Kit digital: guía para autónomos

El kit digital es un programa lanzado por el Gobierno que concede ayudas a la digitalización a pequeñas empresas, microempresas y autónomos. Te contamos todo.
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Artículo escrito por expertos

¿Has oído hablar del kit digital? ¿Sabes si tu negocio puede obtener la ayuda? ¿Y cómo solicitarla? No te preocupes porque es un proyecto del Gobierno que acaba de lanzarse.

Para ponerte un poco en contexto, el kit digital es una iniciativa que pretende impulsar la digitalización de pymes y autónomos y así modernizar un poco los negocios españoles.

Este proyecto se lanzó el pasado 24 de Noviembre de 2021 y durante este año 2022 va a comenzar a materializarse.

En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre el kit digital y cómo solicitarlo.

una chica con un ordenador en una mesa para mirar qué es el kit digital

Qué es el kit digital

El kit digital o tool kit es un programa lanzado por el Gobierno que tiene como objetivo conceder ayudas a pequeñas empresas, microempresas y autónomos haciéndoles llegar las opciones de digitalización que más necesite su negocio. 

Tal y como se explica en el BOE: 

“El Programa Kit Digital tiene por objeto la concesión de ayudas a pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo para la adopción de soluciones de digitalización disponibles en el mercado”.

Estas ayudas se enmarcan dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia de España que destina más de 3.000 millones de euros y está financiado por la Unión Europea con unos fondos llamados Next Generation EU.

Según se explica en el BOE, el periodo 2021-2023 es el que se ha instaurado para llevar a cabo el despliegue de este kit digital.

Puedes encontrar más información aquíDisposición sobre el Kit Digital en el BOE

Quién puede optar al kit digital y cuánto recibe

El Gobierno ha dividido en tres grandes grupos los negocios que pueden optar a digitalizarse mediante el kit digital y cada uno de ellos puede acceder a una ayuda distinta:

  • Segmento I: se trata de pequeñas empresas de entre 10 y menos de 50 empleados, con un importe de 12.000 €.
  • Segmento II: son pequeñas empresas o microempresas, de 3 y menos de 10 empleados, con un importe del bono digital por empresa de 6.000 €.
  • Segmento III: aquí entran las pequeñas empresas o microempresas y autónomos, de entre 0 y 3 empleados, con un importe del bono digital de 2.000 €.

infografia sobre las soluciones de digitalización del kit digital

En el BOE se recoge de la siguiente forma:

“La orden de bases establece tres segmentos de beneficiarios por número de empleados: (1) Segmento I Pequeñas empresas de entre 10 y menos de 50 empleados; (2) Segmento II Pequeñas empresas o Microempresas de entre 3 y menos de 10 empleados; (3) Segmento III Pequeñas empresas o Microempresas de entre 0 y menos de 3 empleados.”

El importe de las ayudas… será de 12.000 euros para el Segmento I; 6.000 euros para el Segmento II; y de 2.000 euros para el Segmento III.”

Cómo se distribuye el importe del kit digital

La mejor forma de entender cómo se distribuye el importe es observando la siguiente tabla comparativa entre los diferentes negocios y la tipología o categoría de solución tecnológica con importes máximos para cada uno.

Es importante mencionar que el coste total de los servicios contratados no podrá exceder la cuantía del bono concedido.

Qué es un digitalizador

Para llevar a cabo este proyecto es necesario la sinergia de ambas partes, tanto de quien recibe el bono para digitalizar su negocio como quien se convierte en la solución al problema.

Y estos últimos, son los llamados Agentes Digitalizadores, encargados de ofrecer el servicio digital solicitado por los autónomos y pymes.

Estos estarán habilitados para llevar a cabo un acuerdo de colaboración con los beneficiarios de las ayudas del kit digital y se encargaran de acompañarlos en su proceso de transformación digital.

Lo único que tienes que hacer para ser digitalizador es inscribirte en el portal de AceleraPyme, cumplimentar los datos que se preguntan y especificar cuál es tu solución digital y a qué categoría o categorías pertenece.

Requisitos del kit digital

Tanto para poder acceder a las ayudas al kit digital como para ser digitalizador, es necesario cumplir con una serie de requisitos y condiciones. Veámoslas:

Requisitos para solicitar la ayuda del kit digital

Para poder ser beneficiario de la ayuda del kit digital es importante que además de ser autónomo o una empresa pequeña, no te haya afectado la crisis y tengas un nivel de madurez digital idóneo. 

Veamos los requisitos y condiciones detalladamente:

  • Ser una pequeña empresa, una microempresa o un autónomo
  • No ser una empresa o negocio que esté considerado como en crisis
  • Estar al corriente de las obligaciones tributarias y los pagos a la Seguridad Social
  • No llevar a cabo ninguna de las prohibiciones de la Ley General de Subvenciones
  • Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la AEAT
  • No estar en ninguna orden de recuperación pendiente tras una decisión de la Comisión Europea
  • No superar el límite de concesión de ayudas fijado en 200.000 €.
  • Tener la evaluación del Nivel de Madurez Digital del test de diagnóstico de la plataforma AceleraPyme.

Si cumples con los requisitos y quieres digitalizar tu negocio, el kit digital es una buena opción para llevarlo a cabo.

Un digitalizador del kit digital

Requisitos para ser Agente Digitalizador

Como pasa con los beneficiarios de las ayudas, también hay que cumplir una serie de requisitos para ser digitalizador. Estas condiciones son las siguientes: 

  • Ser considerado empresa según el reglamento de la UE
  • Haber alcanzado una facturación acumulada de al menos 100.000 € en los dos años anteriores contando desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o 50.000 € en el año anterior
  • Para los autónomos sin trabajadores a su cargo, la facturación acumulada deberá ser de al menos 70.000 € en los dos años anteriores contando desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o 35.000 € en el año anterior
  • Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
  • No tener consideración de empresa en crisis
  • Comprometerse a generar en España el empleo que sea preciso para la prestación de los servicios
  • Mantener el domicilio fiscal y centro de prestación de actividades en la UE

Si tienes dudas ya sabes que desde Declarando podemos ayudarte a saber si puedes ser digitalizador dependiendo de tu negocio.

Puedes encontrar estos requisitos detallados en el BOE:Disposición sobre el kit digital en el BOE

Cómo solicitar el kit digital

Una vez ya conoces qué es el kit digital, cuáles son las partes implicadas en su funcionamiento y cuáles son los requisitos que se necesitan para acceder a la ayuda vamos a ver cómo se solicita.

El primer paso es registrar tu negocio mediante un formulario al que se accede mediante la web de AceleraPyme. Esto te permitirá entrar al área privada de la plataforma.

El siguiente paso es rellenar el llamado Test de Madurez Digital o Test de Diagnóstico Digital. 

Este formulario consta de 13 preguntas y en unos 10 minutos aproximadamente ya lo tienes rellenado. En él te harán preguntas sobre tu conexión a internet, sobre si usas las redes sociales o si utilizas un software CRM, por ejemplo.

Existen otros puntos optativos para dirigir tu solicitud, que veremos más adelante, pero estos son los pasos esenciales para la solicitud.

Desde Declarando ya estamos ayudando a nuestros clientes a solicitar su kit digital. Si quieres recibir asesoramiento solo tienes que solicitar una llamada gratuita con uno de nuestros expertos y ellos te ayudan sin compromiso.

Cómo saber qué solución digital es la adecuada para el negocio

Una vez has rellenado los formularios que se te exigen para acceder al kit digital, también tienes la posibilidad de rellenar otros 2 tests opcionales.

El primero de ellos funciona como autoevaluación de transformación digital para conocer el grado de posibilidad que tiene tu negocio en volverse digital.

El segundo es una autoevaluación de ciberseguridad, para conocer el nivel de madurez en ciberseguridad de tu proyecto.

Esto puede darte resultados fiables que te guíen en tu decisión, pero, de todas formas, es importante hacer un ejercicio de análisis interno del negocio para establecer qué criterios son los más importantes según el sector en el que te encuentres o el nivel de digitalización de las diferentes áreas del negocio.

Por último, también es importante conocer qué opciones de digitalización tienes en el catálogo al que puedes recurrir con el kit digital. Ahora te contamos más.

Categorías de digitalización del kit digital

Vamos a ver qué categorías de soluciones digitales para tu negocio aparecen en el catálogo o marketplace del kit digital:

Sitio web y presencia en Internet

La primera de las categorías es la creación del sitio web para tener presencia en Internet.

Aquí entra desde el alta en el dominio y el diseño de la web, hasta el responsive (la adaptación a diferentes formatos) e incluso la gestión del buen posicionamiento en internet y en los buscadores (el llamado SEO).

Esta es una de las categorías más útiles para aquellos que todavía no tengáis vuestro negocio digitalizado y queráis dar el paso.

Comercio electrónico

Esta categoría va destinada, sobre todo, a marketplaces y a ecommerces.

Se basa en crear una tienda online de compraventa de productos y/o servicios y llevar a cabo un análisis para dar una solución completa.

Se gestiona el posicionamiento online, también la adaptación a diferentes formatos e incluso los métodos de pago y las formas de envío.

Un ordenador mirando cómo implementar el kit digital en el comercio electrónico

Gestión de redes sociales 

Como se puede intuir, se trata de trazar toda una estrategia de redes sociales con la publicación de posts (de 4 a 8 mensuales), un análisis de las ya existentes si las hubiera y métricas periódicas sobre el funcionamiento.

Es una categoría muy útil para crear marca y darte a conocer entre tu público objetivo (el que interesa a tu negocio).

Gestión de clientes y/o proveedores

Esta categoría permite digitalizar y optimizar estrategias para conseguir clientes.

Además, el digitalizador lleva un seguimiento de métricas de los clientes y proveedores e incluso incluye un software para la gestión centralizada de estos datos.

Business Intelligence y analítica

Esta categoría quizá es para un negocio un poco más maduro que quiera sacarle partido al análisis de los datos.

Se trata de crear paneles estructurados de datos del negocio después de un análisis y exportación de estos, para la mejora del proceso de toma de decisiones.

Lo mejor tras recibir esta ayuda sería crear una estrategia en base a los datos recibidos del análisis.

Gestión de procesos

Esta es una de las categorías más completas puesto que engloba toda la gestión del negocio.

Incluye desde la contabilidad, finanzas y la facturación o control de presupuestos hasta inventarios, recursos humanos, logística e integración de plataformas. 

Se trata de una ayuda 360 para gestionar el negocio online.

Factura electrónica

Como su propio nombre indica, en esta categoría se pretende digitalizar el flujo de facturas entre el negocio y los clientes.

Para ello se instaura un software de facturación con toda la gestión de las facturas incluida, desde la creación y emisión de estas, al control de vencimiento.

Servicios y herramientas de oficina virtual

Esta categoría permitirá una gestión ágil y eficiente de los equipos para desarrollar proyectos, compartir recursos y/o conocimientos.

Esto se llevará a cabo dando herramientas para la interacción de los equipos en los procesos de ideación o resolución de problemas, así como la configuración de flujos de trabajo, etc. 

Además, esta ayuda también permitirá almacenar y compartir archivos y llevar un calendario y una agenda.

Comunicaciones seguras

Aquí se trata de proporcionar seguridad en las conexiones entre los dispositivos de los empleados y el negocio.

Para ello se trabaja con el cifrado de extremo a extremo y con el control de acceso y actualizaciones de seguridad.

Ciberseguridad

La última categoría es la de la seguridad en entorno digital.

Las soluciones pasan por el análisis y monitorización para detectar amenazas, o la instalación de antimalwares y antispams para una navegación segura.

Para esta categoría necesitas tener ya un entorno digital en activo.

un hombre que ha recibido el kit digital con una tarjeta en la mano para

Cómo se utiliza el kit digital

Llegados a este punto ya dispones de tu cuenta de usuario en AceleraPyme después de haber rellenado los tests pertinentes y ya tienes el bono digital.

Ahora toca elegir una o varias soluciones en el catálogo que hemos mencionado de categorías digitalizadoras.

Los pasos en este punto son los siguientes:

  1. Tú como beneficiario junto con el Agente Digitalizador tenéis que negociar y terminar firmando un acuerdo sobre la digitalización del negocio.
  2. Después de formalizar el acuerdo, el Agente Digitalizador te ofrece la solución tecnológica en un periodo de implantación que en algunos casos es de un día y en otros puede ser de varias semanas.
  3. El Agente Digitalizador emite una única factura después de la primera fase de prestación del servicio, con el importe total de los 12 meses de prestación del servicio e indicando la cuantía subvencionada.
  4. Tu le pagarás los gastos no subvencionables (por ejemplo el IVA, que luego te podrás deducir) y le pagarás el importe subvencionable.
  5. El Agente Digitalizador prestará la solución digitalizadora que le has solicitado durante un plazo de 12 meses.

Recuerda que si tienes dudas con algún paso del proceso puedes solicitar una llamada gratuita de asesoramiento con nuestros expertos y ellos se encargan de ayudarte sin compromiso.

Cuándo se conceden las ayudas por el kit digital

Las fechas que se establecen, a priori, desde el Gobierno, son las siguientes:

  • El 24 de noviembre de 2021 se lleva a cabo la presentación del kit digital, donde se establecen las primeras bases y se habilitan los diferentes portales informativos. Además, los beneficiarios de las ayudas pueden acceder a su Área Privada y realizar los diferentes tests de madurez digital.
  • El 30 de diciembre de 2021 se publican las bases reguladoras del kit digital en la Disposición 21873 del BOE núm. 313 de 2021.
  • El 11 de enero de 2022: se abre la inscripción a los Agentes Digitalizadores para que puedan ofrecer sus soluciones digitales.
  • El 26 de Febrero 2022 se lleva a cabo la primera convocatoria de ayudas para Pymes de 10 a 49 empleados
  • Durante el resto del año 2022 se lanzan las dos convocatorias restantes, dirigidas a pequeñas empresas o microempresas y a autónomos, con el catálogo de servicios digitales adaptado a sus características y a sus necesidades a los diferentes segmentos hasta agotar el presupuesto de 3000 millones de euros destinados a estas subvenciones.

Estas fechas son una estimación que se traslada desde el Gobierno, pero es conveniente advertir que pueden variar dependiendo de los mecanismos de ejecución de la Administración Pública.

Marta Zaragozá
Autor:
Marta Zaragozá
Se encarga del departamento de Success en Declarando (el Asesor Fiscal de más de 100.000 autónomos). Abogada fiscalista, compensa su alergia al chocolate con montañas de tarta de queso. Su meditación es la natación y su distracción Juego de Tronos.
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