¿Has oído hablar de los gastos de representación? No son lo que parecen.
Cuando hablamos de gastos de representación de un autónomo, no nos referimos al pago por tener un manager o un representante.
Los gastos de representación se incluyen en ese tipo de gastos que haces cuando vas a un lugar en nombre de la empresa y la representas.
Ahora te explico más.
Definición de gastos de representación y relaciones públicas
Los gastos de representación son aquellos gastos que hace el trabajador por cuenta propia derivados de representar al negocio en un lugar o actividad concreto.
Normalmente, estos gastos suelen ir ligados a los gastos de viaje o desplazamiento. Es así porque si tienes una comida con un cliente o si asistes a un evento o taller, te desplazas hasta el sitio.
¡Pero cuidado! Es importante distinguirlos a la hora de deducirlos porque la ley los considera gastos diferenciados con sus propias características.
Gastos de representación: ejemplos
Hay gastos de representación muy variados dependiendo de las necesidades del negocio. Pero estos son algunos de los ejemplos más destacados:
- Comidas o cenas con clientes
- Los gastos que genera una reunión con proveedores o comerciales
- Las inscripciones a cursos, jornadas, conferencias o talleres
- Los regalos de empresa, así como las entradas a espectáculos
Como ves, se trata de gastos que derivan de ejercer relaciones públicas y siempre deben estar relacionados con tu negocio.
Deducibilidad de los gastos de representación
La Agencia Tributaria establece que para el autónomo son deducibles los gastos de representación siempre que cumplan unos requisitos básicos.
Estos mínimos para considerar un gasto deducible, son los siguientes:
- Tener factura de ese gasto y que esta cumpla las pautas establecidas por la AEAT. No es suficiente con una factura simplificada ni un ticket. Es necesario desglosar la base imponible, el tipo de IVA aplicado y el importe del IVA en el documento.
- El gasto debe aparecer registrado en tu libro registro de facturas expedidas o de ingresos.
- Para deducir el IRPF debes estar en régimen de estimación directa, si eres un autónomo por módulos, no puedes deducirte este impuesto.
Estos requisitos son comunes a prácticamente todos los gastos deducibles.
Pero, la AEAT establece una condición adicional para los gastos de representación.
Esto es así porque Hacienda quiere reducir el uso indebido de los gastos, limitando aquellos que podrían realizarse para uso personal, como sucede con los regalos empresariales, las comidas en restaurantes o los desplazamientos.
Cómo se contabilizan los gastos de representación
La AEAT establece que los gastos de representación deben estar contabilizados en el llamado Grupo 6 del Plan General de Contabilidad. Concretamente, este grupo hace referencia a las compras y los gastos del negocio.
Dentro de este grupo se encuentra otro subgrupo que a su vez tiene distintas clasificaciones. Este subgrupo es el 62, donde se engloban los servicios exteriores, tal y como verás en la imagen siguiente:
Como refleja el cuadro, los gastos de representación, dado que sirven para promocionar o mejorar las relaciones con los clientes, deben ir en la cuenta 627 dedicada a la publicidad, propaganda y relaciones públicas.
En su defecto, irán en la 629 dedicada a otros servicios.
En concreto, la cuenta 627 hace referencia a los gastos de comidas y de alojamiento y la 629 a los gastos de viaje y transporte de los trabajadores.
En conclusión: los gastos de representación se contabilizan en Grupo 6 > subgrupo 62 > cuenta 627/629
Diferencia entre suplidos y gastos de representación
Es importante diferenciar los gastos suplidos de los gastos por representación, porque aunque pueda parecer, para Hacienda no son lo mismo.
En muchas ocasiones, los autónomos nos hacemos cargo de gastos que en realidad son del cliente con la intención de que luego nos los reembolse. Te voy a poner un ejemplo.
Piensa en un abogado que paga los costes judiciales de su cliente para que luego el cliente le haga un reembolso total de todos los gastos.
En ese caso, el titular del gasto es el cliente y la factura debe aparecer a nombre de este. Eso es un suplido.
Para realizar el pago de gastos a nombre de tu cliente, es vital que existan pruebas que demuestren que ambas partes estáis de acuerdo.
La AEAT explica que es necesario un mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente.
Normalmente, se hace constar en el propio contrato de servicios, pero serviría con un email donde ambos dejéis constancia del acuerdo.
Documentar un suplido
Igual, llegados a este punto te preguntas si ese pago que has hecho en nombre del cliente debe estar documentado.
El suplido puede documentarse por el importe que le has pagado al cliente (recuerda que la factura siempre debe estar a su nombre) pero no llevará ni IVA ni IRPF. Será una factura a tipo de IVA 0% y sin IRPF.
Por otro lado, aunque lo documentes, no se considera una operación económica.
Para la AEAT solo es un medio de pago, por lo que no debes incluirlo en el modelo 303 de IVA, ni tampoco en el modelo 390 (ni en el modelo 347 si fuera un pago intracomunitario).
Por esa razón, este suplido no se debe computar como ingreso de tu actividad y no debería aparecer en tu libro de registro de facturas expedidas o de ingresos.
Donde sí deben reflejarse este tipo de pagos es en el libro registro de provisión de fondos o suplidos.
