Si como autónomo vas acumulando tickets de restaurantes, gasolina, taxis o de compras de materiales en pequeños comercios, tienes un problema.
Ese problema se llama IVA. Y no te lo puedes deducir.
Puede que tu gestoría ya te haya llamado la atención sobre eso. Si no, ya lo hacemos nosotros: los tickets no son deducibles.
¿Solución? Es hora de pedir una factura de canje 👇
1) ¿Qué es una factura de canje?
Una factura de canje es un documento que sustituye a una factura simplificada (o ticket), convirtiéndola en factura completa.
En España, hay dos tipos esenciales de facura, según el Reglamento de facturación: la simplificada y la completa.
La factura completa también se conoce como factura ordinaria. Es la factura de toda la vida, vamos.
Aquella que una empresa te da cuando “pides factura”.
La factura simplificada es un ticket, es decir, como una factura (completa), pero con menos datos.
Los tickets son el tipo de factura que emiten esos restaurantes o bares donde comes cuando viajas por negocios.
La principal diferencia entre una factura simplificada y una completa es que la primera no incluye los datos del cliente.
Y eso tiene consecuencias fiscales que a continuación te aclaramos.
2) ¿Para qué sirve una factura de canje?
Hay un problema con las facturas simplificadas: no son deducibles.
Es decir, no sirven para recuperar el IVA deducible de una compra cuando eres autónomo (o empresario).
Este es el caso habitual de los gastos de dietas, cuando viajas por negocios. O los gastos de gasolina o transporte (taxis), también por tema de negocios.
Vas acumulando tickets de comidas, cafés, etc. Pero al no ser facturas completas, no puedes deducir el IVA.
Y para eso sirve la factura de canje, también conocida como factura sustitutiva de simplificada: para convertir un ticket en factura completa y poder deducir el IVA.
Al no llevar tus datos fiscales (nombre y apellidos, domicilio y DNI o NIE), levantan sospechas. Y Hacienda es muy suspicaz (demasiado suspicaz).
Por eso te recomendamos pedir siempre una factura completa (o una de canje) no solo para deducir el IVA, sino también para deducir ese gasto en tu declaración de la renta.
3) ¿Quién debe hacer la factura de canje?
La factura de canje debe hacerla la empresa o autónomo que emitió la factura simplificada.
Ya sea por sus propios medios o a través de un tercero (por ejemplo, una empresa que se dedica a convertir tickets en facturas).
La factura de canje se hace a petición del cliente, otro autónomo o empresa, cuando quiere deducirse un gasto relacionado con su actividad.
O dicho de otra manera: si tienes un ticket y quieres deducir el IVA, has de contactar a la empresa que lo emitió (el restaurante, por ejemplo) y solicitar la debida factura de canje.
4) ¿Es obligatorio hacer una factura de canje?
Si pides una factura de canje a una empresa, esta está obligada a hacerla.
Es posible que se haga la remolona, por todas las molestias administrativas que eso supone.
Pero no se puede negar.
Como autónomo tienes derecho a deducir un gasto cuando este está vinculado a tu actividad.
Y para deducirlo, debes justificarlo con una factura completa.
Por ejemplo, la cuota de autónomo o los seguros.
Esta regla solo aplica al IRPF, ya que se trata de gastos deducibles sin IVA.
5) ¿Cuál es el plazo para solicitar la factura de un ticket?
El plazo máximo para solicitar una factura (de canje) de un ticket es de 4 años a partir de la fecha de las operaciones.
4 años es el plazo límite que tienes para deducir el IVA de un gasto en el modelo 303.
Pero si quieres deducir (correctamente) ese gasto en la renta, el plazo se acorta.
Y mucho: porque un gasto solo se puede deducir en la renta del mismo año en que se produjo.
Es decir: si el gasto es de 2024, debes deducirlo en la renta de 2024 (la que declaras en 2025).
6) ¿Cuáles son los requisitos de las facturas de canje?
Según la normativa, las facturas de canje deben cumplir estos 3 requisitos:
- Incluir los contenidos de una factura completa. El más importante: los datos fiscales del cliente, es decir, su nombre y apellidos (o razón social, si es una empresa), su domicilio fiscal y su NIF.
- Indicar el número y la fecha de emisión de la factura simplificada que sustituye.
- Que no hayan pasado más de 4 años desde que se produjo la operación (la venta del producto o la prestación del servicio).
Junto a estos requisitos, un par de aclaraciones:
- Es posible recibir una factura de canje de varias facturas simplificadas. Por ejemplo, si reúnes varios tickets de un mismo restaurante, este puede emitir una sola factura de canje para todos esos tickets.
- Una factura de canje no es una factura rectificativa. Esta se usa para corregir errores en una factura o para recuperar el IVA de una factura impagada. Se rige por otros requisitos y otros plazos.
7) ¿Cuáles son los contenidos de una factura de canje?
La mayor parte de los contenidos ya aparecen en la factura simplificada.
Aun así, no está de más repasar los contenidos de una factura completa ✍️
Entre otras cosas, para asegurarte de que la factura de canje cumple con la normativa y que puedes recuperar el IVA:
- Encabezado. Debe identificar la factura de canje con el títul de “factura sustitutiva de simplificada”, “factura de canje” o “factura sustitutiva”.
- Datos para identificar la factura simplificada que sustituye: número y fecha de emisión.
- Número de la factura de canje.
- Fecha de emisión.
- Datos del emisor y del cliente. Nombre y apellidos o razón social (si es empresa), domicilio fiscal (donde desarrolla la actividad) y NIF.
- Fecha de las operaciones. Si es un canje de varias facturas, la fecha de la operación más reciente.
- Descripción de las operaciones. Detalle del producto o servicio.
- Precio unitario antes de impuestos.
- Descuentos. Solo si los hay.
- Tipo de IVA del producto o servicio. Si son varios con distintos tipos de IVA, debe ir desglosado.
- Cuota de IVA. Es el importe de IVA que aparece en la factura simplificada. Se extrae de aplicar el tipo de IVA al precio de las operaciones antes de impuestos.
- Base imponible. Es el importe de la factura antes de impuestos.
Con esta información ya tendrías tu factura de canje como Hacienda manda para deducir el IVA (y declararlo en tu renta).
¿Vemos un ejemplo? 👇
8) Ejemplo de factura de canje
Cuando de una factura (de canje o no) se trata, una imagen como ejemplo vale más que mil palabras.
Este sería el aspecto de una factura de canje que cumple los requisitos de Hacienda:
Esta factura de canje:
- Usa como encabezado el nombre formal: Factura sustitutiva de simplificada
- Identifica la factura simplificada que sustituye
- Detalla los datos fiscales del cliente, algo esencial para que sea deducible
- Se emite antes del plazo máximo de 4 años
- Contiene los datos obligatorios de una factura completa
Y ahora pasemos a otro requisito para la deducción de gastos: su contabilización 📃
9) Cómo contabilizar facturas de canje recibidas (si eres autónomo)
Para deducir un gasto, debes contabilizar la factura (de canje).
Se trata de uno de los 3 requisitos de un gasto deducible. Los otros dos son: que esté justificado (con una factura) y que esté relacionado con tu actividad.
Para la contabilidad de un autónomo, contabilizar una factura de canje significa anotarla en tu registro de gastos.
Como ya tienes anotada la simplificada, debes registrar la factura de canje en el mismo periodo (año y trimestre).
Esto es así porque la factura de canje sustituye a la simplificada.
Puede sonar raro, porque la vas a deducir en otro periodo de IVA.
No importa: Hacienda aclara que los registros del modelo 303 (donde deduces el IVA de la factura de canje) y los de tu contabilidad no tienen por qué coincidir.
Es decir, que puedes tener una factura de gasto contabilizada en abril de 2024 y declararla en el modelo 303 del cuarto trimestre de ese mismo año.
Esto es normal cuando ejerces tu derecho de deducción más tarde, como es el canje. Perdón: el caso 😉
10) Una solución (mágica) para convertir un ticket en factura y deducir el IVA
Si todos los meses, entre gasolina y dietas de viaje, acumulas unos 200 € en tickets (que no son deducibles), estás perdiendo cerca de 60 € en impuestos al mes.
Al año, son más de 700 €… que se van a Hacienda en lugar de a tu bolsillo.
Puede que no pienses en esto mientras olvidas pedir una factura completa en el restaurante, la gasolinera o en ese pequeño comercio.
Las prisas y la falta de diligencia (por decirlo suave) de algunos comercios tampoco ayudan.
Por otro lado, ir mendigando facturas de canje no siempre funciona: en algunos sitios se hacen los distraídos, por las molestias que supone.
¿Te imaginas lo práctico que sería convertir un ticket en una factura deducible con una simle foto de móvil?
Conscientes del potencial de ahorro fiscal de los tickets, en Declarando hemos diseñado una app móvil (para Android y iPhone).
Para que con una foto conviertas tus tickets en facturas deducibles.
La app está integrada en nuestro software con control y gestión de gastos para autónomos, por lo que matas dos pájaros de un tiro: registras el gasto del ticket y lo conviertes en una factura deducible.
Así te ahorras la incomodidad (con final y resultado inciertos) de ir pidiendo facturas de canje entre restaurantes, bares, cafeterías, taxis o pequeños comercios.
Y lo mejor: ahorras más en impuestos 😊 Reserva una consultoría gratis con uno de nuestros mentores fiscales. Y deja de regalar tus impuestos a Hacienda 😉
