Porque son deducibles. Es decir, porque vas a ahorrar en el pago de impuestos.
Esta es la principal razón por la que debes —o deberías, vamos— registrar tus gastos de representación.
Pero su deducción está limitada por Hacienda y, además, los gastos de representación se confunden con frecuencia con otro tipo de gastos.
¿Qué son los gastos de representación? ¿Qué los diferencia de otro tipo de gastos? ¿Y cómo hay que deducirlos?
Encontrar respuesta a estos y otros interrogantes es la razón principal por la que deberías seguir leyendo 👇
¿Qué son los gastos de representación?
En contra de lo que el término pueda sugerirte, los gastos de representación en los autónomos son aquellos que tienen la siguiente finalidad:
En la legislación (ley de impuesto de sociedades), se expresa en términos más claros: “gastos por atenciones a clientes o proveedores”.
Así mejor, ¿verdad? 💡
¿Entonces por qué se les llama “gastos de representación”?
Porque, por definición, los “gastos de representación” es un término usado para cargos públicos o privados que representan a un gobierno o empresa en actividades sociales (comidas, cenas, etc.).
Así, al menos, es como lo recoge la RAE.
Pero un autónomo no es un cargo público o privado y solo se representa a sí mismo. De ahí que el uso del término gastos de representación genere de vez en cuando algunas confusiones.
Por ejemplo, con los suplidos o las dietas.
Así que, para entenderlos mejor, te mostraremos unos ejemplos y luego, las diferencias.
Gastos de representación: ejemplos
¿Qué puedes entender como autónomo como gastos de representación? He aquí algunos ejemplos:
- Invitar a comer o cenar a clientes y proveedores
- Gastos incurridos en reuniones de trabajo con clientes, proveedores o comerciales (cafés, comida)
- Regalos a clientes o proveedores como camisetas, gorras, bolígrafos, libretas, calendarios, etcétera.
- Entradas a espectáculos (musicales, de teatro) y otro tipo de eventos de carácter lúdico
- Pagar a un cliente o proveedor el desplazamiento y las dietas
Resumiendo: se trata de gastos en los que incurres para fortalecer tus relaciones comerciales (con clientes y proveedores), de ahí que también se les conozca como gastos de representación y relaciones públicas.
¿Pero qué los diferencia de otro tipo de gastos similares como los gastos suplidos y los gastos en dietas?
Diferencia entre suplidos y gastos de representación
Un gasto suplido —o, simplemente, un suplido— es aquel que se hace por cuenta y cargo de un cliente o proveedor.
Por ejemplo, la adquisición de materiales u otros servicios para prestar un servicio a un cliente.
¿Qué no se puede considerar un gasto suplido? Para Hacienda, los gastos de desplazamiento o dietas, aunque que corran a cargo de tu cliente.
Además, para considerarlos suplidos, todos esos gastos deberán justificarse con facturas a nombre de tu cliente.
Los gastos de representación, como veremos más adelante, se justifican a tu nombre.
Y una diferencia también importante: un suplido no es ni un ingreso ni un gasto para ti (aunque se les conozca como gastos suplidos).
Los gastos de representación, en cambio, sí son un gasto propiamente dicho.
Esta diferencia tiene consecuencias fiscales, claro, por lo que hace a su deducción. Y es que el suplido no te lo puedes deducir (no es un gasto) y los gastos de representación, como veremos más adelante, son deducibles.
Diferencia entre dietas y gastos de representación
Aquí sí que entramos en terrenos más espinosos 🤔
Aunque las espinas se suavizan una vez se entiende que:
- Las dietas son comidas relacionadas con desplazamientos. Desplazamientos que haces por trabajo, claro, no por placer. Y así es como lo entiende la Agencia Tributaria (las incluye, por cierto, dentro de los gastos de manutención).
- Un gasto de representación también incluye comidas, aunque no tiene por qué ser por desplazamientos. Por ejemplo, una comida con un cliente o proveedor en tu municipio de trabajo.
Las diferencias siguen:
- Los gastos por dietas (o de manutención) son gastos en los que tú incurres para tu provecho propio (son tus comidas, es tu habitación de hotel)
- Los gastos de representación son para provecho de tu cliente o proveedor (le pagas su comida o su habitación de hotel)
Las diferencias prosiguen por lo que hace al tipo de gastos: los gastos de representación no solo incluyen dietas o noches de hotel, sino también otros gastos como invitaciones a espectáculos o formaciones.
Y por último, pero no menos importante: las diferencias también están en los límites de deducción.
Los de los gastos de manutención son los siguientes:
- Sin pernoctar en otro municipio: 26,67 € al día en España, 48,08 € al día en el extranjero.
- Pernoctando en otro municipio: 53,34 € al día en España, 91,35 € al día en el extranjero
Por pernoctar, por cierto, se entiende dormir fuera de tu domicilio.
¿Y cuáles son los límites de los gastos de representación? Estos te los explicamos a continuación.
Límite de gastos de representación
Esto dice la ley del impuesto de sociedades en su artículo 15:
Estupendo, ¿pero la ley del impuesto de sociedades no es para sociedades?
Sí y no 🤔
A efectos de deducción de gastos, algunos preceptos también se aplican a los autónomos, aunque estos sean personas físicas y deban tributar por el IRPF.
Aclarado esto:
- El “período impositivo” para un autónomo es el año fiscal natural (de enero a diciembre)
- El “importe neto” son tus ingresos después de restar los gastos
¿Y qué pasa si tus gastos de representación superan el 1 %? Nada malo.
Pero sí un inconveniente: todo lo que supere la cifra del 1 % no te lo puedes deducir.
Y ahora sí, hablemos realmente de lo que importa sobre este asunto.
Deducibilidad de los gastos de representación
Repitamos: los gastos de representación son deducibles. Eso es lo relevante para un autónomo.
Si hemos dado todo este rodeo para llegar hasta aquí es por una sencilla razón: primero, debías tener claro qué son y qué no son los gastos de representación.
Y es por su deducción: por ejemplo, los gastos por dietas (o manutención) tiene unos límites de deducción distintos a los gastos de representación.
Y los gastos suplidos, simplemente, no son deducibles.
A todo esto: ¿qué significa gasto deducible?
He aquí una definición convencional: un gasto deducible es aquel que te puedes descontar de tus impuestos (el IVA y el IRPF).
Y aquí una definición menos común: un gasto deducible es aquel que puedes declarar para pagar menos impuestos.
Para deducir un gasto has de cumplir unas condiciones. Y es que Hacienda es un poco desconfiada 😏
Requisitos para deducir los gastos de representación
La Agencia Tributaria, el organismo que solemos conocer como “Hacienda”, expone los siguientes requisitos para considerar un gasto como deducible:
- Que esté vinculado a tu actividad. Esto quiere decir que debe estar orientado a obtener ingresos. O dicho de otra manera: ha de ser imprescindible para tu actividad, de lo contrario, esta no funciona, es decir, no puedes ganar dinero.
- Que esté justificado. De entrada, por una factura. Pero si Hacienda se pone tiquismiquis, puede pedirte más pruebas que demuestren que ese gasto tuvo lugar realmente (luego te damos más detalles).
- Que esté registrado en tu contabilidad. Concretamente, en el libro de gastos. Más adelante te explicamos más.
A estos requisitos debes añadir un cuarto más, exclusivo para los gastos de representación: se trata del límite que te explicábamos antes.
Así es: el 1 % de tus ingresos netos.
Es decir, que solo te puedes deducir en gastos de representación lo equivalente al 1 % de lo que facturas al año.
¿Pero sobre qué impuestos?
Gastos de representación e IRPF
Los gastos de representación son deducibles en el IRPF, el impuesto por el que tributa tu actividad.
Pero como te mencionábamos, existe un límite, el del 1 % de tus ingresos netos.
Por encima de esa cifra, no te podrás deducir nada más en el IRPF. Esto no quiere decir que no puedas incurrir en más gastos de representación.
Simplemente, que al superar ese porcentaje, Hacienda no te permitirá deducir más.
Gastos de representación e IVA
¿Y es posible deducir el IVA de los gastos de representación?
Porque, claro, cuando uno celebra comidas con clientes, el restaurante emite la factura con su correspondiente IVA.
Pues bien, sí, el IVA de los gastos de representación es deducible. Es decir, que puedes recuperar el IVA.
Pero, como te indicábamos antes, esos gastos han de estar bien justificados. ¿Y qué significa bien justificados?
De eso nos ocupamos a continuación 👇
Cómo justificar los gastos de representación
Esta es una de las principales dificultades que puedes encontrarte.
Y es que Hacienda, en esto de los gastos de representación, es desconfiada.
Bastante desconfiada 😒
De manera fundada o no (no vamos a acusar a nadie), Hacienda puede sospechar que bajo el paraguas de los gastos de representación le quieras colar gato por liebre.
Expresado de otra manera: que te quieras deducir unos gastos privados que, por ser tales, no son de representación.
Vamos, que la Agencia Tributaria puede pensar mal y que ese evento o esa comida con supuestos clientes o proveedores no cuela.
Entonces, ¿cómo justificarlos? El principal documento te lo adelantábamos antes: la factura.
Debes solicitarla y guardarla.
Guardarla, al menos, 4 años, que es el plazo de prescripción de tus impuestos.
La factura debe demostrar que has incurrido en ese gasto. Esto implica que en este documento debe figurar:
- Tu nombre y apellidos
- Tu NIF y dirección fiscal (el domicilio que figura en tu alta de autónomo a Hacienda)
- Los datos del emisor: razón social, NIF y domicilio fiscal
- La descripción de los servicios
- El IVA, tanto el tipo impositivo (21 %, 10 % o 4 %) como la cuota a pagar (el importe)
- El importe final
Resumiendo: que aparezcan los contenidos de una factura completa.
Ten en cuenta, por cierto, que en algunos establecimientos (restaurantes, cafés, bares) suelen emitir tickets o facturas simplificadas.
Has de asegurarte —deberás pedirlo— que emiten la factura completa para poder deducirte esos gastos.
Otros documentos para justificar los gastos de representación
¿Y con la factura ya está todo justificado? Teóricamente, sí. Pero Hacienda matiza:
Vamos, que si Hacienda no está muy convencida con la factura, puede pedirte más documentos de prueba.
Por ejemplo:
- Correos electrónicos o mensajes de WhatsApp donde se pueda comprobar que agendaste una comida con tu cliente
- La entrada del espectáculo
- Justificantes del promotor del evento al que asististe con tu proveedor o cliente
- Una agenda de trabajo donde aparezcan detalladas tus visitas, viajes, comidas, etcétera.
Pero Hacienda puede ir más allá y querer asegurarse de que tus gastos cumplen realmente con su función como gastos fiscalmente deducibles.
Es decir, que sirven para obtener ingresos.
Y aquí hemos topado con el Tribunal Supremo (TS). O mejor dicho: Hacienda ha topado con el TS.
Una sentencia de 2021 (la sentencia 458/2021) establecía que un autónomo no debe acreditar una relación directa entre el gasto deducible y el ingreso que genera para poder deducírselo.
Su relación, argumentaba el Alto Tribunal, puede ser indirecta. Y con eso es suficiente para su deducción.
Bueno, casi suficiente: también tienes que registrarlos en tu contabilidad 📕
Cómo se contabilizan los gastos de representación
Primero de todo, un aviso a navegantes (autónomos, por supuesto): la contabilidad de un autónomo no es la contabilidad de una sociedad.
Obvio, ¿verdad? Un autónomo es un autónomo y una sociedad es una sociedad 👏
A esta última se le aplica el plan general contable, ya sea en su modalidad pyme o de gran empresa.
Pero un autónomo, no (¡afortunadamente!). Por lo que no tienes que enredarte con asientos contables y números extraños.
Tu contabilidad como autónomo es simple y se resume en llevar un libro de ingresos y gastos.
Si no los mencionamos explícitamente es porque, por su actividad, no son necesarios para muchos autónomos.
Si te interesa la contabilidad, puedes profundizar en este artículo sobre los libros de ingresos y gastos de los autónomos.
Esos libros son en verdad un registro, por lo que no te imagines el clásico libro con hojas y anillas para anotar lo que ingresas y gastas 📖
Además, ese registro no se puede llevar de cualquier manera. Hacienda establece un contenido como el número de la factura, la fecha de emisión, los datos de tu cliente, el IVA, la retención, etcétera.
Así que, para contabilizar los gastos de representación, debes registrarlos como un gasto con los siguientes datos:
- El año y el trimestre del gasto (por ejemplo, 2023 y T1, por primer trimestre)
- Tipo de factura: si es completa o simplificada
- La fecha de emisión del gasto
- El número y la fecha de la factura de gasto
- Datos del proveedor: razón social, NIF y dirección
- Descripción del gasto (la comida del restaurante, el alojamiento en el hotel, etc.)
- El total de la factura
- La base imponible (el importe antes de impuestos)
- El tipo de IVA
- La cuota de IVA
Y con esto ya habrías cumplido con tus obligaciones contables para poder deducir tus gastos de representación.
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