La factura electrónica va a suponer un cambio radical para autónomos y empresas.
Al menos, tendrás el Kit Digital para que la implementación sea más sencilla. Y lo más importante: gratis.
Son tantos los cambios que se esperan que hemos agrupado las principales novedades para los autónomos en 12 puntos.
Novedades que, por cierto, seguiremos actualizando a medida que avance su desarrollo y aplicación.
Así que mantente atento, porque esto solo acaba de empezar 📰
1) La factura electrónica será obligatoria en 2026 (para los autónomos)
Desde la aprobación del reglamento de factura electrónica, existen 2 plazos de aplicación:
- 1 año para las empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales
- 2 años para los autónomos y empresas con una facturación inferior a los 8 millones de euros al año
Esto implica que la factura electrónica será obligatoria para los autónomos en 2026.
La nueva normativa, por cierto, todavía no se ha aprobado.
Pero es previsible que el Gobierno la apruebe este 2024.
2) Solo deberás facturar electrónicamente a autónomos y empresas
Esta nueva normativa solo te afecta cuando como autónomo debas hacer facturas (electrónicas) a clientes que son autónomos o empresas.
De ahí que también se conozca como factura electrónica B2B (por sus siglas en inglés, business-to-business).
Queda excluida de la obligación, por tanto, la facturación a clientes particulares.
¿Y qué ocurre con la facturación electrónica a la Administración pública?
Esta ya es obligatoria desde 2015. Aunque los autónomos están exentos.
3) La factura electrónica no será obligatoria en las operaciones intracomunitarias (ni extracomunitarias)
La factura electrónica B2B solo será obligatoria cuando tus clientes —autónomos y empresas— residan en España.
Esta nueva reglamentación no afecta, por tanto, a las operaciones intracomunitarias (con clientes y proveedores de otro país de la Unión Europea).
Ni tampoco a las extracomunitarias, es decir, a la importación y exportación de bienes y servicios con países que no pertenecen a la UE.
4) Las plantillas de factura de Excel y Word no serán válidas como facturas electrónicas
La factura electrónica deberás emitirla en un formato estructurado como el XML o Facturae.
Esto excluye las plantillas de factura de Excel y Word. También las que se emiten en formato PDF.
Por ahora, sin embargo, estos formatos todavía son válidos.
Por lo que si tu actual programa de facturación electrónica emite las facturas en PDF, no debes preocuparte.
Al menos hasta 2026 😉
Pero si todavía facturas con Excel y Word, deberás empezar a preocuparte un poco antes: el 1 de julio de 2025 se empezará a aplicar el reglamento verifactu, que regula los requisitos técnicos de registro de los softwares de facturación.
Excel y Word no son compatibles con este reglamento, por lo que sus plantillas de factura dejarán de ser válidas.
5) Los programa de facturación electrónica estarán interconectados
Uno de los requisitos técnicos de la factura electrónica es la interconexión entre los programas de facturación electrónica.
La interconexión es parte de la columna vertebral de la factura electrónica para que esta funcione como tal.
De lo contrario, el intercambio automático de facturas sería imposible.
Su interconexión dará lugar al sistema español de factura electrónica, presidido por una plataforma pública de facturación electrónica y controlado por Hacienda 😬
6) Habrá una solución pública de facturación electrónica (pero no te hará falta)
La regulación de la factura electrónica distingue entre los softwares privados y una solución pública de facturación electrónica.
Esta última será gestionada por la Agencia Tributaria y estará interconectada con los softwares de facturación electrónica privados.
La plataforma pública no está desarrollada todavía. Pero es seguro que se inspire en Facturae, el software que ya tiene disponible para las facturas electrónicas a la Administración pública.
La aplicación será gratuita. Pero a juzgar por Facturae, nuestra recomendación es que lo evites lo máximo posible.
A juzgar por la opinión de sus usuarios, lo que ahorres en dinero lo ganarás en disgustos… 😞
7) Deberás remitir una copia de la factura electrónica a Hacienda
Siempre que emitas una factura electrónica a un cliente desde un software privado, deberás remitir una copia a Hacienda.
La copia se enviará a la solución pública de facturación electrónica.
Y como tu software privado y la solución pública estarán interconectados, esto no supondrá ningún problema técnico para ti 😃
8) Deberás hacer público el punto de entrada de tus facturas electrónicas
Como cliente, deberás comunicar a tus proveedores cuál es tu punto de entrada de facturas electrónicas.
Es decir, con qué software privado de facturación electrónica trabajas para poder enviarte las facturas.
Esto tendrás que hacerlo público:
- En todas las comunicaciones con tus proveedores
- En tu página web (si tienes)
De no hacerlo así, se entenderá que tu punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.
9) La firma electrónica será obligatoria
Las facturas electrónicas deberán ser firmadas con una firma electrónica avanzada.
Por lo que necesitarás el certificado digital o el DNI electrónico.
La firma electrónica es la manera más segura de identificarte como emisor de la factura.
¿Debes preocuparte por esto? Afortunadamente, no: cuando la factura electrónica sea obligatoria, solo podrás usar programas de facturación homologados, que deberán tenerla integrada, de manera que puedas operar con ella sin problemas 😎
10) Estarás obligado a informar de los pagos de la factura electrónica (y tus clientes también)
La factura electrónica obliga a informar sobre los estados de la factura a los clientes.
Especialmente por lo que hace a su pago.
Aunque esta obligación se retrasará para autónomos y empresas con una facturación anual por debajo de los 6 millones de euros (concretamente: 6.010.121,04 €).
Los plazos serán los siguientes a partir de la entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica:
- 36 meses (3 años) para las empresas
- 48 meses (4 años) para los autónomos
Esta obligación no afecta a las empresas con una facturación superior.
Por lo que estas deberán informarte cuando te paguen. Y tendrán 4 días naturales (sin contar el fin de semana y festivos) para hacerlo.
11) La morosidad estará más vigilada (y eso es bueno para ti)
La reducción de la morosidad es uno de los principales objetivos y beneficios de la factura electrónica B2B.
Y eso es una buena noticia para ti, ya que los autónomos son los que más sufren el impago de facturas.
Como tus clientes deberán informar del pago de la factura, Hacienda sabrá quién paga a tiempo.
Pero, sobre todo, quién no.
El retraso en los pagos traerá consecuencias para el cliente moroso, es decir, para aquel que no pague en el plazo máximo de 60 días (a partir de la prestación del servicio o la entrega del producto):
- Se le denegará el acceso a cualquier subvención pública que supere los 30.000 €.
- Y si tiene un contrato público con cualquier administración, y no paga a tiempo a sus proveedores y subcontratistas, podría afrontar penalidades de entre el 5 % y el 50 % del precio del contrato.
Además, el Gobierno creará un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que seguirá y analizará los datos de pago entre autónomos y empresas.
También impulsará las buenas prácticas de pago empresarial 💱
12) Con el Kit Digital puedes implementar la factura electrónica gratuita
Factura electrónica y Kit Digital van a ir cogidas de la mano en este 2024.
La ley impulsora de la factura electrónica (la conocida como “ley crea y crece”) indica lo siguiente en su preámbulo:
“Para apoyar esta medida [de la factura electrónica] se han propuesto programas de subvenciones que permitirán la adquisición e implantación masiva de soluciones de digitalización, en particular el Programa Digital Toolkit dotado con más de 3.000 millones de euros en subvenciones”.
El Programa Digital Toolkit es el Kit Digital, una subvención de 3.000 € para autónomos.
Pues bien, puedes solicitar el Kit Digital para implementar la factura electrónica.
De esta manera, la aplicación de la factura electrónica será gratuita para ti.
Y podrás llegar con los deberes hechos —y libre de preocupaciones— a 2026, cuando la factura electrónica sea obligatoria.
El Kit Digital solo estará disponible hasta el octubre de 2025, por lo que te recomendamos no darle muchas vueltas y solicitarlo ahora, porque los fondos son limitados.
Con Declarando lo puedes solicitar sin ningún coste. Y ahorrarte toda la tramitación con la Administración.
De la implementación de la factura electrónica también nos encargamos nosotros 😀
