Gratis, sin registrarte y en distintos formatos: aquí puedes descargar una plantilla de presupuesto para enviársela a tu cliente.
Puedes hacerlo en Word, Excel o PDF.
También puedes hacerlo con un programa de facturación, que es aún más fácil y cómodo.
Pero antes te daremos las herramientas necesarias para hacer un presupuesto: qué debe llevar y cuál es su estructura básica.
Así, con conocimiento, caminarás más seguro y pisando firme 😊
Tipos de plantillas para hacer presupuestos (gratis y de pago)
Primero de todo, empecemos por lo fundamental: ¿Qué es un presupuesto?
El término puede confundir 🤔
El diccionario de la Real Academia Española (o RAE) lo define como un “cómputo anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de una corporación”.
Por ejemplo, el presupuesto de una empresa para el siguiente año.
Esta definición es válida (¡es la RAE!), pero omite lo que aquí vamos a tratar como presupuesto, que es ese documento que envías a un cliente detallando tus servicios y sus condiciones.
Aclarado lo más básico, existen 3 tipos de plantillas o modelos de presupuestos gratis a clientes:
- Los modelos de presupuesto en Word
- Los modelos de presupuesto en Excel
- Los modelos de presupuesto en PDF (generados o no por un programa de facturación electrónica)
Estas plantillas de presupuesto suelen ser gratis.
Aunque los modelos en PDF pueden ser de pago, cuando usas un software de facturación.
Pero como todo lo que es de pago, tiene sus contrapartidas, y muy positivas: modelos fáciles de rellenar y de convertir luego en factura 💡
Y ahora veamos el contenido de un presupuesto.
¿Qué debe contener una plantilla de presupuesto para clientes?
A diferencia de las facturas, no existe un reglamento para hacer presupuestos.
Eso no significa que puedas redactar un presupuesto de cualquier manera.
Por lo general, se toma como modelo el contenido de una factura. Aunque con algunas diferencias que ahora te contamos
- Escribe la palabra Presupuesto en el encabezado.
- Indica las fechas del presupuesto: la de emisión y la de vencimiento (o validez).
- Anota la fecha de operaciones, es decir, en qué fechas prestarás el servicio o, si es un producto, la fecha estimada de entrega.
- Asigna un número al presupuesto, para que lo puedas identificar. Te aconsejamos establecer una serie numérica con el año fiscal en curso como prefijo. Por ejemplo, 2024-0001, 2024-0002, etc.
- Señala tus datos fiscales con tu información de contacto: tu nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal, teléfono y email.
- Haz lo mismo con los datos de tu cliente– Si es una empresa, escribe la razón social, y si es un autónomo o particular, su nombre y apellidos.
- Describe detalladamente el servicio. Menciona los costes del servicio (si los hay), como los gastos de kilometraje, dietas o cualquier otro que deba asumir tu cliente. Aquí también puedes señalar si aplicas un descuento.
- Aclara el precio del servicio de manera desglosada: precio por unidad, precio antes de impuestos y precio después de impuestos.
- Muestra los impuestos como el IVA o la retención de IRPF (si estás obligado): el tipo impositivo (el porcentaje) y la cuota tributaria, que es el porcentaje del IVA o IRPF aplicado al precio antes de impuestos.
- Señala la base imponible (el importe antes de impuestos)
- Anota el importe final (con impuestos incluidos)
- Especifica las condiciones de pago, como el plazo máximo (30 días, 60 días), el método de pago (por transferencia, tarjeta o efectivo) o si hay que hacer un anticipo.
Al incluir estos datos, ten en cuenta que:
- Si el presupuesto es para un autónomo o empresa, tienes la opción de enviarlo sin IVA ni retención. Si es así, indícalo con la frase: “No incluye IVA ni retención”. A un particular, en cambio, te aconsejamos que incluyas siempre los impuestos.
- La fecha de vencimiento (o validez) nunca debe faltar. Tus tarifas, por ejemplo, pueden cambiar (debido a diferentes factores como la inflación o la variación del coste de los materiales). También genera un sentido de urgencia a tu cliente.
- El plazo de pago no puede superar por ley los 60 días a partir de la fecha de prestación del servicio o entrega del producto.
Con esta información ya sabes lo esencial de un presupuesto. Pero hay que darle forma antes de enviarlo ✍️
Estructura básica de un modelo de presupuesto
Ahora que ya conoces el contenido de un presupuesto, toca armarlo de manera clara y organizada en un documento.
Aquí puedes observar cómo quedaría una plantilla o modelo de presupuesto para un cliente:
En esta plantilla se muestra con claridad los principales elementos organizados en bloques:
- En el bloque superior se indica que es un presupuesto, junto al número, fecha de emisión y fecha de vencimiento. Y logo de la empresa.
- El siguiente bloque muestra tus datos fiscales y los de tu cliente junto a la información de contacto
- El bloque de la descripción de los servicios, incluye el precio antes de impuestos y el número de unidades.
- Luego se muestra el bloque de los impuestos (la base imponible, el IVA y la retención) con el importe total.
- El último bloque de comentarios aclara el método y las condiciones de pago.
¿Veamos cómo quedaría con un ejemplo? 👇
Ejemplo de plantilla de presupuesto
Pongamos que te dedicas al marketing digital. Y una empresa, admirada por tus trabajos con otros clientes, te pide un presupuesto para implementar una nueva estrategia.
Entre tus condiciones de pago, está el cobro anticipado del 50 % del servicio. El 50 % restante lo debe pagar tu cliente 30 días después de la prestación.
Por último, habéis acordado que el servicio se pondrá en marcha a las 24 horas de recibir el pago anticipado.
Pues bien, el presupuesto quedaría así:
El espacio de comentarios puede ser un lugar idóneo para aclarar las condiciones de tu servicio.
Por ejemplo, puedes añadir que el servicio incluye una revisión gratuita a los 3 meses. O que las siguientes revisiones se facturarán aparte.
No olvides que el presupuesto es un paso importante para que tu cliente contrate tus servicios.
Por lo que cuanto más detallado y claro sea, mejor 🙂
Modelos de presupuesto para descargar gratis
Después de toda esta explicación teórica con ejemplos, poner en práctica cómo hacer un presupuesto es más fácil.
Y aún más fácil al descargar una plantilla o modelo de presupuesto en distintos formatos: Excel, Word y PDF.
Para evitar dudas o que cometas errores, acompañamos cada plantilla con una breve explicación.
Plantilla de presupuesto en Excel gratis
En este espacio puedes descargar tu plantilla de presupuesto en Excel gratis.
Al abrirla, solo tienes que editar los campos obligatorios que aparecen en blanco, con algunos matices:
- Fechas (de emisión y vencimiento). Cámbialas siguiendo estas pautas: en “DD” pon el día; en “MM”, el mes; y en “AAAA”, el año.
- Número de presupuesto. Por defecto, el prefijo señala al año actual (2024) seguido del número 1. Si no es el primer presupuesto, no olvides cambiarlo.
- Precios y base imponible. Se calculan automáticamente. Solo debes anotar el número de unidades y el precio por unidad (antes de impuestos).
- IVA y retención de IRPF. Donde ahora aparece la expresión “Tipo %”, indica el tipo que aplicas (21 %, 10 % o 4 % de IVA, y 15 % o 7 % de IRPF). La cuota de cada impuesto deberás calcularla manualmente sobre la base imponible.
- Importe final. Se calcula automáticamente al introducir la cuota de IVA y de retención.
- Bloque inferior azul. El bloque de color azul está pensado para que indiques tu información de autónomo. Puedes eliminarlo si te basta con la información que ya aparece en la parte superior.
- Comentarios. Indica las condiciones de pago (plazo, método) y cualquier otra información que consideres valiosa para tu cliente. Te hemos dejado un ejemplo.
Plantilla de presupuesto en Word gratis
¿Prefieres trabajar con plantillas de presupuesto de Word? Aquí puedes descargarla gratis.
Para usarla, sigue las instrucciones que te hemos descrito en las plantillas de presupuesto en Excel.
Con esta diferencia: ningún importe se calcula automáticamente (es Word, no Excel).
Tampoco los impuestos.
Y eso es todo 😄
Plantilla de presupuesto en PDF gratis
Al descargar nuestra plantilla de presupuesto en PDF, necesitarás un editor de PDF para rellenarla
Otra opción es subirla a tu Drive (siempre y cuando uses un email de Google) y abrirla como “Google Docs”.
Pero entonces el presupuesto se generará en formato de “Docs” (lo equivalente a Word, para entendernos).
Aun así, después de rellenarla, puedes descargarla en formato PDF y enviarla así a tu cliente.
Cómo pasar de plantilla de presupuesto a factura en 1 clic
Pongámonos en el mejor de los casos: tu presupuesto ha sido todo un éxito. ¡Tu cliente lo ha aceptado!
Y no solo gracias a nuestras plantillas de presupuesto gratuitas. Aunque estas algo han ayudado 😉
¿Cómo convertir el presupuesto en una factura?
Como ya te habíamos informado al principio, al hacer un presupuesto se toma como referencia una plantilla de factura.
Esto se hace así por comodidad y rapidez: solo tienes que modificar el documento y hacer unos pequeños ajustes.
Estos ajustes consisten en:
- Escribe “Factura” donde pone “Presupuesto” (en el encabezado, en las fechas, etc.).
- Si no has incluido los impuestos, ahora es el momento de hacerlo.
- Si facturas un anticipo, indica en la descripción que se trata del cobro anticipado de tus servicios (especificando el tipo de servicios).
Resumiendo: cualquiera de nuestras plantillas de presupuesto te servirán de modelo para hacer una factura (con IVA e IRPF, si hace falta).
Y si esto de ser autónomo va en serio y prefieres otra manera de hacer presupuestos y facturas sin errores, lo más inteligente es hacerlo con un programa de facturación para autónomos.
Con el software de Declarando, no solo puedes hacer presupuestos y convertirlos en factura con un solo clic.
También ahorrarás hasta 4.000 € en impuestos cada año.
Y si lo que buscas es la manera más rápida y sencilla de hacer facturas online gratis y sin errores, puedes probar nuestro generador de facturas.
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