Los anticipos son formas de pago muy extendidas entre autónomos freelance que trabajan con proyectos.
Como proveedor del servicio, te aseguras una financiación inicial, reduces el riesgo de impago y demuestras a tu cliente compromiso.
¿Qué puede salir mal? Hasta aquí, todo perfecto. Pero debes tener en cuenta un aspecto fiscal importante: también debes facturarlos.
Y declararlos, claro.
Esto implica seguir unas reglas básicas. Una normativa, en definitiva, que impone Hacienda para asegurarse que cumples con tus obligaciones como autónomo.
¿Y cómo se facturan? ¿Qué hay que saber para declararlos? Te resolvemos estas y otras preguntas.
Pero antes, aclaremos lo más esencial 👇
¿Qué es una factura de anticipo?
Se trata de una factura ordinaria. La de toda la vida, vamos.
Pero en lugar de justificar la compraventa de un bien o servicio, la factura justifica el pago anticipado.
Veámoslo con un ejemplo.
Eres un diseñador gráfico y una empresa te contacta para diseñar todos los gráficos e imágenes de su nueva web.
Acordáis el pago anticipado del 50 % del servicio. Pues bien, para justificar ese pago, debes emitir una factura. Es decir, una factura de anticipo.
¿Y esto debe ser siempre así? ¿No hay otra opción?
La obligación de facturar anticipos
No, no hay otra opción 🤔
La Agencia Tributaria es clara en esto de la obligación de facturar:
“Los empresarios y profesionales (…) también deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados”
No hay letra pequeña. Por lo que no puedes usar otros documentos como un recibo o una factura proforma, ya que no cumplen con los requisitos de una factura.
Y la factura, disculpa la insistencia, es el único documento válido.
Antes de explicarte cómo hacer la factura para cobrar anticipos, vamos a aclararte antes un pequeño malentendido.
Factura de anticipo vs. Anticipo de factura: ¿son lo mismo?
No, no son lo mismo. Estas son las diferencias:
- Un anticipo de factura es un instrumento financiero que te asegura cobrar una factura por anticipado.
- Una factura de anticipo es solo una factura que emites a tu cliente para justificar un pago anticipado.
Veámoslo con más detalles 🧐
En el anticipo de factura suele intervenir un tercero, generalmente, una entidad financiera (un banco) o una aseguradora.
Y es este tercero quien anticipa al pago de la factura de tu cliente.
El anticipo de factura puede ser con recurso o sin recurso:
- En el anticipo de factura con recurso, la entidad financiera asume el riesgo del impago del cliente.
- En el anticipo de factura sin recurso, la entidad no asume ese riesgo. Es el proveedor quien lo hace.
Este instrumento se parece al factoring, ya que ambos instrumentos están pensados para solucionar los problemas de liquidez a corto plazo de autónomos y empresas.
Es decir, para cobrar antes las facturas de tus clientes.
Pero se diferencian, entre otras cosas, en que en el factoring cedes el derecho de cobro de tus facturas a una entidad financiera.
En el anticipo de facturas, en cambio, vendes la factura pendiente de cobro a la entidad financiera. Además, es un mecanismo más flexible y eso te permite cobra la factura antes.
¿Y qué tiene que ver esto con una factura de anticipo?
Es así de sencillo: la factura de anticipo no es un instrumento financiero en el que interviene un tercero.
Es solo una factura para justificar el pago anticipado de tu cliente para la prestación de un servicio o la venta de un producto.
Y ahora sí, veamos cómo se hace una factura de anticipo.
Cómo hacer una factura de anticipo
¿Recuerdas que antes mencionábamos que una factura de anticipo era una factura ordinaria?
Pues bien, esta es la base sobre la que tienes que partir: para hacer una factura de anticipo debes cumplir los requisitos esenciales de una factura, según la Agencia Tributaria.
Son estos:
- Debe ir numerada. Y la numeración ha de ser correlativa, es decir, seguir un orden secuencial (como 2024-001, 2024-002, 2024-003, etc.). Y sin saltos, para no llevarte sobresaltos con Hacienda, que si ve que falta un número puede sospechar que no has declarado una factura.
- La fecha de emisión, que debe coincidir con la fecha del pago.
- Nombre y apellidos (o razón social, en caso de empresa), domicilio fiscal y NIF, tuyos y de tu cliente.
- Descripción del servicio. Aquí debe constar que se trata de un pago anticipado. Por ejemplo: “Pago anticipado del diseño de la página web”.
- La base imponible, que es el importe antes de aplicar los impuestos.
- El tipo de IVA (21 %, 10 % o 4 %) y la cuota de IVA, que es el importe de IVA que calculas sobre la base imponible.
- La retención del IRPF (15 % o 7 %, si eres nuevo autónomo) y el importe de la retención (si el cliente es un particular, no debes aplicar retención).
- El importe final a pagar.
Si te fijas, hemos mencionado el IVA y la retención de IRPF.
El IVA, en este contexto, es el que genera más dudas. ¿Qué tipo se aplica? ¿Existe uno específico para un anticipo?
La factura de anticipo lleva IVA, ¿pero qué tipo?
Es muy sencillo: debes aplicar el tipo de tus servicios.
Es decir, no existe un tipo específico para los pagos anticipados con independencia del servicio que prestas (o el producto que vendes).
Si tus servicios (por ejemplo, de diseñador gráfico) están tasados al 21 % de IVA, pues ese es el tipo que llevará tu factura de anticipo.
Más adelante lo veremos mejor con un ejemplo 😃
Factura de anticipo y factura definitiva
Ahora ya sabes el contenido de una factura de anticipo y el tipo de IVA que lleva. Falta aclarar el procedimiento.
Una factura de anticipo, como su nombre indica, es una factura para cobrar un pago anticipado.
Pero esto no es suficiente: falta la factura final, la que entregarás a tu cliente al terminar el servicio.
Por lo general, el procedimiento es este:
- Antes del servicio, emites la factura de anticipo para cobrar el pago anticipado
- Al finalizar el servicio, emites la factura definitiva con el importe restante. Pero señalarás, a la vez, el importe facturado por anticipado.
¿Lo vemos con un ejemplo?
Ejemplo de factura de anticipo
Retomemos el ejemplo del diseñador.
Planeas que el proyecto te llevará 3 semanas y has acordado con tu cliente un pago anticipado del 50 % sobre el importe total del proyecto (5.000 €, con el IVA aparte).
En la factura de anticipo cobrarás 2.500 € (el 50 % anticipado del total del proyecto).
Así quedaría la factura:
Al finalizar, la factura final reflejará el importe total menos el importe anticipado en el apartado de descripción:
¿Ves qué fácil?
Fácil y sin truco, por cierto: lo hemos hecho con el software de Declarando 🤫
Cómo contabilizar un anticipo de clientes
Una factura de anticipo es una factura de ingresos. Por lo que el lugar para registrarla en tu contabilidad es tu libro de ingresos y ventas.
Te recordamos brevemente que, como autónomo, tu contabilidad consiste, básicamente, en llevar un registro de los ingresos y gastos de tu actividad.
Ese registro es individual, es decir, que ahí debe figurar ingreso a ingreso con todos los datos que aparecen en la factura.
Además, la Agencia Tributaria exige que aparezcan estos datos por cada factura:
- El año y trimestre de la factura de anticipo
- La descripción del ingreso (es importante que indiques que es un pago anticipado)
- El tipo de actividad que realizas, es decir, tu epígrafe del impuesto de actividades económicas (IAE). Por ejemplo, el epígrafe 399 para diseñadores gráficos.
- Los impuestos aplicados (IVA y retención de IRPF)
Por cierto, si usas un software como el de Declarando, no tienes que preocuparte por ir picando toda esa información aparte.
Al emitir la factura desde el programa, sus datos se guardan automáticamente en un registro contable.
Y si luego Hacienda te pide esa información, la puedes descargar y entregársela con toda tranquilidad, porque se ajusta a los requisitos legales 📖
Cómo declarar una factura de anticipo
Como toda factura, los anticipos que facturas también tienes que declararlos.
Hasta aquí esperamos no haberte descubierto nada nuevo 😄
Las dudas son otras: ¿cuándo declararlos? ¿Al acabar el proyecto, después de haber emitido la factura definitiva?
¿Y qué pasa si el anticipo no coincide con el trimestre de declaración de la factura final?
Vayamos por partes:
- La factura de anticipo debes declararla dentro del trimestre en que la has emitido. Si la hiciste en mayo, la declaras en el segundo trimestre.
- Y si no coincide con la del trimestre de la factura final, lo mismo: la declaras en el trimestre en que la has emitido.
Así lo afirma la ley de IVA (artículo 75. Dos):
“En las operaciones sujetas a (…) pagos anticipados anteriores a la realización del hecho imponible, el impuesto se devengará en el momento del cobro total o parcial.”
Por lo demás, te recordamos —por si eres nuevo en el mundillo de los autónomos— que la factura la declaras a través del modelo 303.
El modelo 303 es el formulario de declaración del IVA trimestral. Y debes presentarlo a Hacienda una vez terminado el trimestre natural.
Aunque parezca un formulario difícil, con el software de facturación electrónica de Declarando no lo es, porque además es un programa para presentar tus impuestos. Al terminar el trimestre, te llegará un aviso para presentar el modelo 303 directamente en la web de Hacienda.
En un par de clics, lo habrás entregado y habrás cumplido correctamente con tus obligaciones fiscales.
¿Tienes más dudas sobre las facturas de anticipo y cómo declararlas? Solicita ahora una llamada gratuita y uno de nuestros expertos fiscales te ayudará 🤗
