El IVA es uno de los impuestos que más te afectan como autónomo.
Su impacto en tu bolsillo puede ser enorme. Para bien y para mal.
Cuando es para bien, hablamos del IVA deducible, es decir, de aquel que te puedes deducir fiscalmente de tus gastos y ahorrar en impuestos.
Cuando es para mal es porque es un IVA que no te puedes deducir. O peor: que te has deducido mal. Y el ahorro, por tanto, es cero, cuando no una sanción.
¿Pero son todos los gastos fiscalmente deducibles de IVA? ¿Qué requisitos hay que cumplir? ¿Y cómo hay que deducirlo correctamente?
Estas y otras preguntas te las respondemos a continuación.
¡Adelante con el IVA deducible! 🙋
¿Qué es el IVA deducible?
Empecemos por lo más general: hablar de IVA deducible es hablar de gastos deducibles.
¿Y qué son los gastos deducibles? Muy resumidamente: son aquellos que te puedes descontar de tus impuestos por estar relacionados con tu actividad.
O visto de otra forma más beneficiosa para ti: son una manera de ahorro fiscal, porque al deducir los gastos de tu actividad, acabas pagando menos impuestos.
Estos impuestos son dos para los autónomos: el IRPF (impuesto sobre la renta de las personas físicas) y el IVA (impuesto sobre el valor añadido).
Del IRPF no vamos a tratar aquí. Pero queremos aclararte que es el impuesto que grava los ingresos netos de tu actividad (es decir, tus ganancias, después de gastos).
Y que muchos gastos son también deducibles en el IRPF.
El IVA es un impuesto que grava la venta de bienes y servicios de autónomos y empresas.
El impuesto recae sobre el consumidor final, que es quien finalmente lo acaba pagando.
En esta transacción, los autónomos hacen de recaudadores del IVA, pero de una manera altruista, sin nómina ni ánimo de lucro. Aunque obligados por Hacienda.
Es decir:
- Por un lado, repercuten el IVA de sus ventas a sus clientes (de ahí que se llame IVA repercutido o también devengado).
- Por el otro, soportan el IVA de sus proveedores en sus compras o gastos (de ahí lo de IVA soportado).
El IVA deducible es parte de este último, es decir, del IVA de tus compras o gastos.
¿Y qué significa que sea deducible?
Significa que lo puedes recuperar. Es decir, que Hacienda te devuelve el IVA que has soportado en tus compras.
Pero, ¿es posible deducir el IVA de todas las compras? 👇
IVA soportado e IVA deducible: ¿son lo mismo?
Recapitulemos: el IVA de tus compras es lo que se conoce como IVA soportado.
La expresión es muy significativa: es el IVA que soportas, porque has de pagarlo 😤
El IVA deducible es el que recuperas de esas compras. ¿Pero todo IVA soportado es IVA deducible?
Lamentablemente, no: no te puedes deducir todo el IVA de tus compras.
La Agencia Tributaria lo explica de esta manera:
Traducción: que puedes deducir el IVA de todas tus compras vinculadas a tu actividad.
A continuación viene la letra pequeña:
- Si esas compras son “bienes corrientes” (los que usas para el desarrollo diario de tu actividad como materiales de oficina, software, etc.), solo serán deducibles si los usas de forma exclusiva para tu negocio
- Si se trata de bienes de inversión (que son los que se usan de manera prolongada, como muebles de oficina o un vehículo), solo serán deducibles en proporción a su relación para tu actividad
Sobre estos últimos hay mucho que decir y lo diremos más adelante, cuando te mostremos algunos casos prácticos.
Ahora veamos algunos ejemplos de IVA deducible 💡
El IVA deducible: ejemplos
Primero de todo, una advertencia: la lista de gastos deducibles de IVA puede ser interminable, ya que son muchos los bienes y servicios que te puedes deducir.
Así que a continuación te mostramos una selección de aquellos gastos más comunes entre los autónomos:
- El alquiler de un local de negocio
- Los gastos de suministro, internet y telefonía del local
- Los materiales o materias primas para realizar tu actividad (es lo que se conoce como consumos de explotación) como ordenadores, teléfonos, etc.
- La asesoría fiscal y otros servicios de gestoría
- Servicios de otros profesionales (abogados, notarios, consultores, etc.)
- Gastos por dietas (comidas) y viajes
- Gastos de representación
- Software y alojamiento web (hosting)
Y ahora hablemos de la otra cara del IVA deducible, ya que no hay día sin su noche: el IVA no deducible.
El IVA no deducible
Esto también forma parte de la letra pequeña del IVA deducible.
Como su nombre indica, el IVA no deducible es aquel que no te puedes deducir.
No debes confundirlo, por cierto, con aquellos gastos que no son deducibles en el IVA porque, sencillamente, no llevan IVA.
Por ejemplo, la cuota de autónomos o los seguros como el sanitario, de vida, de responsabilidad civil (estos, por cierto, te los puedes deducir del IRPF).
Cuando hablamos de IVA no deducible hablamos del IVA de compras que Hacienda no te permite deducir porque:
- No están relacionados con tu actividad
- Están relacionados, pero Hacienda no permite la deducción completa (porque también tienen un uso privado)
- No importa que estén relacionados: Hacienda no te deja deducirlos y sanseacabó.
¿Ejemplos? 👇
IVA no deducible: ejemplos
De los tres casos que te hemos mencionado anteriormente, nos centraremos en el último: gastos cuyo IVA no puedes desgravar, aunque los uses para tu actividad.
De los otros dos casos, solo te adelantaremos que los que son parcialmente deducibles los trataremos cuando te expliquemos algunos casos prácticos.
Ahora vayamos al tercer caso.
Hacienda tiene una lista con los siguientes gastos con IVA no deducible, aunque estén relacionados con tu actividad:
- Joyas, alhajas, piedras preciosas naturales o cultivadas, objetos elaborados de oro o platino (a no ser que te dediques a comercializarlos).
- Alimentos, bebidas y tabaco.
- Espectáculos y servicios de carácter lúdico como conciertos, obras teatrales, etcétera.
- Productos o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas (como las cestas de navidad para empleados). De aquí se excluyen las muestras gratuitas de productos o materiales publicitarios de escaso valor (pero superiores a los 200 €)
- Los servicios de viajes, hostelería y restauración, a no ser que sean deducibles en el IRPF. En tal caso, sí puedes deducir el IVA.
Y ahora que sabes qué IVA puedes deducir y qué IVA no puedes deducir, nos centraremos en uno de los pasos clave de su deducción: los requisitos.
Cuándo te puedes deducir el IVA: requisitos
La Agencia Tributaria es muy recelosa con todo lo que tiene que ver con la deducción de gastos. En general, con todo lo que implique pagar menos impuestos 😏
De ahí que sea muy estricta e imponga unos requisitos:
- Tu actividad debe estar sujeta a IVA. Si, por ejemplo, tu actividad está exenta de IVA, no puedes deducir el IVA de tus gastos.
- Que tus operaciones den derecho a deducción. Por ejemplo, los autónomos en el régimen de recargo de equivalencia, aunque su actividad está sujeta a IVA, no tienen derecho a la deducción.
- El gasto debe estar relacionado con tu actividad. Hacienda lo llama “afecto” a tu actividad.
- Debe estar justificado mediante factura. Asegúrate que la factura contenga, entre otras cosas, tus datos fiscales (nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal), los datos fiscales del proveedor, la descripción del producto o servicio, el tipo de IVA aplicado y la cuota de IVA (el importe) y la base imponible (importe de la factura antes de impuestos).
- Debes registrarlo en tu contabilidad. Concretamente, en tu registro de gastos (o libro de gastos, en el lenguaje fiscal), con todos los datos que aparecen en la factura más el periodo fiscal al que se refiere (año y trimestre natural).
¿Cumples estos requisitos? Entonces puedes deducirlos. ¿Pero cómo?
Cómo deducir el IVA
Es posible que todo esto sea una novedad para ti. Por eso vamos a explicarte, en primer lugar, unas nociones generales sobre los autónomos y sus obligaciones fiscales.
No sufras, seremos breves 😉
Como autónomo, debes presentar unas declaraciones a Hacienda de manera periódica (trimestrales y anuales).
Estas declaraciones son unos formularios que Hacienda denomina modelos.
Algunos de estos modelos se les conoce como “modelos de autoliquidación”.
De autoliquidación porque eres tú quien debes liquidar (pagar) los impuestos derivados de tu actividad.
Pues bien, entre esos modelos de autoliquidación existe el modelo 303 de IVA trimestral.
Y es ahí donde debes deducir el IVA de tus gastos.
El modelo 303 lo debes presentar al terminar el trimestre natural. Es decir.
- Del 1 al 20 de abril presentas el IVA del primer trimestre (de enero a marzo)
- Del 1 al 20 de julio, el IVA del segundo trimestre (de abril a junio)
- Del 1 al 20 de octubre, el IVA del tercer trimestre (de julio a septiembre)
- Del 1 al 30 de enero, el IVA del cuarto trimestre (de octubre a diciembre)
Cómo funciona la deducción de IVA en el modelo 303
En el modelo 303 pagas la diferencia entre el IVA de tus ventas y el IVA deducible.
Esto es así cuando los ingresos superan los gastos.
¿Pero qué ocurre si un trimestre has tenido más gastos deducibles que ingresos?
En tal caso, la Agencia Tributaria te da dos opciones:
- Compensar esa diferencia a tu favor en la declaración del siguiente trimestre
- Solicitar la devolución
¿Qué otras cosas debes saber? Los plazos para deducir el IVA.
Por ley, tienes un plazo máximo de 4 años para recuperar el IVA deducible.
Y ahora que ya tienes las nociones esenciales sobre el IVA deducible, unos casos prácticos lo ilustrarán mejor 🤓
Casos prácticos de IVA deducible para autónomos
Vamos a mostrarte 4 situaciones peculiares. Las dos primeras lo son, especialmente, para los autónomos (sobre todo la primera).
Las otras dos es importante que las conozcas porque, como autónomo, pueden afectarte.
Vamos a verlas 💡
El IVA deducible de los autónomos que trabajan en casa
Nos adentramos en aguas pantanosas. Verás: por ley, los autónomos que trabajan desde casa pueden deducirse determinados gastos en el IRPF.
Repetimos: en el IRPF.
Estos son: el alquiler, los suministros (agua, luz, gas), teléfono e internet.
Como se trata de tu vivienda particular, Hacienda no permite deducir el gasto completo. Únicamente, el gasto afecto al espacio que dedicas a la actividad.
Es decir, que si dedicas el 10 % de tu vivienda a trabajar (el espacio que ocupa tu despacho en relación con tu vivienda), puedes deducir el 10 % de alquiler.
Y el 30 % del resto de gastos (suministros, teléfono, internet) de ese 10 % de espacio.
¿Qué ocurre con el IVA? Pues que el criterio de Hacienda, hasta la fecha, es que el IVA de esos gastos no es deducible.
Pero aquí llegó el Tribunal Superior de Justicia de Andalucía: en una reciente sentencia, permitió que una pareja de autónomos se dedujeran el IVA de los gastos del hogar.
En proporción, claro, al espacio que usan para su actividad.
Es una sentencia, sí. Y, de momento, no ha cambiado el criterio de Hacienda.
Pero es una batalla ganada en la larga lucha entre Hacienda y los gastos deducibles de los autónomos.
Y por qué no decirlo: sienta un precedente esperanzador para que los autónomos que trabajan desde casa se puedan deducir el IVA de sus gastos 😃
El IVA deducible de un coche
El IVA deducible del vehículo es una historia distinta a la que te hemos contado en el subapartado anterior.
Ocurre lo siguiente:
- Si el uso del coche no es exclusivo para tu actividad, solo puedes deducir el 50 % del IVA de la compra o alquiler del vehículo. Podrás deducirte más, pero tendrás que demostrar a Hacienda un grado de uso mayor.
- Cuando el uso del coche es exclusivo para tu actividad, puedes desgravar el 100 % del IVA. Esto es así para vehículos utilizados en el transporte de mercancías, los vehículos de transporte de viajeros (incluye a taxistas) y los empleados en la enseñanza de conductores o pilotos.
Hacienda, además, permite la deducción del IVA de los gastos asociados al uso del coche como la gasolina.
Pero con límites relacionados con los de antes:
- El 50 % del IVA si el coche no es de uso exclusivo para tu actividad
- El 100 % cuando es de uso exclusivo para tu trabajo
La Agencia Tributaria advierte, por último, que el grado de uso lo tendrás que demostrar.
Sobre todo, cuando no es de uso exclusivo para tu actividad y no te dedicas a actividades como el transporte, la formación de conductores o eres agente comercial colegiado.
¿Y cómo demostrarlo?
Algunas pruebas que puedes aportar:
- Que lo tienes estacionado en una plaza de parking cerca del despacho o local de negocio (esto es más complicado si trabajas desde casa)
- Tickets de gasolina que acrediten los desplazamientos
- Agenda de visitas, mensajes de teléfono (o de WhatsApp) o emails que demuestren las citas a clientes y proveedores
- Coherencia entre el contador de kilómetros del vehículo y los kilómetros recorridos para su uso profesional
Demostrarlo no siempre es asunto fácil. Si te sirve de consuelo: los tribunales, cuando han intervenido, no son tan quisquillosos como Hacienda.
Por cierto, un coche forma parte de lo que se conoce como bienes de inversión. ¿Pero qué son los bienes de inversión? 👇
Deducción del IVA de los bienes de inversión
Te los mencionábamos más arriba y ahora entraremos en detalles.
Los bienes de inversión son aquellos que se compran para utilizar en el negocio durante un período de tiempo superior a un año.
Por ejemplo, los muebles del despacho, maquinaria y herramientas o vehículos.
Una de las condiciones para ser considerado un bien de inversión es que tenga un valor superior a 3.005,06 €.
Esto implica que bienes de una duración superior a un año como ordenadores o teléfonos móviles no entren en este apartado (¡aunque también te puedes deducir su IVA!).
¿Qué es lo interesante aquí para dedicarle un apartado? No las condiciones de deducción del IVA, que son iguales para todos los gastos de IVA deducible.
Su particularidad tiene un nombre: regularización del IVA de los bienes de inversión.
¿Y qué quiere decir toda esta terminología? 👇
La regularización del IVA de los bienes de inversión
Cuando compras un bien de inversión, el IVA deducible que pagas en ese momento no es definitivo.
Es decir, que se puede producir una regularización del IVA si se dan ciertos cambios en el tipo de uso del bien.
Por ejemplo, porque has decidido usarlo para fines personales al cabo de un tiempo.
Pongamos que hablamos de un vehículo.
Lo compraste para uso profesional y pudiste deducir el 50 % del IVA. Pero al cabo de un año, ya no lo necesitas para tu profesión.
¿Cómo influye en el IVA que te dedujiste en el momento de la compra? Pues que tendrás que devolver el correspondiente porcentaje de deducción.
Para establecer ese porcentaje, se fija un plazo de 5 años naturales desde su puesta en servicio (10 años cuando se trata de terrenos y edificaciones).
Así que calcula: como lo has usado durante un año, deberás devolver el 80 % del IVA deducible (si lo hubieras usado durante dos años, el 60 %, y así sucesivamente).
Pues bien, eso se conoce como regularizar el IVA de un bien de inversión.
La regularización se efectúa en el modelo 303, por ser el modelo del IVA (en la casilla 43 de IVA deducible).
¿Pero qué ocurre si el cambio en su uso superó los 5 años? Que ya no tendrás que regularizar el IVA 😁
El régimen de prorrata
Ahora se nos da otra situación: resulta que te dedicas a dos (o más) actividades.
Y en una tienes derecho a la deducción del IVA de tus gastos y en la otra (u otras), no.
Pues bien, en este caso, Hacienda aplica lo que se conoce como regla de prorrata.
¿Otro concepto de esos rebuscados? Bueno, con este, al menos, puedes respirar para pronunciarlo.
Y el uso del término prorrata es más preciso, porque prorratear significa distribuir algo en proporción 🤔
Verás: la prorrata es una regla que usa la Agencia Tributaria para facilitarte la declaración del IVA (el modelo 303) cuando tienes que declarar el IVA de bienes o servicios que son deducibles y otros que no.
Para esto existen dos tipos de prorrata: la general y la especial.
La prorrata general
La prorrata general se aplica por defecto cuando tienes diferentes actividades y unas permiten deducir el IVA de tus gastos y otras, no.
En este régimen, se liquida el IVA repercutido de las actividades y se deduce solo el porcentaje de gastos con IVA deducible.
Para hacer el cálculo de la prorrata, Hacienda aplica la siguiente fórmula:
La prorrata especial
La prorrata especial, por otro lado, es más sencilla, porque no tienes que aplicar ninguna fórmula.
Esta regla te permite deducir el total del IVA de los gastos relacionados con la actividad sujeta al IVA.
O deducirte el IVA proporcional del gasto si este lo usas para la actividad con derecho a deducción y para la que no lo tiene.
La prorrata especial la puedes aplicar de manera voluntaria.
Pero es obligatoria cuando al usar la prorrata general, la deducción supere en un 10 % de la que resultaría si aplicaras la prorrata especial.
Vamos, que si Hacienda ve que con la general te puedes deducir un 10 % más, te obligará a aplicar la especial. No vaya a ser… 😏
¿Pero sabías que hay otra forma de deducirte más sin que Hacienda te pueda decir que no?
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