Los autónomos estamos siempre de arriba para abajo: reuniones con proveedores, comidas con clientes…
En definitiva, viajes de distinto tipo, pero que siempre conllevan una serie de gastos, como los de transporte, gasolina o dietas.
Por eso, conocer la deducibilidad de los gastos de viaje —qué gastos te puedes deducir y cómo hacerlo correctamente— es un must para llevar una contabilidad de diez y ahorrar más.
Para que no queden dudas, hemos escrito este artículo en el que te cuento cómo afectan al IVA y al IRPF los gastos más habituales que tienen los autónomos cuando viajan.
Cuándo son deducibles los gastos de viaje
Lo primero que te tienes que meter en la cabeza es que todos los gastos deducibles necesitan «pruebas». O como dicen los abogados, tienen que cumplir con una serie de requisitos documentales.
Hacienda te lo pone difícil porque quiere evitar que se usen gastos personales como gastos laborables.
Al fin y al cabo, muchas veces es complicado justificar que esa comida con un cliente, no la has hecho con un amigo o que la gasolina es un gasto deducible porque la has usado en el trabajo y no en tu vida privada.
Es por eso que la Agencia Tributaria presta especial atención a estas facturas y tickets para considerar si un gasto de viaje se puede considerar deducible o no.
Requisitos para que un gasto de viaje sea deducible
Hacienda sola acepta la deducción de los gastos de viaje en el IVA y el IRPF, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
- Debes estar justificado con facturas completas donde consten, entre otras cosas, tus datos fiscales (no son válidas las facturas simplificadas o tickets).
- El gasto debe estar vinculado a tu actividad económica de forma directa.
- El gasto debe estar registrado en tu contabilidad.
Por todo esto es muy importante que tengas las facturas bien organizadas e incluso es recomendable guardar emails o posibles pruebas que documenten que hiciste ese viaje por trabajo.
Principales gastos de viaje deducibles
Cuando se habla de los gastos deducibles de un viaje se engloban muchos gastos, y cada uno tiene sus propias particularidades y exige distintas formas de deducirlo.
Algunos de los principales gastos deducibles de viajes que debes conocer son los siguientes:
Los gastos de restaurantes o dietas
Para poder deducir dietas como un gasto de un restaurante o un bar, el gasto tiene que estar directamente relacionado con tu actividad profesional.
Si consigues justificar que esa reunión con tu cliente se hizo en un bar o que comiste en un restaurante porque tenías reuniones por la mañana y por la tarde, por ejemplo, sí que puedes deducirte el gasto.
Pero cuidado, porque no serviría un sándwich del supermercado y tampoco vale que pagues con dinero en efectivo.
Por eso, recuerda siempre pagar con la tarjeta.
En resumen, todo tiene que estar bien justificado. No puedes justificar, por ejemplo, una estancia de vacaciones con tu familia como un gasto laboral. La Agencia Tributaria se fija especialmente en esto.
Otros gastos deducibles de los viajes
Seguro que se te ocurren otros gastos de tus viajes que puedes deducir si están bien justificados, por ejemplo, los gastos de representación o incluso de vestuario que hayas tenido que comprar específicamente para el viaje.
Además de eso, en muchos casos el desplazarse por cuestiones de trabajo implica tener que quedarse una o varias noches en el lugar donde estás.
En ese caso, y siempre que tengas las facturas completas que documenten tu estancia en ese hotel por razones laborales, sí que podrás deducirte el gasto.
En cuanto a los gastos de vestuario, puedes deducirte el uniforme si tienes que utilizarlo en el trabajo o las botas de seguridad si tienes que usarlas en una obra. Pero recuerda que todo debe estar muy bien justificado.
No vale comprarte un reloj para impresionar a tu cliente. Hacienda no te va a dejar deducirlo.
¿Puede un autónomo deducirse el kilometraje?
El kilometraje no es un gasto deducible para los autónomos. Hacienda permite deducírselo a los trabajadores por cuenta ajena, pero con los autónomos funciona diferente.
Tan diferente que no se lo pueden deducir
Con una excepción: los autónomos societarios que tienen una relación laboral con su sociedad.
Si eres autónomo societario sabes que puedes cobrar de tu empresa de dos maneras: o con factura o con nómina.
Si estás en nómina sí puedes solicitar a Hacienda la deducción de tus gastos de kilometraje. Es como si fueras un trabajador asalariado.
Resolvemos todas tus dudas, y si necesitas una ayudita extra, gestionamos tu alta en menos de 48 horas ✨
Este gasto te lo puedes deducir del IRPF a través de la declaración de la renta. La deducción consiste en 0,26 € por kilómetro recorrido, más los gastos de aparcamiento y peajes.
Para justificarlo, Hacienda exige a tu empresa demostrar la realidad del desplazamiento. Esto quiere decir: probar que tal viaje tuvo lugar en un día determinado. Y que fue por motivos laborales.
Y ojo con esto: como autónomo societario que está en nómina, la demostración es cosa de tu empresa.
Tenemos una guía completísima sobre los gastos de kilometraje y los autónomos en la que te explicamos, entre otras cosas, cómo puedes facturárselos a tus clientes.
Plazo máximo para deducir el gasto de un viaje
El gasto de un viaje, como cualquier otro gasto deducible en el IRPF, lo debes declarar en la renta del año en que tuvo lugar el gasto.
Por ejemplo, tus gastos de viaje en 2024 deberás declararlos en la renta de 2024 (la que se presenta en 2025).
Por lo que hace el IVA, el plazo máximo es de 4 años. Y el calendario empieza a contar desde el momento en el que te emiten la factura.
A partir de la emisión de la factura, podrás compensar el IVA deducible de las facturas atrasadas de los viajes en el modelo 303.
Si tienes dudas sobre la deducción de un gasto, en el software de control y gestión de gastos para autónomos de Declarando, puedes consultarlo en cualquier momento.
También puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento con uno de nuestros mentores fiscales, y empezar desde ya a ahorrar en tus impuestos.
