¿Has oído hablar del kit digital? ¿Sabes si tu negocio puede obtener la ayuda? ¿Y cómo solicitarla? No te preocupes porque es un proyecto del Gobierno que acaba de lanzarse.
Para ponerte un poco en contexto, el kit digital es una iniciativa que pretende impulsar la digitalización de pymes y autónomos y así modernizar un poco los negocios españoles.
Este proyecto se lanzó el pasado 24 de noviembre de 2021 y durante este año 2022 va a comenzar a materializarse.
En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el kit digital para autónomos y cómo solicitarlo.
Qué es el kit digital
El kit digital o tool kit es un programa lanzado por el Gobierno que tiene como objetivo conceder ayudas a pequeñas empresas, microempresas y autónomos haciéndoles llegar las opciones de digitalización que más necesite su negocio.
Échale un ojo a este vídeo para saber qué es el digital para autónomos en menos de un minuto
Tal y como se explica en el BOE:
Estas ayudas se enmarcan dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España que destina más de 3.000 millones de euros y está financiado por la Unión Europea con unos fondos llamados Next Generation EU.
Según se explica en el BOE, el periodo 2021-2023 es el que se ha instaurado para llevar a cabo el despliegue de este kit digital.
¿Los autónomos pueden optar al kit digital?
¡Por supuesto que sí! El Gobierno ha dividido en tres grandes grupos los negocios que pueden optar a digitalizarse mediante el kit digital y cada uno de ellos puede acceder a una ayuda distinta. Los autónomos sí pueden optar al kit digital y se encuentran dentro del segmento III:
- Segmento I: se trata de pequeñas empresas de entre 10 y menos de 50 empleados, con un importe de 12.000 €.
- Segmento II: son pequeñas empresas o microempresas, de 3 y menos de 10 empleados, con un importe del bono digital por empresa de 6.000 €.
- Segmento III: aquí entran las pequeñas empresas o microempresas y autónomos, de entre 0 y 3 empleados, con un importe del bono digital de 2.000 €.
En el BOE se recoge de la siguiente forma: El importe de las ayudas… será de 12.000 euros para el Segmento I; 6.000 euros para el Segmento II; y de 2.000 euros para el Segmento III.”
Resumiendo: que sí eres autónomo puedes disfrutar de ayudas de 2.000 € como parte del programa kit digital
¿Por qué es una oportunidad única para los autónomos?
Hay tareas cruciales para tu negocio, como crear una página web para tener visibilidad online, pagar un community manager para gestionar tu presencia en redes, automatizar tareas de gestión y contabilidad, etc.
Pero son cosas para las que un autónomo no tiene ni tiempo ni dinero.
Y ahí es donde entra en juego el Kit Digital, con esos 2.000 € para invertir en las áreas en las que más los necesites, y con un proceso de solicitud y gestión super simple (mucho más que el de cualquier otra ayuda).
De hecho en esta ocasión será tan simple que solo tendrás que autorizar a un representante para que presente la solicitud en tu nombre.
Esta figura se conoce como representante voluntario y está específicamente pensada para que los representantes legales de los autónomos —como asesorías, gestorías o asociaciones— puedan encargarse de todos los trámites.
Así que con tu autorización ellos podrán encargarse de todo. Literalmente, de todo. Y tú solo tendrás que decidir qué soluciones quieres implantar y disfrutarlas 🙂
Sin embargo, existen bastante confusión entre las figuras del representante voluntario y el agente digitalizador —más aún si entramos en cómo escogerlos— por lo que vamos a verlas con un poco más de detalle, por separado.
¿Qué es un agente digitalizador?
Para llevar a cabo este proyecto es necesario la sinergia de ambas partes, tanto de quien recibe las ayudas del kit digital para digitalizar su negocio como quien se convierte en la solución al problema.
Y estos últimos son los llamados agentes digitalizadores, encargados de ofrecer el servicio digital solicitado por los autónomos y pymes.
Estos estarán habilitados para llevar a cabo un acuerdo de colaboración con los beneficiarios de las ayudas del kit digital y se encargarán de acompañarlos en su proceso de transformación digital.
Si eres un autónomo interesado en convertirte en agente digitalizador, debes inscribirte en el portal de AceleraPyme, cumplimentar los datos que se preguntan y especificar cuál es tu solución digital y a qué categoría o categorías pertenece.
Pero lo que le importa a la mayoría de los autónomos es saber cómo elegir al agente digitalizador adecuado, porque además de prestar la solución de digitalización, es importante que todo el proyecto de digitalización esté bien coordinado y sus requisitos se cumplan en tiempo y forma.
Entonces, nos encontramos con que:
- A) para los autónomos es difícil identificar al agente digitalizador adecuado y
- B) para los autónomos es difícil elegir a la persona o figura que pueda gestionar correctamente su proyecto de digitalización
Justo por estos dos motivos, el programa de ayudas del kit digital pensó en una tercera figura, conocida como el representante voluntario, una de las claves para asegurar que tu solicitud del kit digital y tu proyecto de digitalización fluyan sin complicaciones y se conviertan en un éxito
¿Qué es un representante voluntario?
El representante voluntario es la primera persona que va a acompañarte en el proceso de solicitud del kit digital.
Idealmente, debería ser también quien coordine todo tu proyecto de digitalización, asesorándote en las soluciones a contratar y poniéndote en contacto con aquellos agentes digitalizadores que se ajusten a tus necesidades y cumplan los requisitos.
Aquí tienes unos minitips rápidos para saber que estás confiando en la persona/empresa adecuada:
- Empezamos por lo más obvio: que conozca la convocatoria del kit digital de pe a pa, porque si no sabe de qué va es difícil que te vaya a poder aconsejar bien.
- Debería tener experiencia en subvenciones, licitaciones o concursos. Cuanto más familiarizado con el proceso, mejor.
- Que tenga capacidad para hacer la comprobación de requisitos iniciales, porque si no los cumples ya de principio no tiene sentido que pierdas el tiempo con ello.
- Y por supuesto, que no te cobre nada por adelantado: si no recibes la ayuda, no sería justo tener que pagar por presentarte
Como te habíamos adelantado, el representante voluntario debería ser una empresa o persona que conozca los procesos de transformación digital para que pueda asesorarte sobre qué hacer con las ayudas, que no tengas que empezar de 0 otra vez una vez te concedan la ayuda y tengas claros qué pasos seguir después.
Piensa que hay más de 6.000 agentes digitalizadores ofreciendo sus soluciones dentro del catálogo del kit digital, y es muy probable que no todas cumplan con los requisitos mínimos. Por lo que sería ideal que tu representante voluntario pueda recomendarte una serie de soluciones que cumplan con esos requisitos que se establecen en la convocatoria, para evitar problemas y ahorrarte tiempo de búsqueda.
Requisitos para solicitar el kit digital
Para poder ser beneficiario de la ayuda del kit digital es importante que además de ser autónomo o una empresa pequeña, no te haya afectado la crisis y tengas un nivel de madurez digital idóneo.
Veamos los requisitos y condiciones detalladamente:
- Ser una pequeña empresa, una microempresa o un autónomo
- No ser una empresa o negocio que esté considerado como en crisis
- Estar al corriente de las obligaciones tributarias y los pagos a la Seguridad Social
- No llevar a cabo ninguna de las prohibiciones de la Ley General de Subvenciones
- Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la AEAT
- No estar en ninguna orden de recuperación pendiente tras una decisión de la Comisión Europea
- Tener la evaluación del Nivel de Madurez Digital del test de diagnóstico de la plataforma AceleraPyme.
Cómo solicitar el kit digital si eres autónomo
Una vez ya conoces qué es el kit digital, cuáles son las partes implicadas en su funcionamiento y cuáles son los requisitos que se necesitan para acceder a la ayuda vamos a ver cómo se solicita.
El primer paso es registrar tu negocio mediante un formulario al que se accede mediante la web de AceleraPyme. Esto te permitirá entrar al área privada de la plataforma.
El siguiente paso es rellenar el llamado Test de Madurez Digital o Test de Diagnóstico Digital.
Este formulario consta de 13 preguntas y en unos 10 minutos aproximadamente ya lo tienes rellenado. En él te harán preguntas sobre tu conexión a internet, sobre si usas las redes sociales o si utilizas un software CRM, por ejemplo.
Existen otros puntos optativos para dirigir tu solicitud, que veremos más adelante, pero estos son los pasos esenciales para la solicitud.
Desde Declarando ya estamos ayudando a nuestros autónomos a solicitar su kit digital. Si quieres recibir asesoramiento solo tienes que solicitar una llamada gratuita con uno de nuestros expertos en digitalización y ellos te ayudan sin compromiso.
¿La solicitud del kit digital es tan fácil como parece?
Sí, el proceso es realmente fácil, pero equivocarse también es muy fácil. Como has visto, las ayudas se solicitan a través de la plataforma de Acelera Pyme en red.es y cualquier puede hacerlo. Pero hay un riesgo muy alto de que tu solicitud no llegue a buen término.
Puede que te falte información, que haya algún error, que soliciten documentos adicionales… y ahí la solicitud entra en lo que se conoce como “subsanación”; esto quiere decir que te darán 10 días para resolver la situación, y si no cumples el plazo (o los requisitos) tendrías que volver a empezar de 0 el proceso de solicitud, perdiendo tu sitio en la cola (¡y recuerda que se conceden por orden de llegada!).
Por eso, lo más complicado de todo el proceso es elegir al representante voluntario adecuado para que lo haga. Y eso nos lleva a la siguiente pregunta.
Cómo saber qué solución digital necesita tu negocio autónomo
Una vez has rellenado los formularios que se te exigen para acceder al kit digital, también tienes la posibilidad de rellenar otros 2 tests opcionales.
El primero de ellos funciona como autoevaluación de transformación digital para conocer el grado de posibilidad que tiene tu negocio en volverse digital. El segundo es una autoevaluación de ciberseguridad, para conocer el nivel de madurez en ciberseguridad de tu proyecto.
Los resultados de estos tests pueden guiarte en tu decisión, pero es importante que sepas que son meramente orientativos.
Es importante hacer un ejercicio de análisis interno para establecer qué criterios son los más importantes según el sector en el que te encuentres o el nivel de digitalización de las diferentes áreas de tu negocio.
Si ya cuentas con un agente digitalizador que te vaya a ayudar con la solicitud del kit digital puedes apoyarte ahí y dejarte asesorar, sobre todo si has seguido nuestros consejos y se trata de una persona o empresa con experiencia no solo en tramitación de ayudas sino en digitalización.
Pero por supuesto, es importante conocer qué opciones de digitalización tienes en el catálogo al que puedes recurrir con el kit digital. Ahora te contamos más.
Categorías del kit digital para autónomos
Vamos a ver qué categorías de soluciones digitales para tu negocio aparecen en el catálogo o marketplace del kit digital:
Sitio web y presencia en Internet
La primera de las categorías es la creación del sitio web para tener presencia en Internet.
Aquí entra desde el alta en el dominio y el diseño de la web, hasta el responsive (la adaptación a diferentes formatos) e incluso la gestión del buen posicionamiento en internet y en los buscadores (el llamado SEO).
Esta es una de las categorías más útiles para aquellos que todavía no tengáis vuestro negocio digitalizado y queráis dar el paso.
Comercio electrónico
Esta categoría va destinada, sobre todo, a marketplaces y a ecommerces.
Se basa en crear una tienda online de compraventa de productos y/o servicios y llevar a cabo un análisis para dar una solución completa.
Se gestiona el posicionamiento online, también la adaptación a diferentes formatos e incluso los métodos de pago y las formas de envío.
Gestión de clientes y/o proveedores
Esta categoría permite digitalizar y optimizar estrategias para conseguir clientes.
Además, el digitalizador lleva un seguimiento de métricas de los clientes y proveedores e incluso incluye un software para la gestión centralizada de estos datos.
Business Intelligence y analítica
Esta categoría quizá es para un negocio un poco más maduro que quiera sacarle partido al análisis de los datos.
Se trata de crear paneles estructurados de datos del negocio después de un análisis y exportación de estos, para la mejora del proceso de toma de decisiones.
Lo mejor tras recibir esta ayuda sería crear una estrategia en base a los datos recibidos del análisis.
Factura electrónica
Como su propio nombre indica, en esta categoría se pretende digitalizar el flujo de facturas entre el negocio y los clientes.
Para ello se instaura un software de facturación con toda la gestión de las facturas incluida, desde la creación y emisión de estas, al control de vencimiento.
Mucho ojo a este punto, porque si aún no lo has hecho, necesitarás pasarte a la facturación electrónica más pronto que tarde para cumplir con la nueva obligación impuesta por la Ley Antifraude.
Gestión de procesos
Esta es una de las categorías más completas puesto que engloba toda la gestión del negocio.
Incluye desde la contabilidad, finanzas y la facturación o control de presupuestos hasta inventarios, recursos humanos, logística e integración de plataformas.
Se trata de una ayuda 360 para gestionar el negocio online.
Servicios y herramientas de oficina virtual
Esta categoría permitirá una gestión ágil y eficiente de los equipos para desarrollar proyectos, compartir recursos y/o conocimientos.
Esto se llevará a cabo dando herramientas para la interacción de los equipos en los procesos de ideación o resolución de problemas, así como la configuración de flujos de trabajo, etc.
Además, esta ayuda también permitirá almacenar y compartir archivos y llevar un calendario y una agenda.
Gestión de redes sociales
Como se puede intuir, se trata de trazar toda una estrategia de redes sociales con la publicación de posts (de 4 a 8 mensuales), un análisis de las ya existentes si las hubiera y métricas periódicas sobre el funcionamiento.
Es una categoría muy útil para crear marca y darte a conocer entre tu público objetivo (el que interesa a tu negocio).
Comunicaciones seguras
Aquí se trata de proporcionar seguridad en las conexiones entre los dispositivos de los empleados y el negocio.
Para ello se trabaja con el cifrado de extremo a extremo y con el control de acceso y actualizaciones de seguridad.
Ciberseguridad
La última categoría es la de la seguridad en entorno digital.
Las soluciones pasan por el análisis y monitorización para detectar amenazas, o la instalación de antimalwares y antispams para una navegación segura.
Para esta categoría necesitas tener ya un entorno digital en activo.
Cómo se distribuye el importe de las ayudas del kit digital
La mejor forma de entender cómo se distribuye el importe es observando la siguiente tabla comparativa entre los diferentes negocios y la tipología o categoría de solución tecnológica con importes máximos para cada uno.
Y todo esto de kit digital, ¿cómo lo pongo en marcha?
Llegados a este punto, imaginemos que dispones de tu cuenta de usuario en AceleraPyme después de haber rellenado los tests pertinentes, ya has tramitado tu solicitud del kit digital y te han concedido la ayuda de 2.000 €.
Ahora toca elegir una o varias soluciones en el catálogo que hemos mencionado de categorías digitalizadoras.
Los pasos serían los siguientes:
- Tú como beneficiario junto con el agente digitalizador tenéis que negociar y terminar firmando un acuerdo sobre la digitalización del negocio.
- Después de formalizar el acuerdo, el agente digitalizador te ofrece la solución tecnológica en un periodo de implantación que en algunos casos es de un día y en otros puede ser de varias semanas.
- El agente digitalizador emite una única factura después de la primera fase de prestación del servicio, con el importe total de los 12 meses de prestación del servicio e indicando la cuantía subvencionada.
- Tu le pagarás los gastos no subvencionables (por ejemplo el IVA es un gasto no subvencionable dentro del kit digital y luego te lo podrás deducir) y le pagarás el importe subvencionable.
- El agente digitalizador prestará la solución digitalizadora contratada durante un plazo de 12 meses e informará del estado del proyecto de digitalización en tiempo y forma.
Todos estos pasos, con sus plazos, son importantes, porque de no cumplirse podrían retirarte la ayuda y eso significaría que podrías tener que llegar a devolver el importe total concedido.
Pero la buena noticia es que todos estos pasos también puedes saltártelos simplemente eligiendo a un representante voluntario que se encargue de coordinar por ti todo el proyecto de digitalización y de asegurarse de que el agente digitalizador cumple con todos los requisitos necesarios.
Solicitando tu kit digital con Declarando
En Declarando ya hemos ayudado a más de 100.000 autónomos a digitalizar sus negocios y somos representantes voluntarios con más de 20 años de experiencia tramitando ayudas y subvenciones.
Para empezar con el proceso lo único que necesitaremos de tu parte es que rellenes un cuestionario que no te llevará más de un minuto. Con esto nosotros haremos la comprobación de requisitos iniciales para asegurarnos de que puedes solicitar la ayuda y con ello nos ponemos en marcha.
Todo esto de forma totalmente gratuita. Si tú no recibes la ayuda, nosotros no cobramos nada.
En este vídeo te dejamos 7 motivos rápidos para gestionar tu Kit Digital con Declarando:
Si tienes dudas con algún paso del proceso puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento con nuestros expertos y ellos se encargan de ayudarte sin compromiso.
¿Consultoría gratuita del kit digital? Es aquí, es ahora. Con Declarando.
