se pone en marcha a partir de la fecha de operación.
¿Pero qué es la fecha de operación? 🧐
Fecha expedición y fecha operación de una factura: la diferencia importa
La fecha de operación y la fecha de expedición de una factura no son lo mismo. Aunque a veces son la misma.
La fecha de operación señala el momento en que entregas un producto o prestas un servicio a un cliente.
Fecha de operación y fecha de emisión de una factura coinciden cuando tu cliente es un particular.
Pero cuando es un autónomo o empresa, no tiene por qué.
Por el plazo: puedes emitir la factura hasta el día 15 (incluido) del mes siguiente desde la fecha de operación.
Cuando la fecha de la operación y la fecha de emisión difieren, debes especificarlo en la factura.
Por ejemplo, en la descripción del producto o servicio, puedes indicar la fecha de operación:
Esta diferencia importa. Y mucho: en juego está el pago del IVA 👇
¿Cómo influye la fecha de emisión de una factura en el IVA?
La fecha de emisión tiene una influencia relativa al pago (o devengo) del IVA a Hacienda.
¿Por qué relativa? Por su relación con la fecha de operación.
Toma nota de esto:
Lo que determina en qué periodo debes pagar el IVA de una factura a Hacienda es la fecha de operación.
Cuando la fecha de operación y la fecha de emisión son la misma, todo claro: si la factura la emitiste el 15 de enero, debes liquidar (o pagar) el IVA en el modelo 303 del primer trimestre.
Pero… ¿Y si no coinciden? 🤔
Pongamos que emites una factura a un empresario con fecha de 1 de enero de 2025, pero el servicio lo prestaste en diciembre de 2024.
¿Cuándo debes declarar el IVA de esa factura? ¿En el primer trimestre de enero (fecha de emisión) o en el cuarto trimestre de 2024 (fecha de operación)?
Respuesta: cuando se produjo la operación. Es decir, en el cuarto trimestre de 2024.
Resumiendo:
La fecha de emisión de una factura no indica en qué trimestre debes pagar el IVA a Hacienda.
Es la fecha de la operación lo que realmente influye en el periodo de pago del IVA de los autónomos.
Es decir, antes de la fecha de operación.
También debes emitir una factura de anticipo. Ya que los cobros anticipados siempre se facturan.
¿Cuándo se emite una factura, antes o después del pago?
Por costumbre, una factura se emite antes o en el momento del pago.
Una factura es un documento que acredita la compraventa de un producto o servicio. No es un justificante de pago.
Si así fuera, los autónomos no sufrirían las facturas impagadas 🤕
¿Qué relación tiene la fecha de emisión de la factura con la de cobro?
De entrada, ninguna.
Con una excepción: los cobros anticipados.
Si cobras tus servicios por anticipado (ya sea total o parcialmente), el plazo de emisión empieza a contar a partir de la fecha del cobro anticipado.
En los mismos términos según el tipo de cliente:
- Al instante, cuando es un particular
- Con fecha máxima el día 15 (incluido) del siguiente mes, cuando es autónomo o empresa
¿Implica esto también que un servicio se puede facturar antes de prestarlo?
A continuación te respondemos a eso.
¿Se puede facturar antes de prestar el servicio?
Sí, puedes facturar antes de prestar un servicio cuando vas a cobrarlo por anticipado.
Ya sea un cobro parcial o completo.
Si, por ejemplo, entre tus condiciones del servicio está el cobro anticipado del 50 % del servicio, debes emitir una factura cuando recibas el anticipo.
Y declarar el IVA del cobro anticipado a Hacienda con la fecha del cobro (no con fecha de la operación).
La diferencia entre fecha de operación y la fecha de emisión no solo genera dudas fiscales.
Hablemos de contabilidad, esa cosa tan divertida 😏
¿Hay que contabilizar una factura por de fecha operación o fecha expedición?
Una factura debes contabilizarla por fecha de expedición, especificando la fecha de operación cuando no coincidan.
Esto último es importante por el IVA: si declaras el IVA de una factura según su fecha de emisión (cuando la fecha de operación es de un trimestre anterior), Hacienda puede sancionarte 😬
Según la Ley General Tributaria, debes pagar el IVA cuando se produce la operación (o cuando hay un cobro anticipado).
Con independencia de la fecha de emisión, que —recuerda— puede ser posterior cuando tu cliente es una empresa o autónomo.
Con esto ya tendrías el expediente cubierto: ya sabes qué es la fecha de emisión de una factura, cuándo debes emitirla y su relación con el IVA.
Antes de irnos, sin embargo, nos gustaría aclararte un par de dudas más 💡
¿La fecha de factura y la fecha de entrega son la misma?
La fecha de factura y la fecha de entrega son la misma cuando el cliente es un particular.
Es decir, cuando facturas a un particular, debes emitir la factura al realizar la operación (la entrega o prestación del servicio).
Cuando tu cliente es una empresa o un autónomo, la fecha de factura y la de entrega pueden ser distintas.
Recuerda los plazos de emisión: tienes hasta el 15 (incluido) del mes siguiente para emitir la factura (después de la fecha de entrega).
¿Cuál es la diferencia entre fecha de factura y fecha de expedición?
No existe ninguna diferencia entre la fecha de factura y la fecha de expedición.
De hecho, al mencionar la fecha de factura se entiende que te refieres a la fecha de emisión.
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