¿Sabías que la razón social es uno de los requisitos fundamentales para que las facturas de una empresa sean válidas?
Así es: si en lugar de la razón social incluyes el nombre comercial, la factura no estará bien hecha.
Afortunadamente, la razón social de un autónomo es diferente a la de una empresa.
Tan diferente que recibe otro nombre…
Qué es la razón social de un autónomo y en qué se diferencia de la empresa
Para un autónomo, la razón social es su nombre y apellidos. Para una empresa es diferente.
En una empresa, la razón social es el nombre jurídico con el que se inscribe en el registro mercantil. Y ha de cumplir unos requisitos de distinción y exclusividad para no confundirse con la de otras.
Con frecuencia, se confunde la razón social con el nombre comercial. Y no, no son lo mismo.
Razón social y nombre comercial: diferencias
Efectivamente, no son lo mismo:
La razón social es la denominación jurídica que aparece en el registro mercantil, mientras que el nombre comercial es aquel con el que se distingue del resto de empresas.
En definitiva, el nombre comercial es el nombre del negocio y la razón social, su denominación a efectos jurídicos (por ejemplo, para firmar un contrato o emitir facturas).
Y aunque a veces se parezcan, la razón social y el nombre comercial pueden ser diferentes.
Nombre comercial y razón social: ejemplos
Para muestra un botón. O mejor: unos ejemplos de empresas reconocidas que utilizan un nombre comercial diferente a la razón social.
¿Te suena Pepsi o Pepsi Cola? Pues bien, se trata de nombres comerciales de la conocida empresa de bebidas no alcohólicas.
Pepsi emplea una razón social diferente al nombre comercial: PepsiCo Iberia Servicios Centrales S.L, que es el que utiliza para los asuntos administrativos y jurídicos.
Otro ejemplo es el de McDonald’s.
Todos conocemos esta famosa cadena de hamburgueserías por su nombre comercial.
Pero su razón social es diferente: Restaurantes McDonald’s Sau en España.
Y aunque te parezca sorprendente, la próxima vez que vayas a un McDonald’s fíjate en el ticket: al ser este un documento jurídico, debe aparecer la razón social.
Nombre comercial y razón social en tu factura
Como ha quedado manifiesto, la razón social es esencial para las facturas.
Esto es así porque, según el reglamento de facturación, en la factura debe figurar la razón social (o el nombre y los apellidos, cuando es un autónomo).
El nombre comercial, en cambio, no tiene ninguna validez en una factura. Puede aparecer, eso sí. Pero siempre y cuando no sustituya la razón social.
Y aunque no hay una norma que aclare dónde debe aparecer, se recomienda incluirla en la parte superior de la factura, junto al domicilio fiscal y el NIF.
Si falta alguno de estos tres datos, la Agencia Tributaria no dará por válida la factura…
Cambio de razón social
La ley, adaptándose a las demandas del mercado, permite que una empresa cambie la razón social siempre y cuando esté justificado.
Por ejemplo, cuando el negocio evoluciona o se transforma puede necesitar un cambio de razón social.
El proceso de cambiar la razón social de una empresa es el siguiente:
- Primero debes solicitar en el registro mercantil la certificación negativa de denominación, que te permitirá verificar la disponibilidad del nuevo nombre.
- A continuación, deberás incluir el cambio en los estatutos y pasar directamente a incluir el nuevo nombre en el registro mercantil de la localidad.
- Una vez registrada la modificación, debes comunicárselo a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria presentando el modelo 036 y acompañarlo de una copia de la escritura (el NIF seguirá siendo el mismo).
Ten presente que el cambio de denominación social no te obliga a tramitar una nueva licencia de apertura para el negocio ni firmar un nuevo contrato de alquiler (si lo hubiera, claro).
Solo es necesario comunicar la nueva razón social a los interesados.
La importancia de la razón social
Resumiendo, la razón social es el nombre oficial con el que una empresa se registra.
Los autónomos no tienen razón social. O su «razón social» son su nombre y apellidos.
La razón social y el nombre comercial de una empresa son conceptos distintos: el primero es el nombre con el que se identifica en la Administración y firma todos sus documentos con validez jurídica (contratos, facturas, etc.).
El nombre comercial es aquel con el que se distingue en sus relaciones comerciales con el resto de competidores.
Al hacer facturas, debe figurar siempre la razón social. Solo con poner el nombre comercial, la factura no tendría validez.
Por último, la razón social se puede cambiar. Siempre y cuando esté libre, claro.
