¿Sabes que la razón social es uno de los requisitos fundamentales para que las facturas de una empresa sean válidas? 

Sí, como lo oyes, si en lugar de la razón social incluyes el nombre comercial, la factura no estará bien hecha.

Tranquilo, la “razón social” de un autónomo es muy diferente a la de una empresa.

Igual ahora te preguntas… ¿Y qué quiere decir razón social? o ¿qué diferencia uno de otro? Pues en este artículo te cuento todo sobre este imprescindible en la identificación del negocio.

Qué es la razón social de un autónomo y en qué se diferencia de la empresa

La razón social de un autónomo no es más que el nombre, apellidos, DNI o NIE del profesional, en cambio, la razón social de una empresa es diferente. 

En una empresa la razón social es el nombre oficial que cada persona jurídica tiene la obligación de inscribir en el registro fiscal. Este pasa a ser único y exclusivo en todo el territorio nacional.

Ninguna otra empresa o negocio puede estar registrado legalmente con ese mismo nombre, de este modo se puede identificar y diferenciar del resto.

Pero cuidado, porque es fácil confundir la razón social con el nombre comercial que le das a tu negocio y, aunque pueda parecer, no son lo mismo. Veamos las diferencias. 

Razón social y nombre comercial: diferencias

Como hemos adelantado, la razón social y el nombre comercial no son lo mismo. 

La razón social de un autónomo es el nombre del propietario con apellidos, DNI y NIE, mientras que el nombre comercial es el que le has puesto a tu negocio y por el que se le conoce.
Este nombre suele ser una combinación de palabras que identifican el negocio  y tienen la intención añadida de atraer a los clientes. 

En definitiva, el nombre comercial es el nombre del negocio y la razón social del autónomo es tu nombre y tu identificación personal.

En el caso de las empresas, no es necesario que la razón social y el nombre comercial sean diferentes. Puedes usar un solo nombre sin ningún problema para temas oficiales y para el nombre de marca comercial. 

Nombre comercial y razón social: ejemplos

Como se suele decir: para muestra un botón. Vamos a ver ejemplos de empresas  reconocidas que utilizan un nombre comercial diferente a la razón social.

Un ejemplo muy claro es el caso de la famosa empresa de bebidas gaseosas conocida popularmente por su nombre comercial como Pepsi o Pepsi Cola. 

Esta empresa, tiene una razón social diferente al nombre comercial, quizá te suene, es: PepsiCo Iberia Servicios Centrales S.L. Esta razón social es el nombre que utilizan a nivel administrativo o formal, pero no es la denominación que usan para crear marca.

Otro ejemplo es el de McDonald’s. Se conoce a la empresa por su nombre comercial (que ya es toda una marca referente), pero su razón social es diferente, en el registro aparece como: Arcos Dorados en EEUU y como Restaurantes Mcdonald’s Sau en España.

Seguro que se te ocurre algún restaurante en el que pagaste con tarjeta y aparece en tus movimientos bancarios con otro nombre diferente, pues esta es su razón social. 

En el caso de que te facture un autónomo, la razón social que verás en la factura será su propia identificación.

Un hombre escribiendo en una hoja la razón social de un autónomo con un móvil y un ordenador al lado

Nombre comercial y razón social en tu factura

Como ha quedado ya latente, la razón social es importante a la hora de hacer las facturas.

Esto es así, porque por ley es uno de los requisitos fundamentales para considerar una factura como apta por la Administración Pública.

Para que tu factura sea válida tienes que incluir la razón social.
En el caso de las empresas, el nombre comercial no se utiliza para representar a la empresa en las facturas. Al tratarse de un trámite administrativo, la Agencia Tributaria requiere la identificación con la razón social.

Y lo mismo ocurre con los autónomos, es importante añadir tu DNI, el NIE, tu nombre y tus apellidos.

Es más, si no se añade la razón social (o se cambia por el nombre comercial en el caso de las empresas), la factura queda invalidada.

El lugar en el que se debe incluir esta identificación es en la parte superior de la factura junto a la dirección o domicilio fiscal.

Si falta alguno de estos tres datos la AEAT no aceptará la factura como válida. Por eso es tan importante tener razón social.

Cambio de razón social

La ley, adaptándose a las demandas del mercado, permite que cambies la razón social de tu empresa si lo crees necesario, pero el cambio en la razón social del autónomo, como es lógico, no se puede dar.

El DNI es único, personal y no se puede cambiar, por tanto, tampoco la razón social del autónomo.

En el caso de las empresas, cuando el negocio evoluciona o se transforma suele necesitar un cambio de razón social. En este caso, al ser una persona jurídica sí que se puede cambiar la razón social. 

El proceso de cambiar la razón social de una empresa es el siguiente:

  • Primero debes solicitar en el Registro Mercantil la certificación Negativa de Denominación para poder verificar que el nuevo nombre que le quieres poner a tu negocio está disponible.
  • Lo siguiente sería, incluirlo el cambio en los estatutos y pasar directamente a incluir el nuevo nombre en el Registro Mercantil de la localidad.
  • Una vez registrada la modificación, hay que comunicar el hecho a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria presentando el modelo 036 acompañado de una copia de la escritura (el Número de Identificación Fiscal seguirá siendo el mismo).

Ten en cuenta que el cambio de nombre no obliga a tramitar una nueva licencia de apertura para el negocio ni firmar un nuevo contrato de alquiler, si lo hubiera. Solo es necesario comunicar la nueva razón social a los interesados.

La importancia de la razón social

En resumen, podríamos decir que la razón social para un autónomo es su identificación personal, pero para las empresas es el nombre oficial en el registro.

Como hemos visto, es importante diferenciar entre razón social y nombre comercial.

Este último es por el que se conoce a la empresa y se crea la marca y la razón social es como la identidad que no forma parte del ámbito público.

Esta razón social es uno de los requisitos imprescindibles que deben incluirse en la factura tanto para autónomos como para empresas y, en cambio, el nombre comercial no.

Por último, la razón social se puede cambiar solo en el caso de las empresas asegurando que el nombre nuevo está libre y registrándolo en tu localidad.

Andrea Torner
Asesora fiscal especializada en autónomos Andrea es asesora fiscalista de Declarando. Se encarga de analizar sentencias en el BOE, estar a la última en novedades legales y fiscales que afecten a los autónomos e informar rápidamente al resto del equipo. En su tiempo libre la pillarás paseando a Enzo, su modo de desconectar y reconectar con el mundo.